藥品生產(chǎn)企業(yè)自檢流程梳理

文/ 董炎超 陳世鵬 陳世會

為了符合法律法規(guī)對藥品生產(chǎn)企業(yè)自檢的要求——藥品生產(chǎn)企業(yè)應(yīng)積極探索自檢流程與方法。目前開展自檢的流程為：建立自檢方案、自檢計劃，通過實施自檢，形成自檢報告，及自檢結(jié)果應(yīng)用等。自檢方法則可分為資料檢查、當(dāng)面溝通交流以及現(xiàn)場檢查這3種。本文說明了藥品生產(chǎn)企業(yè)自檢的必要性，介紹了自檢的可行性以及自檢的作用，為藥品生產(chǎn)企業(yè)開展自檢工作提供了具體的方法。

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對于藥品生產(chǎn)企業(yè)來說，開展自檢工作有百益而無一害：既可以滿足《藥品管理法》等法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的要求，其形成的自檢報告也是各類審計和檢查的必看內(nèi)容；更重要的是通過自檢，藥品生產(chǎn)企業(yè)可以識別改進(jìn)的機(jī)會，達(dá)到持續(xù)改進(jìn)其質(zhì)量管理體系的目的。特別是，隨著藥品GMP（藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范）認(rèn)證的取消，企業(yè)的自律性管理顯得更加重要，藥品生產(chǎn)企業(yè)自檢是其持續(xù)實施GMP 和嚴(yán)格執(zhí)行法律法規(guī)的重要保證[1]。

1 法規(guī)對自檢的要求

從事藥品生產(chǎn)活動，應(yīng)當(dāng)遵守藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范，建立健全藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理體系，保證藥品生產(chǎn)全過程持續(xù)符合法定要求［2］。

質(zhì)量管理部門應(yīng)當(dāng)定期組織對藥品生產(chǎn)企業(yè)的自檢，監(jiān)控《藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范（2010年修訂）》（以下簡稱《規(guī)范》）的實施情況，評估藥品生產(chǎn)企業(yè)是否符合《規(guī)范》要求，并提出必要的糾正和預(yù)防措施。自檢應(yīng)當(dāng)有計劃地對機(jī)構(gòu)與人員、廠房與設(shè)施、設(shè)備、物料與產(chǎn)品、確認(rèn)與驗證、文件管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量控制與質(zhì)量保證、委托生產(chǎn)與委托檢驗、產(chǎn)品發(fā)運與召回等項目定期進(jìn)行檢查。應(yīng)當(dāng)由企業(yè)指定人員進(jìn)行獨立、系統(tǒng)、全面的自檢，也可由外部人員或?qū)＜疫M(jìn)行獨立的質(zhì)量審計。自檢應(yīng)當(dāng)存有記錄。自檢完成后應(yīng)當(dāng)有自檢報告，內(nèi)容至少包括自檢過程中觀察到的所有情況、評價的結(jié)論以及提出的糾正和預(yù)防措施。自檢情況應(yīng)當(dāng)報告企業(yè)高層管理人員［3］。

藥品生產(chǎn)企業(yè)應(yīng)當(dāng)每年進(jìn)行自檢，監(jiān)控藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范的實施情況，評估企業(yè)是否符合相關(guān)法規(guī)要求，并提出必要的糾正和預(yù)防措施［4］。

2 如何開展自檢

為確保自檢工作符合相關(guān)要求，并按照策劃進(jìn)行，藥品生產(chǎn)企業(yè)需要建立自檢方案［5］。自檢方案一般包括目標(biāo)、范圍、參考文件、定義、職責(zé)、工作內(nèi)容、相關(guān)文件及記錄。

2.1 自檢審核計劃

首先，自檢應(yīng)制定年度審核計劃。每年年底由質(zhì)量管理部指定人員制定下一年度自檢計劃，經(jīng)審批后執(zhí)行。其次，還應(yīng)制定單次計劃。每次自檢前，質(zhì)量管理負(fù)責(zé)人應(yīng)任命自檢組長。組長應(yīng)成立自檢團(tuán)隊，并制定單次自檢計劃。

