關于風電科技檔案驗收分析與探討

菅愛愛

摘 要：隨著社會發展，風電快速崛起，規模逐漸擴大，基建項目相繼增加，科技檔案也逐日增多。檔案驗收是整個風電基建工程驗收中的重要組成部分，怎樣提高風電科技檔案驗收規范化、科學化、信息化，是當前值得思考的問題。基于此，本文將結合風電科技檔案驗收的基本原則、驗收中存在的問題與解決措施、紙質檔案與數字化檔案驗收方式、檔案驗收的意義進行分析與探討，為做好檔案驗收工作提供參考與指導。

關鍵詞：風電;科技檔案;檔案驗收

檔案驗收是風電基建工程驗收中一個重要環節，根據國家檔案局和國家發改委聯合發布的《重大建設項目檔案驗收辦法》（檔發〔2006〕2號）規定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。可見，檔案驗收在整個工程中屬于重要地位。

一、風電科技檔案驗收的基本原則

1.認真落實規范、嚴格貫徹執行制度標準

制度是檔案驗收的首要原則，也是基本要求。基建工程首先要按照《風力發電企業科技文件歸檔與整理規范》（NB/T 31021-2012）和《風力發電工程達標投產驗收規程》（NBT31022-2012）作為檔案整理及驗收的依據，這兩部行業標準對風電科技檔案的收集、整理和驗收都提出了相關要求。風電企業的業主單位應根據項目實際情況，制定項目檔案驗收的具體細則，形成對項目檔案驗收工作切實有效、可操作性強的業務指導。

2.檔案要具備真實性、完整性、可用性、安全性

科技檔案是整個風電基建工程的原始記錄，檔案中的信息具有很強的參考價值。檔案員在進行歸檔環節時，不可盲目進行收集整理工作，嚴格按照實際情況與歸檔范圍，明確工程參建單位分階段進行收集整理，做到應歸盡歸，確保檔案的完整性。

對工程項目歸檔資料原件上記錄的時間、地點、概算、數量、規模、簽章是否合規進行審查，確保檔案的真實性。根據歸檔制度及相關規定，規范科技檔案的立卷整理工作，為日后的檔案可用性奠定基礎。切實做好檔案載體的保密工作，對于重要文件的利用，借閱及簽字手續必須完整，保證檔案的安全性。只有做好檔案的真實性、完整性、可用性、安全性，才能保障檔案驗收的順利開展。

3.重視檔案實質

科技檔案具有很強的憑證參考作用，是基建工程的全過程記錄，要加強重視檔案實質，建立成套性和系統性原則，文件之間形成有機聯系。

4.檔案驗收是專項驗收的重要組成部分

風電基建工程專項驗收有安全設施竣工驗收、消防竣工驗收、職業病危害控制竣工驗收、水土保持竣工驗收、環境保護竣工驗收、勞動保障等專項驗收合格后，才可進行檔案驗收。

5.檔案驗收是風電基建工程中的閉環工作

檔案驗收是對風電基建工程從立項到投產發電前的資料進行驗收，在基建中屬于最后一個環節，也是最重要的環節，屬于閉環工作。檔案驗收不通過，無法開展竣工驗收。只有對其項目的科技檔案驗收合格后，才可以開展項目竣工驗收。

二、風電科技檔案驗收中存在的問題

1.重基建、輕檔案

風電科技檔案整體來源于工程上形成的資料，是整個工程的全過程記錄。由于社會資源的逐漸減少以及國家對于風電企業建設規模的政策變更，風電基建項目為了完成指標任務，避免考核，忽視了對檔案管理及驗收工作的重視。搶資源，抓基建，趕工期，保投產，大量人員被抽調到基建干項目，工作量的急劇增加以及在失衡狀態的管理下，導致了各個業務部門崗位和檔案管理崗位出現了嚴重的人員不足，無法滿足日常的工作需要。長期性的“重基建、輕檔案”管理模式，造成了公司檔案整體意識薄弱，思想觀念落后，為科技檔案驗收工作開展增加了難度。

