崗位交接制度規(guī)范化的重要性

黃春玲 曾光 李高

摘? 要：崗位的順利交接是人員交替下工作持續(xù)性的重要保證。文章分析了崗位交接制度存在于實際工作中的問題、影響及產(chǎn)生的原因，闡述了實施崗位交接的必要性、崗位交接的主要內(nèi)容及對崗位交接的一些建議。

關(guān)鍵詞：法律規(guī)范崗位交接 ;流程

崗位交接是指人員因調(diào)動、職責變動或其他原因不再從事原工作，將本人所負責的工作全部移交給員工。人員因生病、出差等其他原因暫時離開工作崗位，交接本人所負責的工作的全部或一部分。日常業(yè)務(wù)處理流程中各環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)交接。在實際工作中，崗位交接方式包括書面交接、口頭交接、系統(tǒng)操作演示等，但是在交接崗位的過程中存在著很多需要改善的問題。

一、崗位交接不足的影響

（一）“新官不理舊債，難以處理舊債”。現(xiàn)在的崗位交接，特別是領(lǐng)導干部的交接，一般由人力資源部門或直接領(lǐng)導對離任和繼任者（特別是領(lǐng)導干部）分別進行對話，雙方根據(jù)人力資源部門或直接領(lǐng)導指定的地點和時間進行崗位交接。有的是禮節(jié)性的見上一面，有的是你走后我再來，根本不見面，需要的認證和第三方監(jiān)督不夠。另外，個別離開崗位的管錢管物人員，特別是領(lǐng)導干部工作期間的經(jīng)濟責任意識薄弱，單位財務(wù)管理不規(guī)范，制度不完備，有突擊簽名集中報銷等現(xiàn)象。對于繼任者來說，因為沒有有效的交接，所以面對舊賬進退維谷。一種情況是，面對前任留下的時間長，情況復雜，不容易處理的多方面利益相關(guān)的項，容易采取回避、消極的態(tài)度，“新官不理舊債”，導致相關(guān)利益者的權(quán)益無法解決，不知不覺成為了不穩(wěn)定的要素，同時繼任者負擔也增加了。另一種情況是，即使解決了遺留問題，也會加重繼任任期內(nèi)的負擔，分散精力，增加任期內(nèi)的支出，從而無法保證繼任任期內(nèi)的收支平衡。

（二）影響正常業(yè)務(wù)開展。少數(shù)部門財經(jīng)法制意識薄弱，為了某種利益，對交接業(yè)務(wù)推遲，不監(jiān)督，不交接，采取“鐵路警察各管各段”的態(tài)度，相關(guān)資料隨人走。交接時沒有以書面形式總結(jié)過去的工作、經(jīng)費收支、債權(quán)債務(wù)、賬外負債、對外擔保經(jīng)濟事項、固定資產(chǎn)管理以及重要未完成事項的進展等，因此繼任者無法掌握職場的現(xiàn)狀和工作進展情況，特別是部分專業(yè)技術(shù)比較強的職位交接，交接內(nèi)容不完整，對單位業(yè)務(wù)的正常開展產(chǎn)生嚴重影響。交接的本質(zhì)不是文件送達，而是風險檢查。很多人覺得交接很簡單。在文件上簽名，然后繼承資料。絕不能小看交接這件事。單位在評價業(yè)績時，往往不會根據(jù)接收后的表現(xiàn)追究前任的責任。如果在交接的時候疏忽大意的話，就完全不知道前任會留下什么樣的“爛攤子”。如果前任不太可靠，在交接時沒有馬上發(fā)現(xiàn)，或者交接后，原本隊伍的軌道發(fā)生了異常，會對繼任者的能力產(chǎn)生疑問。交接過程中最大的問題是不能確認前任留下了多少攤子。其中存在業(yè)務(wù)進展不清楚、團隊合作不穩(wěn)定、財務(wù)預算超標、違法等問題。交接一般會檢查日常工作文件，但問題總是隱藏在文件的背面。比如說，前任的工作計劃交接了嗎？人際關(guān)系繼承了嗎？風險繼承了嗎？在部下中，誰表現(xiàn)得好？還是誰的業(yè)績不好？這些是需要共同交接，直接說清楚情況。

（三）提升崗位資料泄露概率。近年來，關(guān)于崗位交接中的資料泄密事件見諸報端。崗位交接過程中，雙方未對需要交接的資料進行系統(tǒng)性清點，或者存在違規(guī)操作，直接導致崗位交接中的資料處理違規(guī)現(xiàn)象。一旦崗位資料因為交接不善而泄露，后任工作人員承擔交接后果，也會對單位造成嚴重損失。當前常見的崗位交接資料泄密現(xiàn)象包括設(shè)備泄密、電子文件泄密和紙質(zhì)文件泄密，也對崗位交接的全面性提出較高要求。必須在崗位交接中妥善處理全部資料的交接工作，方可在保證資料安全的前提下順利交接。