2.2 自檢的啟動

自檢團(tuán)隊?wèi)?yīng)先與相關(guān)人員就自檢目標(biāo)、范圍、方法及日程安排進(jìn)行溝通。確定自檢的可行性以及實施自檢時所需的時間與資源。

2.3 自檢活動的準(zhǔn)備

2.3.1成立自檢小組

每次自檢前，質(zhì)量管理負(fù)責(zé)人應(yīng)在自檢前的規(guī)定日期發(fā)布自檢的通知。在發(fā)布自檢通知后，質(zhì)量管理負(fù)責(zé)人應(yīng)任命自檢組長。組長應(yīng)成立自檢團(tuán)隊。自檢團(tuán)隊由自檢組長根據(jù)自檢項目、范圍及部門，選擇公司內(nèi)具有資格的人員。

2.3.2編制審核計劃表

在每次自檢前，組長應(yīng)制定自檢計劃表，具體內(nèi)容如下：

（1）確定自檢的范圍與目標(biāo)：對于制藥企業(yè)來說，自檢的范圍包括覆蓋的產(chǎn)品、區(qū)域及標(biāo)準(zhǔn)要求；自檢的目標(biāo)，就是通過自檢，評價公司質(zhì)量管理體系是否符合相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和企業(yè)所建立的質(zhì)量管理體系文件的要求。

（2）確定自檢所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)：對于制藥企業(yè)而言，自檢的依據(jù)是相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和企業(yè)所建立的質(zhì)量管理體系文件。

（3）核查自檢團(tuán)隊：自檢人員一般需要在藥品生產(chǎn)企業(yè)工作一年以上，或具有相關(guān)資歷并經(jīng)質(zhì)量管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；需要接受過公司內(nèi)部或者外部相關(guān)培訓(xùn)，并持有相關(guān)證書；同時，自檢人員不能自檢與其職務(wù)具有直接關(guān)系的業(yè)務(wù)；必要時，可對自檢人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。

（4）制定行程表

①確定自檢日期及每日自檢時間：每日自檢開始的時間以上班一小時后為宜，以使各部門可從容安排當(dāng)日工作事宜，專心接受自檢。

②確定每次自檢時的具體內(nèi)容與自檢團(tuán)隊的具體人員。

③策劃首次會議：在自檢首次會議上，需要規(guī)定參加自檢的人員、首次會議時長及首次會議需要解決的問題。

自檢發(fā)現(xiàn)的構(gòu)成

⑤確定其他與本次審核有關(guān)的事項。例如，如果藥品生產(chǎn)企業(yè)實行多班制，策劃計劃時，一定要策劃夜班的自檢。

2.3.3分配自檢團(tuán)隊工作

在每次審核前，由自檢組長對自檢團(tuán)隊進(jìn)行工作分配。需要將自檢團(tuán)隊分成若干個小組，由不同的小組負(fù)責(zé)不同的自檢內(nèi)容。

2.3.4準(zhǔn)備相關(guān)文件

在每次自檢前，各自檢人員可根據(jù)自檢的主題向文件管理中心借閱相關(guān)文件，準(zhǔn)備自檢事宜。

2.4 自檢活動的實施

2.4.1舉行首次會議

在正式審核前，應(yīng)由自檢組長主持召開首次會議。按照策劃，相關(guān)人員均須參加會議，并進(jìn)行簽到和拍照。會議主要包括以下內(nèi)容：確定自檢范圍、目標(biāo)及自檢時所采用的方法；介紹自檢成員；確定自檢日程安排與末次會議時間及會議的參與人員。

2.4.2進(jìn)行信息的收集和驗證

所謂“借勢”就是策劃事件營銷活動時，找到品牌與熱點新聞的相關(guān)性，借助于媒體之勢，將公眾的注意力轉(zhuǎn)移到對企業(yè)品牌本身的關(guān)注，達(dá)到宣傳目的。而想要實現(xiàn)好的效果，必須遵循相關(guān)性、可控性和系統(tǒng)性原則。“借勢”的營銷操作要訣在于：

