基于內部控制視角的公立醫院經濟合同管理研究

肖文娟

經濟合同管理作為公立醫院內部控制的重要內容，在防范醫院法律風險、維護醫院合法權益、保障醫院經營活動正常開展方面具有重要作用。本文以A醫院為例，通過分析A醫院經濟合同管理內部控制中存在的主要問題缺陷和薄弱環節風險，以及近年來所進行的一系列探索實踐和應用效果，探討公立醫院經濟合同管理的具體措施。

經濟合同是指醫院在與外部各單位發生經濟業務往來時所簽訂的各種合同，是維護醫院合法權益的重要依據。隨著公立醫院的發展壯大，醫院經濟活動中簽訂合同的數量和種類也越來多，潛在的經營風險也隨之增加，醫院經濟合同管理已經成為醫院內部管理的重要內容。《行政事業單位內部控制規范（試行）》（財會〔2012〕21號）和《國務院辦公廳關于建立現代醫院管理制度的指導意見》（國辦發〔2017〕67號）等文件都明確要求公立醫院應加強和規范合同管理工作。醫院也逐漸認識到經濟合同管理的重要性，但仍存在實質性管理不足、合同潛在風險大等問題，迫切需要進一步完善經濟合同內部控制，防范合同管理風險，更好維護醫院經濟利益。

一、A公立醫院傳統合同管理模式存在的問題

A醫院的經濟合同項目類別主要分為醫療設備采購合同、藥品采購合同、基建工程合同、后勤修繕類合同、服務合同、協作合同、科研成果技術轉讓合同、藥物臨床試驗合同、體檢合同、信息系統類合同等，合同種類多、涉及面廣、管理難度較大。2018年以前，A醫院經濟合同管理主要由各合同簽訂部門自行管理，缺乏監督，合同會簽時間長，合同管理效率低、風險大，傳統的合同管理模式與《行政事業單位內部控制規范（試行）》和公立醫院高質量發展要求存在差距。醫院經濟合同管理作為A醫院內部控制業務層面的重要一環，其存在的風險主要有以下方面：

（一）合同管理制度不完善，與內控規范要求存在差距。2018年前A醫院未制定專門的全院性合同管理制度，只有醫院審計部門制定的經濟合同審計簽證管理辦法，只對經濟合同審計程序等進行了規定，未明確合同歸口管理部門、未明確合同訂立的范圍和條件、未明確合同授權審批和簽署權限、未建立合同履行的監督機制等，與《行政事業單位內部控制規范》中合同內部控制要求存在較大差距。這就導致醫院合同管理缺乏合理的制度依據，存在該簽的合同未簽、合同簽訂不及時、合同未經審核會簽直接簽署、合同缺乏簽訂日期、合同履行情況無法實時有效監控等不規范現象，醫院經濟合同管理風險較大。

（二）合同管理組織體系不完善，缺乏歸口管理。A醫院未建立專門的合同管理組織體系，缺乏統一的合同管理部門。由于醫院經濟合同種類多，涉及的業務部門也多，醫院合同管理分散在醫院的多個部門，在執行過程中容易產生分歧，各個部門根據自己的需要自行簽訂合同，缺乏統一的規劃和管理，未能形成分工合作、有效協調的合同管理機制。各部門之間缺乏溝通，存在信息脫節、重復合同或合同條款考慮不周全的情況，合同的訂立、審批、執行等過程中存在不合規及有損醫院利益的情況。另外，沒有歸口管理部門也會導致合同分布零散，缺乏檔案管理，合同登記不及時、編號不統一、登記不全面、合同缺失遺漏、查找困難等混亂現象，醫院不能及時發現其中的風險和問題，一旦出現合同糾紛很容易陷入被動。

（三）缺乏統一的格式合同文本。醫院經濟合同種類多、涉及多個科室，各科室又涉及不同種類的合同，導致醫院經濟合同文本缺乏統一性。合同文本的不規范、缺乏統一格式，容易使得業務部門在合同談判過程中受對方單位思路的影響，甚至直接使用對方單位合同模板，導致合同條款不能有效維護醫院利益。另外，格式合同的缺乏也增加了合同審簽的難度，增加了醫院經濟合同風險。

