用活XML映射讓Word的批量替換更精準

愚人

1. 啟用開發工具

Word默認并不會顯示XML映射工具，需要點擊“文件→選項”，打開“Word選項”窗口，在左側的窗格中切換到“自定義功能區”，接著在右側的自定義功能區中勾選“開發工具”，點擊“確定”退出（圖1）。

返回Word窗口，切換到“開發工具”，就可以看到“XML映射窗格”選項，點擊后在文檔窗口的右側可以看到XML映射窗格，在這里就可以直接引用或者導入自定義的XML文件了（圖2）。

2. 制作自定義的XML映射文件

以某市場的承租合同為例，在承租方變更時需要更改的內容主要有乙方（承租方）、承租起始日期、承租日水電表值這三項。我們可以先啟動記事本程序新建文檔，然后輸入下圖所示的代碼，每條需要更改信息的項目文本按“<項目1><！--項目1-->”的格式添加即可。然后將其保存為“1.xml”放置在桌面上備用（圖3）。

3. 導入XML文件

返回到Word窗口中，在圖2所示的界面中點擊XML映射窗格的下拉列表并選擇“添加新部件”，接著選擇上述新建的“1.xml”文件，導入新部件后在下拉窗格中就可以看到新增的“合同”部件了（圖4）。

4. 添加內容控件

打開合同樣本文檔，先在合同文本的上方按照下圖的格式依次輸入新合同中需要更改的項目信息文本。接著在XML映射窗格的下拉列表中選擇導入的“合同”部件，此時可以看到“1.xml”設置的變量項目，每個項目可以自行設置需要的“內容控件”。比如需要為“乙方”設置控件，將鼠標定位到“乙方：”，然后在XML映射窗格右擊“承租方”并依次選擇“插入內容控件→ 格式文本”，此時在“乙方：”后就會出現一個灰色文字的內容控件文本框（圖5）。

操作同上，繼續在“開始日期”和“結束日期”后添加“日期選取器”內容控件、“房間狀況”后添加“格式文本”控件。同時為了方便識別，可以在控件中增加預設的文本，并將文字設置為加粗、文字突出顏色設置為黃色顯示等，最后完成內容控件的設置。

5. 設置剪貼板

為了可以在承租人變化后快速更改合同文本中指定的上述信息，我們需要在合同相應的位置添加對應的控件。控件的引用可以通過復制、粘貼快速插入，為了方便進行選擇，依次點擊Word菜單欄的“開始→剪貼板”，在左側的窗格中激活剪貼板，先點擊“全部清空”，然后選中“ 房間狀況”后“ 水表電表”內容控件中的全部文本，按下“Ctrl+C”快捷鍵將其傳輸到左側的剪貼板中。操作同上，從下到上（這樣后續的粘貼可以順序選擇剪貼板控件內容）依次將控件的內容全部傳輸到剪貼板中（圖6）。

6. 應用控件

將鼠標定位到合同正文中“承租單位（乙方）：”的后方（即需要輸入“乙方內容控件的位置”），點擊左側剪貼板中對應的控件內容，這樣即可快速插入上述設置的控件。操作同上，按提示將所需的控件全部插入到合同文本中對應的位置，然后將文件保存為合同模板備用。

這樣，以后需要變動合同信息時，我們只要在合同上方對內容控件進行更改（不需要在正文中進行更改），如更改了公司名稱，那么合同中所有插入該控件的文本都會同步完成更改。其他控件的更改操作類似，完成內容的更改后將合同另存為新的合同文本即可（圖7）。

為了在打印時不出現合同上方的控件內容，可以先使用鼠標選中需要打印的合同正文內容，按下“Ctrl+P”快捷鍵打開打印窗口，在“設置”中選擇“打印選定的區域 僅所選的內容”，這樣打印出來的合同文本就可以直接使用了（圖8）。