房產檔案數字化管理的建設與應用探究

劉宇

房產檔案記錄著房屋權屬信息，檔案管理實現數字化可以有效應對當前不斷增加的房產交易信息，使具有價值性的圖片、文字、音像等房產信息資料更好地得到保管，促進房地產行業以及城市建設健康發展。

房產檔案管理的基本特點

首先，房產檔案管理具有專業性與項目性的特點。房產檔案管理自身具有特殊性，和其他行業實施的檔案管理有所不同，因此體現出的項目性和專業性比較明顯。這也是其比較突出的一個特點。就專業性來講，房產檔案形成的基礎與房產檔案活動項目直接決定了檔案的專業特點。就項目性來講，房產管理和房產建設形成的各個項目，需要在建立檔案時結合項目，具有項目性特點。其次，房產檔案管理具有分散性與集中性的特點。對于房產建設和房產管理而言，開展過程中形成的項目完全不同，因此其工作流程、工作內容會有所不同，形成的檔案也比較分散，不同項目需進行不同管理，管理比較分散。但是大而言之，不同項目組成一個整體，要想實現項目目標，就需運用集中管理方式，將二者充分結合起來，才能保證管理效果。

房產檔案進行數字化管理的原則

安全性

運用數字化管理房產檔案時，需將安全性作為重要原則。安全性無法獲得保證的情況，可能會導致房產檔案信息發生泄漏，或者導致檔案破壞、遺失，房產所有人具有的合法權益也難以獲得有效維護，可能會造成損失。因此，數字化管理中確保安全性十分必要。

真實性

為了避免房產糾紛，需要在對房產檔案進行數字化管理時確保其真實性。在檔案數字化的情況下，其結構與內容均需與原檔案一致，在此基礎上，才能使房產信息的真實性獲得保證。在核對檔案信息時，一旦發現不實信息或錯誤信息，就需要及時進行糾正。

便捷性

檔案數字化應保證信息查詢、信息使用足夠便捷，以便信息數據不會受到時間、地點等因素的影響與限制；對于用戶需要獲取的信息應做到可以迅速查詢，讓檔案信息實現資源共享。

全面性

房產檔案管理具有一定的綜合性，對其開展數字化管理時，從檔案建立到數據銷毀，均須開展科學檔案管理，實現對房產檔案的統計、收集、處理、分析、使用等，進而使檔案信息最大程度地發揮自身功效。

房產檔案數字化管理的建設

硬件方面的建設

在對房產檔案開展數字化管理建設之前，需要分析實際情況，考慮到檔案多元、復雜的特點，在此基礎上，方能保證數字化管理建設與實際發展需要之間相適應。硬件建設需要確保工作中運用容量大、性能高的服務器的需求得到保證，保證網絡環境的整體順暢性，并且需要配備備份設備、電腦的基礎設備，進而構建相對較好的硬件環境。

軟件方面的建設

在信息化程度不斷加深的背景下，應加強自動化系統在房產檔案管理中的運用，提升工作人員這方面的管理意識，推動一體化管理的實現。針對檔案信息進行有效收集，并且確保檔案的有效性以及準確性，這屬于數字化管理的重要組成部分。同時應結合房產檔案管理的基本特點，積極開發功能強大的掃描工具和圖像處理工具，對圖像進行高質量處理，如針對圖片開展后期處理工作時，需要去除無用信息，有效處理污損檔案，保證電子檔案的美觀性、清晰性；構建網絡檔案信息相關服務平臺，促進平臺查詢效率不斷提升，提供較好的信息服務。

數字資源的建設

檔案信息的有效性與真實性是檔案得以利用的基礎與前提。在對房產檔案進行數字化管理時，需仔細檢查相關內容的質量，包括錄入的正確性、是否和實際情況相符、圖像的清晰性等。在此基礎上工作方能使房產檔案的開發與利用獲得良好保障。數字化資源建設具有動態性，需要經歷較長時間，在實際建設時，需要運用分步驟、分階段的方式將其完成。在信息出現問題時，需要及時開展補錄工作和修正工作，以完善歷史數據，確保各項信息的準確性，為后續工作的順利進行創造良好條件。

