規范印章制度讓用印更安全

楊慧

印章是企業行使職權的合法象征物，具有法定的權威性，是行使企業職權、處理日常公務和對外往來的唯一合法憑證。蓋有企業印章的文件，是受法律保護的有效文件，同時意味著企業要對文件的內容承擔相應的法律責任，因此企業的印章管理工作是否安全規范，關系到企業正常經營活動的開展，有時甚至是影響到了企業的生存和發展。

當前，企業與企業之間的業務開展，大多數還是以紙質文件為主，所以傳統的物理印章依然是企業印章使用工作當中重要的使用對象。而傳統物理印章因其本身的局限性，也更加容易造成違規用印事件的發生，如印章保管人員工作疏忽，導致印章失竊、偷蓋等引起的糾紛風險。

風險案例一：

2017年4月，媒體曝光某銀行16.5億元理財產品飛單事件。該銀行行長利用偽造的印章將客戶投資的理財產品提出，將客戶的投資用于個人支配，涉及被騙投資者約150人，最終由該銀行將涉案金額退償投資客戶。

風險案例二：

建筑工程領域存在掛靠經營的行為，所以印章管理混亂的現象尤為突出，允許他人掛靠絕非簡單收點管理費，而是一個可能使交易相對人對掛靠方產生其有權代表被掛靠方簽訂合同的合理信賴。即掛靠方的行為對被掛靠方可構成表見代理。掛靠方對外簽署的合同可直接約束被掛靠方，被掛靠方不得以未經授權為由，拒不承擔相關責任。

風險案例三：

2017年，上海某區人民法院針對一起因私用公章引起的合同糾紛，做出了如下判決。被告公司公章因員工私自加蓋，后因該職員違約對第三方造成經濟損失。原告第三方將該公司與職員一同告上法院，要求其承擔賠償責任。被告公司因內部管理混亂、公章保管不善等原因造成的法律后果應該由被告自行承擔。至于職員公章私用責任的追究，由被告公司和員工自行處理，與原告無關。被告公司應當履行合同當中所該承擔的責任義務。

通過這幾個典型的案例，我們將用印的風險總結為以下幾點：

●偽造印章。偽造印章行為實際包含兩項行為，偽造和使用，行為人違背誠實信用的原則偽造企業印章并使用，損害被偽造企業努力經營的商業信譽。我國對偽造印章的行為打擊力度較大，已經入刑，符合有罪認定條件的須追究刑事責任，而民事意義上，對于合同的效力處理也相對比較簡單，因為偽造的印章不能代表被偽造企業的真實意思，所以用其簽訂的合同為無效合同。

●越權使用印章。加蓋的企業印章是真實的，合同并非一定有效，實踐中無權代理人加蓋的印章是爭議中的常見類型。無權代理人加蓋的企業印章簽訂的合同的效力是不穩定的，其法律后果也不盡相同。對于該情況，決定性因素是是否構成表見代理。不構成表見代理的越權加蓋公章，如果所簽合同不被代理人追認，那么合同將會無效，而相應的法律責任由越權行為人承擔。構成表見代理的越權加蓋公章，即便不是企業所有人的真實意思簽訂的合同，仍然為有效合同，由企業承擔相應的法律責任。

●借用印章。在實踐中，還有一些企業將其印章借給他人使用，借用人使用借來的企業印章簽訂的合同并不能代表公司的真實意思，因此一些出借人主張合同無效。為了交易的穩定，也有學者主張該合同應認定為有效，因為出借印章應能預知行為的后果，對借用人的行為已經默認。

●盜用印章。印章被盜用的情況也時有發生，印章所有人在不知情時被人盜用。曾經就有這樣的案例，一位老板的企業印章被其家人拿去為他人提供擔保，引發糾紛。雖然是印章盜用，不能體現企業的意思，該合同應為無效，但是印章持有人負有諸多的舉證義務，不能舉證時就要承擔舉證不得的法律后果。由此可以看出，用印不合規，給企業帶來的風險和損失是巨大的，因此，企業應嚴格規范用印制度，制定詳細的用印流程。

●適用范圍

全企業適用。

●印章的刻制和啟用

印章的刻制均須報企業主要負責人批準，由集團公司行政人資部或子公司綜合辦開具介紹信，到公安機關相關部門辦理刻制手續。印章的形體和規格，按國家有關規定執行。新印章啟用前要做好戳記，并留樣保存，以便備查。印章啟用應報主要負責人批準，并下發啟用通知，注明啟用日期、發放單位和使用范圍。

