文書檔案管理中存在的問題及對策探究

崔艷美

摘 要：文書檔案真實記錄了企業日常發生的所有事情以及企業發展的歷史，也是后續管理工作進行的基礎和保障。雖然文書檔案管理工作在企業日常運作中起到了非常重要的作用，但目前仍存在對文書檔案管理重視度不夠、難以區分文書和檔案工作、缺乏專業管理人員、檢索體系不健全等問題。本文從文書檔案管理工作的特點出發，探究得出提升管理層對文書檔案管理工作的統一意識;區分文書與檔案，加強銜接環節;培養相關人才，提升管理人員素質;完善管理制度，細化工作環節;建立電子化文書檔案體系五項解決方案。

關鍵詞：檔案工作;專業素質;工作程序

隨著社會經濟市場化的發展，越來越多的企事業單位出現在市場中，文書檔案管理工作作為記錄單位日常生活和管理工作的重要環節，已經成為企業運作的關鍵部分。文書檔案記錄了企業從發展之初到現階段的歷史和重要事件，所有的文書資料都要歸于檔案，最后再將檔案整理成冊，并進行后續的管理工作。但是，目前企業對文書檔案管理工作的重視程度還有待提高，在后續管理工作中也有待進一步改進和規范。

一、文書檔案管理特點

1.政策性較強

文書檔案主要用來記錄企業在生產、經營、銷售、管理等各個時期和各個方面發生的事件，文書檔案管理就是將這些日積月累發生的事件整理成冊，有規律地放置并進行管理。從管理內容來看，文書檔案的記載和管理工作必須與國家法律法規相一致，不能違背國家的規定，文書檔案工作也是企業日常經營管理是否符合國家法規的據實記載。另外，文書檔案記載的格式要求也與公文材料格式要求相類似，這對相關人員的記載工作起到一定約束作用并且也能增強文書檔案的權威性。例如，重大事項的決議、重大會議記錄等。

2.文體多樣性

文書檔案記錄了企業經營管理的具體內容，其中記載了重要人物在特定事項中發生的活動和所做的決定，這對所有企業都適用。作為具有法定效力的文書材料，文書檔案的信息文體表現形式根據記載內容的不同而不同，具體而言有決定、指示、命令、請示、報告、批復、通知等。這樣做的目的在于采用適合內容的方法解決企業在日常生產經營和管理活動中不同類型的問題，以體現文書檔案的有效性和及時性。

3.內容的豐富性

企業的日常經營、管理工作本身就復雜多樣，因此作為記錄企業活動的文書檔案內容就更加豐富了。一方面，文書檔案中記載了企業從最初創立、組織結構到后續發展等過程中發生的相關大事件和概況，這些都真實反映了企業發展的歷史和面貌。另一方面，文書檔案從收集、記載、整理、再到后來的驗證、利用、銷毀，在企業發展中起到了非常重要地提供憑證的作用，并且內容豐富，形式多樣。

二、文書檔案管理中存在的問題

1.對文書檔案管理的重視度不夠

相比于其他文件，文書檔案記載管理工作往往會被管理人員所忽略，沒有真正意識到文書檔案管理工作在企業經營管理中的重要性，對文書檔案管理的認識也不夠全面和深刻。因此，也沒有做好企業文書檔案管理的實踐工作。管理人員普遍存在的想法是文書檔案管理并不能給企業帶來相關利益，反而需要管理人員花費大量的時間和精力去整理這些材料。因此，目前檔案管理工作存在的一個問題就是，管理人員對企業發展的歷史記載不完善、不細致，對企業發生的重要事件的記載也不具體，文書檔案整理工作懈怠疏忽，在各種因素的影響下，檔案內容不具有及時性和有效性。

2.難以區分文書與檔案工作

一般而言，很多企業中的管理人員都沒有認識到文書與檔案工作的不同，難以區分這兩者，而籠統將這兩項工作當成一項工作去管理。其實，文書工作和檔案工作是有一定區別的，前者是整個文書檔案管理工作的前提，負責記錄企業日常經營和管理事項，后者是對文書資料進行整理排序，是對資料的進一步完善。目前，許多企業的這兩項工作都非常混亂，并沒有統籌安排文書和檔案工作，他們之間的協調工作也沒有順利進行。總之，企業中的文書檔案工作存在脫節問題，彼此之間缺乏連接性，并且工作出現重復，降低了文書檔案管理效率，影響了整個管理中文件整理的質量和速率。

