新檔案法視角下國企檔案管理的發展路徑研究

常娜

摘 要：本文圍繞新檔案法的基本內容進行分析討論，闡述國企檔案管理存在的不足之處，提出國企檔案管理在新檔案法視角下的發展路徑，以此保證國企檔案管理能夠滿足新時代發展需求，強化管理效率，實現檔案信息的高效運用。

關鍵詞：新檔案法;專列預算;國企檔案

檔案管理是指對檔案信息以及檔案實體進行管理并提供利用服務的業務工作，需要完成檔案的收集、整合、保存、分析與運用等活動，根據統一要求，切實保護檔案內容的完整性與真實性，力求延長檔案的使用壽命，使其能夠反映一定歷史事實。為確保新檔案法下國企檔案管理發展路徑更加科學、合理，需要對新檔案法的具體內容進行深入了解。

一、新檔案法的解讀

我國在2020年為了確保國有企業檔案管理能夠更好地適應時代發展需求，實現國企治理能力的大幅度提升，進一步完成了法案的修訂調整，推出了新《檔案法》。新《檔案法》在檔案管理部門進行了內容細化與項目新增，不僅完善了檔案主體的相關規定，將部門條例、行政法規劃入檔案法當中，還對法律文獻的用詞進行了規范化處理，確保檔案管理能夠以現實需求作為應用基礎，能夠切實解決突發事件。同時，新《檔案法》對檔案定義進行了重新界定。國企檔案主要是指在生產、經營等方面對國家具有保存價值的歷史記錄，能夠以多種形式進行管理流程的記錄。

新《檔案法》將檔案管理擴增到了十五條，并對其中九條內容進行了適當修改，在新增條例中，要求國企及時制定檔案責任體系，完善相應管理制度，確保檔案工作能夠有效體現由行政向依法管理的轉變，同時也進一步明確了不同類型的檔案歸檔范圍，保證館藏資源得以有效豐富，便于歸檔主體的明確。在檔案征集方面，則將購買、捐獻等方式收集的檔案劃入《檔案法》當中，以此提高檔案的獲取力度。

修訂后的新《檔案法》中關于檔案管理的內容主要有：一是依照國家規定建立檔案工作責任制，完善檔案管理體系;二是反映國企主要職能活動。如國企研發、生產、經營活動以及反映歷史各階段國家治理活動，能夠反映基層群眾服務活動的有關材料劃入歸檔范圍內;三是歸檔材料需要依照國家規定向檔案機構或者工作人員進行移交，實現集中管理;四是國企需要定期向檔案館完成檔案轉交，而檔案館不得拒收，對于移交期限屆滿的檔案資料，需要將涉及政府信息的事項內容依照檔案利用規定辦理;五是國企檔案管理部門要完善庫房配置，確保設施齊全，采用先進的技術實現檔案的現代化管理;六是對涉及國家機密的檔案，需要提高密級;七是嚴令禁止檔案買賣，有關檔案復制件的轉讓與交換需要根據國家規定標準進行辦理;八是檔案管理部門要做好檔案的收集、保護工作，制定應對突發事件的有效措施。

二、國企檔案管理存在的不足之處

不同國企在發展規模、管理架構上存在一定的差異性，因此檔案管理水平也難以保持一致，在對國企檔案管理存在的不足之處進行分析時，不能以偏概全。

1.管理意識薄弱

許多國企管理層對檔案管理的重視度不高，導致檔案管理處于邊緣化的發展狀況，一方面體現在國企管理人員沒有為檔案工作設立驅動機制，對核心管理要素不夠明確，而且在執行過程中對前端控制考慮不全面。另一方面是管理手段較為落后，相關信息的錄入效率較低，對檔案內容的安全保護力度不足。

2.管理制度不夠完善

國企在進行檔案管理時需要充分遵循新檔案法的指導意見，并建設一系列內控制度，確保檔案管理工作得到有效制約，但是許多國企的管理體系不夠完善，相關規章制度缺少針對性與適用性，導致人員在實際操作時無章可循，使檔案的應用價值無法充分發揮。

3.歸檔方式不合理

國企不同部門在實際經營生產中會產生大量檔案，并且檔案類型各不相同，若想切實保證檔案的妥善管理，需要明確歸檔的檔案類型、具體的保存時間，確保國企制定的管理標準是以優化檔案資源結構為目標，能夠起到提高檔案管理質量與效率的作用。但部分國企在進行檔案歸檔處理時沒有指派專門的工作人員對檔案預先完成鑒定工作，經常出現保存期限已滿的檔案大量堆積在檔案室，既不利于重要文件的搜尋與查找，影響檔案信息的利用效率，還會出現歸檔范圍不清晰的問題，亟須相關人員構建健全的歸檔機制，保證國企的有序運營。

