簡單明了用Excel補全會計科目編碼

平淡

一、層級為左對齊的轉換

比如在圖1中A列為科目編碼，B列為科目的中文名稱，層級之間為左對齊，現在需要轉換為F列、G列的樣式（圖1）。

1需求分析

從上圖中可以看出，轉換后的完整科目是由一級科目（4位編碼）、二級科目（假設有，共6位編碼，添加2位部門編碼）和三級科目（假設有，共8位編碼，再添加2位員工編碼）組成的，也就是根據B列的科目級別，依次將編碼對應的中文科目名稱使用“-”符號連接在一起，這可以使用TEXTJOIN函數來完成。

2提取一級科目名稱

在C2單元格中輸入公式“=IFS（LEN（A2）=4，B2，LEN（A2）<>4，C1）”并下拉填充，即可完成一級科目名稱的提取（圖2）。

公式解釋：

先使用LEN函數算出A2單元格中的文本字符串的字符數，然后使用IFS函數做出判斷，如果字符數是4位（即對應一級科目），那么顯示B2單元格中的數值（即對應的中文科目名稱），否則就顯示上一個單元格中的數值。

3提取二級、三級科目名稱

在D2單元格中輸入公式“=IFS（LEN（A 2）= 4，" "， LEN（A 2）=7，B2，LEN（A 2）<>7，D1）”、E2單元格中輸入公式“=IFS（LEN（A 2）=4，""，LEN（A 2）=7，""，LEN（A 2）=9，B2）”，下拉填充公式后即可完成二級、三級科目名稱的提取（圖3）。公式解釋同上。

4連接各級科目

在G2單元格中輸入公式“=TEXTJOIN（"-"，TRUE，C2：E2）”，下拉填充公式后就可以完成各級科目的連接了（圖4）。

公式解釋：

“-”為各科目間的連接符號，參數“TRUE”表示忽略空值，“C2：E2”為連接區域，即上述提取的一級、二級、三級科目的中文名稱。

最后將C～F列隱藏，以后只需將軟件導出的數據分別粘貼在A列和B列中，在G列中就可以自動完成科目的轉換了。

二、層級為段首縮進的轉換

如果在圖5的左側，軟件導出的層級科目采用了段首縮進的方式，現在需要將其轉換為右側的樣式（圖5）。

1需求分析

本例和上例不同的是，這里從二級科目開始，每個級別的中文名稱和上一級科目之間有4個空格縮進，因此需要刪除縮進的空格，可以使用MID函數來完成。

2提取一級科目名稱

在C2單元格中輸入公式“=IFS（LEN（A2）=4，B2，LEN（A2）<>4，C1）”并下拉填充，即可完成一級科目名稱的提取。

3提取二級科目名稱

在D2單元格中輸入公式“=IFS（LEN（A2）=4，""，LEN（A2）=7，MID（B2，5，15），LEN（A2）<>7，D1）”并下拉填充，即可完成二級科目名稱的提取（圖6）。

公式解釋：

使用IFS函數判斷A2單元格中的文本字符串的位數，如果是一級科目就顯示為空，如果是二級科目，那么使用MID函數從B2單元格中的字符串的第5位開始（因為前面有兩個中文空格，計四個字符），向右提取15個字符。向右提取的字符數請根據科目的最長字數來設置，假如最長科目的字數是20，那么字符數就設置為25。

4提取三級科目名稱

在E2單元格中輸入公式“=IFS（LEN（A2）=4，""，LEN（A2）=7，""，LEN（A2）=9，MID（B2，9，15））”并下拉填充即可（圖7）。公式解釋同上，只不過從第9位開始提取字符（因為三級科目前有四個中文空格）。

5完成科目組合

在F2單元格中輸入公式“=TEXTJOIN（"-"，TRUE，C2：E2）”并下拉填充，最后將C～E列隱藏，即可完成最終的轉換（圖8）。