工程建設項目檔案收集歸檔與管理研究

文/周明梅

工程建設項目檔案收集歸檔與管理工作是工程建設項目檔案全生命周期的重要環節，是確保工程建設項目檔案信息完整、準確、真實的重要保障。要開發利用工程建設項目檔案信息資源，就應注重檔案收集歸檔工作，并通過合理的管理，確保檔案信息安全有效，唯有如此，才能夠為后續工程建設項目檔案信息開發奠定基礎。

1 工程建設項目檔案收集歸檔與管理的難點及其成因

1.1 工程建設項目檔案資料收集難

隨著工程建設項目分工越來越細化，各個單位所形成的工程建設項目檔案越來越多，相應對工程建設項目檔案收集提出了新的要求。特別是受到項目多、檔案管理人員少、項目檔案多等客觀因素制約，檔案管理人員在檔案資料收集過程中難免存在收集不齊全、不系統問題。

1.2 工程建設項目檔案來源多元化

工程建設項目從立項到竣工一般要涉及多個單位，這些單位又設置不同的項目部，相應工程建設項目檔案也需要結合施工不同特點和階段，分別進行檔案收集。在施工階段由于部門交叉，涉及外包項目和多級承包項目，進一步加大了檔案收集的難度。

1.3 工程建設項目移交時間緊迫

工程建設項目檔案隨著項目的推進進行階段性整理，從項目施工部門向檔案管理部門移交歸檔，規模較大的，所形成的檔案多則上千卷，少則也有幾百卷。這些重要的檔案文件資料需要在幾個月內或某一時間段大批量地集中收集、整理和移交，對于工程建設項目檔案管理人員而言，如果短期內進行項目檔案移交，難免會出現錄入不全或不完整問題，特別是突擊整理，由于精力和時間不足，可能會出現錯漏，難以保證質量。

1.4 工程建設項目檔案管理難度加大

移交完畢的工程建設項目檔案需要檔案管理人員按照其屬性和特征進行分類管理，在這一過程中由于前期的收集和移交工作做得并不完善，相應的在管理階段檔案管理人員還需要對所有的檔案內容進行梳理，并參照標準對檔案內容進行完善，一旦出現漏項或內容不清晰的，需要與生成檔案的業務部門有關人員聯系核對，會耗費大量的時間和精力，加大檔案管理難度。

分析上述問題產生的原因，主要有四個方面。一是工程建設項目檔案涉及單位多，建設周期長。涉及工程部門、生產部門、規劃部門、采購部門、供應部門、財務部門，還涉及工程承包方、施工方、設計方、監理單位等，有的工程持續數年甚至更長時間。二是工程建設項目檔案種類多。一般工程建設項目涉及的專業和子項較多，所形成的檔案文件也種類繁多，既有政府職能部門的各種批文，也有施工各類圖紙記錄，還有設備管理和運行的各種文件，成分比較復雜。三是工程建設項目檔案管理人才緊缺。缺乏既了解工程建設項目施工流程，也具備一定檔案管理經驗，有較強責任感的檔案管理人員。四是工程建設項目檔案管理模式及要求不統一。一些單位沒有完善相應制度機制，對工程建設項目檔案收集和移交工作存在隨意性和職能模糊問題，難以確保工程建設項目檔案信息的系統性、完整性、真實性。

2 工程建設項目檔案收集歸檔與管理對策

檔案收集歸檔與管理是工程建設項目檔案整個生命周期的關鍵環節，是提升檔案管理質量的重要步驟。應采取有效措施，加強檔案收集歸檔與管理工作。

2.1 建立健全工程建設項目檔案管理機制

應通過制度機制明確工程建設項目各參建單位、職能部門在檔案收集歸檔和管理相關環節的具體職能和職責，提升各部門和單位對工程建設項目檔案管理的重視程度，通力配合、團結協助，共同做好工程建設項目檔案管理工作。應形成一套符合行業標準的制度體系和技術規范。特別是工程建設項目檔案涉及的業務多、參與部門多，在工程建設項目檔案信息收集歸檔過程中難免會出現工作要求不統一的問題，影響工作。為提升工程建設項目檔案收集歸檔與管理質量，應對相應流程進行簡化，進一步提升操作的規范性和嚴肅性，減少不必要的中間環節，確保整個工程建設項目檔案收集歸檔工作順利進行。

