中小型水利工程竣工驗收中檔案管理存在的問題及對策

徐敏

摘? 要：水利部《水利工程建設項目檔案管理規定》（水辦﹝2021﹞200號）第三十六條規定，項目檔案驗收是水利工程建設項目竣工驗收的重要內容，大中型水利工程建設項目在竣工驗收前要進行檔案專項驗收，其他水利工程建設項目檔案應與竣工驗收同步進行。為優化營商環境，提高便民服務效率，河南省要求省級以下驗收的建設項目，檔案驗收應與竣工驗收同步進行。本文以某省轄市中小型病險水庫和中小河流等水利工程檔案竣工驗收實踐為例，分析了檔案驗收工作中出現的文件資料收集不完整、整理不規范、驗收交接不系統等問題及產生的原因，基于項目檔案與項目竣工驗收同步進行的要求，提出了加強水利工程檔案管理相關對策措施，為水利工程的順利驗收奠定基礎。

關鍵詞：水利工程;竣工驗收;檔案管理;監督檢查;管理規范;管理制度;檔案意識

Abstract：? TArticle 36 of the 'Regulations on the Management of Water Conservancy Project Construction Project Archives' （Shuiban [2021] No. 200） of the Ministry of Water Resources stipulates that the project file acceptance is an important part of the completion acceptance of water conservancy construction projects. Large and medium-sized water conservancy construction projects are subject to completion acceptance The special acceptance of archives should be carried out before， and the archives of other water conservancy construction projects should be carried out simultaneously with the completion acceptance. In order to optimize the business environment and improve the efficiency of convenient services， Henan Province requires that for construction projects below the provincial level， the file acceptance should be carried out simultaneously with the completion acceptance. This paper takes the completion acceptance practice of water conservancy project archives such as small and medium-sized dangerous reservoirs and small and medium-sized rivers in a provincial municipality as an example， and analyzes the incomplete collection of documents， irregular arrangement， and unsystematic acceptance and handover in the archives acceptance work. Based on the requirement that the project archives and the completion acceptance of the project should be carried out synchronously， relevant countermeasures to strengthen the management of water conservancy project archives are put forward to lay the foundation for the smooth acceptance of the water conservancy project.

Keywords： Water conservancy project; Completion acceptance; File management; Supervision and inspection; Management specification; Management system; File awareness

近年來，隨著國家對水利基礎設施投入的不斷加大，大中小型病險水庫除險加固和中小河流改造等水利工程建設不斷推進。以河南省某省轄市為例，所轄區域內共有大中型病險水庫422座，中小河流54個，自2009年以來，共竣工驗收中小型病險水庫除險加固工程353座，占全部水庫的84%;竣工驗收中小河流治理項目24個，占全部河流的44%。在水利工程項目驗收過程中，水利工程檔案驗收是必不可少的關鍵環節。通過驗收，暴露出水利工程檔案管理與驗收工作中存在一些亟待解決的問題。這些問題的存在，直接影響水利工程的管理水平，制約工程竣工后期的運行、管理、維護和改續建，必須引起高度重視，采取有效措施整改。

1 存在的問題

1.1 檔案質量不達標。表現在文件材料收集不齊全、不完整。工程檔案以傳統的紙質檔案為主，缺少聲像資料和電子檔案資料。部分工程項目招標投標等原始資料缺失或不完整;紅頭文件原件遺失，以復印件代替原件歸檔大量存在，施工圖已大量更改，以設計圖紙代替竣工圖紙歸檔，竣工圖紙沒有蓋章簽字的現象也普遍存在。檔案分類不科學，組卷不合理。手工編制檔案目錄，卷內頁碼編號不準，編號與實物不符現象時有發生;卷內備考表檢查人及立卷時間漏填、錯填;裝訂未按要求格式統一線裝。嚴重影響了后期工程檔案資料的查找和利用。

1.2 檔案移交不及時。水利工程項目工期較長，建設期資料較多，如工程質量評定、監理平行檢測、第三方質量檢測等涉及資料較多，因工程建設期間檔案管理未能同工程建設同步進行，致使相當多的中小型水利工程完工后竣工驗收嚴重滯后，多數工程檔案沒有系統整理，也沒有移交主管部門管理，有的檔案甚至在業務科室存放多年，以致后期管理使用時遺失較多，大大降低了工程建設的質量。

1.3 檔案驗收不規范。一是驗收組人員構成不合理。按照《水利工程建設項目檔案管理規定》《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》的要求，無論是組織檔案專項驗收或者是檔案驗收與竣工驗收同步進行都應該有檔案行政主管部門參與，有項目竣工驗收主持單位檔案業務主管部門人員參加，但據統計，本區域內已竣工驗收的377個項目中，按要求組織檔案驗收的項目不足10%。二是檔案驗收手續不完善。項目驗收（綜合、技術、財務）時作為綜合驗收重要組成部分的檔案驗收被一筆帶過，缺少驗收組成員名單、驗收情況機關表格、檔案驗收意見等材料。三是未明確竣工驗收后項目工程檔案的歸屬與流向。

2 原因分析

2.1 重視程度不夠高。項目工程大多時間緊，任務重，忙于抓質量、趕工期、籌資金，只重視看得見摸得著的工程，忽略了記錄工程全過程，后期為工程的使用、維護提供保障依據的檔案材料，形成了重工程建設、輕檔案管理的局面。有關項目工程檔案工作的政策、標準宣傳不到位。項目工程竣工驗收組織者未全面掌握工程驗收對檔案工作的要求，不知道檔案驗收是工程驗收綜合驗收的重要組成部分，檔案驗收不合格不能通過竣工驗收等要求，組織驗收時檔案驗收被忽略或者不被重視就在所難免。

