崗位交接制度規范化的重要性

黃春玲 曾光 李高

摘? 要：崗位的順利交接是人員交替下工作持續性的重要保證。文章分析了崗位交接制度存在于實際工作中的問題、影響及產生的原因，闡述了實施崗位交接的必要性、崗位交接的主要內容及對崗位交接的一些建議。

關鍵詞：法律規范崗位交接 ;流程

崗位交接是指人員因調動、職責變動或其他原因不再從事原工作，將本人所負責的工作全部移交給員工。人員因生病、出差等其他原因暫時離開工作崗位，交接本人所負責的工作的全部或一部分。日常業務處理流程中各環節的業務交接。在實際工作中，崗位交接方式包括書面交接、口頭交接、系統操作演示等，但是在交接崗位的過程中存在著很多需要改善的問題。

一、崗位交接不足的影響

（一）“新官不理舊債，難以處理舊債”。現在的崗位交接，特別是領導干部的交接，一般由人力資源部門或直接領導對離任和繼任者（特別是領導干部）分別進行對話，雙方根據人力資源部門或直接領導指定的地點和時間進行崗位交接。有的是禮節性的見上一面，有的是你走后我再來，根本不見面，需要的認證和第三方監督不夠。另外，個別離開崗位的管錢管物人員，特別是領導干部工作期間的經濟責任意識薄弱，單位財務管理不規范，制度不完備，有突擊簽名集中報銷等現象。對于繼任者來說，因為沒有有效的交接，所以面對舊賬進退維谷。一種情況是，面對前任留下的時間長，情況復雜，不容易處理的多方面利益相關的項，容易采取回避、消極的態度，“新官不理舊債”，導致相關利益者的權益無法解決，不知不覺成為了不穩定的要素，同時繼任者負擔也增加了。另一種情況是，即使解決了遺留問題，也會加重繼任任期內的負擔，分散精力，增加任期內的支出，從而無法保證繼任任期內的收支平衡。

（二）影響正常業務開展。少數部門財經法制意識薄弱，為了某種利益，對交接業務推遲，不監督，不交接，采取“鐵路警察各管各段”的態度，相關資料隨人走。交接時沒有以書面形式總結過去的工作、經費收支、債權債務、賬外負債、對外擔保經濟事項、固定資產管理以及重要未完成事項的進展等，因此繼任者無法掌握職場的現狀和工作進展情況，特別是部分專業技術比較強的職位交接，交接內容不完整，對單位業務的正常開展產生嚴重影響。交接的本質不是文件送達，而是風險檢查。很多人覺得交接很簡單。在文件上簽名，然后繼承資料。絕不能小看交接這件事。單位在評價業績時，往往不會根據接收后的表現追究前任的責任。如果在交接的時候疏忽大意的話，就完全不知道前任會留下什么樣的“爛攤子”。如果前任不太可靠，在交接時沒有馬上發現，或者交接后，原本隊伍的軌道發生了異常，會對繼任者的能力產生疑問。交接過程中最大的問題是不能確認前任留下了多少攤子。其中存在業務進展不清楚、團隊合作不穩定、財務預算超標、違法等問題。交接一般會檢查日常工作文件，但問題總是隱藏在文件的背面。比如說，前任的工作計劃交接了嗎？人際關系繼承了嗎？風險繼承了嗎？在部下中，誰表現得好？還是誰的業績不好？這些是需要共同交接，直接說清楚情況。

（三）提升崗位資料泄露概率。近年來，關于崗位交接中的資料泄密事件見諸報端。崗位交接過程中，雙方未對需要交接的資料進行系統性清點，或者存在違規操作，直接導致崗位交接中的資料處理違規現象。一旦崗位資料因為交接不善而泄露，后任工作人員承擔交接后果，也會對單位造成嚴重損失。當前常見的崗位交接資料泄密現象包括設備泄密、電子文件泄密和紙質文件泄密，也對崗位交接的全面性提出較高要求。必須在崗位交接中妥善處理全部資料的交接工作，方可在保證資料安全的前提下順利交接。

