信息化環境下人社檔案管理探討

趙紅群

摘 ?要：隨著新時代的發展，提升人社檔案管理的信息化建設水平，對維護社會和諧穩定發展，保障民生有著極為重要的意義?，F階段，大數據、云計算等新興技術取得了蓬勃的發展，對人們的日常生產生活帶來了極大的改變，人社系統業務涵蓋面極為廣泛，檔案文件數據十分復雜，從而為人社檔案管理人員帶來了非常大的工作難度，浪費了大量的人力物力資源。基于此，應當重視人社檔案管理的信息化建設，轉變檔案管理理念，構建信息化檔案管理平臺，這樣能夠大幅度提升人社檔案信息化管理工作的質量與效率。本文重點探討了信息化背景下人社檔案工作，希望對人社檔案管理工作提供參考意義。

引言

人社檔案主要指人力資源與社會保障檔案，在社會民生檔案當中占據這非常高的地位。人社檔案主要包含了仲裁、人事人才、社保、就業、工傷等方面的民生信息。因此，新時代想要保障民生，為惠民提供良好的服務，應當加強對人社檔案的良好管理，這樣才能提高為人民群眾的服務水平。因為現階段人社檔案管理工作業務涵蓋面十分廣泛，牽涉到許許多多的部門，具有很強的專業性。因此，想要使人社檔案管理工作的質量與效率得到大幅度的提升，需要將信息技術引入到其中，加強檔案管理工作的信息化建設，這樣才能使人社檔案管理工作符合新時代的需求。

一、信息化建設對人社檔案管理的影響

（一）提升人社系統對信息化的認知水平

在人社檔案管理的過程中應用信息化，人社系統為了提高數字化作業的質量與效率，在人社部門推動了學習信息技術的熱潮。并且在新管理辦法與政策的支撐下，各部門都對信息化建設予以了高度重視，不僅認識到了信息化建設對人社檔案管理的重要性，并且明確了自身職責，轉變了以往落后的檔案管理理念，樹立起了良好的檔案管理創新意識與服務意識，對人社檔案管理的信息化發展帶來了極大的推動作用。其二，在開展人社檔案的信息化建設時，人社系統各部門逐漸重視數據庫、信息中心的建設，加強信息化機構的構建，從而使檔案信息化管理有法可依、有規可循。自上而下形成了完善的管理組織體系，從而為人社檔案的信息化管理帶來了極大的推動力。

（二）檔案信息化管理的能力提高

將信息技術應用于人社檔案管理的過程中，能夠確保檔案信息使用的標準性與規范性，使各組織與機構在共享、交換檔案信息的過程中，確保了檔案信息的安全性。檔案管理工作者深刻的認識到，通過信息管理系統的構建，才可以實現檔案信息的統一化管理。通過信息化的建設，會對管理制度帶來極大的轉變，對管理系統當中的職責劃分、突發事件管理、具體權限、保養管理制度、信息安全性維護與交流管理、問責制度等進行有效的革新。這樣才能使人社檔案管理工作者，在踐行各項新制度的過程中，有效的管理信息檔案，使人社檔案信息化得到了有效保障，提升了人社檔案的安全性。

（三）節省了大量的資源

以往在開展人社檔案管理工作的過程中，通常情況下會耗費大量的人力物力，主要用于材料的安置、分類與整理，并且需要設置專門的空間對紙質材料進行儲存，還需要設置專門的工作者來看管檔案資料。如果發生了火災、受潮等意外情況，很容易導致人社檔案資料的損失。如果人社檔案信息出現了丟失、損毀，會極大的制約人社系統的良好運行。將信息技術引入到人社檔案的管理工作者，有效提升了人社檔案管理的服務性與便捷性，并且大幅度的節省了人力資源、物力資源，不需要專門開辟儲存空間來放置紙質材料，能夠使更多的空間用于人設系統的服務，對人設系統的良好發展帶來極大的促進作用。通過對人社檔案管理的信息化建設，有效提升了對人社檔案的風險管理，不需要將工作重心放在檔案庫的消防方面，主要工作集中于維護信息化管理系統，從而使管理效果得到充分的提升。

（四）規范了人社檔案管理流程

通過對人社檔案信息化管理系統的有效，能夠使檔案的管理與收集方式得到極大的轉變。在收集人社檔案的過程中，針對不同的信息資料采取不同的方式予以采集。針對業務檔案的信息數據采集，可以利用標準數據接口自動與檔案管理平臺進行連接。針對財務檔案與文書檔案，可以利用庫和庫之間的數據傳輸管道導入數據，從而有效的補充、管理人社檔案數據。