3.缺乏專業管理人才

目前，許多企業中的文書檔案管理人員都是由其他管理人員兼任的，管理體系中非常缺乏文書檔案管理方面的專業人才。文書檔案管理專業人才不僅具備文書檔案管理方面的專業知識，而且接受的是當下比較先進的管理方式和理念，聘用這樣的專業人才不僅可以提高工作質量和效率，還可以及時更新檔案管理方法，避免傳統管理方式中存在的漏洞。傳統管理方法不僅耗費大量的人力、物力，而且對企業整個運行的貢獻也有限。但是，現在普遍存在的狀況是，公司會選擇一些年齡比較大的或者即將退休的人員從事文書檔案管理工作，這些人員一方面專業知識有限，另一方面管理理念缺乏創新，不利于企業文書檔案管理工作發展。

4.檢索體系不健全

現階段的文書管理工作依然采用的是傳統的文件檔案檢索方法，這種傳統的方法效率低，質量不高，而且需要耗費大量的人力。隨著互聯網技術的發展，運用現代技術進行文件檢索不僅速度快，而且只要有一臺計算機就可以。另外，文書檔案的編制工作標準目前還沒有統一，不同公司有不同的編制標準，不利于公司之間的對比，并且檢索工具的利用價值也會大打折扣。因此，對現代技術應用不足是導致檢索體系不健全的一個非常重要的原因。

三、完善文書檔案管理的對策

1.提升管理層對文書檔案管理工作的統一意識

要想完善文書檔案管理工作，提升管理層對文書檔案管理工作的統一意識是首要前提，公司要組織相關學習活動，領導定期參加相關學習活動，了解文書檔案管理工作的重要性和基礎管理知識，提升管理人員對文書檔案管理工作的重視。在相關活動中引入管理者對當前成功案例和先進管理理念的學習以及加強對這方面的宣傳工作，以統一對文書檔案管理工作的認識。另外，要增加一定的資金投入文書管理工作，以支持相關工作的有序展開，并建設文書檔案管理辦公室和檔案放置室。另外，領導要時刻強調文書檔案管理工作中要點，將文書檔案管理學習與工作績效掛鉤，激發員工的工作積極性和主動性。張貼與文書檔案管理工作相關的宣傳標語，使學習文書檔案管理工作相關知識和技能成為工作人員認真對待的事項。B112CC55-18E6-44A4-B536-5D859A531B97

總之，文書檔案管理工作在企業日常活動中非常重要，管理層和公司內人員都要時刻重視并學習，管理層要形成對文書檔案管理工作的統一認識，擺正公司對文書檔案管理工作的態度。只有這樣才能實現做好文書檔案管理工作的第一步，為公司更長久的發展打下良好基礎，文書檔案管理工作的各項事務才會有更強約束力，公司才會在遵循國家法律法規的基礎上健康發展。

2.區分文書與檔案，加強銜接環節

完善文書檔案管理工作要區分文書和檔案工作，文書和檔案是不同環節形成的資料，文書是前期階段對事項的記載，檔案是將資料整理成冊并按一定的順序擺放。文書檔案管理工作周期中的各個環節都離不開文書和檔案。因此，區分文書和檔案，加強這兩個環節的銜接對文書檔案管理工作的展開非常重要。首先，文書工作要按照一定的標準和國家規定的格式進行，不同的內容根據事件的性質采用不同格式，以加強文書檔案資料的參考性和有效性。

其次，在進行文書整理工作時，要按照一定順序和標準進行，并按時間順序進行擺放，以便后續查找。同時，在有關工作人員查閱其中的檔案時，要通過一定環節的審核，確保要查閱資料的人沒有不正當目的。檔案查閱過程中也要有監督人員在場。最后，文書檔案的銷毀工作也要遵循一定的程序和標準。總之，文書與檔案是兩個不同的工作內容，兩者的統一配合和相互銜接才能構成完整的文書檔案管理工作。另外，這兩者也是相互制約關系，如果文書工作不夠細致完善，會影響后面的檔案整理工作，如果檔案工作出現紕漏，那就會浪費大量的文書資源。這兩項工作相輔相成，在企業工作中占有同樣重要的地位。因此，企業要打好基礎，設定統一的標準和格式，才能確保文書檔案管理工作的每一步都能有序進行。