4.人員專業能力有待提升

國企檔案管理工作的高效開展需要以優秀的管理為基礎，雖然當前國企為了保證高質量管理專門成立了檔案部門，但在人員分配上未投入足夠的精力與時間，為了減少人力資源使用，節省運營成本，沒有單獨設立檔案管理崗位，只是單純以行政人員兼職完成檔案管理。這也就導致檔案管理部門人員流動頻率較高，且人數過少的配置團隊也無法有效應對大量的管理事務，使兼而不精、管而不專等現象層出不窮。

三、國企檔案管理的發展措施

1.強化管理意識

國企管理人員需要加強檔案管理的重視度，建立充分發揮檔案價值的思想意識，明確檔案是企業資產的重要組成部分，認識到檔案管理工作如果無法順利開展可能造成的不良后果。首先，要求企業領導層制定教育宣傳活動，為國企工作人員培養良好的法治意識打下夯實的基礎，依照標準規范，確保檔案管理工作的合理開展。其次，要不斷強化人員的安全管理意識，掌握國企檔案管理的重點與難點，并具備應對突發事件的能力。最后，要加強對新《檔案法》的學習，完成普法學習，確保新《檔案法》中的各項規章條例能夠得到有效落實，并推動國企生產經營的有序進行。

2.完善管理制度

根據市委組織部關于檔案審核工作的要求安排，檔案管理部門要重視檔案管理工作，制定完善的工作方案，并及時抽調專門力量，細化人員工作責任，嚴格規范工作人員的日常工作行為，確保審核工作的有序進行。第一，要認真完成檔案整理工作，在整理過程中，要求組織核心人員力量，提出明確的規章要求，做到檔案的分類準確、裝訂整齊、目錄清晰，確保檔案資料編排有序，并進一步提高管理質量，為材料交收、審核把好關。同時，還要建立材料轉送體系，要求盡全力做好檔案整理審核工作，保證歸檔利用的有序開展。根據對某地方單位的實際調查顯示，在一年多的努力下，其整理的文書檔案共計1500余卷，其中干部檔案1184卷、聘干檔案156卷、工人檔案59卷、其他76卷、退休617卷、死亡154卷。加強建設，確保完成人事檔案安全管護工作。此外，該單位還設立了檔案庫房，并配備相應的檔案柜、防盜門以及滅火器，用以保證檔案安全，并依照“八防”標準，提高存儲質量。第二，干部人事檔案是干部成長經歷的真實反映，需要相關人員認真做好審核工作，并在思想上進一步提高對檔案工作重要性的認知程度，同時各單位還要積極組織人員的培訓活動，使其認真完成關于人事檔案審核工作的相關程序與要求，確保將審核工作依照初審、終審、錄入等工作流程開展，并切實盡到應盡的責任與義務。本著嚴格保密檔案內容的原則，要求相關人員簽訂保密協議。第三，審核過程需遵守干部人事檔案操作要求執行，完成人員的逐個審查，確保檔案的真實性與完整性。當前各項工作正緊張有序地實施當中，用于保證人事檔案審核工作能夠順利完成。0903A774-C8CA-488F-964C-45596FCBF1E3

檔案管理部門要加強體制的約束力，確保相關人員能夠積極開展管理工作，針對信息存儲時發生的特殊情況，能夠采取合理、有效的應對措施。各管理機構要制定統一的著錄標準，規范數據格式。用戶在進行信息檢索時通常會由于不同系統的運行模式，產生信息孤島，使資源無法全部呈現，造成信息碎片化、資源松散化，降低查閱的便捷性，使資源無法高度共享。相關部門要制定統一的錄入標準，積極借鑒國際檔案管理局的FAC管理標準，明確檔案存儲的目錄格式，提高數據轉換效率，進而為用戶提供更方便、更快捷的檔案工作，完善檔案管理流程。

3.開展專列預算

第一，國企檔案管理人員需要根據新檔案法在現代化管理方面提出的要求，進一步細化庫房配置與基礎設施，要求國企提高資金投入力度，保證庫房設施齊全，能夠滿足實現檔案管理的基本工作要求，確保檔案存儲安全。第二，國企需要將關于檔案管理的經濟支出作為專項開支預算，依照無庫則建、有庫則優的建設原則，保證庫房達到使用標準。

此外，檔案室要積極更新檔案管理設備，提高辦公效率，優化辦公環境。有關部門要加緊計算機、復印機、掃描儀等硬件設備的置購，確保檔案工作的高效開展，當大量檔案信息涌入時，相關人員能夠利用多種辦公設備，完成檔案文件的整理、錄入、對比與歸檔。此外，檔案部門要改革以往的管理技術，傳統的檔案管理為了加強信息的保密性，沒有設立聯網系統，通過阻斷信息傳遞渠道，達成信息封閉化管理的目的，這種方式不僅嚴重阻礙了信息化建設的進程，使信息缺少聯動性，相關用戶無法及時查閱文本，還將管理工作復雜化，使人員只能依靠U盤進行信息接收，嚴重影響工作效率。檔案部門要優化相關設備的軟件系統，提高信息的傳遞性，優化互聯網建設，使信息能夠保持嚴密性的前提下，提高信息共享性，方便用戶查閱使用。

