基于VBA的綜合能源業務合同管理插件開發

王 冬，操晨潤，任春達，吳維維，陳玉峰

（國網海鹽縣供電公司，浙江 嘉興 314000）

國網浙江省電力有限公司正在大力打造綜合能源業務，加快構建以電力相關產業為中心，相關配套產業為輔助的交易體系。隨著省公司對綜合能源業務越來越重視，考核力度也越來越大，相關基層單位在處理綜合能源業務，尤其是綜合能源交易合同擬定時，亟須進一步優化工作方法。

綜合能源合同具有涉及金額大、數據信息多、處理要求高等特點。以作者所在單位為例，2020年綜合能源業務總目標1850萬元，每項業務價值從幾萬元到幾百萬元不等。相關業務至少涉及客戶、供電公司和供貨方3 家公司，包含采購合同、銷售合同、三方協議合同3 種類型的合同。據統計，在合同中填寫的信息約100 條，其中包括去稅、利潤計算與大小寫轉換等處理信息10余條。隨著業務進一步開展，合同數量逐步增加，由于基層業務人員水平參差不齊，人工統計分析的局限與大量數據項高效精準處理需求之間的矛盾凸顯尤為明顯。在重復填寫過程中難免會出現失誤，如信息錯行、漏填、計算錯誤等，導致無法及時、準確地上報各類型綜合能源合同。

據此，本文借助于計算機程序化綜合能源業務管理，開發綜合能源業務合同管理插件，輔助綜合能源交易合同的擬定及相關業務業績分析決策。優化電力營銷工作方法，在減少基層業務人員擬定合同文本工作量的同時提高工作質量。

1 綜合能源業務合同管理現狀

通過廣泛調研，找出擬定綜合能源業務合同耗時費力的幾個關鍵末端因素：培訓力度不夠；業務人員流動性大，業務能力不足；統計信息多、范圍廣；數據計算、轉換大小寫復雜；統計信息重復填寫，耗時久；對接問題，缺乏標準化流程。

受上述末端因素影響，現階段綜合能源業務合同處理時主要面臨耗時長、準確度低等問題。要因確認如表1所示。

表1 要因確認表

依據公司規定，每位員工每年均要進行崗位技術的培訓，并經考核合格后方可上崗。抽查員工的培訓檔案，培訓情況如表2所示。2020年10月，再次對上述員工進行了技能測試考核，參加考試人數6人，合格率100%，其中4人成績優秀，2人成績良好。因此，培訓力度及員工業務水平為非要因。

表2 業務人員培訓及考核情況

以作者所在單位為例，統計三方協議、采購合同、銷售合同所須填寫信息86個，非重復填寫的信息約25個，分散分布在20余頁合同上。綜合能源業務交易合同中的非重復信息如圖1所示。

圖1 綜合能源業務交易合同中的非重復信息

周報內包含合同完成情況、三大所和客服中心營收完成計算、非股東占比計算，核心業務占比計算，專項加分計算等多項內容。合同須填寫信息情況統計如表3所示。

表3 合同須填寫信息情況統計

從表3 可知，須要重復填寫的信息分散在合同頁上，導致總耗時增加，影響效率。因此信息重復填寫，計算過程多、耗時久為要因?；卦L客戶及查閱歷史存檔，均未發現營銷人員有對接不充分等問題，留底資料齊全，手續完整。依照國家電網公司的招投標標準，調查綜合能源業務管理均有明確的文件規定和說明材料。因此，對接問題及流程問題對業務管理效率及準確度影響不大，為非要因。

綜上所述，導致綜合能源業務管理面臨的主要問題為信息大量重復填寫與計算過程多、耗時久。本文嘗試借助計算機技術輔助綜合能源系統業務管理，以提高工作效率及準確率。

2 綜合能源業務合同管理插件開發

2.1 自動化生成合同常用方法

調研市場上主流的自動化解決方案，根據當前軟件的開發過程和開發特點，總結了軟件當中存在的優、缺點。

一是通用軟件能夠省去開發成本，且大多數通用軟件功能已趨于完善。但其功能亦存在固定化的特點，無法完全滿足綜合能源業務管理的需求，且綜合能源交易合同的擬定通常在內網電腦上完成，通用軟件不便于安裝，甚至存在一定的信息泄露風險。

