大數據背景下事業單位檔案管理的思考

趙永梅

摘? 要：在檔案管理工作開展中，可以通過大數據技術的有效使用，促使檔案管理工作的有效性變得更高，也能夠使大數據技術的應用優勢得到凸顯，同時使檔案管理工作的開展變得更加全面。基于此，本文主要針對事業單位檔案管理工作開展的特點進行入手，從而對大數據技術與之融合的意義進行分析，最后利用大數據技術如何實現促使事業單位檔案管理工作的開展變得更加有效進行闡述。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;大數據

前言

事業單位各項工作在落實的過程中，必然會產生大量的數據、文字、表格等信息，而這些信息對于事業單位的長期發展有著十分重要的作用。在大數據技術使用的過程中，不僅能夠使檔案管理工作的開展變得更加全面，也可以通過精細化的方式，使傳統的管理模式得到優化，這時就能使檔案管理工作的開展效果變得更好，同時也能夠使檔案的利用效率變得更高。在當前階段，檔案管理模式更加偏向現代化的方向進行發展，這種方式不僅能夠使管理的成本變得更低，并且也能夠使檔案管理的價值得到凸顯。

一、在檔案管理中融入大數據技術的意義

在檔案管理工作開展中，很多事業單位已經意識到，過去所使用的管理辦法不僅會消耗很多成本，最終取得的效果也無法真正為事業單位的長期發展做好保障。對此，通過將大數據技術進行有效融合，可以使事業單位利用海量的數據信息進行應用，這時就能夠為城市經濟的發展做好保障，同時也能夠使城市的建設更加符合未來發展的戰略目標。通過云計算技術與大數據技術的有效結合，能夠實現為事業單位各項規劃工作的開展，落實好數據的儲備工作，這時對于檔案當中的所有信息來看，不僅能夠利用技術進行有效整合與分類，也能夠全面提升信息的使用效果。尤其是在管理服務系統應用的過程中，能夠進一步使信息的應用價值得到凸顯。

在過去，檔案管理工作的開展是以紙質檔案的管理為主，而這種管理方法只能夠在過去起到一定的作用，無法實現為事業單位的長期發展做好保障[1]。畢竟，這種管理辦法極易導致由于時間的遞增，使得檔案丟失或出現損毀的問題，這時就無法保證信息的應用價值能夠獲得體現，同時也會由于人工查找所帶來的不便，造成成本的增加和使用效率的下降。對此，在信息時代下，通過信息化技術的使用，才能夠真正滿足事業單位檔案管理工作開展的要求。通過對紙質檔案進行轉變，以電子檔案的使用，則能通過信息化技術促使管理成本變得更低，并使效率獲得提升，更能夠對不同類型的檔案進行分類與歸納，以此來滿足應用的實際需求。在大數據技術的支持之下，電子信息化檔案更能夠滿足事業單位發展的多元化要求。

事業單位的規模在不斷擴大，而且涉及的業務也越來越多，這就導致事業單位在發展的過程中，檔案整體的儲存量是在不斷提升的。自進入到信息化時代當中，事業單位在轉變時，不僅會產生更多的檔案數據，同時檔案的類型也變得愈加豐富，這對于傳統檔案的管理模式來看，無疑會帶來更多的挑戰。但是，在大數據技術進行應用的今天，不僅能夠使電子檔案數據庫的建設變得更加全面，也能通過信息技術的融合，使信息數據分類的效果變得更好。這樣，通過有效分析就能在大數據技術的支持之下，找到數據背后所隱藏的關鍵內容，這時數據自身的使用價值就會變得更高。通過這種方式，可以使檔案的利用效率變得更好，以此就能使事業單位為人民服務的效果變得更好。

二、大數據背景下事業單位檔案管理的路徑

（一）創建管理系統

想要使事業單位在檔案管理工作開展中，能夠通過大數據技術的使用進行突破，最重要的一點是要對檔案管理系統進行有效建設，并通過大數據技術的有效融入，促使管理系統的性能變得更好，這時才能將電子化的檔案，真正轉變為數據進行使用。只有符合事業單位的現實情況，從而打造出匹配的管理系統，這樣才能夠使檔案的使用價值變得更好。此外，檔案的應用必須要具備著全面性和時效性，因此在管理系統設計上，需要對不同的應用方式進行有效地開發與升級，這時才能夠使檔案資源的價值實現最大化體現[2]。值得注意的是，想要保證檔案應用的安全性，需要通過多元化的信息服務打造來保證信息的管理、應用、儲存等可以滿足事業單位檔案管理的需求，這時才能降低檔案信息泄露帶來的影響。

（二）提升檢索能力

在檔案管理工作開展中，大數據技術的應用能夠使事業單位在各項數據應用上，通過不同的查詢方式，促使想要的資源能夠得到第一時間的傳遞，這種方式會比過去所開展的人工紙質查詢更有效率。在自動化技術應用的過程中，由于檢索的過程比較麻煩，導致很難實現以智能化的關鍵詞搜索來保證信息應用的效率。但是，通過大數據技術的應用，可以使檢索的目錄變得更加簡單，這樣查詢者只需要在輸入時輸入關鍵信息，即可對所有信息資源進行應用。在大數據技術的匹配下，可以按照不同的搜索方式獲取想要的信息，這樣檔案的檢索效率就能夠變得更高。只要建立相關的模型，并以特殊化的處理方式實現匹配事業單位整體的需求，就能使信息的共享效率變得更高，也能使檔案的使用效率變得更高。

（三）融入數據分析

想要挖掘信息數據背后的價值，就必須要強化信息數據的分析能力。在事業單位當中，所有檔案的形成所產生的數據信息，均可以通過不斷分析來使其背后的價值得到挖掘，而且可以針對不同檔案對口的需求來進行深化挖掘，這時利用云端數據的強化分析能力就能夠使檔案管理工作的質量獲得提升。檔案是一種非常重要的資源，它的價值需要通過挖掘來進行體現，利用大數據技術，則能夠以透視化分析為主，使信息的價值清晰明了地展現在人們眼前，這時就能夠為事業單位的發展提供保障。

總結

在當前階段，中大數據技術有著十分重要的作用。因此，在事業單位的檔案管理工作開展中，將大數據技術進行有效融入，不僅能夠使檔案管理工作開展的質量獲得提升，也能夠真正以事業單位的長期發展為主，促使事業單位能夠利用檔案資源有效體現自身的價值。

參考文獻

[1]鄧華. 大數據背景下事業單位檔案管理工作創新路徑探索[J]. 黑龍江檔案，2021，（06）：210-211.

[2]董齊魯. 大數據背景下事業單位檔案管理的創新思路[J]. 辦公室業務，2021，（19）：132-133.