水利工程施工檔案資料的整編與管理探究

摘 要：施工檔案是水利工程施工中的基礎性資料，做好這些資料的整編與管理工作，能夠為水利工程的管理提供可靠的信息支持。水利工程施工檔案的種類較多，其數量也在不斷增多，再加上其他因素的影響，其整編與管理存在諸多問題，必須不斷進行改進，提高檔案管理的工作水平。鑒于此，本文在分析水利工程施工檔案特點的基礎上，進一步分析其整編與管理中存在的問題，并提出整編與管理的具體措施，期望能為相關工作人員提供一些可靠的參考依據。

關鍵詞：水利工程;施工檔案資料;整編管理

近年來，隨著我國社會經濟的持續發展，水利工程的建設數量及規模不斷擴大，對水利工程施工檔案資料的整編、管理提出了更高要求，需要安排專業人員完成其整編與管理，充分發揮施工檔案資料具有的使用價值。但是，從目前我國部分水利工程施工檔案資料整編、管理工作來看，仍存在一些常見問題，如檔案資料整編管理制度及標準不健全、檔案資料整編與管理的意識薄弱、缺乏專業的檔案資料管理人員，以及施工檔案資料的填寫不規范等，這些都影響到水利工程施工檔案資料的整編與管理效果。因此，有必要深入分析水利工程施工檔案資料的整編與管理，提出一些可靠的參考依據，實現對水利工程施工檔案資料整編、管理的不斷改進。

一、水利工程施工檔案資料的特點分析

1.施工檔案的形成時間較長

施工檔案貫穿了水利工程施工的全過程，水利工程具有施工工藝復雜、施工周期長、工程量較大等特點，造成施工檔案的形成時間也會較長。在水利工程施工過程中，經常出現施工工藝變更、地質條件發生變化等情況，使得工程施工的工期延長，對施工檔案資料的管理產生了一定影響。目前，水利工程施工檔案資料的內容包括施工過程的記錄、施工圖紙、業主單位及施工單位的往來文件，施工工期直接決定了施工檔案資料的收集時間。

2.施工檔案范圍廣，形式多

在水利工程施工開始的時候，無論是臨時建設的設施，或是施工現場的原始地貌，都必須做好相關檔案資料的收集與整理，形成與業主單位的來往文件。在水利工程施工中，因資金不到位造成的施工停止、地質條件造成的圖紙變更、工程需要造成的范圍變更等，都應嚴格做好相關資料的歸檔，滿足工程索賠及工程質量評定的信息需要。在計算機技術被應用到施工檔案管理領域后，施工檔案可以通過影像、圖片等形式保存下來，水利工程施工檔案資料的查閱更加方便。

3.指導后期工作，為相似工程提供經驗

在水利工程施工檔案資料的管理中，可以對施工材料和施工設備進場、常規文件上報、設計變更下發、現場簽證單認證、施工圖紙整理、施工前期的資料等各類資料進行詳細收集，之后將其提供給需要的工程管理人員，有利于促進工程竣工驗收、事故追責、后期索賠等工作的順利進行。目前，水利工程施工檔案資料的管理朝著信息化的方向不斷發展，施工檔案資料管理的信息化及透明化不斷提升，可以充分發揮施工檔案資料的使用價值，為相似工程提供豐富的經驗，使水利工程建設水平得以提升。

二、水利工程施工檔案資料整編與管理中存在的問題分析

如前所述，對水利工程施工檔案資料的特點有了較為深入的了解。然而，從現狀看，在部分水利工程施工檔案資料整編與管理工作開展期間，仍存在一些較為明顯的問題。

1.檔案資料整編管理制度及標準不健全

施工檔案資料整編與管理對水利工程的開展有著較大的影響，需要建立健全檔案資料整編與管理的制度及相關標準，以此促進施工檔案資料整編與管理工作的順利進行。然而，在水利工程施工中未能制定資料收集、整理、保管、移交等基礎制度，且資料歸檔系統不標準，使得施工檔案資料存在編號混亂、格式不統一等情況，嚴重影響到水利工程施工檔案資料整編與管理工作的效率。同時，未能按照程序對項目進行劃分，做好相應的申報工作，所劃分的單位名稱、分部名稱、單元名稱等與工程施工圖紙及施工合同存在差異，且劃分設計變更項目時，未能按照要求進行上報，導致施工檔案資料整編與管理中存在漏項的情況。

2.施工檔案資料整編與管理意識薄弱

根據以往水利工程施工檔案資料的整編與管理情況來看，許多施工單位比較強調工程施工的質量及進度，對施工檔案資料的收集及整理工作缺乏重視，使得施工檔案資料整編與管理工作的開展受到影響。資料管理人員無法及時到位，不能及時對原始資料進行收集，導致原始資料存在不完整、不準確等情況，嚴重影響到施工檔案資料整編與管理工作的質量。在施工檔案資料整編與管理工作時，未能做好原材料臺賬的建設，原材料漏檢、檢驗批次不足，以及順序錯亂、資料存在缺項等，這些都影響到施工檔案資料整編與管理工作的質量。