（四）紙質線下的合同流轉審簽模式效率太低。醫院經濟合同管理采用紙質線下流轉模式，合同訂立、審簽、流轉以及歸檔等主要是以人工、紙質方式完成。由于合同會簽參與的部門及人數較多，且對會簽過程缺乏有效監督控制，部分會簽部門存在拖延時間、合同審核流轉慢的現象，從采購到最終合同簽訂，需要經辦人將合同資料逐一送至各個部門審核簽字，經辦人得“人追人”，大量的時間和精力消耗在合同審核環節。這種落后的合同審簽模式下，合同審簽流程長、效率低、溝通成本高。

（五）缺乏法律顧問意見支持。醫院經濟合同種類繁多，需要在國家法律法規政策規定的框架下簽訂執行，因此需要有專業性強、知識面廣的法律專業人員對合同條款進行把關，及時解決合同糾紛。但醫院缺乏法律專業人才，合同審簽僅靠財務、審計等部門進行審核會簽，存在一定的法務風險。

（六）合同信息化管理水平薄弱。醫院合同審簽主要采用落后低效的紙質線下流轉，合同信息管理還主要采用手工方式，合同資料的收集、統計、分析需要耗費大量的時間和精力，醫院合同管理與財務管理信息脫節，缺乏數據信息共享，沒法及時有效地監控合同履行情況，增加了醫院合同執行過程中的風險。

二、A醫院近年來經濟合同管理創新經驗

2018年以來，A醫院逐步認識到經濟合同管理的重要性，醫院經濟合同管理從過去被動監管轉向主動監管，從過去的各自為政向多部門聯合管理轉變，通過運用科學的信息化手段，搭建合同線上審簽平臺，逐步實現了合同審核全過程管理;并探索整合合同管理平臺與醫院其他相關管理平臺，實現醫院管理數據的互聯互通、數據共享，使醫院能夠最大限度地規避合同管理風險、提升管理效能。

（一）完善醫院合同管理制度，明確合同管理組織體系。基于《行政事業單位內部控制規范》要求A醫院合同管理存在問題，系統梳理醫院經濟合同管理中存在的風險點和關鍵控制環節，在此基礎上建立了權責清晰、貼合實際、可操作性強的醫院合同管理制度。新的醫院經濟合同管理制度，明確了醫院經濟合同實行醫院領導統一領導、業務部門分類承辦、財務審計法律顧問聯合會簽、醫院辦公室統一蓋章歸檔的合同管理模式和組織體系，并對合同承辦、合同審簽、合同歸檔等部門和崗位的職責權限、工作時間和要求等進行了詳細規定，明確了經濟合同審批程序，并要求業務部門要及時做好合同臺賬統計工作，對合同執行進度進行全過程跟蹤監督，每年度要上報當年經濟合同執行情況分析報表。新的經濟合同管理制度，進一步完善了醫院合同管理內部控制，使醫院合同管理更加有章可循、科學規范。

（二）制定格式合同文本，保障合同質量。醫院經濟業務繁多，合同內容各式各樣存在較多不確定的潛在風險，因此，經濟合同簽訂前建立格式合同庫顯得尤為重要。A醫院審計科牽頭在全院范圍內收集、梳理各業務活動中常用的格式合同模板，引導各科室擬訂格式合同，并送醫院法律顧問審核備案，建立醫院格式合同庫。通過格式合同模板對合同條款事先約定，提前監控合同風險隱患，最大限度地保障醫院的合法權益。同時還可以避免業務部門重復擬定合同，也方便合同審簽部門審核，提升醫院合同審簽和流轉效率。

（三）構建多層級協同、多部門并聯審批的經濟合同審簽模式。新的合同審簽模式下，醫院經濟合同需經過合同承辦部門、審計、財務、法律顧問、分管院領導、院長等多層級協同審批才能完成。合同承辦部門對本部門內所有合同文本起草的準確性、簽訂時間的及時性、履行合同的全面性等內容進行把關;審計部門、財務部門對合同內容的合法性、完整性、合理性等方面進行審查會簽;大額經濟合同還需要醫院法律顧問出具審核意見;分管院領導、院長進行決策;最后由院辦進行合同蓋章和歸檔（見圖1）。同時，對各會簽審核部門的工作時間限定在1-3個工作日，各部門流轉時間、審核時間、審核意見等在合同審簽系統上詳細呈現可監控，有效督促各部門提高審簽效率和質量。另外，靈活設計同級部門并聯審批，靈活設置和選擇流程節點，有效壓縮同級部門之間的審批時間。通過多層級協同和多部門并聯審批的模式，實現了合同審簽管理科學人性化、流程信息化、服務高效化、監督全程化。

