新形勢下檔案管理創新研究

劉繼發

隨著計算機信息技術的不斷發展和應用，信息化已經逐漸成為人們生活工作中的必然發展趨勢。為滿足信息時代的實際發展需求，必須要進一步加強檔案管理創新，對檔案收集、整理、存儲、利用等進行改革，加強對計算機信息技術的應用，促使檔案工作跟上時代的發展步伐。本文對新形勢下檔案管理面臨的問題和檔案管理創新途徑進行分析，旨在提高檔案管理水平。

檔案資料對于任何一個單位的發展都具有重要的參考價值和歷史價值，檔案管理是單位的重點工作，需要專門的檔案工作人員對檔案資料進行歸檔、存儲、利用。信息技術的飛速發展帶動了社會的改革與進步，信息技術逐漸滲透到人們生活的方方面面，對人們的工作與生活產生了極大影響。自動化辦公已經成為當前主要的辦公潮流，在這種背景下，檔案管理也必須做出改變，對傳統的檔案管理技術進行創新，堅持從實踐出發，對計算機信息技術加以應用，注重數字化檔案的管理與應用，發揮檔案資料的價值和意義。

一、新形勢下檔案管理工作創新的重要性

（一）檔案創新是社會發展的動力

經濟社會是不斷進步的，回顧我國的發展歷程可以看出，唯有創新才能進步，創新是一個國家和民族發展的前提，是促進社會進步的不可忽視的力量，發揚創新精神適用于經濟社會中的各個領域。對于檔案管理而言，信息化時代，無論是檔案管理理念還是管理技術，都必須要做到創新，才能真正符合時代的發展方向，實現真正意義上的進步。

（二）檔案管理創新是促進檔案工作可持續發展的關鍵

檔案事業是單位發展過程中的重要內容之一，因為單位在多年發展過程中產生了很多有價值有意義的資料，所以檔案事業對單位未來的發展也至關重要。為了促進檔案工作實現可持續發展，必須保證與時代同步。加強檔案創新，形成檔案事業與社會發展相互協調、相互促進的局面，是當前開展檔案工作的一個重點。

二、檔案管理存在的問題

（一）檔案管理理念落后

檔案管理創新的前提是理念創新，只有從根本上改變檔案人員的思想觀念，讓他們意識到檔案管理現代化發展的重要性和必要性，才能從根本上改變檔案管理的方式方法。目前，檔案管理理念的創新程度還有待提高，尤其是檔案服務理念的缺乏，對檔案事業發展有很大負面影響。

（二）檔案管理創新重視程度不高

在現代化經濟事業的建設過程中，檔案工作受到的重視程度越來越高，也有很多單位加強了檔案工作的支持力度，從各個環節上加以改善。但從整體上來講，檔案工作的發展現狀還是不容樂觀的，一些單位的管理人員對檔案管理創新的認識不到位，覺得檔案管理就是對各種檔案資料進行整理的過程，檔案部門以及檔案人員的存在感不強，加上檔案工作與社會實際發展需求之間不匹配，繼而產生了一系列問題[1]。

（三）檔案管理技術比較落后

傳統的檔案管理以紙質檔案為主，由于計算機信息技術是近20年才迅猛發展起來的，尤其是在進入21世紀以后，計算機的普及程度明顯提高，發展到如今，大數據技術、通信技術等各種新技術的應用變得越來越普及，人們的工作和生活發生了翻天覆地的變化。對于檔案管理而言，從原來的紙質檔案變成了電子檔案，檔案的載體不同，管理技術完全不同，這就對了檔案人員提出了更高的要求，但一些檔案人員對新技術的掌握不到位，沒有與時俱進學習檔案管理的新技術和新方法，對檔案工作的發展有很大影響。

（四）檔案人員培訓不到位

檔案人員是檔案工作中最核心的力量，結合當前檔案工作的發展方向以及檔案人員的業務技能情況，加強檔案人員培訓是新形勢下檔案工作創新的有效途徑之一。檔案人員培訓是針對檔案工作人員開展的一項全面培訓工作，旨在提高檔案管理水平，更好地開展檔案管理工作。在檔案管理工作中，有的單位不夠重視檔案人員的培訓工作，將重點放在檔案資料的管理上，毫無創新科研，一些檔案工作人員對培訓工作的積極性不高，不夠主動，使培訓工作流于形式，培訓效果并不理想。

三、新形勢下檔案管理創新策略

（一）加強檔案管理服務理念創新

觀念的創新是檔案工作創新的基礎，具體來講，要徹底解放檔案人員的思想，將他們從舊的管理理念中引導出來，對新時期檔案管理的要求、發展方向等進行學習，進而提升自己的創新意識。所以，檔案管理人員應當充分結合當前的實際情況，考慮檔案管理工作的現實，以及本單位的檔案管理需求，樹立現代化檔案服務理念，將檔案管理創新當做檔案管理的根本目標。新時期檔案管理的核心是將檔案用于本單位以及社會的發展，所以檔案人員必須要具備一定的服務意識，充分認識到檔案工作就是為了更好地為人民、為單位、為社會的發展而服務，從而促進檔案工作從傳統的被動式服務轉變為主動式服務。

