職業(yè)院校檔案規(guī)范化管理策略研究

李萌欣

摘? 要：分析教學(xué)檔案管理規(guī)范化對于職業(yè)院校可持續(xù)發(fā)展的重要影響，并針對當(dāng)前職業(yè)院校教學(xué)檔案管理存在的問題提出了創(chuàng)新性解決策略，旨在進(jìn)一步提高教學(xué)檔案管理水平，從而促進(jìn)職業(yè)院校可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校;教學(xué)檔案管理;規(guī)范化;策略

Abstract： This paper analyzes the important influence of the standardization of teaching Archives management on the sustainable development of vocational colleges， and puts forward innovative solutions to the existing problems of teaching Archives management in vocational colleges， aiming at further improving the level of teaching Archives management， so as to promote the sustainable development of vocational colleges.

Keywords： Vocational colleges; Teaching archives management; Standardization; Strategy

信息化技術(shù)的快速發(fā)展對職業(yè)院校教學(xué)檔案管理規(guī)范化管理具有重要的促進(jìn)作用。本文以研究職業(yè)院校教學(xué)檔案管理規(guī)范化為主題，提出有效提高職業(yè)院校檔案管理工作規(guī)范化水平的建議和對策，從而進(jìn)一步完善職業(yè)院校教學(xué)檔案管理規(guī)范化體系，更好地為學(xué)校管理工作服務(wù)。[1]

1 教學(xué)檔案規(guī)范化管理對職業(yè)院校發(fā)展的影響

1.1 教學(xué)檔案規(guī)范化管理有利于豐富校園文化建設(shè)。職業(yè)院校的教學(xué)檔案規(guī)范化管理是職業(yè)院校教育歷程的客觀體現(xiàn)，職業(yè)院校建校特色、人文培育和精神面貌的繼承和弘揚(yáng)與教學(xué)檔案息息相關(guān)，教學(xué)檔案規(guī)范化管理是構(gòu)成校園文化的重要源頭之一，是踐行和傳播優(yōu)良校訓(xùn)、校風(fēng)和學(xué)風(fēng)的有效載體。因此職業(yè)院校應(yīng)充分挖掘和利用教學(xué)檔案管理功能，凸顯出學(xué)校代代教育者嘔心瀝血、無私奉獻(xiàn)的精神品質(zhì)，教學(xué)檔案中教育優(yōu)秀案例、事跡和方案的記錄豐富了校園文化內(nèi)容，在濃郁積極的校園文化氛圍下熏陶和感染著學(xué)生重新審視自我，激勵著學(xué)生不斷提升和完善自我。[2]

1.2 教學(xué)檔案規(guī)范化管理有利于完善教學(xué)評估體系。職業(yè)院校教學(xué)檔案與教學(xué)評估二者之間存在相輔相成、相互促進(jìn)的緊密聯(lián)系，職業(yè)院校教學(xué)評估體系的構(gòu)建可客觀反映出職業(yè)教學(xué)水平和質(zhì)量，從中發(fā)現(xiàn)教學(xué)中存在短板，便于制定相應(yīng)的改善和變革措施，對于職業(yè)院校教育教學(xué)水準(zhǔn)的提升具有不可替代的作用。教學(xué)檔案管理規(guī)范化確保了教學(xué)改革、教學(xué)研究、教學(xué)實(shí)施和教學(xué)管理等方面客觀性，可為教學(xué)評估體系的構(gòu)建提供全面、系統(tǒng)和有效的信息、資源和指標(biāo)，以保障教學(xué)評估體系的科學(xué)高效性，實(shí)現(xiàn)“以評促建，以評促改”的評估目的，促進(jìn)職業(yè)院校教學(xué)質(zhì)量水平實(shí)現(xiàn)可持續(xù)提升。[3]

1.3 教學(xué)檔案規(guī)范化管理有利于提升教學(xué)質(zhì)量。隨著職業(yè)院校招生規(guī)模的擴(kuò)大，涉及學(xué)科專業(yè)領(lǐng)域逐漸擴(kuò)大，檔案門類逐漸細(xì)化，職業(yè)院校教學(xué)檔案內(nèi)容豐富、涉及范圍廣泛的數(shù)據(jù)，涵蓋了職業(yè)院校不同階段的教學(xué)特征和工作內(nèi)容，為教師科研活動的開展和相關(guān)部門管理制度的實(shí)施提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支持。檔案的管理工作復(fù)雜度逐漸加大，對教學(xué)檔案的規(guī)范化也提出新的高度。

此外，為了進(jìn)一步提升職業(yè)院校師資力量，需要為教師提供充足的教育資源和科研基礎(chǔ)，而教學(xué)檔案的規(guī)范化管理記錄了涉及教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)總結(jié)、課程材料、科研文獻(xiàn)和實(shí)踐活動等各方面的系統(tǒng)教學(xué)資源，分門別類、層次清晰的教學(xué)檔案管理規(guī)范化系統(tǒng)可供教師反復(fù)提取使用，在提高教學(xué)效率的同時為教師提供交流和溝通平臺，在教學(xué)相長的學(xué)習(xí)過程中不斷提升教師專業(yè)技能。