二是Python、MATLAB 等編程語言可實現功能多、可靠性高，但同時難度大，開發周期較長。

三是Microsoft Office 是綜合能源合同擬定中必不可少的軟件之一。借助基于Visual Basic 程序開發語言VBA，可為使用者提供更多的便捷化操作，以及更加個性化的個人定制服務[1]。

綜上所述，本文擬采用VBA 語言開發綜合能源業務合同管理插件。

2.2 設計方案

參照省公司下發的綜合能源交易合同范本，形成固定模板。業務人員將合同內須針對性填寫的具體內容輸入到管理信息系統內，系統將其按照固定邏輯將其處理完后保存至Excel 模板中。在Word 模板中，須針對性填寫的內容先用關鍵詞代替，擬定合同時通過執行計算機命令讀取Excel模板內的信息，將關鍵詞替換為讀取到的具體內容。如客戶名稱設為關鍵詞“丙方名稱”，那么將“丙方名稱”替換為客戶“***公司”，則合同文本中所有須要填寫客戶名稱的地方都變成“***公司”，當模板中所有的關鍵詞都替換完成，那么“***公司”用戶的合同文本也將完成。多個關鍵詞全部替換完成，則形成了批量生成合同文本。設計方案如表4所示。

表4 設計方案明細

圖2 項目管理主界面

2.3 插件界面展示

項目管理主界面如圖4 所示。可在此界面開始進行綜合能源業務信息管理。

圖3 數據維護界面

圖4 數據輸出界面

點擊項目管理主界面“新增”按鈕，進入數據維護界面。合同數據新增，注意區分轉簽項目和預付款項目。輸入綜合能源業務管理信息后，系統將保存信息至Excel模板中。

數據維護界面。點擊“查看”按鈕進入，可在此界面查看合同數據。若合同有變化，在“修改”界面進行修改；若須刪除合同，可在“刪除”界面進行刪除操作。在“業務概況”界面查看已完成項目總金額與公司指標的關系，輔助決策。如圖5所示。

圖5 Word模板（三方協議）

數據輸出界面。在此界面可選定項目，進行輸出數據，實現合同的自動化擬定。

Word/Excel 模板。綜合能源業務合同空白范本一般約10頁，首先須要用關鍵字將空白范本的內容全部填寫，共設定了26個關鍵信息。截取其中一段舉例：

在綜合能源業務管理插件輸入界面輸入關鍵詞，把這些關鍵字編寫在多個宏里，不同的宏代表不同的關鍵字或合同文本中的某一段，通過主函數調用多個子函數。將所輸入信息存入Excel 中，利用Word的郵件功能合并[2]。部分代碼如下：

3 結論與展望

基于VBA的綜合能源業務合同管理插件，依附于Microsoft Office 辦公軟件，使用方便，操作簡單。幾乎不須要額外安裝軟件，安全性得以保障。只須打開Office 軟件即可使用，參照標準范本編制模板進行擬定，能夠較快速、便捷地創建合同，也可以基于已簽的合同，簡化合同的創建，無須熟悉合同范本，對新手及計算機不熟練的員工十分友好。經過一段時間的使用，業務人員普遍反饋此系統大幅節約合同擬定的時間，在提高工作效率的同時減少工作的失誤率。此外，統一的模板起到了規范合同文本的作用，避免了業務人員由于個人習慣而造成的錯誤。

對比業務員手動逐一擬定合同和使用本系統輔助生成合同，統計上報耗時和初次草擬合同準確率進行統計，初次草擬合同準確率由98% 上升至100%，數據報送總時長由150 min 縮短為15 min，成效顯著。

根據使用者反饋，后期將在以下幾個方面持續優化此系統。

一是UⅠ界面美化。廣泛采納使用者合理反饋意見，美化綜合能源業務管理信息管理系統各UⅠ界面，并進一步優化布局，使輸入信息時各單元聯系更緊密。

二是優化程序代碼，減少程序運行時間。降低激活或選擇語句的使用頻率。現有代碼中大量使用Select語句及Activate語句，枚舉的方式會影響代碼的運行速度，后續將優化計算邏輯，提高程序運行效率。

三是及時更新系統版本，并編寫操作手冊。針對相關政策規定的變動，結合使用者的反饋意見，及時維護此系統，必要時更新系統版本。更進一步地編寫操作手冊，作為輔助材料附于此系統，便于向相關單位推廣。