3.缺乏專業的資料管理人員

首先，資料管理人員作為水利工程施工檔案資料整編與管理的主體，其專業素質直接影響著各項工作的效率及質量。在水利工程施工中，一般是安排技術人員對施工資料進行收集和整理，但是工程施工中的技術工作比較繁雜，在施工資料收集與整理的時候存在一定的隨意性，經常出現簽字不及時、事項不清等情況。其次，在施工檔案資料收集與整理工作時，存在資料管理人員身兼多職的情況，無法保證施工檔案資料原件的完整性，將技術文件下發之后，經常出現保管不當造成的損毀，難以保證施工檔案資料收集與整理的規范性。由于工程施工的周期普遍較長，施工檔案資料整編與管理中存在人員流動較大的情況，未能做好基礎資料交接工作，以及資料管理人員對施工檔案資料整編與管理缺乏正確認識，導致水利工程施工檔案資料本身的質量無法得到保障。由此可見，為了提高水利工程施工檔案資料的整編與管理效果，需重視對專業資料管理人員的培養。

4.施工檔案資料填寫不規范

在水利工程施工檔案資料的整編與管理工作中，施工單位對檔案資料的管理缺乏重視性，沒有對施工檔案資料填寫制定統一的標準，不能規范填寫施工原始驗收簽證資料，導致收集的資料不符合水利工程的施工情況。同時，施工檔案資料整理中存在數據前后矛盾的情況，資料上填寫的時間不符合實際情況，有些資料沒有簽名認證和蓋章。在原始資料填寫的時候，經常采用耐久性不夠的純藍筆、圓珠筆、鉛筆等，未能按照檔案歸檔的要求對原始資料的用紙用筆及紙張規格進行選擇，最終影響到施工檔案資料整理的質量。因此，應規范施工檔案資料填寫，為提高水利工程施工檔案后續管理效率提供有效依據。

三、加強水利工程施工檔案資料整編與管理的具體措施分析

為了解決水利工程施工檔案資料整編與管理工作存在的問題，則需采取有效的解決措施。結合實際工作經驗，具體的解決措施如下：

1.提高對原始資料收集的重視性

在水利工程施工檔案資料的整編與管理工作中，資料管理人員應充分認識到原始資料收集工作的重要性，明確資料管理人員應承擔的工作職責，使其能夠嚴格做好檔案資料的收集與整理，保證施工檔案資料的完整性及真實性。

由于水利工程的施工周期較長，資料管理人員必須充分把握施工檔案資料收集工作的具體內容，包括施工過程記錄、監理工作記錄、工程測量記錄、施工原材料的質量合格證書等原始資料。在開展施工檔案資料管理工作時，可以采用分類法對各類資料進行管理，以便能夠在工程施工、工程驗收或其他環節，同步進行資料收集，保證水利工程施工檔案資料的完整性。作為施工檔案資料整編與管理的實施者，資料管理人員應深入施工現場，了解工程設計的內容，以便及時獲得第一手的檔案資料。對于資料收集與整理中存在的問題，可以與工程師或施工人員進行溝通，有效處理施工檔案資料整編與管理中的問題。

2.制定檔案資料的整編標準及管理制度

在水利工程施工檔案資料的整編與管理中，需要將該工作與水利工程的建設質量聯系起來，完成檔案資料整編標準及管理制度的建設，促進檔案資料整編與管理規范進行。在水利工程的施工初期，需要安排專門的工作人員對施工檔案資料的整理制定出統一的標準，建立檔案資料的收集與管理制度，確定施工檔案資料填寫的標準，以及施工檔案資料歸檔系統的建設，從而促進水利工程施工檔案資料整編與管理工作的有效進行。在水利工程施工檔案資料的整編與管理中，需要將原始資料的備份及保護工作作為重點，做好施工檔案資料的審查，一旦出現變更情況，由質量監督單位對其進行確認。在水利工程施工檔案資料的填寫中，必須保證施工檔案資料的規范性及真實性，對資料整編工作進行定期檢查，避免出現檔案資料填寫不規范、不真實的情況。

3.優化人員結構，明確職責任務

水利工程施工檔案資料的整編與管理是一個比較復雜的過程，要求資料管理人員具備較強的專業素質，以及良好的責任意識，否則將直接影響到水利工程施工檔案資料整編與管理的質量。首先，通過對人員結構進行優化，明確各人員在施工檔案資料整編與管理中的任務，可以對施工檔案資料進行規范化管理，確保資料管理工作的整體效率。在優化人員結構時，應吸收懂管理、具備專業技能的人才，組織相關人員進行專業化培訓，以此提高資料管理人員的專業素質，促進施工檔案資料整編與管理水平的提升。其次，應做好資料管理人員的考核工作，促使資料管理人員能夠對日常工作中存在的問題進行討論，結合工作需要進行自我提升，促進水利工程施工檔案資料整編與管理工作的持續發展。

