如何召開高效會議，而非制造虛假繁忙？

陳春花

近年，由于疫情的緣故，很多企業開啟了線上辦公模式，員工迅速轉變成為數字個體。為了激活員工的積極性，保證線上辦公與協同效率，很多管理者都會通過線上會議，進行日常工作的溝通。但很多管理者并不知道如何開好一個會。

本文給大家簡單介紹高效會議的五個原則，讓會議真正有價值而非虛假繁忙。

主題一定要明確，會議不是來討論問題的，而是需要解決問題。

如果你有了解決方案，希望大家表達意見才適合開會；方案確定以后要通知大家也可以開會，除此之外不需要開會。開會是達成共識，而不是討論問題，因為開會討論問題是不會有結果的。

因此，會議必須有一個很明確的主題，而且所有圍繞這個主題的資料要提前準備，沒有準備的會議是沒有意義的，這是一個非常明確的要求。

會議的工作方法決定了公司的兩個結果，一個是效率，一個是品質。如果這個方法論不做好的話，公司的效率會十分低下，所以一定不要小看會議的方法論。

開會誰來做主持人？一般來說解決問題的負責人適合來做主持人，因為只有他才會想盡辦法讓這個會議有結果。

如果不是對這個問題負責的人來主持，他可能就會按流程把會議主持完，但是他絕對不關心會議的結果。這在方法論上是一個極大的錯誤。

很多公司開會喜歡讓老板來主持，我建議除了戰略會之外，老板都不要主持，因為只有戰略會是老板的責任，其他會議都是別人的責任，應該讓別人來主持。

比如說產品會、經營會，其實都不需要老板來主持，應該由主負責人來主持。

會議的所有時間都要約定清楚，這包括以下四個時間：

1. 開始和結束的時間；

2. 發言的時間；

3. 與會者決議達成共識的時間；

4. 行動方案確定的時間。

很多時候，大家開工作會議只會做出一個決定。這樣遠遠不夠，一定要把行動方案也確定下來，就是做什么不做什么。

還有一個特別需要大家注意的，就是一個有效的會議建議不要超過30分鐘，最長就是40分鐘。

為什么要這么短？兩個原因：

第一，來開會的人基本都在重要崗位上，開得越長，公司的成本越高。

第二，解決問題的會議跟時間長短沒關系，跟前期準備有關系。前期準備得越充分，會議效率就會越高，所以日常會議一定要短。

開會的目的是要解決具體問題。因此，開會的核心主要是談行動方案，不是談觀點，也不是談問題。

在管理工作中，我們遇到最大的問題是大家陷在問題里。如果你仔細觀察，會發現很多公司的會議都是問題導向的——只要有問題，就召開會議，也正因為如此，企業內部的會議非常多。另外，問題也會層出不窮。

正確的做法是，會議是行動方案導向的。也就是有問題不需要開會，而是明確行動方案才開會。因為以問題為導向的會議，往往很難達成共識，同時會耗費時間，需要多人參與，這對解決問題而言，不是最好的方式。

要知道，理解和判斷問題應該是回到問題發生地，而不是在會議室。

會議開完了，一定要下結論。如果議而不決，甚至經常無法把會議進行下去，經常跑題，經常爭論并堅持各自的見解，恐怕就無法進行有效的決策了。

建議大家調整成這個樣子：日常會議開完，大家都清楚要做什么，然后就去做。

會議工作法是管理者常用的工作方法，但是開會只能證明你比較忙碌，不代表開會是有價值的。如果開會不能產生價值，它就沒有意義，我們稱之為虛假繁忙。

所以，希望本文通過高效會議五個原則的介紹，幫助大家去開一個好會，通過開好會與團隊形成共同的工作方法，真正發揮會議的價值。

本文來自公眾號春暖花開