科技期刊稿件管理數字化處理流程與成效
——以《航空制造技術》為例

張曉眉 王藝源 賈靜宇

（1.中國航空制造技術研究院《航空制造技術》編輯部，北京 100024；2.北京賽西科技發展有限責任公司《信息技術與標準化》編輯部，北京 100007）

導語

隨著5G、大數據分析等技術廣泛滲透到科技期刊出版的各個環節中，數字技術不僅給科技期刊數字出版業態提出了新課題，同時也從技術層面提供了強有力支撐。稿件作為科技期刊存在價值的核心物質基礎，稿件管理水平的高低直接影響著科技期刊的辦刊質量，利用數字技術進行稿件管理，對科技期刊的發展具有不可忽視的重要作用。

2015年7月，《航空制造技術》（以下簡稱期刊）正式啟用JournalX： 高安全性、高靈活性、市場占有率最高的期刊稿件采編系統（以下簡稱系統），該系統由北京瑪格泰克科技發展有限公司根據期刊的具體要求量身定制。利用該系統管理期刊稿件，不僅完善了稿件從投稿、審稿、編校等數字化出版流程，在稿件處理效率，編輯與作者、審稿專家、協同編輯之間的有效互動，數據收集與分析，欄目策劃等方面都起到了極大的輔助作用。

本文通過梳理期刊系統的使用經驗，介紹使用基本流程，根據實際工作經驗和心得體會歸納總結出當前系統有待改進和完善的相關功能；總結系統在接收投稿、審稿、編校出版、三者（編輯、審稿專家、作者）溝通互動等對提升期刊質量所發揮的積極作用，特別是通過系統建立起來的行業專家數據庫以及系統中的統計分析等功能的合理使用，優化期刊數字化出版流程，體現數字化稿件管理在科技期刊發展進程中起到的積極輔助作用，同時對稿件管理工作本身發展也具有一定的促進作用。[1-8]

1.系統操作基本流程

期刊使用系統管理稿件的主界面如圖1如所示。

圖1 期刊系統處理稿件的主界面

由圖1可見，稿件的綜合處理情況在一個界面就全部得以呈現，稿件管理編輯（兼初審一）只需根據每個處理階段的提示進行動態更新操作即可，不僅能及時把握稿件的最新動態，跟蹤稿件的處理進展，還能在短時間內對全部在庫稿件進行綜合判斷，并根據類別和輕重緩急處理稿件。

具體操作流程：（1）稿件管理編輯登錄主界面，進入“接收網絡來稿”界面，下載稿件后，登錄中國知網學術不端檢測界面，對所下載稿件進行檢測，檢測數據超出編輯部規定的稿件視為不合格，直接在系統點擊退稿并給作者發送退稿函，說明退稿原因，系統會自動將該類稿件歸入“未入庫退稿的稿件”中；（2）將檢測數據合格的稿件登記入庫，利用系統中自帶的學術不端檢測工具再次進行檢測，不合格稿件處理同上，合格稿件給作者發送收稿通知函，并在該稿件備注處登記中國知網的學術不端檢測數據；（3）初審審稿（側重審查稿件是否符合科技論文寫作標準和本刊報道方向），并將合格稿件按序送初審二審稿；（4）初審二審稿不合格的稿件，將稿件退回到稿件管理編輯操作界面，做退稿處理；合格的稿件送主編審稿；（5）主編審稿完成后，將稿件及處理意見一并返回稿件管理編輯；（6）稿件管理編輯按照主編審稿意見進行退稿處理或送外審專家審稿，前者則給作者發送退稿函，后者則下載稿件，將與作者相關的所有信息刪除，生成盲審稿后上傳至系統中；（7）進入送外審界面，選擇與稿件相關專業領域的外審專家（手工搜索、系統自動推薦、主編指定三種匹配審稿專家方式），發送系統已設定好的審稿郵件和提醒短信給審稿專家，郵件和短信內容在發送前也可依據稿件特殊情況做出修改。偶爾需使用系統上專家留言功能（主要是針對一些個性化需求的稿件），如在專家登錄審閱該稿件的界面注明加急稿件、希望審回的日期等。（8）外審專家審回的稿件會在系統主界面“新審回”欄目中顯示，稿件管理編輯依據審稿專家意見對稿件進行“退回作者修改”“退稿”“錄用”等操作，上述操作均可通過系統直接反饋給作者，處理流程如圖2所示。

