事業單位檔案管理工作的作用及對策探討

李曉莉

◆摘 要：在事業單位的日常管理工作中，檔案管理發揮著重要的作用，囊括了重大活動的紀要、珍貴文獻資料的傳承等，是企業發展的見證，也是落實監督檢查的重要信息資源。本文基于對檔案管理在事業單位發展過程中所發揮的作用分析，對其現階段的管理現狀進行剖析，重點探索了強化檔案管理的具體對策，以期能夠進一步落實檔案管理工作，為事業單位的健康發展保駕護航。

◆關鍵詞：事業單位;檔案管理;作用分析;現狀剖析;強化對策;探索研究

一、引言

事業單位的職責是為人民服務，為百姓辦實事，檔案管理發揮著對重要信息進行記錄和保管的作用，以便在需要的時候能夠加以利用發揮功效。想要不斷提升事業單位檔案管理工作的水平，就必須敢于剖析和面對其存在的問題，找出原因，逐一擊破，推動管理水平的持續上升。

二、檔案管理工作在事業單位發展中所發揮的作用分析

1.發展事業單位的文化建設

對于任何單位或者企業來說，文化建設都是其軟實力的主要構成，展示著單位的凝聚力和向心力，而檔案管理工作則與單位的文化建設息息相關。事業單位所舉辦的各種活動以及職工在活動的突出表現，都會通過檔案來進行記錄，這不僅是一些文字或者影像，更是全體職工在共同努力之后所取得的勞動成果，是事業單位精神文化的內涵所在，傳承并推動者事業單位文化建設的進一步發展。

2.完善事業單位的服務功能

事業單位作為政府組織的一個重要部分，發揮著為人民服務的職能，尤其是那些關系著百姓民生的事業單位，更是要將維護人民群眾的根本利益、貫徹落實為人民服務作為第一要務，因此，其服務質量的高低是進行考核的重要指標之一。而檔案管理工作不是單純的文檔資料歸類整理保存，更是與其服務功能密不可分，做好事業單位的檔案管理工作，能夠為推動事業單位為人民提供更加優質的服務。

3.提升事業單位的工作效率

在一些事業單位的工作中，可能會存在不同科室缺乏溝通、團隊合作意識低的各自為政現象，導致在實際工作中部分工作效率低下，不利于事業單位的健康發展。人們對于檔案管理工作存在一些偏見，不被重視，在工作中造成檔案利用率不高、難以發揮應有效力的局面。因此，做好事業單位檔案管理工作，打破與各科室之間的工作壁壘，能夠幫助提高科室間的溝通和合作，互幫互助，幫助事業單位在整體上提高工作效率。

三、現階段事業單位檔案管理工作中的現狀問題剖析

1.檔案管理的意識不足，重視度不高

現階段，管理人員對于檔案管理工作沒有在思想上足夠重視起來是事業單位檔案管理工作面臨的首要問題。在實際工作中，如果沒有認識到檔案對事業單位發展所發揮的作用，就難以從主觀思想上認同管理工作的重要性，因此就難以在實際行動中付諸科學、有效的管理。這就導致了一些事業單位的檔案管理較為混亂，缺乏秩序性、規范性，難免會出現管理疏忽造成檔案材料丟失的現象，制約了事業單位的健康發展。

2.管理理念和方式有待提高

目前，隨著社會經濟的不斷發展進步，事業單位肩負起的社會責任和擔當越來越大，需要面對和處理的問題也日益劇增，這從一定程度上給檔案管理工作帶來了困難，檔案管理工作的難度就會變得越來越大。以往采用傳統的檔案管理方式，都是紙質材料進行傳閱和歸檔，但是現代信息化平臺辦公之后，一般是使用OA系統完成檔案的傳閱和歸檔工作，可是年底匯總跟整理的時候依舊會使用紙質材料進行打印和歸檔，如此便增加了檔案管理的工作量，此時我們需要思考檔案管理工作，應該以紙質材料為主還是電子材料的效果會更好。

四、強化事業單位檔案管理工作的對策探索

1.轉變檔案管理的方式，更新管理理念

檔案管理的過程中，單位需要根據自身的實際情況，加大信息化技術的創新力度，緊跟整個時代發展的特點和要求，進一步完善檔案管理理念。信息化檔案管理是進行檔案管理的必經之路，所以作為檔案管理部門成員，必須要懂得將信息化技術管理模式融入到單位的檔案管理中，如此一來，才可以有效地提高檔案管理的工作效率和水平。信息化檔案管理從一定程度上降低了人工勞動力，縮短管理時間，還為查閱者提供了極大的便利。準確地說，就是單位員工可以根據自己的需求，輸入關鍵詞完成檔案查閱工作，而且信息化檔案管理工作有助于復制和保存檔案，簡化檔案管理流程，提高管理效率和質量。

2.建立完善的檔案管理制度

制度不規范、不完善、條例不清晰是檔案管理制度的現狀。時代在發展，社會在進步，信息化技術的發展，使得檔案管理工作不只是停留在紙質文件上面，而是將大量的信息數據錄入到檔案信息庫中。要想提高檔案管理工作的效率，首先，單位需要制定更加規范合理的檔案管理制度，積極引進全新的信息化管理技術，從根源上解決問題。其次，單位還需要對現有的檔案管理制度進行完善和改進，分析出管理工作中的不足之處，同時完成改革工作，用最先進的檔案管理方法完成管理工作。

3.推動檔案管理信息化

信息化時代背景下，檔案管理工作的優化和創新，打破了傳統的管理方法，讓電子資料可以自動收集和上傳，避免在此過程中由于人為的疏忽大意而失去信息數據的真實性，促使文書檔案管理工作逐步朝著現代化的方向發展。信息化技術的應用，毋庸置疑，使得檔案管理工作變得更加方便快捷，進而節約大量的人力物力和財力，從收集信息到處理結束，花費的時間越來越少，最大程度簡化了檔案管理流程。同時，合理地應用計算機技術，使得用戶可以花費最短的時候獲取到需要的信息，簡化查閱過程，讓查閱手段朝著多元化的方向發展。需要注意的是，為了保證信息化檔案管理工作的安全性，單位要不斷加強安全技術的投入力度和管理力度，例如用戶在登錄查閱的時候需要進行身份驗證，加大網絡監管力度，提高計算機的安全性能，避免信息泄露，最大程度地提高檔案管理的安全性。

五、結束語

從事業單位的檔案管理工作上，我們可以窺測到其文化建設、單位整體風貌以及對政策落實的一個真實情況。做好事業單位的檔案管理工作，回顧過去、審視現在、展望未來，不僅對其實際工作，還是對人才的引進培養都有著重要的意義，關乎著事業單位的長遠發展。

參考文獻

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