4.完成考核歸檔

新《檔案法》明確規定國企在生產、建設、經營過程中所涉及具有保存價值的信息資料都需要劃入歸檔范圍當中，確保職工以及單位的權益得到有效保障，同時也對歸檔工作進行了細化要求，指出豐富國企的檔案室儲藏資源以及進行儲藏室結構優化是實現歸檔范圍明確的重要手段。國企需要及時進行歸檔工作的量化處理，制定量化指標，以此對管理人員進行績效考核，確保相關人員能夠做好檔案管理工作。

5.提高人才引進

首先，檔案部門要加強專業人員的引進，當前檔案部門的管理人員大多以兼職身份進行工作，經常會由于繁重的工作量，延緩檔案存儲工作，并且由于人員缺少專業的管理技術，面對計算機系統產生的異常，無法有效處理。檔案館要加強專業人才的引進，面向各大高校積極開展招聘工作，確保相關人員能夠熟練掌握管理技巧和計算機技術。其次，還要對人員的思想意識進行培訓，提高人員對自身工作職責的認知，了解信息安全的重要性，能夠在工作中培養良好的社會使命感和責任感，進而更好地投身于檔案信息化建設當中。最后，檔案部門要制定完整的考核機制，通過定期的知識檢測和實際能力判斷，掌握人員的工作狀態，針對其產生的相關問題，給予幫助。對于在檔案工作中表現優良的人員提供一定的資金補助，保持員工的工作熱情，使其發揮帶頭作用，提高其他人員的工作積極性。

此外，還要加強檔案服務的便捷性，檔案服務需要以用戶為基礎，盡可能保證多元化、個性化的發展，使檔案工作能夠針對不同用戶的使用需求，制定合理的管理方案。第一，檔案館要建立以公眾為導向的服務平臺，拓展相關服務渠道和門戶網站，使用戶能夠在線完成檔案業務，并根據自身實際情況選擇服務內容，完成檔案管理工作。第二，檔案部門要突破行業界限，提高對用戶信息的掌握范圍，構建服務技術生態圈。通過整合云計算，了解當前人們重視的檔案信息類型，并根據市場需求，提供全新的服務窗口，提高服務的便捷性。第三，檔案室要注重用戶使用后的信息反饋，了解用戶在使用過程中產生的不解與疑惑，從而及時制定解決方案和應對措施，要進一步加強雙方的信息傳遞和交流溝通，保證服務的雙向性原則。

6.加強信息技術的運用

首先，檔案室要提高“互聯網+”技術與檔案管理工作的深度結合，不只是將紙質信息進行數字化上傳，而是要運用大數據平臺、信息電子技術將信息資源的存儲、分配工作進一步優化，加強檔案數據的開放程度，使地方政府、計算機企業和社會群眾能夠形成良好的溝通連接。要將各階段的發展任務進一步明確，提高檔案工作的智能化發展。比如，互聯網PC端+檔案工作的首要任務是建立數據化平臺，完善Web網絡環境;互聯網移動端+檔案管理的首要任務是進行平臺升級，將Web1.0發展為Web2.0。其次，要優化系統結構化數據，將檔案信息的獲取面進一步擴展，各檔案機構要積極參與數據開放政策的制定，按照國家機密安全標準，完善信息采集工作，要保證用戶檔案的管理符合公民的隱私權。最后，要提高電子數據的真實性和完整性，檔案在進行歸納、上傳時，要進行數據信息的縱向對比，確保相關信息的真實有效，并加強數據整理時的部門協調工作，提高收集效率。檔案工作要借助互聯網巨大的網絡發展平臺，追求管理工作的改革創新，如檔案管理組織可以將文件數據上傳云分享平臺，提高信息連通性，使各檔案室能夠形成共享格局，完成檔案的交互。同時，檔案部門要加強內部局域網建設，針對檔案類型和人員需求，制定詳細的網絡模塊，方便使用者操作，使服務平臺能夠加速數字化轉變。管理人員要引進先進的網絡安全防護技術，保證數據信息的隱秘性和安全性，要在計算機系統中安裝功能性優良的防火墻軟件和殺毒系統，從而預防網絡病毒的入侵，并有效解決管理系統在運行時容易受龐大數據量引起的緩沖區溢出問題。

四、結論

綜上所述，通過對新《檔案法》的基本內容進行分析討論，闡述國企檔案管理存在的不足之處，提出強化管理意識、完善管理制度、開展專列預算、完成考核歸檔、提高人才引進、加強信息技術的運用等國企檔案管理在新《檔案法》視角下的發展路徑，以此幫助國企明確自身的發展特征，準確把握新《檔案法》的指導內容，在保證檔案管理有序開展、檔案信息安全存儲的同時，確保檔案應用價值的最大化呈現。

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（作者單位：陜西彬長礦業集團有限公司礦區生態建設分公司）0903A774-C8CA-488F-964C-45596FCBF1E3