水利檔案管理保密工作路徑探析

祁銘

一、水利檔案管理保密工作必要性

水利檔案是指水利系統各單位在從事水利工作及相關活動中直接形成的，對國家、社會和本單位具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是國家檔案資源的重要組成部分。涉及移民、征地、建設、運行、水資源管理、工程反恐等諸多方面，服務黨和國家工作大局，資源寶貴而豐富，保密工作利在千秋。水利類事業單位要在檔案保密管理的設施設備安全、保管利用安全、數字資源安全保密防護體系等方面加大工作力度，不斷增強檔案管理人員任職素質，提升水利檔案保密管理能力，進一步做好水利檔案管理工作。

二、水利檔案保密管理面臨的問題

（一）檔案保密制度不全

水利檔案涉及工程建設、防洪度汛、供水發電、生態保障等諸多方面，部分單位沒有制定出符合《水利檔案工作規定》以及本單位實際情況的檔案保密制度，導致檔案分類、整編、交接在落實保密工作規定、規范管理上存在失泄密隱患。例如，有些單位沒有建立健全定密管理制度，規范定密程序;涉密水利檔案知悉和歸檔范圍沒有明確規定;未按涉密要求存放水利檔案和辦理涉密檔案查閱手續;未設置專職檔案員進行涉密檔案對接;對涉密人員的調離沒有履行脫密期規定等。

（二）檔案保密業務不精

涉密的檔案資料應按保密規定進行管理。有些檔案員對檔案保密業務不精通、把關不嚴，容易造成檔案失泄密。一是檔案管理人員不熟悉水利專業技術知識，不具備水利項目檔案登記、監督、指導和驗收的基本能力。二是部分項目文件、工程圖紙、水質監測報告等涉密資料的管理和利用沒有與保密工作同步進行，對項目文件形成把關不嚴，原件極易丟失，影響檔案的完整性。三是有些檔案員流動性大，有的身兼機要員、宣傳員、固定資產管理員等職責，缺乏對水利檔案的思考和研究，不了解項目組卷、排列、保密利用規定，僅限于檔案的“倉庫式保管”。四是電子檔案管理方面沒有嚴格執行保密規定，存在涉密計算機存儲設備連接互聯網、非涉密計算機處理涉密信息、故障存儲設備維修監督不到位等問題。

（三）檔案保密監管措施不嚴

1.檔案管理人員大多數時間與文件打交道，存在“重藏輕用”“無秘可保”的錯誤認識，服務意識減弱;施工圖、竣工圖、征地劃界等圖紙是重要檔案，監管不嚴極易造成丟失，為推進相關工作增加難度。

2.檔案查閱過程缺少監護，導致借閱人私自摘抄、拍照或涂改;外單位借閱不履行涉密檔案借閱審批程序，造成工作秘密泄漏。

3.借閱人不按期歸還檔案或私自留存重要資料，導致檔案遺漏、丟失。倒追時解釋不清、推卸責任，造成檔案缺失。

4.部分檔案管理人員沒有養成病毒查殺和電子文件備份意識，U盤攜帶病毒侵入計算機時導致操作系統癱瘓或數據丟失。

5.在檔案保密檢查中發現，部分非涉工作秘密機存在起草、傳輸、存儲涉工作秘密的招投標文件、施工圖紙、合同協議等，因檔案保密提醒和監管的松懈，導致一些工作本應在機要室完成，但有些人為了工作便利，私自留存涉工作秘密檔案，存在泄密的安全隱患。

三、水利檔案管理保密工作的路徑

（一）建立健全水利檔案管理保密工作責任制

水利類事業單位要壓實黨委主體責任，把水利檔案管理保密工作同工程運行管理等安全工作一同對待。一是落實分級領導職責，通過召開專題會議、批示指示等方式研究解決檔案保密工作薄弱環節。二是檔案保密工作經費應列入單位年度預算，在檔案室機構設置、涉密檔案所需設施設備等方面給予支持和指導。三是側重培養檔案復合型人才，加強檔案保密制度的宣傳貫徹，并確保檔案管理人員基本穩定。四是將檔案工作納入機關考核評價工作體系。成立檔案工作領導小組，負責對各部門檔案收歸管理、安全管理、借閱管理、日常和非常情況管理等方面進行全面評價。對兼職檔案員開發檔案信息、維護檔案安全、保守秘密等表現進行綜合考核。