可見，職業(yè)院校教學(xué)檔案的管理規(guī)范化對于教育決策、教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)管理、教學(xué)改革水平的提升具有保障和促進(jìn)作用。

綜上，職業(yè)院校教學(xué)檔案管理規(guī)范化可進(jìn)一步豐富校園文化建設(shè)，有利于提高職業(yè)院校學(xué)生的認(rèn)同感和榮譽(yù)感，有利于充分實(shí)現(xiàn)職業(yè)教育實(shí)施效果;教學(xué)檔案管理規(guī)范化有利于完善教學(xué)評估體系，促進(jìn)“以評促建，以評促改”評估目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，從而進(jìn)一步改善和提升職業(yè)教學(xué)水平;教學(xué)檔案管理規(guī)范化有利于提升教學(xué)質(zhì)量，為教師提供充足的教學(xué)資源和參考依據(jù)，有助于建設(shè)高質(zhì)量師資隊(duì)伍。

2 職業(yè)院校教學(xué)檔案規(guī)范化管理存在的問題

2.1 可用檔案數(shù)據(jù)不完整。首先，歸檔范圍不明確。特別是隨著高等職業(yè)教育體系的不斷完善，管理日趨復(fù)雜精細(xì)化，承擔(dān)的社會服務(wù)職能越來越多，歸檔范圍沒有及時跟進(jìn)和完善，導(dǎo)致教學(xué)資料難以做到及時歸檔。其次，歸檔意識不強(qiáng)。人事或教務(wù)部門對檔案重視不足，有的部門和個人缺乏全局和系統(tǒng)觀念，應(yīng)存檔的教學(xué)資料分散在各個部門、個人手中，甚至造成丟失。再次，收集歸檔文件資料注重結(jié)果，輕視過程。文件管理部門通常每年一次性歸檔所有項(xiàng)目，但是缺乏系統(tǒng)、動態(tài)的管理，對檔案收集和歸檔的整個生命周期過程未進(jìn)行監(jiān)管。最后，檔案結(jié)構(gòu)缺乏整體性。調(diào)查發(fā)現(xiàn)高職院校的教學(xué)、學(xué)籍和項(xiàng)目管理歸檔資料較為完整，后勤、督導(dǎo)等歸檔的資料往往不很完整、齊全。

2.2 檔案服務(wù)體系不健全。由于檔案信息數(shù)據(jù)體系不完善，無法為用戶提供全面的檔案信息。目前高職院校的檔案普遍存在檢索工具單一、功能不全、檢索范圍有限、效率低等現(xiàn)象，成為制約檔案信息資源有效開發(fā)利用的瓶頸。此外檔案編輯和研究意識不強(qiáng)，質(zhì)量不高，不能提供深度開發(fā)和利用，檔案管理的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高，難以適應(yīng)新形勢下高等職業(yè)教育資源整合和服務(wù)多元化的新要求。

2.3 信息化管理水平不高。隨著信息技術(shù)，例如物聯(lián)網(wǎng)和電子數(shù)據(jù)庫的不斷發(fā)展，檔案資源的“數(shù)字化”已經(jīng)成為大勢所趨。職業(yè)院校用戶更傾向于智能化、移動化服務(wù)，但與之矛盾的是，高職院校的檔案管理和資源開發(fā)利用、服務(wù)方式、檔案管理信息化水平不高，雖然很多學(xué)校的檔案都在進(jìn)行數(shù)字化，但較多的高職院校僅僅做電子檔案目錄，檔案數(shù)字化程度還處于初級階段，還沒有形成網(wǎng)絡(luò)化、信息化、智慧化，未能有效利用信息技術(shù)開展業(yè)務(wù)，管理效率低，利用率不高。[4]

3 職業(yè)院校教學(xué)檔案規(guī)范化管理發(fā)展策略

3.1 構(gòu)建教學(xué)檔案規(guī)范化管理體制。針對職業(yè)院校的建校特征應(yīng)逐漸健全教學(xué)檔案規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)，職業(yè)院校應(yīng)在嚴(yán)格遵循《中華人民共和國檔案法》《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》《歸檔文件整理規(guī)則》等條例要求的基礎(chǔ)上，根據(jù)職業(yè)院校的教學(xué)管理實(shí)際需求，構(gòu)建科學(xué)有效的教學(xué)檔案規(guī)范化管理體制，制定明確的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步規(guī)范教學(xué)檔案管理制度，使其逐漸形成制度化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范管理流程。[5]將年度教學(xué)檔案工作始終納入年度教學(xué)任務(wù)和教學(xué)計(jì)劃中，明晰各級各部門教學(xué)檔案職權(quán)范圍和責(zé)任義務(wù)，實(shí)行崗位責(zé)任制，使教學(xué)檔案管理日趨科學(xué)化、統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化，確保教學(xué)檔案管理制度的高效率實(shí)施;堅(jiān)持教學(xué)文件、資料定期及時納入檔案或集中保管，在學(xué)期或年度總結(jié)中按照教學(xué)文件的自然生成順序、規(guī)律等原則進(jìn)行完整、規(guī)范的移交，確保教學(xué)材料的系統(tǒng)性，避免漏歸檔、不歸檔和重復(fù)歸檔的現(xiàn)象發(fā)生，便于后期教學(xué)工作的查閱和借鑒。[6]此外，不斷完善教學(xué)檔案管理規(guī)范化責(zé)任機(jī)制，專門建立量化教學(xué)檔案管理考核制度，以鼓勵和促進(jìn)教學(xué)檔案管理工作的高效完成，責(zé)任考核制度應(yīng)突出管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)要求和特點(diǎn)，實(shí)施具有權(quán)責(zé)明晰、獎懲分明、考核定量等特征的評價方法。在上述科學(xué)合理的教學(xué)檔案規(guī)范化管理體系的指導(dǎo)下，可有效促進(jìn)教學(xué)檔案工作形成一種常態(tài)化長效機(jī)制，從而為職業(yè)院校教學(xué)檔案管理工作提供高質(zhì)量的發(fā)展模式，促進(jìn)職業(yè)院校可持續(xù)健康發(fā)展。