安全方面的建設

在對房產檔案進行數字化管理時，需要重視安全性。首先要運用先進技術與先進理念，加強信息安全保護，落實安全防范。其次要在技術上提出嚴格要求，不斷完善安全保密制度；同時需要做好備份工作和增量建設，促進數字化建設有效實施。

房產檔案數字化管理的應用

應用在檔案登記中

對于我國房產檔案而言，登記檔案可以將房產檔案的基本信息反映出來。過去，我國房產檔案運用本地管理方式，管理的運用為區域所限制；而進行數字化管理能夠打破這種區域限制，推動檔案管理實現數字化與網絡化。在具體實施時，可以將房產登記方案對應的日常服務和記錄實體相分離，同時將房產檔案登記對應的原始檔案實體視為最原始登記憑證進行入庫保存。對于日常服務而言，可以通過檔案信息管理系統進行歸檔、分類、錄入等，進而在房產繼承、交易、饋贈這些權屬出現變更的狀態下，對房產登記檔案進行完善與補充。在對房產登記檔案進行數字化管理時，重點為登記申請機構審核文件以及登記原始材料，登記工作人員要將電子登記材料的掃描件打印出來，以使登記材料在外形特征以及內容信息等方面實現精確再現，將登記憑證的公正性、客觀性充分體現出來，并能夠代替原始材料作為房產處理證據。這是檔案管理中檔案登記實現數字化管理的明顯優點。

應用在檔案統計中

在房產檔案管理中，數字化管理的實現可以使人們開展有效統計。在開展檔案統計工作的過程中，需要將數據作為基礎，使統計效率獲得明顯提升，提高整體檔案管理水平；加強對數字化手段的運用，使開展統計工作更為輕松。具體實施時，可以基于數字化管理進行科學分類與合理編排。

應用在檔案整理中

進行房產登記交易時，需由房管局對參與交易對應的房屋資料進行組合、分類、編目、排列，屬于交易檔案應歸檔范圍的各種各樣形式的產權文件材料均須整理齊全，進而使房產交易需求獲得充分滿足。在針對檔案進行整理時，一般會將檔案劃分為幾個類別，不同類別中檔案內容有所不同。整理過程中數字化管理的實現，可以將房產檔案的立卷、分類、排除等運用電子文件當中的元數據進行分類標準的劃分，并且劃分出歸檔范圍、整理項等，以及通過信息化系統促進檔案實現全生命周期的管理。除此之外，還可以通過備份、保密、鏡像技術等多種方式避免信息丟失，更好地適應檔案的保密要求與安全要求。FD0A5204-84D4-48BF-B01C-ED9E48D31416

應用在檔案查詢中

實現檔案數字化管理十分重要，其具有較高的應用價值。在傳統檔案管理模式中，查找檔案難度較大，整個過程比較繁瑣，并且在查找時可能存在找不到的情況。基于檔案數字化管理的實現，可以設置檔案數字化檢索，根據條件進行查找，進而迅速找到所需檔案。檔案的整個查找過程將變得十分簡單，有效性也比較明顯，可以在一定程度上減少檔案的查找步驟，保證檔案管理在實施時的有效性。同時查詢檔案也并不會受到空間和時間的影響與限制，用戶能夠隨時進行有效查找，促進工作效率的提升，也能使部分人力資源得到極大節約。在實際查詢過程中，可以結合互聯網進一步確定自身檔案的訪問權限，然后登錄到房產檔案管理系統中，查詢房產的使用、占用、處分、受益信息，明確房產歸屬關系，提升房產檔案服務質量，使其體現出更加明顯的服務價值。

應用在權限設置中

房產檔案管理運用數字化管理方式，可以設置系統權限，確保信息資料的全面性、完善性和保密性，保證房產檔案管理的整體質量。在運用信息化管理的過程中，可以科學劃分檔案管理環節，在環節連接位置進行權限設置，體現出管理工作的環節性，增強管理工作的合理性，使檔案的安全性獲得比較充分的保障。

