疾病預防控制機構中衛生監督檔案管理工作的問題與對策探討

張希銘

摘 ?要：隨著醫療體制改革的不斷深入，在我國的疾病防控工作中，我們的工作得到了國家的充分肯定，同時也取得了一定的進步。依據國家相關法律法規，不斷拓展疾控業務流程和服務項目內容，建立疾控主管部門。疾病防治改革創新需要檔案管理工作的新思路、新模式、新方法。為此，本文深入調查了衛生監督檔案管理的現狀和存在的問題，提出了解決的思路和對策。

關鍵詞：疾控中心;衛生監督;檔案管理;問題與對策

衛生監督檔案管理任務是開展各項任務的基礎，也可為公共衛生安全、流行病學、傳染病等情況提供參考。當前，我國正在提高面向全體公民的基本公共衛生服務水平，因此有必要完善疾控中心的檔案管理工作。

一、我國疾病預防控制中心檔案管理重要性分析

文件管理是配置衛生監督操作的一個非常重要的部分。中國疾病預防控制中心的整體工作是負責政府的疾病預防和管理，衛生應急、食品安全衛生監督技術援助、公眾生命健康保護等公共衛生職能;檔案管理是有效規范社會管理決策和公共事務管理的核心和基礎。控制中心對各項任務進行檢查，檔案作為檢查的重要依據。明確疾病預防控制中心的具體職責和履行的疾病預防控制義務。此外，疾病控制中心文件還可以指導相關部門制定政策并采取相應措施。實施疾病預防控制，協調基本公共衛生。

二、疾控中心衛生監督檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案負責人不固定

目前，各核心監管行業的檔案管理人員較少，流通量較大。人力資源的可變性將直接損害監管機構的檔案存儲質量。其影響檔案人員配備的因素很多，首先，幾乎所有的疾控機構都未設立專業的檔案管理人員。很多檔案管理人員都是一人兼多崗，長年的兼職工作導致檔案實際運作缺乏連續性和規范性。其次，檔案管理人員在檔案管理工作中經常被忽視，檔案工作人員的專業性無法提高，檔案管理方式比較陳舊。

（二）檔案管理方式原始落后

現如今，在互聯網技術大環境下，好多機構的檔案管理還屬于人工操作完成。檔案管理復雜的工作流程、繁重的工作量、檔案管理人員素質和觀念的差異，以及原有管理方式的落后，使檔案管理無法適應新時代的要求。

（三）需要提高檔案管理質量

現代社會，疾病預防和文件存儲的必要性已經被消除，導致疾病預防和操作文件存儲的不能落實到位。具體表現在以下幾點：（1）待歸檔的原材料雜亂無章，歸檔的原材料記錄不詳細或缺失;（2）接待不及時，個別員工接待意識低，疏于收集和保存工作過程中形成的書面資料，因未提交檔案資料而難以回欄。（3）現有檔案急需整理，因長期疏忽管理而導致檔案庫存必須重新整理歸檔。

（三）檔案管理現代化、信息化、網絡化意識淡薄

隨著現代社會信息技術的飛速發展，文件存儲也必須跟上時代的發展趨勢，而為了跟上發展的步伐，文件存儲采用數字化形式。很多檔案管理人員對互聯網檔案管理的必要性缺乏認識，思維落后，不注重優化檔案管理，把檔案管理完全視為檔案經營，缺乏檔案創新意識和創新思維。

三、我國疾病預防控制中心衛生監督檔案管理問題的解決措施

（一）創新是檔案管理的核心

轉變觀念，加快創新技術檔案資料信息化規劃速度，將檔案資料在疾病預防機構信息化管理中的基礎建設作為重中之重。創新技術檔案的基礎建設要有組織、有計劃。負責人必須將創新技術檔案館基本建設預算納入當年部門預算，增加檔案館舍總數。據了解，檔案管理管理應該具備電腦、激光打印機、掃描儀、錄像機、多方位高倍攝像頭、數據庫查詢網絡服務器等硬件設施。大中型數據庫查詢、文件存儲APP、網絡信息安全等設備，提供一流檔案基礎建設所需的設備。