4.加大資源投入，降低管理難度

隨著我國經濟與科技的持續發展，計算機技術被廣泛應用到檔案管理領域，可以利用計算機技術對水利工程施工檔案資料的整編與管理進行創新，提高施工檔案資料整編與管理的工作效率。

具體來講，可以利用計算機技術構建專門的數據庫，利用數據庫對施工檔案資料進行保存，防止出現檔案資料丟失或損毀等情況。同時，在水利工程施工檔案資料的整編與管理中，充分發揮計算機技術具有的優勢，可以對原始資料進行規范化、制度化管理，確保施工檔案資料的完整性及準確性，使其能夠將水利工程的施工質量及施工過程充分反映出來。在應用計算機技術進行水利工程施工檔案資料整編與管理時，可以對施工檔案資料進行快速傳遞，充分滿足工程建設對施工檔案資料的需求，使水利工程施工檔案資料的使用效率得以提升。

5.加強施工檔案資料的開發利用

在進行水利工程施工檔案資料管理工作時，既要重視對施工檔案資料的收集與管理，保證其完整性及真實性，也要對施工檔案資料的開發利用進行強化，將施工檔案資料在水利工程建設中的作用充分發揮出來，不斷提高水利工程建設的水平。就目前情況來看，部分單位將工作重心放在施工檔案資料的收集與整理上，對其開發和利用存在投入不足的情況，使得施工檔案資料的使用價值無法得到體現。

因此，必須對資料管理人員的檔案利用意識進行培養，使其能夠主動挖掘檔案的利用價值，將其合理應用到各類工程中，切實提高水利工程的建設質量。對于施工檔案資料的開發利用，要求資料管理人員具備較強的信息技術應用能力，可以利用信息技術手段對其進行處理，不僅能夠提高檔案資料的利用率，也可以進一步提高工作效率，降低水利工程施工檔案資料管理的人力成本。

6.落實智慧化管理模式與方法

針對水利工程施工檔案資料，除上述整編與管理方法以外，還有必要進一步落實智慧化管理模式方法。一方面，明確水利工程施工檔案資料智慧化管理法律要求，對于相關項目法人，需以國家信息化建設的相關要求為依據，對新技術合理應用，做好水利工程檔案智慧化、數字化工作，對工程檔案數據庫進行規范構建，并對檔案信息資源合理開發，以此促進檔案管理水平的提升，為工程建設與管理提供有效服務。另一方面，及時構建水利工程施工檔案智慧化管理系統，利用該系統做好檔案資料的整理、分類管理、合理利用等相關工作，并結合防火墻技術、安全密鑰技術等，提升系統安全等級水平，確保檔案智慧化管理系統的應用價值得到有效提升，避免黑客入侵、病毒感染等，進一步為水利工程建設工作提供有效的數據信息支持。

四、結語

綜上所述，施工檔案資料可以將水利工程的施工情況充分反映出來，幫助工程管理人員對施工質量進行評估，使工程竣工驗收工作得以順利進行。然而，由于水利工程施工檔案資料的整編與管理具有較大的復雜性，因此需充分把握施工檔案資料的特點，深入了解其管理現狀，提高對原始資料收集的重視程度，制定施工檔案資料的整編標準及管理制度，優化人員結構、明確職責任務，加大資源投入、降低管理難度，加強施工檔案資料的開發利用，進一步全面提高水利工程施工檔案資料的管理水平。

參考文獻：

[1]馬玉英.信息技術對水利工程檔案管理工作的影響[J].黑龍江檔案，2020

[2]張 義，勾中剛，陳 坤，陳立成.淺談高原地區水利水電項目施工單位檔案管理中存在的問題及對策[J].水電與新能源，2020

[3]王 莉.渭河下游防洪工程竣工資料整編和歸檔存在的問題及對策[J].陜西水利，2020

[4]高海耀.水利工程施工及生態環境保護措施分析[J].農家參謀，2020

[5]楊曉娜.淺談水利工程檔案管理的重要性[J].辦公室業務，2020

[6]吳瑤潔.水利工程施工及生態環境保護措施[J].環境與發展，2019

[7]高 瓊，劉 藝，陳崇德.水利工程建設施工監理檔案資料的整理與移交[J].水電與新能源，2019

[8]丁維山.水利工程施工檔案項目化管理[J].水利建設與管理，2019

[9]趙德利.論提高水利工程檔案管理工作的途徑[J].辦公室業務，2018

[10]林海英.論水利工程技術資料收集整編與檔案管理[J].黑龍江科技信息，2017

（作者單位：濱州市水利建筑安裝工程處）

基金項目：本文系山東省規劃研究項目，項目編號：20212838

作者簡介：孟憲玲（1963—），女，漢族，陜西西安人，本科，副研究館員，研究方向：水利工程檔案。