2.檔案驗收法規及標準不健全、不協調

風電企業在科技檔案驗收及管理中，只參照國家、行業的標準及法規政策執行。未深入與基建項目的發展情況及實際需求相結合，沒有建立企業項目檔案驗收及管理制度，沒有做到具體問題具體分析，無法提出專項解決方案，造成了檔案驗收法規及標準不健全、不協調。

3.未納入企業整體建設發展規劃中

2020年12月16日至18日，中央經濟工作會議舉行。會議將做好碳達峰、碳中和工作作為2021年八大重點任務之一，要求抓緊制定2030年前碳排放達峰行動方案，支持有條件的地方率先達峰。要加快調整優化產業結構、能源結構，推動煤炭消費盡早達峰，大力發展新能源，加快建設全國用能權、碳排放權交易市場，完善能源消費雙控制度。風電企業迎來了巨大的發展時機，大力發展基建，又加上基建工程為企業帶來了巨大的經濟及其發展空間，大量吸引了人們的關注度，企業將其列入整體建設發展規劃中。風電科技檔案只作為工程的記錄性憑證，無法產生巨大的影響力，未被列入企業整體建設發展規劃中，強化發展基建的同時，弱化了檔案的管理，長期的缺乏協同發展，檔案管理出現了滯后。

4.檔案驗收工作責任不明確

風電企業在長期的“重基建、輕檔案”管理模式下，造成了全員只注重基建發展，不管檔案的思想意識。大力發展基建的同時，檔案資料也隨之增多，因人員不足，未及時整理。遇到檔案驗收工作，其自身環境條件與能力不足，業主單位、監理單位、各參建單位與施工單位相互推諉，檔案驗收工作責任不明確。

5.基建部與項目部缺乏參與檔案驗收

由于風電企業大力注重基建發展，向生產、基建一線傾斜，為加快基建建設，突破百萬裝機，完成更高的指標任務，實行大項目部管理模式，管理權限的變更，造成基建部與項目部高于管理層的權限，檔案管理部門的權限被弱化，轉變成輔助服務部門，優越感及環境因素造成了基建部與項目部參與檔案驗收不積極。

6.檔案員個人能力有限

有的風電企業科技檔案思想落后，意識薄弱。由于管理模式缺乏先進性，沉溺于過去的思想認識，認為檔案管理只是檔案員個人的工作，不是企業整體發展的需要。檔案觀念未與時俱進，檔案員個人能力有限，難以支撐整個企業的檔案發展。

7.檔案收集難度大

風電企業基建工程因工期緊、任務重、人員不足、復雜性高、工作量大、自然條件及其環境的多種因素結合下，造成了檔案收集難度大，難以開展驗收工作。

三、風電科技檔案驗收中的解決措施

1.加強檔案驗收意識

風電企業應與時俱進，樹立新科技檔案觀念，企業自上而下全員加強檔案驗收意識，通過組織驗收的管理模式，督促基建項目部整改資料，在過程中加強收集歸檔能力，提高檔案的完整性、準確性。

2.健全檔案驗收制度

風電企業在檔案驗收過程中，應與國家檔案制度及基建項目的實際進展情況相結合，建立健全檔案驗收制度，做到具體問題具體分析，對于疑難解決的項目，提出專項解決方案。

3.檔案驗收納入企業整體建設發展規劃中

在實現碳達峰、碳中和任務要求之下，能源結構開始調整，風電企業加快基建建設步伐的同時，應同步將檔案驗收納入企業整體建設發展規劃中。建立長效機制，實現數字化檔案轉型的結構，通過數字化檔案館開展云端驗收工作，做到基建與檔案，相輔相成，協同發展，共同進步。

4.明確檔案驗收責任，全員參與

風電企業應提高科技檔案驗收思想認識，認清檔案管理不是檔案員個人工作的思想狀態，做到全員參與。業主單位、檔案管理部門、基建部、項目部、監理單位、參建單位、施工單位應明確檔案驗收責任，共同參與驗收。

5.提高檔案員驗收的專業能力

風電企業科技檔案在驗收的管理過程中，應注重選人、用人、人才的培養。按以德為先，任人唯賢原則，建立人才培養方案，為公司檔案發展儲備人才，做到自己的人才自己用。加強檔案員驗收的培訓工作，定期開展年度學習計劃及會議研討。做到區域公司之間問題的相互探討，建立有機聯系。下基層，赴現場，深入一線，開展檔案實地驗收工作，增強檔案員的驗收專業能力。