（二）提高檔案人員素質

檔案工作要像事業單位一樣，重視優質檔案管理優秀人才的引進和塑造。從事檔案管理工作的人員，必須具有優良的思想政治素質，熱愛本職工作，吃苦耐勞，認真負責，一絲不茍，具備業務流程基礎知識，檔案管理工作能力，疾病控制和操作專業知識，以及一些與疾病控制和操作相關的主題的專業知識。疾病預防控制中心通常需要給予員工機會去學習培訓，參觀、考察、交流，提高疾病預防檔案管理水平，從而提高機關事業單位檔案管理人員的專業素養和基礎理論素養。

（三）加強檔案體系建設

疾病預防控制機構的檔案必須嚴格按照《檔案法》和《檔案法實施辦法》的規定，建立詳細、有效、科學的檔案管理制度。這其中包括記錄保存人員的考核機制、獎懲制度和問責制度。每個職位也應該根據具體的工作，建立疾控機構檔案管理網絡系統。

（四）檔案管理機制創新

建立科學合理的管理模式是檔案存儲自主創新的基礎。檔案管理具有社會化發展、服務化、管理方式多樣化的特點。檔案管理工作必須獨立創新，不斷完善工作計劃，確保流程管理系列工作計劃不斷完善，使檔案管理人員成為系統化人才。在業務開展過程中，推進轉型，檔案管理單位要加強業務流程考核和監督，推進檔案管理工作專業化、系統化、規范化。

（五）加快疾病預防控制機構檔案信息管理系統的開發和應用

我國檔案存儲進入信息時代，需要將專業的電子信息技術與檔案存儲、科學研究、疾病預防控制組織檔案管理信息系統的開發設計相結合。本系統軟件選用科學合理的監管理念和優良的數據庫查詢手段，完成以檔案信息化管理為重點的疾病預防控制機構信息化管理，成為一個全面的檔案信息內容智能化管理系統。系統軟件實際操作方便、準確、、易用。從檔案的制作到每個文檔的樣式和文件目錄的打印，都是由計算機輔助完成。信息內容由人工錄入變為自動保存，文件存儲更加及時、準確、便捷，提高了整體工作效率和管理能力。同時，信息數據可在電腦中長期保存，保證文件信息的真實性和可靠性，有效防止丟失情況的發生。新系統軟件開發后，節省了人力資源和時間，提高了生產效率和管理能力。經過檔案人員錄入系統后，僅自動編目類型、次數、編號、標題和檔案，檔案管理規范化、制度化。使用系統軟件提高文件存儲的社會價值和經濟效益。應用系統軟件檔案質量將不斷提高，數據的標準化也將得到促進。管理層將把注冊工作提升到一個新的水平。本系統的搜索功能也非常簡單、方便、快捷、準確、高效，可以根據輸入的日期、文件號、目錄進行搜索，可以在電腦上形成可以隨時參考的數字多媒體文件，從而提高利用率和實用性。該系統的研制開發，為疾病預防控制機構的檔案管理開辟了新天地。

（六）豐富檔案的應用領域

詳細的檔案信息必須為各部門提供有價值的初步科研數據信息。檔案必須保持即時應用，文件保存必須分類歸檔，以便其他人可以輕松找到。為業務單位提供豐富的、可查詢的數據，在疾控機構的發展和建設中發揮重要的、不可替代的作用。

四、疾控中心衛生監督檔案管理工作中面臨的新形勢和挑戰

疾病預防控制中心原是在全市衛生防疫站、職業病預防控制中心、健康教育中心幾個單位的基礎上組建的。在職能、組織和人員等方面進行了重大調整。因此，疾控核心檔案存儲業務流程面臨改革創新的壓力和挑戰。如何解決檔案管理人員的問題，如何緊密配合，應用改革創新，是亟待解決的問題。

（一）制度整合對原始檔案工作模式的影響

機構改革原本是將各單位的各類檔案并入疾控中心，疾控中心如何組織整合這些單位的檔案，是檔案工作面臨的一個新問題。此外，我國疾病預防控制中心成立后，市衛生檢疫中心內部機構也相應調整，新設品管部、體檢部、職業病部等部門。內部組織的協調和原組織人員的轉型，使部門檔案人力資源團隊的重組成為當務之急。