●印章的領取與保管

各類印章由各級和各崗位專人依職權領取并保管，不得轉借他人。一旦出現專人領取和歸還印章情況，需要遞交詳細說明，并保存記錄。印章持有情況納入員工離職時移交工作的一部分，如員工持有印章，辦理歸還印章手續后方可辦理離職手續。

●印章的交接和停用

各類印章必須有專人保管，公章、合同專用章由主要負責人指定專人保管，財務專用章應指定兩人分別保管，各部門印章由各部門指定專人專柜保管。各印章保管人員名單須報集團公司行政人力資源部或子公司綜合辦備案。印章保管須有記錄，注明公章名稱、頒發部門、枚數、收到日期、啟用日期、領取人、保管人、批準人、圖樣等信息。嚴禁員工私自將印章帶出使用。若因工作需要，確需將印章帶出使用的，由用印人提交申請，征得其部門主管同意，并經主要負責人批準，由印章保管人陪同前往辦理。如印章保管人不便陪同的，由借用人填寫借據，經主要負責人批準，方可帶離。印章外出期間，借用人只可將印章用于申請事由，并對印章的使用后果承擔一切責任。印章保管人因事離崗時，須由部門主管指定人員暫時代管，以免貽誤工作。印章保管必須安全可靠，加鎖保存，不可私自委托他人代管。印章保管有異?；蜻z失，應保護現場，及時匯報，配合查處。印章移交須辦理手續，簽署移交證明，注明移交人、接交人、監交人、移交時間、圖樣等信息。

●停用情況

企業名稱變動；印章使用損壞；印章遺失或被竊，聲明作廢。印章停用時須經主要負責人批準，及時將停用印章送集團公司綜合辦封存或銷毀，建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案。

●違紀處理

違反以上規定者，企業將追究相關人員的責任，若給企業造成經濟損失或不良社會影響者，將追究其法律責任。印章保管員應將印章使用記錄保存好，每年年底交相關行政部門匯總存檔。

規范嚴格的印章管理制度是首要的，但煩瑣的流程也確實會影響到企業印章的使用效率，因此為解決用章規范和效率問題，企業應當通過新的管理方式實現更加便捷、高效、規范的用印管理。如使用智能印章管理系統，通過物聯網技術的應用，結合手機APP、智能硬件設備實現企業在線、遠程化的印章監管，只需通過APP操作即可完成對用印的申請、審核、蓋章、登記操作，有效解決嚴格管控的印章制度帶來的流程煩瑣、用章效率低等問題。

隨著5G以及物聯網的普及，在各個行業里，在企業辦公管理工作當中，智能化辦公設備得到了廣泛的應用。傳統印章管理通常采用的都是人工管理模式，實際管理使用過程當中，難免會出現越權私蓋、偷蓋印章行為，給企業造成法律以及經濟方面的糾紛風險。而智能化印章管理模式的應用，使得企業印章管理實現了遠程、在線、智能化管理，印章管理更加高效與安全。

用印申請人將需要蓋章的文件上傳至系統，蓋章完畢后掃描對比回傳系統，負責人可在后臺隨時查看，防止別有用心之人亂蓋、偷蓋印章；文件上傳至系統，企業能有效把控各項業務進展情況，數據歸檔分類記錄，方便翻閱查找。

智能印章實現自動蓋章，蓋章過程中人章分離，實現自動化，規避手動蓋章風險，避免多蓋、亂蓋、偷蓋、人情章、空白章等情況的發生。

智能印章利用遠程控制技術，在蓋章過程中由管理人員在遠程審批確認后，智能印章才能蓋章；遠程實時管控，所見即所蓋，蓋的內容就是管理人員看到的，事前、事中、事后把申請、審批以及用印全流程記錄下來，方便事后查詢溯源。

當然，目前企業之間的業務往來，多數還采用傳統印章方式，智能印章雖然在使用上較傳統印章簡潔，但同時也有企業信息泄露、技術不穩定等缺點。對企業而言，無論是傳統用章還是智能用章，都要有一套完整的用印制度，將用印行為關在制度的籠子里，才會避免用印帶來的風險和損失。

作者單位 中鐵第五勘察設計院集團有限公司東北院