3.2 強(qiáng)化教學(xué)檔案規(guī)范化管理的工作意識。職業(yè)教育相關(guān)部門和學(xué)校應(yīng)高度重視教學(xué)檔案規(guī)范化管理的重要價值，為促進(jìn)職業(yè)院校教學(xué)質(zhì)量穩(wěn)步上升，應(yīng)強(qiáng)化教學(xué)檔案管理工作人員的規(guī)范化意識。首先，職業(yè)院校可以根據(jù)學(xué)校教學(xué)管理需求加強(qiáng)相關(guān)教學(xué)檔案管理工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，認(rèn)真貫徹和學(xué)習(xí)學(xué)校檔案管理辦法和整理規(guī)則等條例，從思想水平統(tǒng)一相關(guān)工作人員的教學(xué)檔案管理規(guī)范化意識，使全體師生認(rèn)識到教學(xué)檔案規(guī)范化管理不僅是教學(xué)過程的歷史見證，更是具有法規(guī)保護(hù)的教學(xué)促進(jìn)手段，逐漸將教學(xué)檔案管理理念深入人心。其次需要增強(qiáng)教學(xué)檔案規(guī)范化管理的審查和考核力度，對相關(guān)管理工作進(jìn)行定期的抽查和評估，確保檔案管理的細(xì)致化、統(tǒng)一化和精準(zhǔn)化，提高教學(xué)檔案管理工作人員的規(guī)范化意識。最后，教學(xué)檔案管理規(guī)范化需要借助全體師生的共同努力，在各部門的協(xié)調(diào)配合下實(shí)現(xiàn)檔案二級管理長效運(yùn)行，使職業(yè)院校教學(xué)檔案實(shí)現(xiàn)自覺常態(tài)化管理模式。

3.3 提高教學(xué)檔案規(guī)范化管理人員專業(yè)素質(zhì)。首先，學(xué)校應(yīng)積極開展相關(guān)檔案管理專題講座、研討會等活動，邀請檔案管理專家對規(guī)范化工作重難點(diǎn)進(jìn)行講解和答疑，及時糾正教職工在檔案管理方面存在的偏差認(rèn)識和行為，促進(jìn)教學(xué)檔案管理人員的交流和學(xué)習(xí)，通過借鑒和總結(jié)先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)，從中大大提升自我專業(yè)技能和實(shí)踐操作經(jīng)驗(yàn)。其次，教學(xué)檔案管理規(guī)范化工作人員除了具備扎實(shí)的專業(yè)技能之外，還應(yīng)具有較強(qiáng)的服務(wù)、熱情、耐心等綜合素質(zhì)能力，職業(yè)院校應(yīng)努力提高相關(guān)人員的待遇，增強(qiáng)檔案管理人員的高度職業(yè)榮譽(yù)感，通過情感管理途徑給予教學(xué)檔案管理人員專業(yè)的肯定和認(rèn)同，強(qiáng)化激勵機(jī)制，有效帶動相關(guān)人員的高度崗位職責(zé)意識和自信力，從而在教學(xué)檔案規(guī)范化管理中提升自我服務(wù)意識，始終保持高度的熱心、耐心和細(xì)心。

3.4 大力推進(jìn)教學(xué)檔案信息化建設(shè)。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，職業(yè)院校教學(xué)檔案現(xiàn)代化辦公技術(shù)也成為實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的必然趨勢，在保留必要的傳統(tǒng)紙質(zhì)教學(xué)檔案管理方式的基礎(chǔ)上，應(yīng)積極推進(jìn)現(xiàn)代信息化教學(xué)檔案規(guī)范化管理建設(shè)，職業(yè)院校應(yīng)積極加強(qiáng)檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，同時還應(yīng)依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)積極引入現(xiàn)代信息化處理系統(tǒng)，為教學(xué)檔案建立永久、長期的保存數(shù)據(jù)庫，從而實(shí)現(xiàn)檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化和共享化管理，在信息化創(chuàng)新管理模式下提高檔案高校利用率，促進(jìn)職業(yè)院校教學(xué)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：河南開放大學(xué) 來稿日期：2022-04-13）