（二）職能的轉變導致原有檔案工作任務的調整

通過建立疾病控制和預防中心來擴展業務功能。原來的衛生監督導致向衛生和疾病預防轉變，從原來的本市重大傳染病防控責任轉向傳染病、慢性非傳染性疾病、職業病、突發流行病。疾病預防控制中心還將重點開展科學研究，通過技術服務加強衛生監測和檢查、預防性健康檢查、健康教育、選址、設計和新建、改造、竣工驗收。單位職能的變化和擴展必然會導致相應的變化和調整，而隨著疾控中心新業務、新技術的出現，比如與單位職能密切相關的檔案業務范圍，業務檔案的收集必然會產生新的變化，擴容是必然的，檔案分類也需要做相應的調整。同時，衛生檢驗檢測中心（市疾病預防控制中心）的成立將加強科研工作，檔案館要加大科研的投入。此外，還存在撤銷衛生監督權的情況，使檔案不再用于指導行政執法檔案。其收入來源，審查，質量管理，早已成為疾病預防控制監測中心生存的一項非常關鍵的日常任務。為了更好地協助這項工作，檔案工作者必須狠抓本職工作，加強對衛生檢驗檢測技術報告以及檢驗設備管理等相關技術數據的指導。

（三）應采取的對策

（1）加強組織領導，提高思想認識

改革不可避免地會對檔案運作產生一定的影響，機構和人員的調整也會給員工帶來一些挑戰。但需要注意的是，疾病預防控制中心科研、監測、技術服務等職能的拓展和提升，為檔案館的發展留下了更大的空間，檔案管理還需要進一步加強。因此，檔案工作者必須正確認識改革，克服困難心理，踏踏實實開展工作，負責人要切實承擔責任，建立健全組織架構，確保檔案管理質量。

（2）制作清單，了解檔案。

疾病預防控制中心各部門檔案室要認真清點所屬單位。檔案館館藏品類數量、檢索工具種類、編纂研究資料、檔案資料、檔案設備等，也應予以識別和編目。

（3）依法傳播檔案法和轉移檔案

檔案工作者要以這次制度改革為學習契機，推動檔案法的實施，根據各種方法改進企業員工檔案資料的觀念。檔案室要督促企業領導確立依據《檔案挪用法》的規定，無權擅自取走技術檔案和業務流程資料。各合并單位檔案中現有檔案必須及時移交，不因單位人員流動而丟失檔案。但移送主管人員因特殊原因需要接管檔案的，必須向檔案室提出書面申請，批準后，辦理相關檔案移送手續。檔案管理員必須參與和監督數據傳輸的整個過程，部門必須有一份由處理者、科長和記錄持有人簽署的預歸檔目錄。

（4）積極準備拓展檔案業務

改革創新管控體制和疾病防控管理體制，以環衛檢查機構為紐帶和核心區域，改變以往衛生防疫站、疾病防控作業、服務項目的工作模式以及科學研究和技術咨詢。然而，衛生監督新領域開張，不可避免地文件業務會擴大，新的內容會出現。檔案館要充分認識這一點，加強學習以前不相關的衛生和疾病預防業務知識，特別是慢性非傳染性疾病的防治、職業衛生、健康篩查、質量控制、救災和疾病預防等方面的知識。如重要傳染病的搶救、健康教育知識等，掌握和識別該相關業務流程活動的內容可能引起的文件、內容和特征。在學習過程中，一定要深入課程，自己去理解和掌握原材料。只有這樣，檔案工作人員才能對新業務流程技術檔案進行創新管理。

結論

綜上，加強和規范文件存儲，完善文件存儲工作內容和日常任務職責，降低文件存儲成本，提高文件存儲質量和效率，必須不斷完善檔案存儲工作，并通過與衛生監督其他業務系統的有機集成，建立規范統一的文件管理，促進資源共享。各部門要提高檔案意識，落實《檔案法》等相關法律法規，增加檔案管理經費，協調跨部門檔案管理關系，配備專職檔案管理人員，加強疾病預防控制。使文件存儲工作專業化、智能化、程序化交易、標準化。

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