紙質檔案與電子檔案融合管理創新研究

魏紅梅

在大數據的時代下，電子檔案管理策略應運而生，為了能夠提升檔案管理的水平，本文分析了紙質檔案和電子檔案的優缺點，并且從紙質版檔案與電子檔案的共存方法、發揮檔案的相互促進作用、利用大數據進行融合、雙套制應用、雙軌制應用和電子檔案單軌制應用六個方面來研究紙質檔案和電子檔案的融合管理。希望能夠通過本文的研究為相關工作人員提供一些參考的思路。

和紙質版檔案有著明顯不同的是，電子版檔案能夠儲存大量信息，并且操作較為高效，同時精度較高。隨著大數據時代的發展，電子版檔案的應用為我國國家檔案業務的發展提供了重要的發展路徑。所以為了能夠促進檔案業務改革，需要向傳統的紙質版檔案管理工作中引入電子版檔案的管理形式，使二者能夠相輔相成，形成更加科學和有效的檔案管理方式，確保信息安全性。

一、紙質檔案和電子檔案的優缺點

（一）紙質檔案的優缺點

在信息化高速發展的時代下，紙質版檔案依舊具有其獨特的優點。由于傳統的紙質版檔案直觀性和安全性都較強，并且由于紙質版檔案多采用人工手寫的形式，當使用者拿到檔案的時候則能夠確保其真實性。并且紙質版檔案一經修改就會留下明顯痕跡，所以其安全性能夠得到有效保障。

但是紙質版檔案也有著一定的劣勢。由于紙張往往會占用較大的空間，并且隨著時間的推移，存放檔案所需要的空間會越來越大。無形之中增加了檔案儲存的成本[1]。并且數量較多而種類不同的檔案其管理難度也較大，雖然檔案管理方法已經經過了不斷改進，但是仍然存在著工作量較大的問題。并且由于紙質版檔案的歸檔時間相對固定，所以在檔案完成之后，但是并未歸檔的這段時間內，非常容易出現檔案儲存和檔案管理疏漏的問題。

（二）電子檔案的優缺點

隨著時代的發展，電子版檔案自出現便一直大受歡迎。由于電子版檔案本身具有較多優勢，能夠從極大程度上地減輕檔案管理人員的工作難度。由于電子版檔案能夠應用多媒體儲存音像文件和圖片文件，和原本的紙質版檔案相比，所儲存的內容更加靈活。并且電子版檔案在儲存時所占用的空間較小，也能夠起到減少檔案儲存所需要的費用。

但是和紙質版檔案相比，電子版的檔案雖然能夠存放大量信息，但是也存在著一定的不確定性。由于儲存信息的載體容易受到外界影響而發生損壞，并且一旦損壞便會導致大量信息丟失，其安全性和紙質版檔案相比較差。并且電子計算機在使用中也可能會受到病毒攻擊或者黑客入侵而發生數據丟失的問題，可能會導致檔案信息泄露或者被不法人員所修改的問題，使檔案信息的真實性受到影響。所以在進行檔案儲存的時候需要結合電子版檔案和紙質版檔案的優缺點來完成選擇。

二、電子檔案與紙質檔案融合的必要性

（一）滿足檔案管理的基礎需求

檔案管理工作開展的目的就是將各種不同類型的信息整合在一起，為后續的查閱與信息記錄做提供一個載體。無論是電子檔案還是紙質檔案，都滿足了檔案查詢與記錄的基本功能。兩者的融合可以提升檔案管理的工作效果，擴大儲存量與信息，提升檔案的利用率與安全保存效果。在實際管理中，用戶可以通過計算機的檢索程序，搜索與檔案有關的關鍵詞或者相關的文獻內容，快速獲得資料。紙質檔案與電子檔案的融合，不僅滿足了檔案的基本需求，同時可以保證各項信息儲存的有效性與真實性，能夠減少破壞、丟失的問題出現，無形中推動了檔案管理工作的發展。

（二）符合時代發展的需求

隨著時代的發展，信息技術已經成為我國各個領域中必不可少的一部分。在檔案管理中，數字化檔案與傳統紙質檔案的結合，符合時代發展的特征，同時可以促使檔案管理工作與時俱進。若是在檔案管理中，仍以傳統的紙質管理方式進行數據的管理與保存，那么不僅會出現信息丟失、無法為讀者提供便利的情況[1]。同時還會對各種數據信息的保存產生一定的影響，不利于檔案管理工作的健康發展。而數字化管理與紙質檔案管理的融合，不僅能夠提升檔案工作的效率，同時可以推動檔案管理工作健康發展，更好地發揮自身的作用與價值。

三、紙質檔案和電子檔案的融合管理

（一）紙質版檔案與電子檔案的共存方法

就目前情況而言，電子版檔案的應用范圍越來越廣，但是紙質版檔案也不會推出歷史物體。所以為了能夠更好地發揮出檔案管理的效果，維護檔案的安全，需要將電子版檔案管理制度和紙質版檔案的管理制度進行結合，以建立不同管理系統和促進兩個系統相互融合的方法來加強電子版檔案和紙質版檔案之間的聯系，使檔案之間的信息能夠共享。電子版檔案是一種順應著信息化時代的發展，在傳統紙質版檔案基礎上研發而成的檔案管理機制，和傳統的紙質版檔案相比，其靈活性更高。所以為了能夠實現兩種檔案共存，需要認識到二者之間的異同點，創新檔案保護方式和儲存方式，把最新檔案信息采取電子版的方式來進行保存，一些重要文件則要以紙質版的方式保存。