二、問題的原因

一是領(lǐng)導不重視。有些崗位與財務(wù)和物資管理無關(guān)，相對于這些崗位，領(lǐng)導不重視交接工作。一般認為這是移交者和接交者的事情，與己無關(guān)。實際交接工作是關(guān)系到將來職場工作能否順利進行的重要事情。

二是交接制度還沒有建立。單位沒有制定適合該單位的交接業(yè)務(wù)規(guī)范制度，沒有明確交接崗位的程序和移交者需要履行的權(quán)利和義務(wù)。所以一般不認真對待崗位的交接，總是敷衍了事。即便是建立了崗位交接制度，其中的很多條文要求相對空泛，沒有觸及到崗位交接的實際問題。例如在崗位交接過程如何清點物資？如何擬定資料移交的目錄清單？如何辦理手續(xù)？在具體的制度內(nèi)容中僅僅是簡略涉及，實際操作標準性不足，直接降低崗位交接制度的執(zhí)行效力，崗位交接處理不當也在意料之中。

三是離任者有意為之。有些崗位的人對前任沒有任何交接，所以也不愿意對后任進行交接，于是惡性循環(huán)。新的繼任者也像前任那樣，一開始就自己摸索，做了些沒用的事情。雖然一部分崗位人員有交接，但有可能因為工作不認真而被解職。有的可能是退休了希望被返聘，但沒被返聘。出現(xiàn)這些情況的離崗人員往往帶有情緒地離職，交接時不認真，有遺漏，對重要的、未完成的事項不能清楚說明。有時即使問了也會找各種借口不說出來。這是缺乏職業(yè)道德的表現(xiàn)。

四是繼任者和監(jiān)交者不知道交接的內(nèi)容。繼任者是外面職場的新遷入者，由于對職責和特殊事項不了解，對崗位存在的問題無法關(guān)注，監(jiān)交者也不熟悉職責內(nèi)容，所以離任者交什么，繼任者就接受什么，剩下的工作只能被動地做。

五是交接工作雙方缺乏責任心。前任工作人員在工作中存在違規(guī)處理單位資料的行為，在崗位交接過程中沒有將全部情況交待給接任者。與此同時，接任者對于單位資料的重要性認識不足，在崗位交接過程中沒有詳細詢問崗位資料情況。這實際上反映出雙方都沒有認真對待崗位交接，在交接過程中存在過多含糊其辭、敷衍了事的行為，最終導致不良后果。

六是準備工作不到位。崗位交接并非一蹴而就的過程，前任工作人員的態(tài)度和準備工作對于崗位順利交接有重要意義。部分工作人員在即將交接的情況下，對待本職工作不再盡心盡力，不再推進很多未完成的工作，直接將這些工作交接給接任者。同時沒有說明這些工作的要求，導致接任者需要較長的時間適應工作，降低單位工作效率。如果確實無法在交接前完成工作，也應當提供關(guān)于工作的詳細報告，讓接任者知曉當前工作的推進狀況。在前任工作人員準備工作不足的情況下，資料、設(shè)備的交接不夠順暢，登記手續(xù)不夠完善，直接導致崗位交接中的很多“盲點”，提升單位的運作成本。

七是監(jiān)督制度缺位。崗位順利交接，監(jiān)督力量至關(guān)重要。雖然在崗位交接理念中強調(diào)監(jiān)交人的重要性，但是如何使用監(jiān)交人、使得監(jiān)交人發(fā)揮更重要的作用，是很多單位面對的重要課題。如果沒有配套的監(jiān)督制度，對于監(jiān)交人的職責不夠明確，意味著監(jiān)交人在崗位交接過程中無法發(fā)揮監(jiān)督作用，監(jiān)交人角色形同虛設(shè)。另一方面，監(jiān)督制度缺位，也會對監(jiān)交人的工作狀態(tài)產(chǎn)生微妙影響。監(jiān)交人不會重視個人本職工作，在崗位交接中僅僅是象征性的簽字，導致崗位交接缺乏應有監(jiān)督。

三、實施崗位交接制度的必要性

（一）有助于加強人員的合規(guī)和責任意識。推進崗位交接制度，對前任者是權(quán)力的制約，必須在交接前全面整理負責的相關(guān)事項，及時處理未了的債權(quán)債務(wù)事項。通過交接，將前任未完成的事項正式移交給繼任者，在有關(guān)人員簽證的情況下，繼任者原以為與我無關(guān)的事情，之后應該由己解決。如果有效地實行崗位交接制度，無論是對前任還是對繼任者，都可以依法加強合規(guī)和責任意識，明確地改善“新官不理舊賬、難理舊賬”的狀況。