有效推進房產檔案數字化管理的建設與應用的策略

加強建設信息化檔案

在對房產檔案進行信息化管理的過程中，需要積極運用GIS系統，使用三維檔案管理系統，促進檔案管理工作實際效力的提升。就GIS系統而言，其主要指形成以圖查房、以圖管檔的全新檔案管理模式，將當前房產檔案和房屋測繪數據、樓盤信息聯系在一起，促進房屋檔案數據、房地產平面圖、房產業務數據之間構建圖檔一體管理模式。就三維檔案管理系統而言，其主要指數字檔案和實物檔案之間實現對應管理，保證管理效率，并盡量降低管理成本。同時，可以有效結合業務數據和檔案數據之間的關聯性，將GIS系統作為主要依托，運用多樣化方式查詢房產檔案，如用GIS地圖指出某棟房屋，便能將房屋的結構、年限、面積、層次等基本信息展現出來。對于商品房而言，則能夠結合備案合同編號、預售許可證號找到樓盤具體所在位置以及預售信息。除此之外，通過GIS系統，能夠對房屋數據進行系統整合，基于系統統計與查詢房屋的登記、備案、抵押等狀態，促進統計與查詢實現一體化，借此保證房產檔案管理的整體效率。

針對數字化建設合理規劃

處于規劃階段時，需要考慮到歷史檔案和新增檔案，然后對數字化建設進行合理規劃，在此過程中，需要注重規劃的長遠性，在不對登記發證造成影響的基礎上，可以在實物歸檔前以及發證以后展開建檔操作。在檔案內容較多的情況下，可以針對利用率高的資料進行建檔。

保證數字化標準完善

在對房產檔案進行數字化管理的過程中，對房產檔案信息進行規劃是管理工作實施的基礎，在建立檔案信息的過程中，信息應保證連續性、真實性以及完整性，其中應包括產前來源、證號與面積、房產類型、界定位置圖、使用期限等，并且這些內容需確保排序規范、整體清晰，數據、圖像等準確無誤，進而使房屋權屬具有可靠性、真實性以及合法性。要想使數字化管理得到有效實施，就需要制定明確的管理規范與標準，并且制定的標準應具有可行性與利用價值，進而使房產檔案實現數字化管理并獲得有效支持，保證檔案管理效果。

強化相關基礎設施建設

在對房產檔案進行數字化管理時，需要將基礎設施作為保障，在管理體系得以完善的情況下，充分考慮基礎設施方面的建設，其中包括標準機房、信息采集設備、高性能掃描儀等。對于機房而言，綜合布線、供配電、溫濕度、消防安全、防潮、防雷等多個方面應充分符合規定。

做好房產檔案內容區分

在開展房產檔案數字化管理工作時，需要有效區分房產檔案的基本內容。房產檔案涉及房產今后發展，對國民經濟發展有著重要影響，在分類信息時，可以建立不同收入人群住房信息檔案，以推動各項工作的順利運轉。在建立檔案數據庫時，應該和相關部門做好交接；在打造系統模塊時，要保證系統應用的合理性、完整性，結合實際情況錄入信息內容，有效管理檔案。

加強運用智能化技術

在進行數字化管理時，不僅需要建設信息平臺，還需要加強對智能技術的有效運用。在科技不斷發展的過程中，通過智能化系統可以更好地分析檔案數據自身具有的價值，利用各項技術同時開展智能化運轉，這能在一定程度上促進數字化技術的融合應用，有效開展數據價值分析；并且基于應用信息平臺與網絡技術融合，能在確保應用智能技術的狀態下，推動智能化管理的實現，進而使一體化建設需求獲得充分滿足，促進遠距離調控的實現；同時運用智能化分析方式推動相關工作更進一步開展，優化檔案管理工作在實施時的整體效果。

總之，房產檔案運用數字化管理方式，可以極大程度地提升檔案管理的整體效率，有效構建檔案資料庫，增加房產資料的使用價值與利用率。通過數字化方式對房產檔案開展管理、存儲工作，不僅整體操作會更為便捷，還能使檔案的安全性得到充分保證。在實施數字化管理時，需積極運用先進技術與先進設備，根據房產檔案的具體情況以及管理規律科學設計管理系統。同時需積極推進網絡化建設、信息化建設以及數字化建設，通過數字化管理促進房產檔案管理不斷向專業化、有序化發展。

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