圖2 使用期刊系統單篇稿件處理流程頁面

具體工作步驟及處理結果如圖3所示。

圖3 稿件處理基本流程圖

由圖3可見，每篇稿件處理流程完整清楚簡潔，且每個處理流程階段都有一個獨立界面，在該界面上記錄了稿件處理過程的所有信息，為稿件管理編輯在處理稿件時省去了傳統的查找、翻閱過往處理信息的時間和精力，也為編輯部決策層在無需稿件管理編輯協助的情況下即可自行閱讀所有稿件處理流程信息和狀態，為統籌和個性化安排庫存稿件出版提供了便利，不僅提高了工作協同效率，而且有效規避了稿件管理編輯存在的信息傳遞有誤、遺漏等問題。

2.傳統與使用系統管理稿件優劣比較

科技期刊作者投稿方式大致經歷了作者親自或托人將稿件送至編輯部、通過郵局郵寄紙質稿件、E-mail投稿等方式。作者投稿方式見證了科技期刊稿件管理工作的不斷進步和規范化過程，每一種投稿方式的轉變都代表著一個時代的進步。以下通過期刊使用Excel與系統管理稿件在信息登記、信息溝通（編輯、審稿專家、作者）、作者跟蹤稿件處理進展、費用管理等進行比較分析。具體過程和結論如下。

2.1 稿件信息登記

使用Excel管理流程：接收來稿后，稿件管理編輯必須對所有來稿進行手工登記，手工錄入稿件編號、標題、作者姓名、單位、通訊地址等信息，操作過程繁瑣單調，因來稿量大，在登記時經常出錯；使用系統管理流程：點擊稿件入庫，系統自動按照設定的程序生成稿件編號，同時將稿件的所有信息自動記錄在相應的稿件編號內，稿件管理編輯只需點擊提交即可，因人為操作出錯的情況幾乎為零。

針對百米林帶植物群落季相變化單調,植物景觀缺乏特色等問題,建議在進行群落結構優化時增加色葉樹種的應用,盡量做到四季至少三季有景可觀,營造春花、夏蔭、秋葉、冬枝的優美植物景觀。同時根據各個區劃特有的自然稟賦和人文特色,總體把控,分區指導,打造區域特色性。選擇部分現狀條件較好的標段進行重點優化改造,形成具有鮮明特征的植物景觀單元,提升上海環城綠帶整體景觀形象。

2.2 信息溝通

2.2.1 與作者溝通審稿意見

期刊在使用系統管理稿件之前，使用Excel管理稿件均為紙質送審，其審稿流程為：稿件管理編輯、編輯部主任和主編審稿通過后，再送外審。審稿專家審閱后，除對稿件做出錄用、修改后發表、修改后再審、退稿結論外，還會從專業角度提出或多或少的修改意見或退稿理由。稿件管理編輯需要將編輯部的審稿意見和外審意見一起錄入電腦，以信函方式通過E-mail發送給作者。由于稿件量大，重新錄入審稿意見不僅耗時費力，而且容易出錯，特別是書寫潦草的審稿意見更是如此，有時甚至還需致電審稿專家核實，給各方都帶去了很多麻煩；使用系統處理流程：所有審稿意見均以電子文本的方式上傳至系統中，稿件管理編輯只需復制粘貼或在系統直接勾選，進行必要的規范處理后就可隨編輯部審稿意見用郵件一起轉發給作者，不僅提高了工作效率和質量，而且轉達審稿意見的出錯概率幾乎為零。反之，將作者修改后的稿件和修改說明轉達給審稿專家亦同。