2.2 監督檢查不到位。檔案主管部門精力有限，做不到對項目檔案工作一一監督，在某種程度上放松了對項目檔案工作的監管;除階段性驗收考評或結算審計之外，大多數項目法人未開展檔案監督、檢查和指導工作，日常管理基本上處于“誰的檔案誰負責”的分散管理狀態。沒有做到工程建設工作與檔案工作同安排、同部署，缺乏監督檢查的項目工程檔案工作，自然就出現了文件收集多少是多少、管理混亂就混亂的無序狀態，工程驗收時出現文件材料收集不齊全、不完整，檔案整理不規范則是必然結果。

2.3 檔案制度不健全。工程建設項目規模大、周期長，涉及參建單位多。需要從檔案收集、立卷歸檔、驗收竣工、查閱利用、維修養護等方面建立健全系統的、規范的、可操作性的規章制度。但實際現狀是設計單位、施工單位、監理單位、建設單位各自為政，各管各的。加上人員流動大，導致資料交接不及時、不規范，資料嚴重缺失，致使工程無法按時竣工驗收，后期不能有效查閱，影響工程檔案資源的利用和開發。

2.4 制約措施不嚴格。無論是工程文件材料收集不齊全，檔案整理不規范，管理不安全，還是驗收程序不合規，根本原因就是缺少行之有效、嚴密嚴格的制約措施。只有制度嚴格，獎懲分明，不執行制度就批，不履行職責就罰，結果與績效掛鉤，只要制約措施到位，工程檔案管理質量一定會得到提升。

3 對策建議

3.1 加大宣傳力度，提高檔案意識。要加大水利工程檔案工作的宣傳力度，創造做好水利工程檔案工作的良好氛圍。在工程開工、平時工作，特別是組織驗收的關鍵節點上，采取宣傳櫥窗、印制手冊、集中講座等方式，有的放矢、重點突出地宣傳水利工程檔案的職責、作用和意義，提高大家的檔案意識。同時，牢記職責、主動服務，把工程檔案工作標準、驗收要求等呈送給項目負責人、參建單位資料員，便于他們熟練掌握工程檔案工作的標準和要求，提高工程項目法人和相關領導對工程建設項目檔案工作的認識，改變重建設、輕檔案的思想。

3.2 健全管理制度，做到有章可循。要嚴格執行《水利工程檔案管理規定》和《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》相關規定，并結合不同工程項目實際，制定《檔案立卷歸檔制度》《檔案管理工作人員職責》《檔案驗收交接制度》等具體規章制度，對檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等方面作出明確規定，明確法人單位、設計單位、施工單位、監理單位、建設單位及檔案管理部門所承擔的職責，做到有章可循、有規可依、有令則行。

3.3 采取有效措施，確保工程建設與檔案工作同步進行。實踐證明，把工程檔案驗收合格作為參建單位任務完成的標準、列入項目法人單位的績效考核內容，建立工程檔案管理風險金制度，是保障檔案工作與工程建設同步推進的最有效方法。政府財政部門未收到檔案主管部門出具的檔案竣工驗收合格的意見之前，檔案管理風險金不予撥付。2016年，全國重點建設項目檔案工作在天津市召開，印象最深的就是天津市建立了工程檔案管理風險金制度，并得到有效執行，這也是天津市做好重點建設項目檔案工作重要經驗之一。同樣，項目法人財務部門未收到本單位檔案工作負責人為各參建單位出具的檔案整理合格證前，各參建單位的檔案管理風險金不予撥付。國網河南省電力公司南陽供電公司檔案管理風險金制度執行多年，成效顯著，檔案工作與工程建設同步推進順理成章，項目工程檔案工作也從被動變為主動。

3.4 加強監督檢查，確保驗收質量。平時要加強項目檔案工作的監督檢查，竣工驗收前做好自檢、自驗就顯得尤其重要，否則工程竣工驗收時檔案驗收不合格將影響整個竣工驗收的進度。無論是地方檔案主管部門還是工程項目法人都應該加強對項目檔案工作的監督檢查。項目法人在竣工驗收前應依據水利工程檔案驗收管理辦法有關標準做好自檢自驗工作，對整個項目檔案工作的各個環節進行認真細致的審查，查漏補缺，確保項目檔案系統、完整、準確、規范?？裳垯n案部門專業人員對工程檔案工作進行指導，提前溝通檔案驗收的程序和要求，確保項目檔案順利通過竣工驗收。

綜上所述，檔案管理工作在水利工程建設中有著至關重要的作用，對水利工程的竣工驗收、后期維護、改造工作等造成直接影響。在水利建設工作中，所有涉及項目建設的單位和人員必須對檔案管理工作高度重視，分析目前水利工程中檔案管理工作存在的問題，通過建立完整的管理制度以及工作體系，在工作中實行“專項專管”制度，提升工作人員的綜合素質，認真履行各項制度和措施，這樣才能確保檔案在水利工程中的完整性和規范性，確保水利工程竣工驗收的順利進行。

（作者單位：河南省南陽市水利水電工程建設管理處 來稿日期：2022-04-19）