6.加強檔案驗收過程管控

風電企業在檔案驗收中應加強基建項目的過程管控。制訂年度檔案驗收計劃，確保公司整體檔案驗收進度，建立過程性指導、預驗收、最終驗收三個階段。從項目初期收集資料階段，建立“隨辦隨歸”習慣，做到前期性資料及時歸檔，避免因在最終驗收時期，造成因時間過長而產生的遺失。制定“誰形成、誰負責、誰整理”原則，做到責任明確，文件歸檔有章可循，有據可依。過程性指導、預驗收、最終驗收三個階段相互配合。在過程性指導階段督促基建項目檔案資料查漏補缺，積極整改。預驗收階段對過程性整理的檔案資料進行二次檢查，確保檔案驗收的整體進度，順利完成最終檔案驗收工作。

四、傳統紙質檔案驗收

1.紙質檔案驗收的概念

在社會發展初期階段，信息化技術沒有被廣泛應用，風電基建工程立項、核準、可行性研究、項目評估、設計、項目準備、項目管理、風電施工、監理、試運調試、竣工及驗收、設備儀器等文件是以紙張為載體所形成的原始資料。檔案員按照檔案管理要求，對其進行收集整理，歸檔完畢后組織檔案驗收。紙質檔案驗收是對整個工程形成的紙質載體記錄的資料及檔案管理體系進行驗收。

2.紙質檔案驗收的優點

一方面，紙質載體形成的檔案保存時間長，保存的信息不易被篡改，保證了檔案的原始記錄性。人們對于傳統紙質檔案驗收模式，認為其更具有真實性、可用性、安全性。現階段社會發展，數字化檔案驗收剛進入初期，甚至是嘗試、探索、試驗收階段，并沒有被廣泛應用。傳統紙質檔案驗收方式，更易于被人們選擇。在傳統經驗管理模式下，更易于開展檔案驗收工作。另一方面，國家發布了《電子檔案單套管理一般要求（征求意見稿）》，目前尚處于征求意見狀態中，并沒有正式下發。部分企業權宜之舉，仍以紙質載體保留重要的檔案，基于此，仍需要進行紙質檔案驗收。

3.紙質檔案驗收的缺點

其一，傳統的紙質檔案驗收易因外部環境和人為不可控因素而引起突發情況，造成檔案驗收專家組無法及時到場，檔案驗收延遲或者中斷。

其二，紙質載體的檔案因受到高濕、高溫、強光、有害氣體的影響，字跡發生模糊。檔案產生了氧化、發霉反應，轉變為檔案磚，其需要在正規場所，采用專業的修復技術進行長時間復雜的修復，滯后了檔案的驗收時間，不利于檔案驗收工作的開展。

其三，檔案驗收環境因處于偏遠地區，檔案資料來回搬送，易產生遺失，為紙質檔案驗收帶來了阻礙。

其四，在信息化技術的發展下，紙質檔案驗收無法實現互聯網的資源共享，傳統手工查找模式低于數字化檔案驗收的提取方便。以上種種情況，不僅引發了混亂狀況，還浪費了大量財力、人力、物力，為檔案驗收帶來了嚴重負擔。

4.紙質檔案驗收環境

紙質檔案驗收不依托于計算機與互聯網線上進行，相對獨立，其是在固定的辦公場所，集中所有需要驗收的資料，統一驗收標準。公司檔案分管領導、檔案主管部門、基建部、項目部、參建單位、監理單位、施工單位等作為被驗收的單位共同到場參與，專家組在現場開展對實體檔案的驗收方式。紙質檔案驗收的環境采取線下開展，不會受到網絡病毒與黑客攻擊，造成系統癱瘓，相對于穩定，保障了檔案驗收的順利進行。

5.紙質檔案驗收的特征

紙質檔案驗收是對在沒有進行數字化的發展下，基于社會生產力水平以及原始環境等其他條件因素，不能達到更高要求的發展，選擇以紙質為載體保存形成的檔案進行驗收。其特征是不需要借助計算機來將數字、文字、圖像等進行格式轉化查閱，直接作用于紙質進行查找利用及檔案驗收。