（二）發揮檔案的相互促進

電子檔案和紙質版檔案的相互促進是基于二者共存的基礎上的，兩個管理系統既需要獨立發展，又需要相互依賴。在這個過程中，兩種檔案管理方式會互相融合，相互促進[2]。電子版檔案的管理模式在發展的過程中引導了紙質版檔案管理模式的不斷改進，由于電子版檔案可以依托于信息網絡來完成檢索，最大程度上地節省了工作人員查找資料的時間，在紙質版檔案和電子版檔案建立了聯系之后，工作人員便可以利用電子網絡來查詢到紙質版檔案的儲存地點，較為方便地獲取電子版檔案，最大限度上地節省了查找的時間。紙質版檔案的管理方式也能夠促進電子版檔案不斷完善自身的管理方式。在紙質版檔案的嚴格管理影響下，電子版檔案也可以實現更為嚴密的管理。

（三）利用大數據進行融合

大數據也稱海量資料。隨著時代的發展，科技日新月異，我國現已全面進入大數據時代。在檔案管理方面，大數據時代不僅催生出了多種檔案管理方式，也為檔案管理任務提出了更高的標準和要求。同時，在我國經濟高速發展的狀況下，無論是企業還是事業單位，在運營中都會生成大量的各類檔案，從而產生各類檔案大數據。所以解決大數據問題逐漸成為了檔案管理工作的一項重點任務。和傳統的紙質版檔案管理方式相比，大數據時代下的電子檔案管理方式能夠更為方面地借助互聯網系統來完成檔案分類和檔案管理的任務，更多地承擔了檔案利用和檔案編研功能。

（四）雙套制應用

雙套制管理方式是當前檔案管理業務中較為常用的一種管理方式。即檔案部門在進行檔案管理工作時會同時管理兩套相同的檔案，以此來保障檔案的安全性。在傳統的檔案管理中，工作人員會保留兩套紙質版的檔案，既占據了大量空間，又浪費了人力資源和物力資源，使檔案管理部門的消耗增加。而隨著電子化檔案的大范圍應用，雙套制檔案管理制度可以同時保管一份紙質版檔案和電子版檔案。這種方式既能夠極大程度上地節約檔案存放的空間，還能夠有效保管之治安的檔案。并且該檔案管理方式的應用還能夠充分發揮出電子版檔案和紙質版檔案的不同優勢，使檔案能夠實現快速查詢，也能夠有效保障其真實性。

（五）雙軌制應用

隨著時代的發展，電子化檔案管理制度和管理方式不斷改進，檔案的管理系統也在不斷革新。現在的檔案管理系統能夠在系統內部自動形成電子版檔案，工作人員可以直接將電子版檔案進行打印，從而得到紙質版的檔案。這種融合式的管理方法便是雙軌制檔案管理方式[3]。和傳統的檔案方式有所區別的是，雙軌制檔案管理方式是傳統紙質版檔案管理方式和電子版檔案管理方式的有效融合與創新應用。并且由于這種方法沒有將紙質版檔案掃描為電子版本再進行保存的數字加工環節，能夠從一定程度上地減少工作人員操作量，以此取得提高檔案保存工作效率的作用。并且在日常的檔案管理工作中，能夠看出雙軌制檔案保管方法更加科學。

（六）電子檔案單軌制應用

在國家檔案局下發了《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》之后，電子會計憑證和紙質會計憑證便具有了同樣的法律效應，在該通知發布之后，我國的一些電子票據和電子憑證便可以實現單軌制的管理，從而有效減少了紙質版檔案成本，使電子版檔案管理方式和紙質版檔案的管理方式又一次實現了融合。這種方式能夠將紙質版檔案管理方式和電子版的檔案管理方式進行融合，不僅能夠實現檔案的管理價值，也能夠方便工作人員進行檔案查找。

四、總結

隨著“互聯網+”的深入和推進，檔案管理電子化已經成為了我國檔案管理業務的一個發展趨向。所以為了改善當前檔案管理的工作方法和工作模式，提高我國檔案管理工作的工作效率和工作準確度，需要將電子檔案管理方法和傳統的紙質版檔案管理方法進行融合，結合兩者的優點來發揮出檔案管理工作的作用和其獨特的優勢，提高我國檔案管理工作效率。

參考文獻：

[1]牟仙仙.基層事業單位紙質檔案和電子檔案的并存與融合管理[J].才智，2020（17）：234.

[2]劉瀟.標準化管理下提升紙質檔案和電子檔案相融合的策略[J].中國標準化，2019（14）：207-208.

[3]褚麗娜.基層事業單位紙質檔案和電子檔案的并存與融合管理[J].城建檔案，2019（2）：62-63.