二、問題的原因

一是領導不重視。有些崗位與財務和物資管理無關，相對于這些崗位，領導不重視交接工作。一般認為這是移交者和接交者的事情，與己無關。實際交接工作是關系到將來職場工作能否順利進行的重要事情。

二是交接制度還沒有建立。單位沒有制定適合該單位的交接業務規范制度，沒有明確交接崗位的程序和移交者需要履行的權利和義務。所以一般不認真對待崗位的交接，總是敷衍了事。即便是建立了崗位交接制度，其中的很多條文要求相對空泛，沒有觸及到崗位交接的實際問題。例如在崗位交接過程如何清點物資？如何擬定資料移交的目錄清單？如何辦理手續？在具體的制度內容中僅僅是簡略涉及，實際操作標準性不足，直接降低崗位交接制度的執行效力，崗位交接處理不當也在意料之中。

三是離任者有意為之。有些崗位的人對前任沒有任何交接，所以也不愿意對后任進行交接，于是惡性循環。新的繼任者也像前任那樣，一開始就自己摸索，做了些沒用的事情。雖然一部分崗位人員有交接，但有可能因為工作不認真而被解職。有的可能是退休了希望被返聘，但沒被返聘。出現這些情況的離崗人員往往帶有情緒地離職，交接時不認真，有遺漏，對重要的、未完成的事項不能清楚說明。有時即使問了也會找各種借口不說出來。這是缺乏職業道德的表現。

四是繼任者和監交者不知道交接的內容。繼任者是外面職場的新遷入者，由于對職責和特殊事項不了解，對崗位存在的問題無法關注，監交者也不熟悉職責內容，所以離任者交什么，繼任者就接受什么，剩下的工作只能被動地做。

五是交接工作雙方缺乏責任心。前任工作人員在工作中存在違規處理單位資料的行為，在崗位交接過程中沒有將全部情況交待給接任者。與此同時，接任者對于單位資料的重要性認識不足，在崗位交接過程中沒有詳細詢問崗位資料情況。這實際上反映出雙方都沒有認真對待崗位交接，在交接過程中存在過多含糊其辭、敷衍了事的行為，最終導致不良后果。

六是準備工作不到位。崗位交接并非一蹴而就的過程，前任工作人員的態度和準備工作對于崗位順利交接有重要意義。部分工作人員在即將交接的情況下，對待本職工作不再盡心盡力，不再推進很多未完成的工作，直接將這些工作交接給接任者。同時沒有說明這些工作的要求，導致接任者需要較長的時間適應工作，降低單位工作效率。如果確實無法在交接前完成工作，也應當提供關于工作的詳細報告，讓接任者知曉當前工作的推進狀況。在前任工作人員準備工作不足的情況下，資料、設備的交接不夠順暢，登記手續不夠完善，直接導致崗位交接中的很多“盲點”，提升單位的運作成本。

七是監督制度缺位。崗位順利交接，監督力量至關重要。雖然在崗位交接理念中強調監交人的重要性，但是如何使用監交人、使得監交人發揮更重要的作用，是很多單位面對的重要課題。如果沒有配套的監督制度，對于監交人的職責不夠明確，意味著監交人在崗位交接過程中無法發揮監督作用，監交人角色形同虛設。另一方面，監督制度缺位，也會對監交人的工作狀態產生微妙影響。監交人不會重視個人本職工作，在崗位交接中僅僅是象征性的簽字，導致崗位交接缺乏應有監督。