6.紙質檔案驗收的工作現狀及發展趨勢

在社會的初期發展階段，早期形成的檔案是以紙質為載體形成的原始憑證。檔案驗收的方式簡單，結構也比較單一。人們在傳統模式下選擇紙質檔案驗收，雖具有唯一性及真實性等優勢，但在當今信息化技術的發展下，數字化檔案驗收方式所帶來的巨大優勢，嚴重沖擊了傳統紙質檔案驗收方式。傳統紙質檔案驗收方式在信息化發展下逐漸產生了各種弊端，不易于解決，難以適應社會發展轉型，逐漸處于弱勢地位。早期形成的紙質檔案被定義為存量檔案，通過掃描、OCR識別等信息化技術方式，轉型為數字化檔案，開展數字化檔案驗收。人們對數字化檔案驗收方式的認知逐漸提高，風電企業應盡早選擇數字化檔案驗收方式對工程進行檔案驗收，完成檔案的轉型發展。

五、數字化檔案驗收

1.數字化檔案驗收的概念

隨著信息化技術的快速發展和應用普及，檔案驗收方式也發生了轉變。數字化的檔案驗收方式沖擊了傳統的紙質檔案驗收方式，逐步改變了人們對于檔案驗收方式的觀念，為檔案驗收帶來了選擇性。數字化檔案驗收是將傳統的紙質檔案通過現代化信息技術及應用設備，全面采集信息，轉型為數字結構的形式。專家組成員通過檔案系統服務平臺，實現在線驗收檔案。風電企業應緊跟國家發展形勢，開展風電科技數字化檔案驗收方式，為檔案管理及驗收工作帶來了高效便捷。

2.數字化檔案驗收的優點

風電科技檔案從工程立項、施工、竣工等若干個工作環節，提前采用數字化方式進行信息錄入、編目、審核、歸檔。從而實現了檔案永久保存的價值，為檔案驗收奠定了基礎。采用數字化方式進行檔案驗收，利用大數據搜索，云存儲技術和檔案系統服務平臺，三者有效結合。系統上提交檔案驗收資料，在線驗收。實現了驗收組專家跨地區、跨時間，就地進行驗收，為建設單位節約了檔案驗收所產生的人力、財力、物力成本，以及解決了因外部環境和人為不可控因素而引發的突發狀況，保障了檔案驗收的順利進行。

3.數字化檔案驗收的缺點

信息技術未被普遍應用，僅在部分具有先進思想觀念、經濟充足，以及高層領導支持的企業中發展，造成了人們對于數字化檔案驗收方式認識不足，甚至還停留在概念設計中，未被實現。又加上傳統觀念的影響，人們往往更相信紙質檔案記錄的信息不容易被篡改，檔案驗收具有真實性、合規性。數字化檔案驗收由于是現代社會數字轉型下所衍生出來的新型檔案驗收方式，沒有經驗可以借鑒與參考，完全是摸著石頭過河。加上資金投入力度不足，人員不到位，高層領導不支持，短期不能為企業帶來經濟提升以及發展需求，造成了數字化檔案驗收系統不足以支撐當下檔案驗收的穩定性，不利于風電企業數字化檔案驗收方式的開展。

4.數字化檔案驗收環境

風電基建項目因建設條件處于偏遠地區，檔案驗收條件極為艱苦，實體環境中專家組不能及時到場、會議延遲、臨時變更驗收時間等多種因素，給紙質檔案驗收帶來極大阻礙。數字化檔案驗收相對于傳統的紙質檔案驗不用采取實體的辦公環境，數字化檔案驗收的環境依附于檔案系統平臺進行驗收。要用獨立的內網專線連接，不與外網共連，這樣即防止了檔案驗收泄密事件發生，保障了安全性，還保證了驗收時網絡的暢通性，采用縱向連接方式，上級公司直接登錄檔案系統平臺，對下級公司檔案驗收的文件進行審查，驗收結果直接線上顯示，減少了因環境因素而引發的各種情況，為風電企業檔案驗收帶來了高效便利。