3.培養相關人才，提升管理人員素質

目前，文書檔案管理工作面臨著缺乏專業人才的難題，因此公司不僅外部要聘用專業人才從事文書檔案管理工作，內部也要加強對相關文書檔案管理專業人才的培養，以提升管理人員的綜合素質。首先，要減少企業中文書檔案管理工作由其他人員兼任的情況，必須由專門人員專職從事文書檔案管理工作。另外，在提升專業人員的知識與技能的同時，也要培養工作人員的專業素質，要對工作人員進行職業素養的培訓，要求其必須遵循國家法律法規，不可徇私舞弊。同時，公司也要培養工作人員掌握現代科技知識，應用現代技術管理文書檔案。總之，單位要注意培養文書檔案管理工作方面的人才，不僅要提升其專業知識和技能，而且要使其學習現代科學技術，提升其專業素養。只有由專業人員從事文書檔案管理工作，才會進一步提升企業文書檔案管理工作的效率以及專業性。文書檔案管理工作其實是一項非常復雜細致的工作，需要專業人員科學地整理冗雜的資料，才能緊跟企業發展的腳步，使企業能夠快速找到日常事務中所需要的所有資料。只有前期打好文書檔案管理工作的基礎，才能在后續中穩步推進文書檔案資料的整理、利用和銷毀工作。

4.完善管理制度，細化工作環節

管理制度是對整個文書檔案管理工作的標準化規定，對整個工作環節的統籌規劃。完善文書檔案管理工作，必須制定管理制度和工作細則，明確規定文書檔案管理工作每一步環節中的操作標準。比如，如何分配工作器械、軟硬件設施如何配備等，主要解決的是文書檔案管理各環節的協調工作。

另外，在采用信息化手段進行文書檔案管理工作時要確保信息的安全性和保密性，確保信息不會泄露。除此之外，要完善管理工作的獎懲機制和問責機制，實現事事有人做，事事有人負責，提升文書管理工作的有效性。細化工作環節，應該做好以下四個方面，一是轉變觀念，做到事事有人負責，使每一位工作人員都有事可做，并且有明確的工作安排;二是轉變作風，管理人員靠前指揮，使每一項工作都有領導人員進行指揮安排，統籌兼顧，確保工作人員不會自亂陣腳;三是完善工作，事事有標準，工作人員應該在標準規定下行事，增強文書檔案管理工作的規范性和約束力;四是嚴格獎懲，事事有考核，考核要真實有效，從實際出發。總之，完善管理制度，細化工作環節是完善文書檔案管理工作的制度保障，只有在標準化制度下，文書檔案管理工作才更加具有權威性。文書檔案管理工作從開始記錄到最后結束，都要事事有人負責，工作環節一環扣一環，以加強文書檔案管理工作的嚴謹性。

5.建立電子化文書檔案體系

隨著現代科技的發展，文書檔案管理工作也應該與時俱進，建立電子化文書檔案體系。現階段的文書檔案管理工作依然采用傳統方式記載和管理，但傳統方法不僅效率低而且耗費人力、物力。應用現代化技術開展文書檔案管理工作不僅可以同時進行批量化整理資料，節省大量時間，而且強大的大數據整理功能可以提供更加多樣的數據檢索功能，能夠在短時間內找到需要的材料。

另外，智能化存儲系統可以實時更新檔案資料，提醒工作人員到期需要核實和銷毀的文書檔案資料，這些工作只要操作計算機就可以完成，可以節省大量人力和物力，提升文書檔案管理工作效率。

首先，要完善技術體系，引進先進的管理設備，開發先進的電子信息管理系統;其次，提升電子化性能與安全水平，及時更新系統和建設設備，如果發現信息泄露問題要及時解決。

最后，管理理念和管理方式也要結合現代化信息管理系統進行，結合先進理念和大數據功能對工作人員進行管理，使文書檔案管理工作時刻保持與現代科技同時進步。

四、結語

隨著社會的不斷發展，文書檔案管理工作已經成為企業中必不可少的部分，越來越多的管理者已經開始意識到文書檔案管理工作在企業日常生產管理活動中的重要性。總體來說目前文書檔案管理工作普遍存在工作人員意識不統一、管理方式落后等問題。要推進文書檔案管理工作的進一步發展，公司不僅要培養和聘用相關的專業人員從事文書檔案管理工作，還要學習現代科學技術，將其應用于文書檔案管理工作，建立電子文書檔案管理系統。除此之外，公司應該完善文書檔案管理工作，標準化工作細節。只有從這些方面入手，使文書檔案管理工作得到進一步發展，提高文書檔案管理工作的約束性、權威性和工作效率。

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（作者單位：太原市農業技術推廣服務中心）B112CC55-18E6-44A4-B536-5D859A531B97