三、實施崗位交接制度的必要性

（一）有助于加強人員的合規和責任意識。推進崗位交接制度，對前任者是權力的制約，必須在交接前全面整理負責的相關事項，及時處理未了的債權債務事項。通過交接，將前任未完成的事項正式移交給繼任者，在有關人員簽證的情況下，繼任者原以為與我無關的事情，之后應該由己解決。如果有效地實行崗位交接制度，無論是對前任還是對繼任者，都可以依法加強合規和責任意識，明確地改善“新官不理舊賬、難理舊賬”的狀況。

（二）有助于繼續工作。推進崗位交接制度，尤其是專業技術性比較強的崗位，交接工作可以使業務的處理效率和質量得以延續。許多業務趨向于越來越多樣化，最終反映在業務處理方法流程的多樣化上。工作前后的持續性很重要。例如，一些已經走得比較順暢且合理的業務處理流程，前任對此未進行交接時，無視重要事項和關鍵點，破壞業務處理前后的連續性，導致效率降低。要強化業務處理前后的持續性，交接工作是必不可少的。工作交接可以對工作起到承上啟下、精益求精的作用。在交接過程中，可以讓后任發現并改善當前的崗位管理和內部控制的缺陷。

（三）有助于有效界定前后雙方的責任。推進崗位交接制度，明確規定離任者對賬簿上沒有反映的問題、收支和任期內沒有完成的相關事項，應當書面交付給繼任者并說明。經繼任者和有關監交部門、人員批準后，繼任者對交接事項繼續處理，在交接過程中發生損失的，仍將追究離任者責任。這是在制度上明確有效地規定前任、后任雙方的責任，防止交接過程中發生“糊涂賬”。

（四）有助于進一步深化經濟責任審計工作。經濟責任審計對于被審計的領導干部在履行經濟責任過程中存在的問題，需要區別不同情況，并根據其應承擔的直接責任和領導責任來規定。交接崗位，特別是領導干部的交接，是領導干部經濟責任審計的重要內容之一，是前任和后任責任區分的最有效的方法，是從規定制度界定前后經濟責任的有效機制。有機地結合崗們交接制度和經濟責任審計，將崗位交接情況納入領導干部經濟責任審計的評價范圍，有助于正確評價領導干部任期內的工作業績，拒絕干部“帶病”上崗，也為新官不理“舊賬”提供了制度保障，使得經濟責任審計工作進一步深化。

四、實施崗位交接制度的幾個建議

（一）強化制度保障。目前，各級對領導干部的交接有一定的規定和要求。如要求對領導干部進行離任經濟責任審計等，而對一般的崗位沒有過多的要求。一般崗位往往是推進各項業務順利運行的根本和基礎。加快出臺規范崗位交接法規，將崗位交接制度法制化是正規各個行業秩序有力的制度保障，規范相關程序和要求，確定雙方責任的交接是確保工作的有效銜接和穩定轉移，確保崗位工作的有效延續。做到交得清楚，接得明白，防止前任遺留問題難以得到解決及“新官不理舊賬”等問題發生。

（二）將交接制度確立為單位的剛性規定。對未建立崗位交接制度的單位和部門，應盡快建立崗位交接制度，有機地結合領導干部的經濟責任審計和崗位交接，在將崗位交接作為人員離開崗位前必須履行的義務并作為硬性規定，確保對前任工作的客觀公正評價。讓繼任者入門即上手，保證工作發展的連續性和穩定性。

（三）嚴格執行崗位交接制度，避免交接形式主義。確立了崗位交接制度后，必須嚴格執行。否則，交接就成了“走過場”，人員沒有約束力，也就無法體現崗位交接制度的意義和作用。單位區別崗位，細化對應的交接流程和內容，防止由于交接時間短，造成資料準備不充分，重點內容不突出。為了避免交接清單中反映的“問題”和工作“教訓”少，在正式交接之前通過座談會形式，征集離任者、繼任者及監督交各方面的意見，在交接內容、深度、廣度等方面提出具體要求，并進一步改進深化，監交人員應當熟悉職責任務。明確必要的工作流程和工作重點，有責任審查交接工作的內容和流程等。如果有遺漏的話，及時促進修改，改善后再進行交接。避免形式主義。

