新時代中學檔案數字化管理現狀分析與對策探討

肖玉珊

摘要：隨著現代教育事業的飛速發展，學校檔案管理工作也呈現出了新的發展趨勢，數字化信息技術在加速社會產業融合的同時，對檔案管理工作也起到了良好的作用。但是，中學檔案數字化管理在呈現優勢的同時，也存在著一系列的問題。基于此，本文立足新時代中學檔案管理的價值內涵，從多個方面分析探究了檔案數字化管理的發展現狀、存在問題及強化對策，以期為中學檔案管理工作的發展提供助力。

關鍵詞：中學檔案;數字化管理;創新;資源

學校檔案真實記錄了學校在教育教學、課程改革等方面做出的積極貢獻，見證了無數教育工作者的工作成果和學生的成長足跡，在現代教育體系中起到重要的作用。相比其他行業的檔案管理工作，中學檔案數字化管理的內容更加豐富、工作較為繁瑣，運用傳統的管理模式難以實現較高的工作效率[1]。本著“與時俱進”的發展理念，中學檔案管理嘗試借助數字化發展的理念，以信息化軟件管理為基礎，依托校園網絡系統，從而實現對學校紙質檔案、聲像檔案等傳統檔案的智能轉化。在檔案管理體系上，構建了更為智能的檔案信息數據庫，在不同資源的融合下，探索更加高效的檔案管理工作體系，更好地滿足中學對檔案工作的各項需求。

1新時代中學檔案數字化管理現狀

1.1檔案數字化管理工作存在滯后性

在中學教育中，學科教學作為教育任務之首，處于突出的發展定位。廣大教育工作者往往把注意力都集中在教學上，忽視了校內檔案工作的發展和建設。從整體上看，學校數字化檔案管理體系的建設較為滯后，無論是實用性還是操作性，都缺乏積極的建設。以檔案數字化所需要的設備為例，無論是對智能檔案架、掃描儀、除濕機、溫度儀等硬件設施的配備，還是對智能軟件系統的配備，都缺乏各級部門的引導和支持。從教育職能部門到學校管理者，都無法實現全方位、多角度的通力合作，難以確保中學數字化檔案工作的開展和推進。

1.2缺乏高素質檔案管理人才

在構建數字化檔案建設體系的過程中，學校傳統的檔案管理體系無法滿足現有的工作需求。檔案管理的形式需要不斷創新、方法也需要加速轉化，而推進這項工作則需要高素質的檔案管理人員。如果沒有高素質的檔案工作人員，那么就無法確保數字化檔案建設的順利進行。但從目前來看，中學對于師資力量的調整仍然存在失衡，對于檔案工作的教師調配，以兼職為主，缺乏專業的檔案工作人員，仍然沿襲著傳統而保守的檔案管理方法。

1.3檔案數字化管理缺乏長效運行機制

要想構建健全的中學數字化檔案機制，學校管理者、教師要在檔案管理工作之中投入更多的力量[2]。但是，受學校師資力量等方面的影響，部分中學檔案數字化管理缺乏有效的溝通和練習，在后續的維護、考核、驗收等方面，無法實現規范和健全。特別是在檔案的存儲方面，未能建立實用化、智能化的數字管理信息數據庫，所以給檔案后期的數字化管理和存儲造成了一定的壓力。難以實現中學檔案數字化管理工作的有序開展。

