論國有企業檔案信息化管理的重要性

嚴一倩

摘 ?要：檔案管理是國企企業管理運行的重要組成，為企業經營管理決策的制定執行提供科學的依據和憑證，信息技術在檔案工作的高效運用推動了檔案管理模式的轉型，實現了檔案管理水平的整體強化。本文通過對國企信息化檔案管理進行詳細闡述，分析檔案工作中存在的問題，探討科學的檔案管理策略，充分發揮信息技術優勢，推動檔案管理工作高效開展。

關鍵詞：國有企業;檔案;信息化

1引言

信息技術在國企管理運行中的廣泛運用推動了信息化管理體系的構建，在企業經營管理活動中產生了大量的數字化信息資料，需要檔案部門進行妥善的管理，信息化檔案管理的實施能夠有效增強企業檔案管理效率和質量，推動檔案價值高效實現。

2國有企業檔案信息化管理概念及重要性

信息化檔案管理是指管理部門運用信息技術手段，搭建完善管理平臺，形成對檔案工作流程的全面整合，借助信息設備提升管理效率，通過網絡途徑實現檔案資源的共享和管理指令的傳遞，有效提升管理水平和利用效率。同時借助信息技術能夠檔案資料進行科學分析，建設完善的資料數據庫，對檔案資料進行科學的整理、排序和分類存儲，為檔案利用提供有效的條件。[1]

信息技術在檔案工作中的科學運用實現了檔案管理流程的科學優化，借助信息設備和技術，有效提升管理效率，簡化工作流程，提升整體的管理效率。隨著企業信息化管理運行體系的不斷完善，產生了大量的電子化資料，增大了檔案工作壓力，利用先進檔案管理技術，能夠實現檔案管理質量的提升，利用數字化設備推動傳統紙質檔案載體的轉型，利用數字化存儲方式能夠有效降低管理成本，保證檔案資料的完整性。在數字化管理體系中，檔案利用方式得到有效的拓寬，利用技術手段實現對資料信息的高效分類整理，對檔案使用需求進行科學的分析，實現對檔案資料的準確定位，有效服務效率，實現檔案資源的高效共享，為企業發展提供數據支持。[2]

3國有企業檔案信息化管理存在的問題

隨著企業對檔案工作重視和投入力度的不斷增大，檔案管理水平逐漸提升，而在實際的信息化管理中存在著一些問題。一是數字化程度不足，在檔案管理中對現有信息設備設施缺乏及時的維護和更新，無法保證較高的工作效率，在管理活動中對先進設備和技術缺乏有效的運用，對技術應用缺乏合理的創新，無法保證較好的管理水平。二是缺乏完善的保障機制，數字化等技術的運用推動了檔案模式的科學轉型，而現有的管理制度較為固定，不能對數字化管理工作進行有效的規范，不能為管理工作開展提供制度基礎。安全管理不夠到位，對網絡安全威脅無法做到有效的防護，不能保證檔案信息安全。[3]三是管理隊伍建設較為滯后，信息化管理具有較強的專業性，需要管理人員具備相應的信息素養水平，能夠熟練利用數字化設備和技術，而當前企業檔案管理隊伍結構不夠科學，部分管理人員信息素養水平較低，對管理人員缺乏有效的培訓教育，無法為數字化管理提供人才基礎。

4國有企業檔案信息化管理的優化措施

4.1強化信息化水平

信息技術的運用對強化企業檔案管理水平起到積極作用，利用先進信息設備和技術，推動檔案管理模式的科學轉型，對管理工作流程進行優化，借助信息設備實現對檔案資料的全面收集和整理，有效提升管理效率。信息技術的運用推動了傳統檔案載體的數字化轉型，利用專業設備對紙質等資料進行數據提取，保證檔案信息的完整性，為檔案資源的開發利用提供有效條件。網絡是信息化檔案管理的關鍵基礎，通過網絡通道能夠實現管理信息和檔案資料的高效傳遞共享，有效拓寬利用渠道，提升檔案服務水平。

4.2構建精細化管理體系

精細化管理是當前較為先進的現代化管理理念，在社會治理和組織管理中得到廣泛的應用，運用精細化的管理思維，對管理模式模式進行全面優化，保證管理制度的貫徹執行，保障較高的管理水平。檔案工作內容較為繁瑣，精細化管理模式的構建能夠有效提升檔案管理效率，對各個管理流程進行全面整合和科學的規范，形成對檔案工作的全面覆蓋，有效提升檔案管理效率，為檔案資源的開發利用提供有效的條件。要發揮信息技術優勢增強精細化管理水平，加強信息基礎設施建設，推進紙質等傳統檔案載體的數字化轉型，保障檔案資料的完整性，為精細化管理提供有效條件。

4.3推進檔案開發利用

企業檔案管理主體要轉變傳統的管理思路，加強對檔案資源利用的重視，強化服務意識，推動檔案資源價值的高效實現。要深入挖掘檔案資源，利用大數據等先進技術對資料信息進行全面分析，建設數字化的資料數據庫，為檔案利用提供基礎保障。要優化檢索機制，對使用需求進行全面的收集分析，為使用者提供針對性的關鍵詞推送，有效提升檢索效率。要拓寬利用途徑，發揮網絡優勢，積極開展線上服務，實現對檔案資料的遠程利用。

4.4加強管理隊伍建設

企業要加強對檔案工作隊伍的建設，積極引進優秀檔案專業和信息技術人才，充實管理隊伍，為信息化管理提供人才基礎。要優化崗位職能配置，根據工作人員的能力水平優化崗位設置，充分發揮人才價值。要加強對工作人員的培訓教育，將信息素養作為重要的培訓內容，使其能夠熟練利用專業設備，提升管理工作效率。要加強對工作人員的管理力度，優化績效考核模式，根據具體崗位工作情況設置考核標準，增強管理人員的責任心。

5結語

檔案管理信息化水平的提升對推動企業高質量發展起到關鍵作用，企業要加強對檔案工作的重視，充分認識到檔案信息化管理的價值，強化投入和支持力度，完善管理機制，加強管理隊伍建設，積極引進先進技術和設備，構建完善的管理體系，推動檔案管理質量和服務水平的整體提升，為企業發展提供有效支持。

參考文獻

[1] 羅小燕. 試析新時期信息化國企檔案管理工作的創新[J]. 大科技， 2020， 000（003）：3-4.

[2] 麥迪. 談國有企業中檔案信息化出現的問題及對策[J]. 新絲路：上旬， 2020（2）：25-25.

[3] 呼艷萍. 檔案信息化建設的重要性及意義[J]. 辦公室業務， 2020（7）：201-202.