2.2 制定實施工程建設項目檔案管理標準

工程建設項目檔案收集歸檔、移交與管理之所以會出現各種內容不準確、格式出現偏差等問題，就在于沒有嚴格的工程建設項目檔案管理標準。要解決這一問題，有必要細化工程建設項目檔案管理標準。一是健全工程建設項目檔案收集標準。明確工程建設項目檔案收集對象、范圍及基本格式、填寫標準等，確保所收集的檔案內容符合相關技術標準，能夠被計算機系統所接納。二是健全工程建設項目檔案移交標準。應制定嚴格的移交規范標準，確保移交工程建設項目檔案不出現質量問題。三是要建立和完善工程建設項目檔案管理標準。工程建設項目檔案管理時間跨度大，參與人員多，只有制定嚴格的管理標準，才能夠確保工程建設項目檔案在管理過程中內容真實可靠，保證質量。

2.3 管理關口前移

檔案管理部門應將工程建設項目檔案收集歸檔工作放在突出位置，在思想和行動上給予足夠重視。應推進工程建設項目檔案收集歸檔工作前移，要求建設、監理、施工單位指明檔案管理責任人，抓好工程建設項目檔案相關工作，確保檔案收集、歸檔、移交工作得到落實。應根據國家檔案局、國家發改委《重大建設項目檔案驗收辦法》和國家檔案局《建設項目檔案整理規范》，明確工程建設項目建設、施工、監理等單位需收集的檔案要求及流程，納入項目合同，及時糾正收集歸檔與移交過程中存在的問題，對不能按期完成檔案收集歸檔和移交工作的，必須對相關情況予以說明，并保證在約定的期限內完成。

2.4 強化同步跟蹤

針對一些大型工程建設項目，檔案收集歸檔工作必須與項目建設同步進行，做好全程跟蹤工作，確保檔案信息收集歸檔與移交工作真正落地。一方面，應按照工程建設項目檔案管理相關要求，定期召開由施工部門和參建單位共同參與的檔案管理協調會議，明確工作責任、要求和具體負責人員，為檔案收集和移交工作提供扎實的人員組織保障。同時，對工程建設項目檔案管理制度機制進行完善，為工程建設項目檔案管理工作開展提供完善的制度依據。另一方面，檔案管理部門應深入施工一線，與施工單位進行溝通和互動，及時了解工程進度以及文件資料的形成、管理、收集和整理情況，定期對檔案收集和管理工作進行跟蹤、指導和檢查，為檔案移交工作做好準備。此外，在工程管理和項目驗收階段，必須有檔案管理部門人員參與，并將工程建設項目檔案管理作為工程管理的重要組成部分，各個部門要給予工程建設項目檔案管理足夠的重視，支持檔案收集與移交工作。

2.5 搭建管理平臺

隨著網絡信息技術的不斷發展，為工程建設項目檔案管理工作提供了更為多元化的技術手段。通過搭建工程建設項目檔案信息平臺，可以及時地對工程建設項目檔案信息進行收集和移交，同時也能夠豐富工程建設項目檔案服務職能，結合項目具體情況，對收集上來的檔案信息資源進行系統開發，為工程建設項目管理和實施提供扎實的檔案信息保障。在具體實施過程中，一線工程建設項目建設部門應主動地與檔案管理部門取得聯系，并獲得工程建設項目檔案信息平臺端口，通過平臺對平臺、系統對系統的方式，及時地對工程建設項目檔案信息進行在線傳輸和移交。檔案管理部門應對提交上線的工程建設項目檔案信息進行仔細對照，對于不符合相關技術要求和歸檔要求的檔案，應退還給檔案生成部門，由生成部門完善之后重新提交，確保工程建設項目檔案信息的質量。

3 工程建設項目檔案收集歸檔與管理的保障

工程建設項目檔案管理是一項復雜的系統工程，涉及收集、歸檔、移交、管理等多個環節。為了確保工程建設項目檔案能夠更好地發揮作用，在管理過程中就必須結合工程建設項目檔案管理的實際要求，完善相關組織、資金等方面的保障，為其提供更為扎實的工作條件。