（二）制定水利檔案管理保密工作制度

檔案部門應建立健全檔案保密管理相關配套工作制度，進一步加強和改進檔案收、管、存、用各環節的保密管理。比如：河北省桃林口水庫事務中心制定了《工作秘密管理暫行辦法》《圖紙資料管理制度》《涉密大壩圖紙使用審批流程》《檔案庫房管理制度》等;對水利檔案標明密級，進行分門別類的保管;在檔案管理實踐過程中建立了《檔案分級管理制度》《檔案工作監督檢查制度》《檔案工作量化考評實施辦法》等，及時發現存在的問題并建立臺賬，從根源上杜絕了檔案失泄密情況。

（三）水利檔案管理的保密管控

水利檔案管理的保密管控工作應貫穿水利工程建設全過程。在水利工程建設過程中，在簽訂有關協議時要明確有關單位秘密職責和保密義務。具體包括：在水利工程建設過程中產生的國家秘密，或不屬于國家秘密，但公開或者泄露后會對國家安全、公共利益造成不利影響，或者會妨礙正常履行職能的事項，要求所有工程資料、圖紙必須齊全完整，符合立卷歸檔保密要求。在水利工程立項過程中，主管工程部門要指定一名兼職檔案員全過程參與項目檔案的收集、整理、歸檔，對檔案的完整性和保密性進行監督、檢查，制定實用的檔案分類方案。在水利工程施工過程中，檔案部門要指導工程施工建設參與人員確定涉密檔案的歸檔范圍和保管期限表。在竣工驗收過程中，要對檔案完整性、安全性進行自我評價，案卷內容和質量要達到保密規范要求，達不到規范要求的，不得通過工程檔案驗收等。

在水利檔案管理的日常工作方面，檔案管理人員對產生的涉密資料應履行“隨時產生，隨時歸檔”工作程序，確保涉密資料不流失;要明確閱密人樹立閱密規矩意識，認真履行涉密審批流程手續后方可進行密級檔案利用，檔案員要全過程監督，并做好涉密檔案借閱利用登記。要在保密常態化檢查中將涉密水利檔案保管和利用列入檢查項，形成檔案保密互補式檢查。

在檔案基礎設施設備管理方面，檔案部門對水利檔案進行分類和重點監護，配備防盜門、防護欄和監控報警設備，檔案保密制度上墻、張貼保密提醒，落實檔案庫房“九防”和“五查”措施，做好涉密檔案檢查記錄。涉密檔案始終堅持不上網、不錄入檔案系統的原則，進行單獨存放，分室閱覽并配有監控系統。

（四）加強水利電子檔案管理保密工作

當今是數字檔案發展的新時代，水利檔案數字資源的保密工作面臨新挑戰，應通過加強數字檔案保密管控，實現檔案管理計算機、掃描儀、復印機等設備專用，提升數字化檔案管理的安全保障能力。一是落實計算機內網和外網的隔離，嚴格做好辦公軟件和檔案管理系統的數據對接，做好坐標地形圖、雨水情自測報和工程觀測數據、水利工程圖紙等數字化檔案管理保密工作，并實現涉密檔案與非涉密檔案分區閱覽。二是經常備份電子工程檔案信息，規范管理檔案數字化加工場所，確保電子檔案儲存規范、查閱安全。三是在醒目位置張貼保密標識，要求不得在個人存儲介質、互聯網上處理、傳輸檔案管理系統各類信息，拍攝設備不得帶入閱覽室。四是狠抓隱患排查整治，依法依規查處水利檔案失泄密事故，以責任追究倒逼責任落實。五是與應急管理、氣象、公安、網信、保密等部門建立應急處置聯動機制，確保發現問題第一時間得到解決。

（五）加強水利檔案保密宣傳培訓

通過加強水利檔案管理保密工作宣傳培訓，使檔案管理人員提高保密工作意識，掌握水利類檔案管理法律法規和水利專業技術知識，成為水利檔案管理保密工作的行家里手。一是利用社會資源優勢，加強對兼職檔案員的保密、火災、信息安全等方面技能培訓。二是在公共場所展示水利檔案保密須知，推廣“保密觀”小程序、省檔案局“冀小蘭”官方公眾號等。三是通過內部微信工作群，要求“上網不涉密、涉密不上網”，加強微信和互聯網郵箱等即時通訊工具的保密使用管理等。四是組織開展水利檔案管理保密工作培訓班、國際檔案日宣傳、檔案知識技能競賽、水利檔案應急管理預案演練等活動，確保做好水利檔案管理保密工作。

參考文獻：

[1]薄雪萍.水利工程檔案管理中的保密工作[J].河北水利，2007（12）：38.

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[3]水利部，國家檔案局.《水利檔案工作規定》.2020.