（四）加強崗位交接的監督力度。崗位交接作為單位運轉的重要環節，必須堅定落實崗位交接監督工作，保證崗位交接按照既定流程運轉。崗位交接監督要結合崗位的實際特征，原則上由上級部門或者領導人監督崗位交接過程，也為交接后工作的順利開展奠定基礎。通常情況下，單位人事部門、監察部門都要參與到崗位交接的監督過程中，嚴格審定各項交接環節，確保交接工作的有效性。人事與監察部門參與崗位交接的過程，也是深入掌握部門狀況和工作開展情況的過程，為其今后擬定工作方案提供有效依據，后續工作更有針對性。崗位交接監督要結合單位的實際情況，確保監督人員選派足夠合理。涉及到崗位交接的部門，應當派一名人員監督交接過程，多方面保證崗位交接妥當。針對崗位交接過程做好詳實記錄，交接雙方與監督人員在崗位交接記錄中簽字，對崗位交接的內容負責。

（五）加強宣傳引導，實行長期監督管理。崗位交接有著豐富的內涵。一直都是個敏感現實的問題。領導要加強重視，不斷加強宣傳指導，讓全體人員充分認識崗位交接的重要性和必要性。必須定期對相關負責人進行必要的培訓，讓他們認識到崗位交接的重要性，并使他們在交接過程中發揮應有的監督作用，而不是只簽簽名字。對后續工作實施長期監督管理，有效結合責任追究措施，充分發揮離任審計制度，尤其是領導干部的離任經濟責任審計，在評價使用、監督約束、管理教育干部中發揮長期有效作用，進一步促進單位持續健康發展。

（六）規范崗位文件交接管理。目前大多數單位的“交接表”都是一式四份，經交接雙方和監交人員確認簽署后，交接雙方和所在單位各留一份，報有關部門記錄一份，作為區分離任和繼任責任的重要依據。因為沒有明確交接文件的管理要求，所以有時查找資料很不方便。要明確要求將“交接表”分別存到本級和上級機關的保密室，納入重要文件歸檔管理，并列入永久保管資料。

（七）建立離任公示制度。《黨政主要領導干部和國有企業領導人的經濟責任審計規定》提出，要逐步探索和推進經濟責任審計結果公告制度。相應地，離任公示制度也是有效監督各級干部特別是領導干部的方法之一。以前的離任交接只有少數繼承雙方所在機關和部門的人知道，很多腐敗現象發生在單位和部門之外，要明確崗位交接情況在特定范圍內公示，設立專門的溝通反映渠道，有效發揮群眾監督作用。

（八）注意交接資料保密。在崗位交接過程中，需要注意資料的安全性，在交接制度的支撐下，認真履行交接程序，確保資料安全交接。在崗位交接過程中，需要清理前任人員曝光的全部載體，隨后進行崗位移交。新接任的人員要確保資料移交完整，履行交接制度的各項要求，避免企業因為崗位交接不當發生泄密事件。換言之，在崗位交接過程中時刻繃緊“保密弦”。崗位交接不能操之過急，必須搞清楚交接資料的全部情況，保證設備資料順利交接，避免其中存在差錯。

五、結束語

崗位交接事關單位的規范化建設持續發展，只有將崗位交接的內容、形式、流程、要求和責任劃分等制度化，并在實踐工作中加以重視和嚴格執行，符合單位內控管理的要求，才能確保不因交接不清，人為造成的爛攤子，嚴重影響接任者正常開展業務，同時接任者也可以從規范的交接制度中快速掌握業務計劃，檢查清楚業務、組織、法務等風險，及時掃除新崗位不熟悉的障礙，有利于快速找到業務的突破口和發力點。

作者簡介：黃春玲，1976年 2月，女，廣西桂林人，本科，中級會計師，財務管理方向