2新時代中學檔案數字化管理發展對策

2.1改革工作機制，構建完善的檔案管理體系

在檔案管理工作中，完善的工作流程能夠為中學檔案工作打下堅實的基礎。因此，學校管理者應該積極變化工作理念，優化檔案工作的錄入、檢索、提檔等工作細節，在各環節建立數字化的工作流程，打造智能化、一體化數字管理工作體系[3]。一方面，要在檔案工作分類、流程等制度化的設計上，更為緊密和有序。根據《中華人民共和國檔案法》《歸檔文件整理規則》等數據整理和檔案掃描工作要求，實施精密的數字化管理流程。從提卷、核卷、掃描、圖像處理、掛接檔案條目、質量檢驗、建立數據庫、訂卷、還卷等方面，加強規范化和精細化的管理自律。同時嚴格落實管理責任機制，加工完成的案卷由負責的工作人員簽字確認，并且在檔案移交、查詢等環節，嚴格登記審批、簽字等工作機制，確保檔案工作更為健全。另一方面，要健全數字化檔案管理工作體系，對于在中學教育管理中儲存下來的各項資源數據，包括各類以數字形式存儲的檔案，要實施嚴格的安全管理措施，隨時備份，并及時存儲在能夠脫機保存的載體上。將中學教育中涉及的基礎檔案、人事檔案、教學檔案、學生檔案劃分清楚，結合“雙套制”的管理模式，實施精確的歸檔背景信息記錄。并且要在相關資料的轉化下，及時跟進，確保電子文件檔案的邏輯歸檔和物理歸檔更為精準。電子文件歸檔和紙質文件歸檔的項目要求應該保持全面一致。

例如，泰安市寧陽縣第八中學為了強化學校檔案管理工作，積極調整優化措施，采取了“檔案室+督導室”雙線運行的工作模式，將督導室日常的檔案收集和整理納入學校檔案管理標準體系，既緩解了檔案室工作壓力，也拓寬了學校檔案管理工作的渠道。為增強檔案管理的時效性，避免年底集中突擊歸檔的繁瑣和不精細等問題，形成了“日常+年終”常態化歸檔的運行機制。除了嚴謹的工作機制，學校將檔案室、督導室的業務進行融合，根據年度校歷表，每周按時催收各處室工作材料，對照縣檔案室下發的教育系統歸檔文件整理要點進行整理和分類歸檔，常態化做好檔案資料的日常整理和歸檔。在對檔案材料的細化上，將檔案日常整理工作進行細化，實現檔案數字化歸集與紙質檔案工作的同步進行。而學校檔案工作的推進也獲得了積極的成效。在近年來的事業單位招考、干部檔案審核等工作中，學校檔案室為相關人員提供了全面、翔實的原始資料，成為了探索數字化中學檔案工作的典型示范案例。

2.2加強崗位培訓，塑造高水平檔案管理隊伍

2.2.1提高準入門檻。盡可能引入優秀的管理人員，選擇接受過檔案學歷專業教育的人員，來從事學校檔案管理崗工作。以專業的檔案工作人才來強化中學各部門的檔案整理工作。同時，通過提高檔案人員工作福利和待遇，督促工作人員學習與之相關的管理知識，并且不斷提升自己的職業素養，實現數字化檔案管理模式和高素質教師隊伍的有力培養[4]。

2.2.2加強對檔案工作人員的崗位培訓。聘請相關專家、學者來進行崗位培訓，制定嚴謹的考核機制，提升檔案數字化管理人員的工作態度和工作積極性。通過定期組建檔案管理培訓班，加強不同學校之間的檔案業務交流，開展積極的定期訪問，汲取數字化檔案管理的工作經驗，從而使檔案管理隊伍的整體水平得到優化。

例如，南寧市教育系統組建了檔案管理人員業務能力培訓班，組織負責檔案管理的教師參與專家授課、名校考察，通過實地觀摩加現場教學等多種形式的學習研修活動，優化檔案管理人員的工作技能，提升教育檔案管理體系的現代化水平：邀請上海師范大學呂元智、上海大學楊智勇博士，講授檔案管理新知識，介紹電子檔案管理基本理論和方法;圍繞檔案信息化建設與管理，探討如何有效開展檔案信息化工作。突破固化檔案思維，順應大數據時代潮流，加快教育系統檔案數字化、信息化建設。

2.2.3加大對檔案管理工作的硬軟件支持。尤其是在檔案設備的資金投入上，學校管理者要積極爭取上級部門的支持，更新檔案管理設施，淘汰落后、損壞的檔案工作設備，營造更加現代化的檔案工作環境。