（1）完成檢查表：自檢人員在自檢前應(yīng)該編制好檢查表以輔助自檢工作的開展。檢查表的設(shè)計應(yīng)考慮以下事項：檢查表的內(nèi)容應(yīng)根據(jù)相關(guān)文件制定；檢查表的設(shè)計以輔助記憶的原則規(guī)劃，以保證自檢進(jìn)行時的連續(xù)性和深度。

（2）實施自檢

①采用的自檢方式：自檢團(tuán)隊進(jìn)行自檢時，應(yīng)通過查看文件、面對面溝通及現(xiàn)場檢查的方式收集客觀證據(jù)。查看文件的首要任務(wù)是，確認(rèn)藥品生產(chǎn)企業(yè)的文件管理系統(tǒng)是否符合相關(guān)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)要求，確定其文件管理系統(tǒng)的充分性和符合性；面對面溝通是自檢團(tuán)隊通過詢問相關(guān)人員，確認(rèn)其工作是否能夠按照公司文件的策劃進(jìn)行；現(xiàn)場檢查是確定現(xiàn)場相關(guān)的被檢查要素是否符合相關(guān)要求。

②進(jìn)行自檢：自檢人員進(jìn)行自檢時可利用檢查表，以保證審核工作的連續(xù)性；自檢人員在進(jìn)行審核時應(yīng)注意自檢原則和技巧的運用。自檢注意事項包括：自檢不是在會議室或辦公室進(jìn)行，而是要在“工作”現(xiàn)場進(jìn)行；自檢需要在自檢人員主導(dǎo)下進(jìn)行；自檢人員應(yīng)掌握自檢目標(biāo)、不逾越自檢范圍；應(yīng)根據(jù)客觀事實進(jìn)行自檢，并取得客觀證據(jù)，對足以影響自檢結(jié)果或可能需要進(jìn)一步自檢的任何跡象保持警覺；確認(rèn)及澄清所有“口頭”信息；使用備忘錄，記錄須查證的事項；使用藥品生產(chǎn)企業(yè)習(xí)慣用語，以減少溝通障礙。

（3）填寫檢查表：自檢人員對自檢過程中發(fā)現(xiàn)的缺陷，必須立即填寫在檢查表上并附上必要的證據(jù)資料。

2.4.3形成自檢發(fā)現(xiàn)

（1）自檢發(fā)現(xiàn)

自檢人員將自檢證據(jù)與自檢準(zhǔn)則進(jìn)行對照，即可形成自檢發(fā)現(xiàn)。自檢發(fā)現(xiàn)可分為優(yōu)勢和缺陷。對于自檢過程中所發(fā)現(xiàn)的優(yōu)勢，企業(yè)應(yīng)繼續(xù)保持；對于發(fā)現(xiàn)的缺陷，企業(yè)需要盡快采取措施，進(jìn)行改進(jìn)。

（2）缺陷分級

缺陷可分為嚴(yán)重缺陷、主要缺陷和一般缺陷［6］。

嚴(yán)重缺陷是指與藥品GMP要求有嚴(yán)重偏離，可能會使產(chǎn)品對使用者造成危害的缺陷。屬于下列情形之一的即為嚴(yán)重缺陷：對使用者造成危害或存在健康風(fēng)險；與藥品GMP要求有嚴(yán)重偏離，給產(chǎn)品質(zhì)量帶來嚴(yán)重風(fēng)險；有文件、數(shù)據(jù)、記錄等不真實的欺騙行為；存在多項關(guān)聯(lián)主要缺陷，經(jīng)綜合分析表明質(zhì)量管理體系中某一系統(tǒng)不能有效運行。

主要缺陷是指與藥品GMP要求有較大偏離的缺陷。屬于下列情形之一的即為主要缺陷：與藥品GMP要求有較大偏離，會給產(chǎn)品質(zhì)量帶來較大風(fēng)險；不能按要求放行產(chǎn)品或質(zhì)量受權(quán)人不能有效履行其放行職責(zé)；存在多項關(guān)聯(lián)一般缺陷，經(jīng)綜合分析表明質(zhì)量管理體系中某一系統(tǒng)不完善。