3.1 組織保障

工程建設項目單位應充分認識檔案管理的重要性，成立工程建設項目檔案工作領導小組，其組長應由工程建設項目建設單位有關領導擔任。領導小組應貫徹黨和國家關于工程建設項目檔案管理的各項要求，統一組織領導工程建設項目檔案收集歸檔與管理工作，結合工程建設項目檔案管理的實際需要，完善相關制度機制。工作領導小組辦公室可設在項目建設單位檔案管理部門，由檔案管理部門負責人任辦公室主任，負責具體的工程建設項目檔案管理實施工作。領導小組應經常對工程建設檔案管理工作進行檢查，認真研究和解決檢查中發現的問題，保證工程建設項目檔案管理工作正常順利推進。同時，工程建設項目檔案領導小組還應充分發揮組織協調職能，要求工程建設項目其他參與單位支持檔案管理部門的檔案收集歸檔、移交與管理工作，形成工作合力。各個部門應嚴格按照檔案管理的具體要求，做好檔案收集歸檔和管理工作，定期與檔案部門聯系，及時收集歸檔、移交相關檔案資料。

3.2 資金保障

工程建設項目檔案管理工作需要投入必要的人力、物力和財力，工程建設單位應充分認識工程建設項目檔案管理工作的資金需求，將工程建設項目檔案管理工作資金納入年度預算。對于出現的臨時性的工程建設項目檔案管理資金需求，也應該及時研究和支持。與此同時，應加大對工程建設項目檔案資金使用的監管力度。建設單位應指派專人負責工程建設項目檔案資金使用監管工作，對于資金的具體用途、經辦人、時間期限等嚴格進行監管，確保工程建設項目檔案資金真正落到實處，用在刀刃上。此外，還要堅持工程建設項目檔案資金使用動態機制，每年年初要對上年工程建設項目檔案資金使用情況進行總結，對下一年預算進行規劃，通過動態調整，切實保障工程建設項目檔案管理工作的資金需要。應及時配置和更新硬件設施設備，做好軟件系統的維護和適時更新，積極推進工程建設項目檔案信息化建設，實現工程建設項目檔案信息資源的有效開發和利用。

3.3 技術保障

隨著網絡信息技術的不斷發展，對工程建設項目檔案管理工作提出了新的要求，工程建設項目檔案管理部門應該主動地適應時代發展趨勢，將現代網絡信息技術與工程建設項目檔案收集、歸檔、移交、管理工作有機結合，進一步明確工程建設項目檔案收集、移交與管理工作的技術重點。通過運用現代信息技術，推進工程建設項目檔案管理信息化，有效地提升工程建設項目檔案收集、歸檔、移交、管理各個環節的工作效率。完善工程項目檔案管理信息系統，打造符合工程建設項目檔案管理工作實際需要的各類數據庫，實現對工程建設項目檔案信息資源的有效整合，為后續檔案信息資源開發利用和共享奠定扎實的技術基礎。

3.4 人才保障

工程建設項目檔案管理工作離不開檔案管理人員的具體參與和實施，加強隊伍建設，十分重要。一方面，應加強對工程建設項目檔案管理人員的教育和培訓，進一步提升這些人員的責任意識、規范意識和標準意識。應組織檔案管理人員加強對工程建設項目檔案管理相關制度機制的學習，使其對工程建設項目檔案信息收集、移交、歸檔、整理、利用等流程都爛熟于心，并在工作中能夠靈活地運用制度機制解決遇到的各種困難和問題。同時要靈活地調整工作重心和人才隊伍建設方向，根據工程建設項目檔案管理的實際需要，適當增加檔案管理人員，優化檔案管理人員的知識結構，進一步提升檔案管理人員的信息素養，更好地完成工程建設項目檔案信息收集歸檔、移交和管理工作。

總之，新時代在工程建設項目檔案管理過程中應進一步明確收集、歸檔、移交和管理工作的難點，完善工程建設項目檔案管理制度機制，大力推進檔案管理信息化，提升工程建設項目檔案管理人員的能力和素質，提高工程建設項目檔案收集、歸檔、移交和管理工作的質量和水平，更好地為工程建設服務。