例如，浙江省衢州第二中學建設數字化檔案館，配置3位專職檔案員、12位兼職檔案員，配備了專業的檔案設備，把1981年至2019年的學籍檔案和文書檔案，逐步掃描進電腦，精準開展對應的矯正和登記。同時，對所有教學案卷等檔案進行網絡智能檢索，實現全庫數字化。成為了中學檔案館建設之中滿足省級示范數字檔案室的重要地域代表。

2.3實施長效維護，建設數字化檔案資源庫

2.3.1加強紙質檔案數字化。要在數據資源庫的建設

上，結合原始檔案的各項數據，將信息技術和紙質檔案充分融合到一起，使原始檔案的基本名目在數字化檔案的推進下更為清晰明了。以多方助力，構建長效的檔案資源維護和管理機制[5]。

2.3.2要通過創建多個數字化檔案內容專題庫，完成對中學紙質檔案的分類采集。利用現代網絡技術，采用瀏覽器/服務器模式架構，在組織內部系統之上完善目錄編輯、檔案采集、數據審核三大功能。同時便于教師利用各項專題數據庫，實現快速的信息檢索和數據篩查，最大限度地發揮數字化管理信息資源的利用效率。

2.3.3保持檔案管理工作的科學化和精準化。要注重將常規工作和重點工作合二為一，對于學生學籍、教師檔案等重點的檔案數據，要按照日期、閱檔等工作細節，實施長期的維護和多方的統籌。以及時的檔案工作日志記錄，推動電子檔案的加密傳輸和紙質檔案的安全存儲，達到對電子檔案收入的智能化。積極優化防火墻、加密程序等先進的數字檔案管理核心技術，使數字化檔案資源庫始終處于安全、健康、精密的運行狀態之中，形成更為安全可靠的數字化管理秩序，確保檔案工作處于安全、有序、便捷的發展機制之中。

以浙江省岱山中學為例，該校按照《浙江省示范數字檔案室建設測評標準》，形成了門類齊全、亮點突出、規范健全的檔案管理系統。通過組建現代化的檔案數據資源庫，引入了多項檔案管理技術。學校綜合檔案室數字化的創建拓寬了日常查詢使用的范圍，極大地提高了檔案的利用率，也有效提升了教職員工的工作效率，使傳統的檔案管理上了新的臺階[5]。而在檔案工作團隊的資源配備上，凝聚有很強敬業精神和專業素養的優秀專職人員，優化對檔案原件的保護，防止出現檔案破損、丟失、篡改等各項問題，確保學校檔案室已達到數字化、網絡化標準。同時學校檔案數據化資源庫還可實現網絡瀏覽和遠程查閱，給中學師生學籍查詢、職稱評定等方面，都帶來了更多的便利。

3總結

綜上所述，新時代背景下，加強中學檔案數字化管理工作，不僅僅能夠為學校的健康長遠發展提供準確的參考依據，也能夠確保學校在基礎建設、教學研究等方面保持決策的科學性和導向。在以往的中學檔案工作中，往往是由檔案室管理人員對所涉及的各項信息進行分類保存。而借助數字化檔案管理舉措的實施，能夠在硬件、軟件等不同的方面，完善發展策略、整合檔案資源，構建更加堅實的中學檔案工作發展根基。在檔案數字化管理隊伍的建設上，廣大中學檔案工作者要改變粗放型的工作模式，遵循信息超時空流動的發展規律，利用互聯網信息技術，整合檔案信息資源庫，使數字化檔案工作能夠形成更為健全的信息控制中心，進一步提升中學檔案工作的數字化發展水平。

參考文獻：

[1]普瓊.分析中學檔案管理工作現狀與對策研究[J].辦公室業務，2017（04）.

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[4]孫樂偉.新時代背景下初中學校檔案管理工作的完善策略[J].信息記錄材料，2017（10）：195—196.

[5]盧旭.信息化背景下中學檔案數字化管理與建設研究[J].辦公室業務，2019（04）：147—171.

[6]李翠松.中學檔案管理數字化建設面臨的困境及對策[J].辦公室業務，2019（10）：162—163.

（作者單位：惠州市第八中學）