檔案管理信息系統建設問題研究

游志杰

摘 ?要：如今，信息技術已經廣泛應用于各行各業，尤其是在檔案管理領域。通過借助信息技術將檔案中各種各樣的數據信息進行加工處理，從而保證這些數據信息能夠有效地存儲在數據系統之中，從而形成一套比較完善的信息管理體系。運用信息技術能夠增強檔案管理的工作效果，但是大部分的檔案管理信息系統建設還存在一些問題。基于此，本文分析了檔案管理信息系統建設應注意的幾個問題。

關鍵詞：檔案管理;信息系統建設;注意問題

傳統檔案管理手段已然無法滿足數量增多、種類復雜的檔案信息管理要求，需要基于信息技術構建其檔案管理信息系統，增強檔案信息的綜合利用率。由于信息技術在檔案管理中的應用時間較短，構建企業的檔案管理信息系統依然存在較多問題，需要相關工作人員基于此些問題不斷優化信息系統功能，加強信息系統建設及運營期間的管控力度。

1、檔案管理信息系統建設流程

檔案管理信息化系統主要就是在傳統檔案管理工作基礎上配合使用信息化技術，提高檔案信息采集、存儲與管理效率。檔案信息化系統的建設應當遵照一定的技術規定，有序開展檔案信息基礎設施建設、檔案資源資料建設、檔案信息管理標準建設、檔案管理人員建設工作。

檔案信息基礎設施建設工作需要結合檔案實際管理要求，選擇適宜的大信息管理硬件設備與軟件系統，進一步完善信息網絡基礎，實現檔案信息的全面收集、存儲及管理目標。

現階段社會經濟發展水平不斷加快，檔案管理難度切實提升，需要構建起功能更為完善的檔案信息管理系統，增強檔案信息管理公開共享效果，切實保障工程建設整體水平。

2、檔案管理信息系統建設不足之處

2.1檔案管理力度有待提升

在現階段檔案管理信息系統建設過程中存在檔案管理力度有待提升問題。部分企業沒有對檔案管理工作給予高度重視，制定出的檔案管理極致依舊以傳統檔案管理手段為基礎，導致檔案管理水平與預期目標存在較大差距，檔案信息的實際利用率不足。

2.2專業人才缺失

檔案管理信息系統建設與運行效果可直接受到工作人員專業技能與職業素養因素影響。由于部分檔案管理人員對檔案管理信息系統功能及運行需求方面存在誤區，致使檔案信息系統建設與運行水平始終處于有待提升階段。在檔案管理信息系統建設與應用過程中的用戶參與度較低，難以切實保障檔案管理效果。

還有部分檔案管理人員沒有熟練掌握現代化信息技術，如圖像掃描技術、復印機應用技術、多媒體技術等，嚴重影響到檔案信息加工及處理效率。

2.3基礎設施功能不完善

雖然各領域已經認知到檔案管理信息建設工作的重要性，并就檔案信息管理系統的建設投入了一定的人力及物力資源。但由于檔案管理工作體系較為復雜，在信息化系統建設環節依然存在一定問題。檔案信息化系統建設需要配合使用大容量服務器，開發并研制針對性檔案管理手段，做好檔案管理信息系統的日常維護與管理工作，實際運行期間所需成本較多，部分中小型企業依然沒有完全普及檔案管理信息系統。

3、檔案管理信息系統建設注意事項

3.1做好檔案管理信息化系統建設管控工作

為確保檔案管理信息系統的建設工作能夠始終趨向于規范有序化開展，還需要進一步完善檔案管理信息化建設規劃體系。結合國內外檔案管理信息化目標及任務，優化檔案管理信息系統管控要求。基于國際化標準及行業標準，切實優化檔案管理信息系統管控目標及任務。

3.2加大檔案管理信息化系統建設投入力

在原有基礎上加大檔案管理信息化系統建設工作的投入力度，進一步解決存在于檔案管理信息系統建設與優化工作中的各類問題。細化檔案管理信息化系統建設流程，重點關注檔案管理信息化系統建設環節的運維工作，制定出專項可行的檔案管理信息化系統運維管控機制，避免因系統故障問題導致重要檔案信息丟失，引發不必要的損失。

3.3構建起功能完善的檔案管理信息化系統數據庫

為從根本上提升檔案管理信息化系統的運行水平，還需要建立起功能完善的檔案管理信息化系統數據庫。進一步加強檔案信息監控與入網工作，將各地檔案數據庫納入到集中信息港中，以充分發揮出檔案信息資源應用優勢。在數據庫建立期間，還需要結合行業具體情況以及國家相關標準，基于現有電子文檔平臺，形成檔案目錄數據庫全文數據庫以及多媒體數據庫，

建立起科學的信息化檔案館，確保信息化檔案信息資源能夠更好實現公開共享目標，將信息化檔案管理系統的建設工作納入到行業規劃中，切實提升檔案數字資源利用水平。

一個合格的檔案管理信息化系統還需要借助前端控制設備對檔案進行一體化管理，在同一系統內做好檔案文件傳輸以及管理工作，確保信息管理系統能夠高質高效完成電子檔案文件的歸檔及管理工作。基于各領域建設要求，對檔案管理信息庫進行擴展，確保建立起的檔案信息庫能夠更好適應企業檔案管理目標及任務，使信息化管理技術能夠在提升檔案管理水平中發揮出重要作用。

3.4提高檔案管理人員綜合素質

結合檔案管理信息系統建設目標及任務，制定出檔案管理人員綜合素質管控體系。著重提高檔案管理人員的信息素質，使檔案管理人員能夠更加靈活的運用計算機技術，增強計算機綜合管控效果。制定出檔案管理人員專業培訓機制，定期在人員群體中開展技能培訓工作。

總結

總而言之，檔案管理信息系統建設已然成為檔案行業重要發展趨勢，要從根本上提升檔案管理信息系統建設及運行水平，還需要結合不同檔案管理工作要求，對信息系統功能進行進一步優化。構建起一支高素質檔案管理技術團隊，確保信息技術能夠在提升檔案管理水平中發揮出重要作用。

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