水利工程檔案數字化管理建議

管秀娟 王愛奎 黃愛春 胡燕紅 秦國建

摘 要：我國水利工程項目逐漸興建，隨之產生了很多繁瑣的檔案，而后期搜集、管理這些檔案，也是很繁瑣的過程。這些工作的完成情況對水利事業(yè)的發(fā)展有重要且關鍵的作用。所以，怎樣做好水利工程項目檔案管理工作，是當前水利事業(yè)發(fā)展過程中急需解決的問題。筆者在本文中結合這些問題，從數字化角度展開了相關的分析。

關鍵詞：水利工程檔案;數字化;管理;

自我國實施改革開放以來，至今已有40多年，在這40年中，各行業(yè)都實現了突飛猛進的發(fā)展，同時也取得了非常好的發(fā)展成績，水利事業(yè)發(fā)展也不例外，不但建設了一座座水庫，同時，也投入了多項水利水電工程，這些項目的運行，給我們的生產生活帶來了較大的便利，也為更好地發(fā)展水利事業(yè)提出了更高層次的要求。作為水利事業(yè)重要組成內容的水利工程，也要實現更高層次的發(fā)展，逐漸步入數字化時代。

一、水利工程檔案數字化的作用

（一）讓經濟效益得到了切實提升

傳統(tǒng)的水利工程檔案管理，需要很多工作人員開展相關工作。檔案管理工作要想做得更好，要提升相關工作人員的工資，同時，還要增加工作人員的數量，這顯然大大增加了管理的成本。使用數字化檔案管理模式，可將以前的紙質檔案，轉變成數字化機讀檔案，這樣一來，既節(jié)省了紙的費用，還減少了檔案保管空間。

（二）明顯提升了辦公效率

水利工程檔案管理數字化，可以將資料分類，然后進行歸納、存檔，這樣就方便了我們查閱相關數據。以水庫管理為例，一些日常管理數據、項目數據及具體的施工方面的資料，均需將具體的檔案數據存檔、備份，數字化檔案的使用，既可節(jié)省數據查詢時間，又可提升檔案管理效率。

（三）能夠讓檔案資料得到更好地保護

傳統(tǒng)的紙質檔案有很多缺點，較為常見的有：查詢不方便、容易丟失。假設把這些紙質檔案轉成數字化檔案，把它們做成電子版，上述缺點就能得到極好地解決。有一些年限很久的水利工程檔案，紙張在空氣中被氧化，十分脆弱，假設再保護不善，就很可能消失。再就是一些手寫的資料，會因字跡太潦草，出現資料錯誤的狀況。而數字化檔案能很好地解決這些問題。

二、水利工程檔案數字化管理存在的問題

（一）投入資金不足

和人工檔案管理相比，要想更好地應用數字化檔案，需在前期投入足夠的技術、資金，在后期的使用過程中，也需大量資金去保障設備養(yǎng)護或是更新等工作的開展。目前，數字化檔案，需面臨的問題是投入資金有限，同時，資金來源路徑也非常少，這樣一來，數字化檔案只有“數字化”形式，沒有實質的“數字化”內容。還有一些水利工程單位在使用數字化檔案的時候，僅靠依賴政府的資金扶持及人力扶持，但因資金來源單一，資金鏈短缺、緊張的狀況就很容易發(fā)生。

（二）管理案件不夠統(tǒng)一

數字化檔案的使用，肯定要用到與之匹配的軟件和系統(tǒng)，而當前使用的數字化檔案管理系統(tǒng)，大多數是自主開發(fā)并使用的，這樣一來，完善且統(tǒng)一的系統(tǒng)就比較缺失，此外，也未完成網絡統(tǒng)一的終極目標，各單位及部門之間的數據共享效果并不理想。

