辦公系統在企業數字化管理中的應用與實現解析

社會經濟的快速進步加劇了企業之間的競爭，同時，伴隨知識經濟時代的到來，現代企業想要在社會主義市場經濟環境中占據一席之地就需要思考如何提升內部管理效率。數字化管理是提升企業內部管理效率的關鍵，而辦公系統是數字化管理的重要載體。為此，文章以辦公系統的建設為研究切入點，在分析辦公系統建設軟硬件支持的基礎上，就其在企業數字化管理中的應用問題進行探究。

在信息技術和網絡技術的快速發展下，企業之間所面臨的競爭日益激烈，信息獲取和應用是否及時、有效直接關系到整個企業的市場競爭力。對于一個企業的發展來說，企業能否掌握充沛的信息是影響其發展的關鍵。在企業發展規模日益擴大的背景下，很多公司打造了子公司，管理信息數量增多，甚至出現了跨區域發展。為了能夠確保會議信息和管理信息的跨區域傳達，很多企業打造了自動化辦公系統，即企業結合自身發展實際情況，以整合信息、傳遞信息、利用信息為目標打造出了獨屬于自己的OA系統。

一、辦公自動化系統概述

辦公自動化系統在20世紀50年代被提出，之后在80年代到90年代期間得到了發展，被越來越多的企業認可和應用，其定義也更加廣泛。美國學者教授將辦公自動化定義為整合通信技術、計算機技術、系統科學等為一體的高效率數據信息處理技術形式，在該技術形式的作用下能夠為復雜的數據信息進行高效率處理[1]。

辦公自動化是將現代化辦公和計算機網絡功能整合在一起的新型辦公方式，是新時期技術革命的重要技術應用領域，是信息時代發展的重要產物。在辦公自動化網絡的支持下，各類信息能夠以較快的速度進行傳遞，從而提升辦公效率，并在多個技術的支持下擴展辦公手段，為企業決策者的決策提供重要參考支持。

二、現階段辦公系統自動化發展現狀分析

我國辦公自動化系統的發展起步比較晚，但是在多方面因素的支持下得到了快速的發展，在經過多年的發展下形成了比較系統、完善的大型企業辦公軟件，辦公自動化系統的應用分為面向企業和面向政府管理的兩個形式，辦公自動化系統在企業的應用關注對企業各個事務和員工工作管理，目的是能夠提升企業管理效率，提高各個資源的利用率。辦公自動化在政府部門中的應用體現在各級文件的傳達和整理上，在先進技術的支持下保證信息的公開，提高整個政府部門工作效率[2]。

但是從實際應用情況來看，現階段企業辦公自動化系統的應用主要存在以下幾個方面的問題：第一，在企業使用辦公自動化系統的過程中存在各部門各自為政的情況，資源信息比較獨立，無法得到有效的利用。在企業發展規模的擴大下，辦公自動化新的處理難度也會加大，在處理不恰當、不及時的情況下會限制整個企業的發展;第二，缺乏自身發展特色。企業在使用辦公自動化系統的時候沒有根據自身發展情況來做出相應的調整，導致辦公自動化系統的應用效果不理想，功能模塊亟待升級。

三、辦公自動化系統的技術構成

（一）系統架構

1.C/S架構

在這一架構中所有的辦公自動化應用程序會被分配到客戶端、服務器端，在各個先進技術的支持下更服務端會密切配合，最終完成任務，由此會降低通信中的網絡負擔。在網絡技術、信息技術的支持下，C/S結構會由客戶機端的用戶借助網絡來傳遞給各個服務器，向服務器發送信息任務請求，服務器在接收到請求之后會根據客戶的需要處理信息，之后將處理好的信息通過客戶機端來返給用戶。

2.B/S架構

B/S架構是瀏覽器、服務器結構，這個結構會在客戶機端取消所有應用程序的安裝，只需要安裝一個瀏覽器就能夠實現用戶之間的信息交流。在B/S結構的作用能夠借助服務器端的瀏覽器來處理大齡數據信息。該結構分為三層體系結構，第一層體系結構是用戶通過客戶機瀏覽器來向服務器端發送任務的請求，服務器會對用戶的信息進行全面的檢查，確保訪問安全。之后在網絡http協議的作用下將用戶需要的數據信息發送到客戶端，客戶端用戶會通過瀏覽器來瀏覽傳送過來的任務，完成對業務的處理。第二層服務端會在Web服務器的作用下接收經過瀏覽器傳遞的請求信息，完成對請求業務的處理。在業務處理的過程中可以通過接口和數據庫服務器的連接來處理數據信息，并將處理好的業務信息傳遞到客戶機端，由瀏覽器顯示出數據信息的結果。第三層信息的結果是將信息和Web服務器連接在一起，最終完成對數據信息的處理[3]。