5.數字化檔案驗收的特征

數字化檔案驗收的特征在于對紙質、照片、實物、電子、聲像等形成的檔案，通過信息化技術手段，轉化為數字化形態模式，通過檔案系統中的驗收模塊，進行在線檔案驗收。其不用進行傳統的紙質檔案實地驗收，避免各種突發情況引起的檔案驗收問題。廣泛應用計算機操作，其先進性替代人工性。

6.建立數字化檔案驗收及各種檢查接口

風電企業在生產經營管理過程中經常面臨著紀檢審計、會計審查、檔案局驗收、涉及工程建設的電網公司及其他政府部門調取文件、上級公司到下級公司檢查、同級公司互查、公司自查等各種查找檔案的情況。紀檢審計要對人員任職及工作往來進行審查;會計審查要檢查整個公司生產經營管理的財務情況;電網公司及其他政府部門要對工程涉及的電價及接入系統及其他審核工作調取文件，批復工程的進展狀況;上級公司到下級公司進行巡視整改回頭看工作;同級公司互查開展基建項目管理質量的提升;公司自查，針對重點問題設置專項解決方案，這些檢查都與科技檔案有著密切聯系。檔案系統要根據檢查的來源和驗收情況設置內部接口、外部接口、專項接口和臨時接口。內部接口僅供上級公司和同級公司登錄;外部接口僅供涉及工程建設的電網公司及其他政府部門登錄;專項接口僅供紀檢審計、會計審查、檔案局驗收登錄;臨時接口僅供外來單位臨時登錄。數字化檔案驗收及各種檢查要設置文件閱覽、下載權限及次數與文件加密措施，在限定的時間內進行系統平臺登錄驗收及檢查，超期無法登錄及無法在線審查文件。這樣既保證了檔案的安全性，又提高了風電企業檔案驗收及檢查效率。

7.數字化檔案驗收的工作現狀及發展趨勢

在社會資源緊張的狀態下，信息化技術得到了有效發展，進入了數字轉型階段。傳統的紙質檔案已不能滿足社會生產力發展需求，檔案進入了數字化轉型狀態，在數字化檔案形態的基礎上衍生出了數字化檔案驗收方式。數字化檔案驗收方式的高效便捷嚴重影響了人們對于傳統紙質檔案驗收的選擇性。在目前數字化發展的初期階段，傳統的紙質檔案驗收與數字化檔案驗收方式優勢互補，處于共存狀態。在未來的社會資源與條件成熟及科學技術的發展下，數字化檔案驗收將占據驗收的主導方式，成為各行各業驗收的首選項。

六、檔案驗收的意義

1.檔案驗收的作用

風電科技檔案是記錄整個工程建設的重要歷史憑證，具有不可替代的價值。檔案驗收加強了檔案的完整性及真實性，減少了在項目階段出現的文件缺失以及整理中缺乏規范管理，提高了企業注重檔案驗收的意識，為工作中產生的其他驗收及檢查奠定了良好基礎。加強了檔案部門與基建及項目部門的共同合作。提高了檔案管理的主動性，推進了檔案驗收工作體系規范化的建立，實現了檔案驗收與科技信息化的同步發展。

2.檔案驗收的重要性

一方面項目檔案驗收是建設項目全過程進行“達標投產”與“創優質工程”必不可少的管理環節。檔案質量是工程質量的重要組成部分，檔案的質量能夠充分體現工程質量水平。另一方面，檔案驗收是工程竣工驗收的專項驗收條件之一。檔案驗收不通過，無法進行工程竣工驗收。

七、結語

綜上所述，基于社會發展階段及人文環境與建設環境等條件因素，風電科技檔案驗收是一項復雜且長期性的建設工作，要持之以恒，全面提高思想意識，全員參與，各司其職，基建與檔案協同發展，共同進步。

參考文獻：

[1]李丹妹.從風電項目文檔管理看檔案竣工驗收[J].魅力中國，2018.

[2]張雪霏.風電工程檔案的收集與歸檔整理[J].陜西檔案，2020.

（作者單位：華能新能源股份有限公司河北分公司）