（三）檔案管理人員專業(yè)技能水平較低

數字化檔案既需統(tǒng)一的行業(yè)標準，完善的軟件系統(tǒng)，更需一支管理能力強的專業(yè)人才隊伍。另外，檔案管理工作人員，需要掌握足夠的專業(yè)知識，具有較高的技能水平。但很多水利工程單位對檔案管理工作缺乏重視，缺少對檔案管理工作的考核，檔案管理工作甚至由從事其他工作的工作人員兼職。加上缺乏專業(yè)管理人員用信息技術對檔案進行整理、分類、歸檔，直接加重了數字化檔案管理人才不足的局面。

三、水利工程檔案數字化管理建議

（一）工作人員要有正確的管理觀

一個人的思想決定了一個人的行為。因而，水利工程單位要組織檔案管理工作人員，定期或是不定期地進行專業(yè)知識技能的學習、培訓，讓這些管理工作人員，能夠站在國家的水利生態(tài)建設的視角上，感受檔案管理的重要性，摒棄以前的片面認知，將自我意識障礙徹底清除掉，客觀地開展水利工程檔案數字化管理工作。

（二）提升數字化檔案的財力支撐力度

積極拓展資金來源渠道。資金是解決當前存在問題的關鍵，資金到位，方可確保各項工作如期、高質量地開展，用在數字化檔案管理工作中的資金，可以從來源渠道和資金數量著手考慮，首先，政府要盡量增加在水利工程檔案數字化建設中的資金投入，確保前期工作可以順利進行;其次，積極拓寬水利工程檔案管理的資金來源渠道。這對于檔案數字化建設而言，并不簡單，需要一定的時間，但是，如果能夠成功，肯定會給國家、人民帶來極大的便利。因此，水利工程部門，要積極拓寬資金獲取途徑，打造完整的、完美的資金鏈，進而為數字化設施的引入和專業(yè)工作人員的培養(yǎng)、培訓提供此財力支撐。

（三）積極完善人才培養(yǎng)、選用制度

專業(yè)人才是檔案管理工作得以真正實現的主力，數字化工作同樣需要相應的技術人員進行作業(yè)和檢查，因此，專業(yè)知識充足、專業(yè)技能水平較高的優(yōu)質綜合型人才，是檔案數字化管理工作得以順利開展的關鍵。為了有更多的優(yōu)質人才加入到檔案數字化管理行業(yè)，相關職能部門必須要高度重視專業(yè)人才的培養(yǎng)、選聘，積極完善人才培養(yǎng)制度，建立健全規(guī)范的人才選用系統(tǒng)，同時，確保這些制度和規(guī)范化的體系可以切實落實到位。

（四）統(tǒng)一檔案管理的系統(tǒng)和軟件

對于數字化檔案而言，最關鍵的就是系統(tǒng)和軟件的應用，正因如此，系統(tǒng)和軟件的問題才是最重要的。首先必須要有流暢的、高效的、安全的軟件;其次是軟件的操作模塊必須要完整，另外，要保證軟件和系統(tǒng)在整個行業(yè)中有一定的廣度和深度。要想徹底解決這些問題，建議從幾方面著手：一是，全面收集紙質資料，盡早實現數字化。水利事業(yè)已經發(fā)展了很長時間，長時間的積累，獲取了海量的信息，所以，在整理這些信息的時候，必須要保證無遺漏，另外，還應確保數據的精確性;二是，在平常的使用和管理工作中，必須要分工明確，讓資料簡化，以便日后檢查和借鑒。

四、總結

在水利事業(yè)中，水利工程的貢獻是巨大的，其極大地推動了水利事業(yè)的發(fā)展，但是，因為時代一直在飛速發(fā)展，科技日日更新，各行業(yè)為更好地順應時代的發(fā)展，都在積極地進行改革，檔案管理數字化、信息化是社會發(fā)展的必然，水利工程數字化檔案管理亦是如此，檔案數字化能夠更好地實現資源數據的共享，進而極大地提升檔案的價值，因而，要積極建設健全的數字化管理系統(tǒng)，從而提高水利工程檔案管理的成效。

參考文獻

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作者簡介：管秀娟? 性別：女? 民族：漢? 學歷：研究生? 職稱：高級工程師? 研究方向：智能工程、水利工程? 單位及郵編：昌樂縣政務服務中心262400