（二）系統開發的關鍵技術

1.JSP

JSP技術的開發應用和ASP技術十分相似，是在靜態的HTML文件中加入Java程序和JSP腳本，最終打造出JSP文件，實現對網頁信息的動態化展示。JSP標記包含指令類型和動作類型。指令類型的標記會性JSP搜索引擎發送關聯的信息，為JSP搜索引擎信息的處理提供頁面支持。動作標記是JSP本身具有的標記，在這個標記的作用下會為容器操作動作的處理提供支持。JSP技術的應用依托JSP平臺的打造，具有方便簡單、安全性強、面向對象的特點，在任何平臺上都能夠被拓展應用，并在應用的過程中會縮短代碼的編寫時間[4]。

2.數據庫技術

數據庫管理系統是辦公自動化系統的重要組成，在運作的時候負責對各類信息的整合應用，從實際應用情況來看，數據庫的增加、刪減、修改等都是在數據庫管理系統的支持下完成的。數據庫管理系統類型眾多，其中應用最廣泛的是關系數據庫，在這個數據庫中每一個關系就是一個表格，表格上面會有屬性標記和字段標記。數據庫的設計是在獲取用戶信息之后，應用科學的方法對這些信息進行綜合分析，根據用戶所提供各個數據之間的關系來設計出效率高、空間少的數據庫系統。在數據庫系統中要注重關注命名，即保證命名的規范性和合理性。

（三）系統開發工具

第一，MyEcLipse。MyEcLipse是企業級工作平臺的簡稱，在這個平臺的支持下能夠實現對數據庫和Java的開發，整合服務器的資源信息，提升信息處理效率;第二，數據庫工具MySQL。數據庫工具MySQL是辦公自動化系統中比較流行的數據庫軟件，能夠對企業員工的基本信息進行管理和編輯。數據系統軟件具備小型、開源的特點，在使用的時候可以支持多線縱橫、多用戶的關系。數據庫工具MySQL采用多線程、多用戶、多數據類型的信息處理器，能夠支持對多元化數據信息的處理;第三，建模工具UML。UML是用來描述、構造軟件系統的商業建模語言，這個語言的描述整合了多個建模領域的軟件工程方法，是一種定義良好、方便表達、功能強大的建模語言[5]。

四、辦公自動化系統的功能需求分析

在社會經濟的進步發展下企業也進入到法快速階段，企業規模擴大，一些跨國公司出現，跨國公司的發展離不開先進計算機軟硬件的支持，同樣，企業辦公自動化系統的打造也需要得到計算機軟硬件的支持。文章所研究的企業采取瀏覽器、服務器結構開發模式，在網絡技術的支持下會打造出一個網絡辦公平臺，在這個平臺上管理員工信息、會議信息、企業運作管理安排，為企業的統一化、協調化工作的開展提供支持。公司采用MyEcLipse作為開發平臺和開發工具，依托HTML技術、JSP技術、MySQL數據庫來打造出動態化網頁，幫助企業各部門人員高效率的整合和應用各類信息。辦公自動化系統主要包含以下功能需求：第一，用戶身份驗證功能。身份驗證是系統管理的重要功能，即在用戶進入到系統之前對其進行身份驗證，完成不同交互界面的信息交流，避免數據信息重復使用和泄漏對企業發展的不利影響;第二，職工信息管理功能。現代企業員工結構復雜，決定了員工管理是一項繁瑣的工作，因此，辦公自動化系統的打造要注重借助先進的技術手段來整理員工信息，對一些關鍵的系統設置員工訪問權限;第三，個人通訊功能。辦公自動化系統個人通訊功能的實現會強化公司員工之間的交流;第四，考勤系統。對員工日常工作情況進行管理，幫助企業領導者、管理者了解每名員工的信息;第五，會議管理功能。對員工的會議參與情況進行記錄[6]。

五、辦公自動化系統的系統設計

（一）系統架構

辦公自動化系統架構是基于瀏覽器、服務器的三層體系結構，是對C/S結構的革新，會通過瀏覽器瀏覽用戶工作界面來對各個事務進行處理，降低客戶端負擔。同時，在該系統的支持下還能夠更好的促進系統維護升級，減少系統運作成本。在系統功能模塊的劃分上會將用戶身份認證模塊和其他功能模塊相區分。系統模塊的主要功能是系統管理人員根據用戶需求進入到系統主頁上，根據相應的權限來選擇信息處理操作方法。辦公自動化系統的總體架構如圖1所示。