（二）加強檔案管理技術創新

檔案管理技術創新是提高檔案管理效率的關鍵，新形勢下檔案管理必須要實現信息化、自動化，保證與時代接軌，不能脫離時代的發展軌道[2]。

1.要加強信息技術的應用

計算機信息技術可以為檔案管理信息化提供強大的支持，可以組建專門的信息化隊伍，對計算機編程技術、檔案管理信息系統進行應用，建立檔案系統和檔案工作服務平臺。對于本單位的一些檔案資料，可以將其轉化為電子文檔形式，上傳到檔案系統，便于單位各部門下載應用。與紙質檔案相比，信息化檔案更便于存儲，時效性也更強，而且由于檔案資源共享。另外，還可以加強檔案服務技術創新，比如自媒體的發展和應用，微信逐漸成為人們工作中最常用的溝通工具，檔案管理工作也可以在線上完成，檔案人員可以通過各種新的媒介平臺，與檔案需求方進行溝通聯系，檔案部門內部也可以通過新媒體平臺進行交流，隨時反饋檔案管理的問題、解決問題，促進檔案工作真正落實。

2.提升單位檔案的利用率

只有提升檔案的利用率，才能真正發揮檔案的價值。為提升檔案的利用率，首先要對檔案進行科學分類，在此基礎上，對于不同利用價值的檔案，也可以分開合理保管，從而有針對性地利用各種檔案信息。其次，對于不同層級的檔案，管理人員要根據不同的管理要求進行管理，尤其是一些加密檔案，保密要求較高，檔案管理人員必須要做好檔案保密管理工作，在信息化時代尤其要注意防止檔案泄露。

（三）加強檔案管理制度的創新

檔案工作想要實現科學化、合理化發展，必須要創建一套符合自身發展條件的管理制度。對于事業單位來講，長期受到計劃經濟時代的影響，一些人員的觀念沒有及時改變過來，檔案管理制度也無法實現靈活變通，比如檔案管理工作長期實行聘任制度，檔案人員缺乏創新意識，無法認識到檔案工作的服務價值，導致檔案部門遠遠落后于其他部門的發展速度。對此，新形勢下，檔案工作必須要建立全新的管理制度，即要明確檔案部門是為整個單位以及整個社會的發展服務的，同時要明確檔案管理人員的具體職責，實行責任制，將具體的責任細分到每一個檔案人員身上，由檔案人員負責單位的檔案相關的所有工作，一旦在檔案管理中出現任何問題，都可以追溯源頭，找到責任人，對問題進行處理。

（四）加強檔案工作人員的培訓教育

檔案人員的能力水平不高，是檔案管理創新受阻的一個重要原因，為了提高檔案管理創新水平，必須要對人力資源進行管理，即加強檔案人員的培訓教育力度，對各種新的管理理念、管理技術、管理方法等進行傳授，提高檔案人員的創新意識以及檔案管理水平。在開展檔案人員培訓教育時，應該要進行全面培訓，一方面要加強檔案人員的業務技能培訓，從檔案管理方法、技術等方面著手開展教育，另一方面，要加強職業道德素養的培訓，提高檔案工作人員的責任意識、保密意識，強化檔案人員對檔案工作的認識，真正提高檔案工作能力水平。在開展培訓教育時，也要對培訓的方法進行創新，結合計算機時代的特征，多采取計算機信息技術、多媒體技術等進行培訓，將檔案人員培訓課程從線下搬到線上，讓檔案人員培訓工作更靈活，提高培訓質量。借助計算機信息技術之后，檔案工作人員工作業余時間也可以重新回顧網課內容，進行鞏固學習。最后，要對檔案人員進行考核，完善檔案人員培訓考核管理制度，結合檔案培訓工作的實際情況，量身定制適合檔案部門的考核方案，在培訓工作結束之后根據考核要求與標準，對參與培訓的檔案人員進行全面考核與評價，只有考核合格之后的人員才能上崗開始工作，以此保證檔案工作的準確性、高效性，對于培養通過考核的人員，可以再次進行培訓教育[3]。

四、總結

綜上所述，新形勢下的檔案管理工作是確保現代化社會穩定發展的重要力量，具有不可忽視的重要作用。為此，針對新形勢下對檔案事業所提出的具體要求，應當做好檔案管理工作的規范化、標準化，通過有效途徑提高檔案管理工作的質量和水平，從而促使其有效作用于現實社會，為社會的可持續發展提供力量。

參考文獻：

[1]孫寧.新形勢下檔案管理模式創新研究[J].神州旬刊，2020（9）：283.

[2]甘揚建.新形勢下檔案管理服務創新研究[J].辦公室業務，2020（3）：95-96.

[3]晉慧.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].中國經貿，2017（2）：52-53.