一般缺陷是指偏離藥品GMP要求，但尚未達(dá)到嚴(yán)重缺陷和主要缺陷程度的缺陷［7］。

2.4.4準(zhǔn)備審核結(jié)論：自檢團(tuán)隊?wèi)?yīng)在自檢組長的主持下，討論自檢發(fā)現(xiàn)、確定缺陷項目、綜合整理被檢查部門的優(yōu)劣。

2.4.5舉行末次會議

在按照自檢檢查表完成自檢工作后，編寫自檢報告之前，應(yīng)由自檢組長主持召開末次會議，以便管理人員清楚掌握自檢結(jié)果。按照策劃，相關(guān)人員均須參加會議，并進(jìn)行簽到和拍照。

按照策劃，末次會議參與人員包括自檢團(tuán)隊和被檢查部門的相關(guān)人員。會議有以下內(nèi)容：重申本次自檢的范圍與目標(biāo)；報告自檢結(jié)果及自檢發(fā)現(xiàn)，按順序報告發(fā)現(xiàn)的缺陷；若缺陷經(jīng)進(jìn)一步討論確認(rèn)可以消除或被檢查部門提出了額外證據(jù)，可經(jīng)自檢組長裁決取消該缺陷，并在檢查表中加以標(biāo)記。宣告糾正或預(yù)防措施，按糾正和預(yù)防措施控制程序發(fā)出并跟進(jìn)；報告自檢過程中所遇到的主要障礙；提出自檢報告的發(fā)出日期。

2.5 自檢報告的編制和分發(fā)

2.5.1編制

按照策劃，自檢組長應(yīng)在自檢工作完成后的規(guī)定時間內(nèi)，完成自檢報告的編寫；應(yīng)注意，自檢報告必須有自檢組長及質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人簽字。

自檢報告的主要內(nèi)容有：自檢目標(biāo)、自檢范圍、自檢準(zhǔn)則、自檢團(tuán)隊、自檢日期、自檢發(fā)現(xiàn)——包括優(yōu)勢、不足和數(shù)據(jù)分析、結(jié)論及報告的編制與審批。

2.5.2分發(fā)

按照策劃，審核報告的正本由文件管理中心保存，副本分發(fā)給相關(guān)人員。

2.5.3自檢的完成

當(dāng)所有策劃的自檢活動已執(zhí)行完畢，自檢即告完成。

2.5.4自檢后續(xù)活動的實施

（1）糾正與預(yù)防措施的發(fā)出與跟進(jìn)

對于自檢發(fā)現(xiàn)的缺陷，應(yīng)實行糾正與預(yù)防措施，并按《糾正和預(yù)防措施控制程序》進(jìn)行跟進(jìn)及控制。

自檢團(tuán)隊在末次會議后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)針對檢查表上記錄的每一個缺陷填寫《糾正和預(yù)防措施處理單》的相關(guān)內(nèi)容，并由發(fā)現(xiàn)的自檢人員進(jìn)行跟進(jìn)，直至整改完成。待所有的糾正與預(yù)防措施完成后，由自檢組長確認(rèn)并結(jié)案。

（2）呈報管理團(tuán)隊

質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)到文件管理中心借調(diào)自檢報告(含其他相關(guān)記錄)，將內(nèi)部管理體系自檢的相關(guān)內(nèi)容呈報給管理團(tuán)隊，匯報本次自檢的狀況。

2.5.5記錄保存

所有自檢的記錄都應(yīng)由文件管理中心保存，并應(yīng)按照策劃，保存一定時間。自檢必須保存的記錄有：自檢計劃表、檢查表、自檢缺陷報告單、糾正和預(yù)防措施處理單、自檢報告、首次會議簽到表和會議照片、末次會議簽到表和會議照片。

3 結(jié)論與探討

自檢工作是保證藥品質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)之一，藥品生產(chǎn)企業(yè)應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)的要求，定期開展自檢。本文講述了藥品生產(chǎn)企業(yè)開展自檢的全過程，為藥品生產(chǎn)企業(yè)如何有效開展自檢活動，提供了方法和參考依據(jù)。