（二）功能模塊的流程設計

第一，用戶身份驗證功能。身份驗證是系統管理的重要功能，即在用戶進入到系統之前對其進行身份驗證，完成不同交互界面的信息交流，避免數據信息重復使用和泄漏對企業發展的不利影響;第二，職工信息管理功能。現代企業員工結構復雜，決定了員工管理是一項繁瑣的工作，因此，辦公自動化系統的打造要注重借助先進的技術手段來整理員工信息，對一些關鍵的系統設置員工訪問權限;第三，個人通訊功能。辦公自動化系統個人通訊功能的實現會強化公司員工之間的交流;第四，考勤系統。對員工日常工作情況進行管理，幫助企業領導者、管理者了解每名員工的信息;第五，會議管理功能。對員工的會議參與情況進行記錄，在其中包含會議的召開時間、會議的參與人員、會議的基本議題;第六，文件管理功能。文件管理功能包含文檔的上傳、文檔的下載和文檔的統一管理;第七，公告管理。公告的編輯要包含發布的信息主題、信息的發布時間、信息的發展內容[7]。

（三）數據庫的設計

數據庫的設計是辦公自動化系統開發設計的基礎，良好的數據庫能夠提升辦公自動化系統的整體性能。通過打造完整的數據表聯系能夠更好的存儲信息數據，方便用戶對數據庫的直接操作，最終簡化整個系統的運行流程，方便用戶使用系統。在系統運行開發中，數據庫系統占據十分重要的地位，整個系統在運作的時候會涵蓋大量的數據信息，因而整個系統的運作需要得到強大數據庫的支持。在數據庫支持下能夠更好的存儲數據信息，方便用戶的訪問操作。

在數據庫設計的過程中需要打造出完善的邏輯設計模式，將數據庫的概念結構設計中完成的E-R圖轉變成和數據管理系統所支持的數據模型對應的邏輯結構，由此來更好的解決實體之間的信息轉換問題。

六、辦公自動化系統的實現——典型的代碼案例分析

在現代企業管理中辦公自動化系統采取的是HTML、MYSQL、JSP系統架構，這些架構在打造的時候依托Java語言，整個辦公自動化系統的構造十分復雜，計算開發量較大，需要更系統功能模塊之間密切配合。

用戶登錄模塊開發的功能是為用戶的信息操作和管理提供一個合法的登錄系統支持，實現對系統運作的合理化操作。和一般的系統登錄相比，登錄界面牽扯到用戶名、密碼、驗證信息等，需要將填寫的這些信息和數據庫中的數據信息進行驗證，發現合法后才能夠進入到系統中，不正確的信息是不能夠進入到系統中的。這樣的設定會在保證系統訪問速度的同時增強系統的安全性[8]。

整個系統用戶登錄模塊的基本流程如下所示：系統管理人員在管理員工的信息模塊中添加用戶登錄所需要的用戶名和密碼信息，訪問用戶需要在系統管理中找到自己的用戶名和密碼，獲得用戶本人能夠重新設置，目的是方便本人的登錄。在這個過程中驗證碼是系統隨機獲取的，在填寫完成之后點擊登錄按鈕，系統會對用戶填寫的用戶名、密碼、驗證碼和數據庫中的信息進行比較，如何發現信息是匹配的則是可以進入到系統主要界面中，如果驗證信息有一項是不正確的，則是會進入到用戶失敗的界面，與此同時會提示輸入正確的信息，一直到信息輸入正確之后系統才會繼續使用。

七、總結

隨著當前信息技術的飛速發展，OA辦公自動化系統在企業管理中的應用非常廣泛，并且其作用也日益凸顯。這不僅有利于企業構建數字化的辦公環境，降低辦公成本，而且有利于企業內部進行有效的溝通交流，提高企業辦公效率和管理效率。文章在闡述辦公自動化系統內涵和發展歷程的基礎上，就辦公自動化系統的功能模塊、系統設計問題進行了探究，最終研究證明，整個系統是根據企業發展實際需求所打造的符合企業辦公理念的一個系統，在該系統的作用下能夠在保障企業穩定發展的同時節省資金消耗，進而促進企業的長遠化發展。

參考文獻：

[1]張高翔.淺析OA系統在企業信息管理中的應用與實現[J].數字化用戶，2014（8）：122-123.

[2]林美鳳.淺談信息數字化建設在外企檔案管理中的應用[J].卷宗，2020（3）：109.

[3]孫浩.OA辦公自動化系統在企業中的應用分析[J].信息與電腦：理論版，2014（5）：55-56.

[4]毛成軍.二維碼識別技術在供電企業數字化管理中的創新應用[J].大眾用電，2020（9）：31-32.

[5]何文姝.小議OA系統在企業日常辦公標準化工作的應用[J].東方企業文化，2014（12）：180.

[6]師德俊.基于.NET的某企業數字化辦公系統的設計和實現[D].成都，電子科技大學，2016.

[7]李瑞龍.中小企業內部辦公系統的設計與實現[D].廈門，廈門大學，2014.

[8]嚴海岸.CIS中VI設計的數字化技術與應用[D].濟南，山東大學，2011.

作者簡介：李霞（1974-），女，江蘇省丹陽市人，檔案系列（中級）館員專業，主要從事公文、檔案管理等工作。