2.2.2 審稿效率和質量

使用Excel送審流程：（1）審稿效率。稿件管理編輯把稿件打印出來，將稿件的相關信息如標題、作者單位、聯系方式等信息填寫在審稿簽上，完成初審后，依次送編輯部主任、主編審稿，根據主編審稿意見進行外審和退稿處理。對需要外審的稿件，稿件管理編輯首先選擇專業相關的審稿專家，同時在稿件登記表中的對應處登記審稿專家信息和稿件狀態，再將稿件和審稿簽一起放入信封，手寫審稿專家的姓名和收件地址，送收發室轉發。外審專家審稿后，通過郵寄、自己親送等方式將審稿意見返回編輯部。整個審稿流程十分繁瑣且環節多，審稿效率可想而知，即使一篇稿件在所有環節都沒有滯留的情況下，一篇稿件從接收到最后錄用至也要半個月以上，而事實上大多數情況并非如此，一般從接收到稿件錄用，往往需要兩個月以上。由于稿件處理的各環節都處于分離狀態，加上稿件數量龐大，稿件管理編輯很難逐一進行跟蹤處理，普遍存在嚴重滯后現象，如果作者不主動向編輯部咨詢，有些稿件在處理過程中的某個環節遺失也時有發生。（2）審稿質量。存在的主要問題如下：一是考慮到審稿時效等，編輯部往往將審稿專家局限于本地和本單位的相關專家學者，由于稿件數量多，審稿專家少，通常只能做到一篇稿件只送一個外審專家審稿；二是非專職審稿，審稿專家通常只能利用本職工作以外的時間從事審稿工作，精力和時間有限；三是存在稿件多外審專家少，專業無法做到全覆蓋，由于外審專家自身專業素養、眼界等原因，對各類稿件質量判斷和把握也存在失誤現象；四是每篇送審的稿件都記錄有作者的具體相關信息，有些作者與審稿專家系同事、朋友、親屬等關系，礙于情面，審稿專家在質量把關方面造成主觀偏頗也時有發生；五是編輯部未啟用學術不端檢測數據篩查，稿件內容重復率高乃至重復發稿現象也偶有發生，加上上述現象普遍存在，客觀上給期刊稿件質量造成了不良影響。

使用系統管理稿件：（1）審稿效率。稿件管理編輯履行完成初審，直接通過系統提交給編輯部主任、主編審稿，每個環節處理完成后，通過釘釘或微信提示下一個環節的責任人。經過長時間觀察總結得出，編輯部當天就能完成新投稿件的全部審稿流程，并精準送達至外審專家手中，同時通過手機短信和專門郵件提示外審專家及時審稿。因每篇稿件都設有審稿返回時間節點，如果審稿專家接收到送審郵件時工作繁忙無法及時審稿，可以在送審郵件里點擊“不便審稿”上傳至稿件系統，稿件管理編輯會再次匹配加送審稿專家；如果審稿超時未審回，系統會自動發送催審或提醒郵件；稿件管理編輯的主界面也會有“需要催審”的提示，管理編輯可根據情況及時與無反饋的審稿專家取得聯系了解情況，酌情做出轉送其他外審專家等處理。總體來看，審稿周期一般在10天內均能返回，最快的甚至幾個小時就能完成審稿，普遍審稿返回及時有效。編輯部在接到外審專家返回的審稿意見后，在退修界面將編輯部和審稿專家意見通過寫留言、發郵件和提示短信3種方式反饋給作者，一般5分鐘左右就能處理完成1篇稿件。此外，稿件管理編輯通過系統中的“過濾器”功能實時監控所有滯后稿件進展，根據“當前流程階段”迅速找到滯后稿件并進行相應處理，即使稿件管理編輯、編輯部的相關審稿責任人、外審專家、作者等外出，只要能上網，就能對自己負責的稿件進行處理，不受時間、空間、地域限制，大大提高了稿件處理的靈活性和效率。自從2015年使用系統管理稿件以來，一般情況下，一篇稿件從接收到錄用最快只需一個星期，最長也不超過兩個月，沒有發生過一篇稿件中途遺漏和丟失情況。（2）審稿質量。主要表現如下：一是利用學術不端檢測系統進行初審，篩掉了一批質量明顯不達標的稿件，從而最大程度保證了送外審的稿件質量，減少了外審專家因為稿件質量太低而產生的反感和抱怨，降低了因常稿件質量水平低而影響到外審專家在評審過程中的興趣和積極性概率；二是通過系統審稿，解決了地域限制問題，國內外所有同行業專家學者都可納入到外審專家數據庫中，大大提升了審稿專家的數量和質量，每篇稿件能夠做到送兩個以上有資質的同行進行評議；依靠數據系統，可以更準確的將稿件送至專業對口的同行進行評審，提高了審稿質量和效率；三是執行雙盲審稿制度，審稿專家和作者相互之間不能直接了解溝通，使外審專家可以無壓力審稿，在質量把關方面更為客觀、準確；四是系統可以看到每個外審專家接收到審稿的頻率和周期情況，稿件管理編輯可以依據專家接收稿件數量和頻次，更合理地安排送審工作，以避免外審專家頻繁接收稿件影響本職工作從而導致審稿積極性不高，影響審稿質量等情況。