（四）搭建合同線上審簽平臺，將合同管理內控與信息化相融合。醫院借助 OA搭建線上合同審簽平臺并于2019年初正式上線，將合同管理內控要求融入到信息化流程節點設置中，靈活設置審批節點，實現醫院經濟合同管理向“管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化”轉型。線上審簽平臺界面支持實時展示、查詢合同審批流轉進度，生成合同審簽記錄，從而確保權責清晰、過程留痕，促進醫院經濟合同審簽全過程可視化監控，也促進院內各崗位、各科室之間的高效協同，提升合同無紙化審簽效率，大大節約了醫院辦公成本。目前醫院也正在探索繼續拓展合同信息管理平臺功能，使之與醫院采購平臺、財務管理平臺、其他業務運營平臺進行整合聯通，實現醫院管理信息平臺之間互聯互通和數據資源的充分共享，進而實現醫院合同從簽訂到執行完畢等全過程、全封閉式的信息化管理，醫院業務流、財務流、信息流高效協同的精細化管理模式。

三、A醫院近年來經濟合同管理成效顯著

（一）合同全過程管控能力顯著增強，醫院合同管理更加規范。經過幾年的實踐，醫院已形成良好的合同管理氛圍。各部門嚴格執行合同管理制度，人員法律意識顯著提升，過去的“應簽合同不簽、未經審核簽合同、補簽合同、缺乏合同簽訂日期”等不規范現象得到了有效遏制;合同印章管理規范化，部門公章代替合同專用章的情況得以杜絕;合同歸檔統一、規范，有效避免合同遺失等現象，更好地方便人員進行合同查詢;通過對合同執行情況進行定期檢查和考核，實現合同履約管理無縫全覆蓋，有效促進醫院合同管理更加精細化、科學化。

（二）合同審簽效率顯著提升，實現經濟合同監督全覆蓋。自2019年醫院經濟合同線上審簽平臺上線以來，A醫院合同審簽從以往的紙質化流轉模式轉變為現行的線上無紙化審批，減少了“人等人”的審批時間，降低了醫院各科室之間的溝通成本，實現了“任務追人”、隨時隨地審批的新局面，醫院合同審簽時間由過去的平均10個工作日以上縮短至現在的平均2個工作日，大大縮短了合同審簽時間，有效提高了合同審簽工作效率。2017年至2021年，A醫院經濟合同審簽數量從101份增長到536份，尤其是2019年合同線上審簽平臺上線后，合同審簽數量出現了井噴式增長，合同審計意見也由101條提升至最高404條，有效實現了醫院經濟合同監督全覆蓋，降低了醫院合同審簽風險（見圖2）。

（三）經濟合同質量顯著提高，較好地規避醫院合同風險。醫院采用經法律顧問嚴格審核的格式合同，建立了合同歸口部門、審計、財務、法律顧問等多層級全覆蓋的合同審簽模式，并上線合同線上審簽模塊，將合同管理內控要求與信息化技術相融合，實現了合同審簽管理科學人性化、流程信息化、服務高效化、監督全程化，使合同風險更加可控，大大提高了醫院經濟合同質量，降低了醫院經濟合同風險，近年來實現了經濟合同零糾紛。

經濟合同是公立醫院參與經濟活動的主要表現形式和重要載體，在維護醫院合法權益上發揮著不可或缺的作用。A醫院經濟合同管理的實踐經驗表明，搭建有效的內部控制體系是防范合同風險的基礎，公立醫院只有通過不斷完善合同管理內部控制，將合同管理內控要求與先進的信息化技術相結合，使合同管理內控要求落地、固化于醫院信息系統中，使合同管理向“管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化”轉型，才能有效實現對醫院經濟合同的全過程、全覆蓋有效管控，從而降低醫院經營風險，提升現代化管理水平。

（作者單位：廣西醫科大學第一附屬醫院）