在開展檔案管理工作的過程中，在進行檔案接收、信息訂閱、掃描、系統管理、編目、統計分析、查詢、鑒定、借閱等操作都有著十分完善的規定。以上的工作環節，都需要依照既定的程序來進行實施，因此，只要信息化設備能夠良好運行，就能夠非常規范的依照程序來完成整個檔案管理流程，從而使人社檔案管理的效率與質量得到了大幅度的提升。

（五）信息技術得到了進一步的擴展

其一，由于信息技術在人社檔案管理工作中的應用，人社系統的各單位都構建了自己的APP、公眾號、門戶網站，建立了許多的互聯網平臺官方賬號，從而使社會公眾能夠在互聯網平臺上與政府部門良好交流溝通，這樣能夠充分的提升政務工作的效率，為社會公眾的日常辦事帶來更大的便利，有效的提高服務性。能夠有效的提升人民群眾與政府機關的聯系更為緊密。其二，通過大數據與云計算技術的有效應用，政府部門能夠對社會公眾的需求進行充分的了解，并且結合群眾需求對開發相應的移動應用平臺，使云平臺的功能得到有效的完善，從而使人社系統當中的政務網站與其他系統網站緊密結合，實現檔案信息的共享，對人社檔案信息庫進行有效的補充，充分的提升人社檔案的完整性。例如，針對傳統的社會保障工作，利用智能化技術實行智慧養老、智慧社保等資料信息能夠快速的上傳至人社檔案庫當中，從而使領導層能夠快速獲取一手資料，針對實際情況做出有效的決策。

二、信息化背景下人社檔案管理的策略

（一）轉變理念，高度重視檔案信息化管理

人社檔案信息化管理符合新時代的發展，人社部門以及人社檔案管理部門的領導層，需要及時的轉變理念，強化檔案管理信息化建設理念，主動引入信息技術應用于人社檔案的管理，將人社檔案信息化管理與部門其余業務同落實、同考核、同部署，使檔案管理人員充分的認識到人設檔案信息化建設的重要性，將人社檔案管理信息化建設與部門業務放在同等地位，必須針對信息化建設工作提供財力、物理、人力的投入。

（二）加強培訓，提升檔案管理人員的專業素養

在開展人社檔案管理信息化建設工作的過程中，需要打造一支高技術、高水平的復合型管理人才。基于此，需要提升人社檔案管理崗位人員的配置力度，結合人社檔案信息化建設的是需求，提高專業人才的配置數量?？梢岳谜衅傅刃问?，在人才市場上吸納檔案管理專業的高水平人才。其二，還需要使人社檔案管理工作者的專業素養得到大幅度的提升。結合人社檔案信息化管理的實際需求，對檔案管理工作者開展云計算、大數據、計算機技術等知識技能的培訓，利用請進來、走出去的形式，使人社檔案管理人員的整體業務水平得到大幅度的提升。

（三）加大投入，提升檔案信息化管理的軟硬件設施

在開展人社檔案管理信息化建設的過程中，應當結合實際需求，添置刻錄機、計算機、掃描儀、數碼相機、檔案管理軟件等軟硬設施，使人社檔案信息化管理的軟硬件設施得到充分的完善，從而符合檔案管理信息化的要求。其二，應當推動人社檔案紙質材料數據化工作，利用第三方技術，使部門當中的館藏紙質資料都進一步實現數字化。應當結合人社部門業務的轉變，及時的對檔案數據庫的資料進行擴容、升級，這樣才能使人社檔案管理工作適應信息時代的需求。

（四）完善制度，規范檔案信息化管理的業務流程

結合人社系統的業務需求，需要健全人社檔案的信息化管理制度。結合《電子檔案移交與接收辦法》、《檔案法》、《檔案信息系統安全保護基本要求》、《保密法》等，對人社檔案管理的銷毀、收集、利用、管理等制度進行充分的完善，有效加強人社檔案信息化的管理規范與信息標準，使人社檔案信息化管理的業務流程更加通暢，從而使目前的人社檔案管理符合新時代的要求，有效的提升其工作的規范性、標準性。

結語

人社檔案能夠對個人的發展信息進行有效記錄，是個人難以替代的重要憑證。因此，應當對人社檔案管理工作的規范性予以高度重視?，F階段，信息技術飛速發展，使人社檔案的效率得到了大幅度的提升。人社檔案當中所產生的巨量數據信息，利用信息化平臺實現統一化的管理模式，能夠充分的提高人社檔案管理工作的便捷性，這對也人社檔案管理人員的專業素養有了更高的要求。因此，新時代人社檔案管理人員應當加強學習，轉變理念，提高業務能力，這樣才能使人社檔案管理工作符合信息時代發展的需求。

參考文獻：

[1]陳青.淺談人社檔案數字化發展路徑[J].濰坊學院學報，2020，20（06）：139-141.

[2]劉影.大數據時代人社檔案管理工作創新探討[J].就業與保障，2020（01）：100-101.