2.3 作者稿件跟蹤

使用Excel流程：由于稿件管理過程無法做到與作者同頻共進，作者想要了解其稿件進展動態，就必須致電編輯部咨詢，稿件管理編輯根據作者提供的稿件編號等信息在Excel表中查找，再將相關信息轉達給作者。由于稿件數量多，作者的咨詢電話不斷，稿件管理編輯工作十分繁重單調。

使用系統流程：系統中設置有“在線查稿”功能，作者只需登錄系統，點擊“在線查稿”即可隨時隨地查詢稿件的全部處理流程信息，既方便快捷又經濟實惠，如果對稿件處理進展有疑問，還可給通過系統直接給編輯部留言詢問，稿件管理編輯根據工作安排及時查看處理回復即可，省去了給作者回復郵件和接待電話咨詢等，稿件管理編輯從中解脫出來，將時間和精力用在更有價值的事情上。

2.4 費用管理

收取發放審稿費和稿費也是期刊編輯部工作的主要事項之一。使用Excel費用管理流程：編輯部定期統計相關數據，提交財務部門，財務部門審核報賬完成后，再將處理結果反饋給編輯部。由于實際工作運行中環節較多，兩個部門經常不能及時協調工作，很多稿件的審稿費、稿費等得不到及時處理，如有些稿件已經見刊，作者卻未將審稿費寄來；又如審稿費和稿費等經常不能及時發放，一定程度上影響了外審專家的積極性和編輯部的服務質量。使用系統費用管理流程：系統中設置專門的“費用管理”功能，財務部門定期根據設定賬號登錄系統，即可對審稿費等進行處理，處理完成后的稿件均有已支付標識，且在稿件相關流程界面上有體現，編輯部登錄相應稿件界面點擊“費用”一欄即可了解相關情況，從而規避了傳統費用管理因兩個部門信息不對稱等產生的弊端。

3.系統存在的問題及建議

綜上，使用系統進行稿件管理后，期刊稿件管理工作有了質的飛躍。通過工作實踐發現，該系統在網絡首發輔助功能、學術不端檢測、盲審處理、合理設計外審專家數據庫、定期自動分析庫存稿件數據、稿件庫設計等功能有待進一步完善優化。具體歸納如下：

3.1 缺網絡首發輔助功能

系統目前尚無網絡首發輔助功能設置，錄用稿件無法做到及時單篇簽發優先網絡首發，存在縮短論文網絡首發進度和加快成果轉化滯后等問題。

3.2 學術不端檢測不完善

系統中自帶的學術不端檢測鏈接數據庫不完善，造成檢測數據達不到客觀全面，需要下載稿件后借助中國知網等進行再次權威檢測，由于是手工操作，存在操作失誤導致相似度數據備注不準確等風險。