（二）有助于繼續(xù)工作。推進崗位交接制度，尤其是專業(yè)技術(shù)性比較強的崗位，交接工作可以使業(yè)務(wù)的處理效率和質(zhì)量得以延續(xù)。許多業(yè)務(wù)趨向于越來越多樣化，最終反映在業(yè)務(wù)處理方法流程的多樣化上。工作前后的持續(xù)性很重要。例如，一些已經(jīng)走得比較順暢且合理的業(yè)務(wù)處理流程，前任對此未進行交接時，無視重要事項和關(guān)鍵點，破壞業(yè)務(wù)處理前后的連續(xù)性，導致效率降低。要強化業(yè)務(wù)處理前后的持續(xù)性，交接工作是必不可少的。工作交接可以對工作起到承上啟下、精益求精的作用。在交接過程中，可以讓后任發(fā)現(xiàn)并改善當前的崗位管理和內(nèi)部控制的缺陷。

（三）有助于有效界定前后雙方的責任。推進崗位交接制度，明確規(guī)定離任者對賬簿上沒有反映的問題、收支和任期內(nèi)沒有完成的相關(guān)事項，應當書面交付給繼任者并說明。經(jīng)繼任者和有關(guān)監(jiān)交部門、人員批準后，繼任者對交接事項繼續(xù)處理，在交接過程中發(fā)生損失的，仍將追究離任者責任。這是在制度上明確有效地規(guī)定前任、后任雙方的責任，防止交接過程中發(fā)生“糊涂賬”。

（四）有助于進一步深化經(jīng)濟責任審計工作。經(jīng)濟責任審計對于被審計的領(lǐng)導干部在履行經(jīng)濟責任過程中存在的問題，需要區(qū)別不同情況，并根據(jù)其應承擔的直接責任和領(lǐng)導責任來規(guī)定。交接崗位，特別是領(lǐng)導干部的交接，是領(lǐng)導干部經(jīng)濟責任審計的重要內(nèi)容之一，是前任和后任責任區(qū)分的最有效的方法，是從規(guī)定制度界定前后經(jīng)濟責任的有效機制。有機地結(jié)合崗們交接制度和經(jīng)濟責任審計，將崗位交接情況納入領(lǐng)導干部經(jīng)濟責任審計的評價范圍，有助于正確評價領(lǐng)導干部任期內(nèi)的工作業(yè)績，拒絕干部“帶病”上崗，也為新官不理“舊賬”提供了制度保障，使得經(jīng)濟責任審計工作進一步深化。

四、實施崗位交接制度的幾個建議

（一）強化制度保障。目前，各級對領(lǐng)導干部的交接有一定的規(guī)定和要求。如要求對領(lǐng)導干部進行離任經(jīng)濟責任審計等，而對一般的崗位沒有過多的要求。一般崗位往往是推進各項業(yè)務(wù)順利運行的根本和基礎(chǔ)。加快出臺規(guī)范崗位交接法規(guī)，將崗位交接制度法制化是正規(guī)各個行業(yè)秩序有力的制度保障，規(guī)范相關(guān)程序和要求，確定雙方責任的交接是確保工作的有效銜接和穩(wěn)定轉(zhuǎn)移，確保崗位工作的有效延續(xù)。做到交得清楚，接得明白，防止前任遺留問題難以得到解決及“新官不理舊賬”等問題發(fā)生。

（二）將交接制度確立為單位的剛性規(guī)定。對未建立崗位交接制度的單位和部門，應盡快建立崗位交接制度，有機地結(jié)合領(lǐng)導干部的經(jīng)濟責任審計和崗位交接，在將崗位交接作為人員離開崗位前必須履行的義務(wù)并作為硬性規(guī)定，確保對前任工作的客觀公正評價。讓繼任者入門即上手，保證工作發(fā)展的連續(xù)性和穩(wěn)定性。

（三）嚴格執(zhí)行崗位交接制度，避免交接形式主義。確立了崗位交接制度后，必須嚴格執(zhí)行。否則，交接就成了“走過場”，人員沒有約束力，也就無法體現(xiàn)崗位交接制度的意義和作用。單位區(qū)別崗位，細化對應的交接流程和內(nèi)容，防止由于交接時間短，造成資料準備不充分，重點內(nèi)容不突出。為了避免交接清單中反映的“問題”和工作“教訓”少，在正式交接之前通過座談會形式，征集離任者、繼任者及監(jiān)督交各方面的意見，在交接內(nèi)容、深度、廣度等方面提出具體要求，并進一步改進深化，監(jiān)交人員應當熟悉職責任務(wù)。明確必要的工作流程和工作重點，有責任審查交接工作的內(nèi)容和流程等。如果有遺漏的話，及時促進修改，改善后再進行交接。避免形式主義。

（四）加強崗位交接的監(jiān)督力度。崗位交接作為單位運轉(zhuǎn)的重要環(huán)節(jié)，必須堅定落實崗位交接監(jiān)督工作，保證崗位交接按照既定流程運轉(zhuǎn)。崗位交接監(jiān)督要結(jié)合崗位的實際特征，原則上由上級部門或者領(lǐng)導人監(jiān)督崗位交接過程，也為交接后工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。通常情況下，單位人事部門、監(jiān)察部門都要參與到崗位交接的監(jiān)督過程中，嚴格審定各項交接環(huán)節(jié)，確保交接工作的有效性。人事與監(jiān)察部門參與崗位交接的過程，也是深入掌握部門狀況和工作開展情況的過程，為其今后擬定工作方案提供有效依據(jù)，后續(xù)工作更有針對性。崗位交接監(jiān)督要結(jié)合單位的實際情況，確保監(jiān)督人員選派足夠合理。涉及到崗位交接的部門，應當派一名人員監(jiān)督交接過程，多方面保證崗位交接妥當。針對崗位交接過程做好詳實記錄，交接雙方與監(jiān)督人員在崗位交接記錄中簽字，對崗位交接的內(nèi)容負責。

（五）加強宣傳引導，實行長期監(jiān)督管理。崗位交接有著豐富的內(nèi)涵。一直都是個敏感現(xiàn)實的問題。領(lǐng)導要加強重視，不斷加強宣傳指導，讓全體人員充分認識崗位交接的重要性和必要性。必須定期對相關(guān)負責人進行必要的培訓，讓他們認識到崗位交接的重要性，并使他們在交接過程中發(fā)揮應有的監(jiān)督作用，而不是只簽簽名字。對后續(xù)工作實施長期監(jiān)督管理，有效結(jié)合責任追究措施，充分發(fā)揮離任審計制度，尤其是領(lǐng)導干部的離任經(jīng)濟責任審計，在評價使用、監(jiān)督約束、管理教育干部中發(fā)揮長期有效作用，進一步促進單位持續(xù)健康發(fā)展。

（六）規(guī)范崗位文件交接管理。目前大多數(shù)單位的“交接表”都是一式四份，經(jīng)交接雙方和監(jiān)交人員確認簽署后，交接雙方和所在單位各留一份，報有關(guān)部門記錄一份，作為區(qū)分離任和繼任責任的重要依據(jù)。因為沒有明確交接文件的管理要求，所以有時查找資料很不方便。要明確要求將“交接表”分別存到本級和上級機關(guān)的保密室，納入重要文件歸檔管理，并列入永久保管資料。

（七）建立離任公示制度。《黨政主要領(lǐng)導干部和國有企業(yè)領(lǐng)導人的經(jīng)濟責任審計規(guī)定》提出，要逐步探索和推進經(jīng)濟責任審計結(jié)果公告制度。相應地，離任公示制度也是有效監(jiān)督各級干部特別是領(lǐng)導干部的方法之一。以前的離任交接只有少數(shù)繼承雙方所在機關(guān)和部門的人知道，很多腐敗現(xiàn)象發(fā)生在單位和部門之外，要明確崗位交接情況在特定范圍內(nèi)公示，設(shè)立專門的溝通反映渠道，有效發(fā)揮群眾監(jiān)督作用。

（八）注意交接資料保密。在崗位交接過程中，需要注意資料的安全性，在交接制度的支撐下，認真履行交接程序，確保資料安全交接。在崗位交接過程中，需要清理前任人員曝光的全部載體，隨后進行崗位移交。新接任的人員要確保資料移交完整，履行交接制度的各項要求，避免企業(yè)因為崗位交接不當發(fā)生泄密事件。換言之，在崗位交接過程中時刻繃緊“保密弦”。崗位交接不能操之過急，必須搞清楚交接資料的全部情況，保證設(shè)備資料順利交接，避免其中存在差錯。

五、結(jié)束語

崗位交接事關(guān)單位的規(guī)范化建設(shè)持續(xù)發(fā)展，只有將崗位交接的內(nèi)容、形式、流程、要求和責任劃分等制度化，并在實踐工作中加以重視和嚴格執(zhí)行，符合單位內(nèi)控管理的要求，才能確保不因交接不清，人為造成的爛攤子，嚴重影響接任者正常開展業(yè)務(wù)，同時接任者也可以從規(guī)范的交接制度中快速掌握業(yè)務(wù)計劃，檢查清楚業(yè)務(wù)、組織、法務(wù)等風險，及時掃除新崗位不熟悉的障礙，有利于快速找到業(yè)務(wù)的突破口和發(fā)力點。

作者簡介：黃春玲，1976年 2月，女，廣西桂林人，本科，中級會計師，財務(wù)管理方向