3.3 盲審流程繁瑣

期刊稿件采編系統的屏蔽信息功能尚不成熟，要徹底做到雙盲審稿，稿件管理編輯必須下載稿件，并將稿件中與作者相關的所有信息如姓名、單位、地址、Email、電話、基金項目等通過手工刪除，保存后重新上傳至系統中。存在另存后的稿件因刪除了作者信息內容，稿件格式或版本另存后有所變動，導致稿件公式或圖片顯示不完全的情況，影響審稿質量和效率。有時因為網速慢導致稿件無法下載或上傳速度太慢等，給稿件管理編輯增加了不必要的工作量，影響了工作效率。此外，因為是人工操作，存在作者信息清除不徹底、清除后的稿件未能成功覆蓋原稿。由于編輯部接收來稿數量大，還存在清除后的稿件上傳至錯誤稿號的等風險。

3.4 稿件庫設計不明確

一是退稿庫。目前系統只有兩個退稿庫：未入庫稿件退稿和入庫稿件退稿。在編輯部的實際運用過程中，入庫稿件退稿又分為編輯部退稿和外審專家審閱后決定退稿的稿件。將入庫稿件退稿歸于一個庫中，稿件管理編輯和編輯部決策層如想了解兩類退稿信息，就需要花上一定時間去統計，由于稿件數量都在動態中不斷增加，時間越長統計所費時間也就相應延長，加上稿件處在動態數據變化中，很難保證數據的準確性；二是投稿錄用稿件庫和約稿庫。目前系統中的投稿和約稿在錄用后分別被歸檔至“錄用待發表”和“約稿庫”，如果在“錄用待發表”和“約稿庫”中按照期刊錄用稿件的專業創建相應的優、良、合格等子庫，可供編輯部決策層在最短的時間內對各專業的稿件庫存狀況有一個清晰了解，及時根據稿件投稿內容、投稿時間、涉及專業領域、作者所在單位等數據進行綜合分析判斷相關專業前景，從而做好期刊欄目設計、專題策劃等工作。

3.5 操作時有設備的限制

稿件系統的操作都需電腦登錄后操作，比如審稿時，專家需要電腦登錄系統下載稿件后再審閱稿件，再填寫意見或上傳批注稿。如果可以開通或優化手機相關的App或程序，專家可以利用碎片的時間直接用手機界面打開閱讀并使用手機在線批注審稿，這樣可以縮短審稿周期，提高工作效率，提升期刊服務的滿意度。

4.使用系統后取得的成效

綜上所述，可以看到期刊使用系統后，不僅讓稿件管理編輯從繁瑣單調的工作中解脫出來，杜絕了稿件登記時信息重復錄入、作者一稿多投和重復投稿、審稿滯后和質量不高、審稿專家專業覆蓋不全面、作者頻繁咨詢稿件進展影響正常工作、費用管理不清及滯后、稿件處理滯后和遺失稿件、編輯外出無法辦公等弊端，而且稿件管理工作效率得到了大幅度提高。更為重要的是，通過使用系統中的稿件管理、組版管理、費用管理、統計分析、信息維護和人員信息等功能，編輯部日常工作及編輯出版模式、手段、流程、運作和管理方式也相應發生了全新變化，可喜變化體現在期刊的優質稿件逐年提高，2015年到2021年期間，期刊影響力不斷提升，在中國知網航空航天科學與工程學科57種期刊中，2017年、2018年、2019年、2020年影響力指數（CI）學科排序分別為第13位、第11位、第9位、第5位。2021年3月8日，期刊接到《中文核心期刊要目總覽》2020年版編委會通知，入編《中文核心期刊要目總覽》2020年版（即第9版）航空、航天類的核心期刊。

綜上所述表明，使用系統進行稿件管理對提高辦刊質量和影響力方面都起到了積極的推動作用，在實現期刊采編業務的流程化、規范化、網絡化以及縮短投、審稿周期、擴充作者及外審專家數據資源庫以及編輯出版質量和效率方面都得到顯著提升，對期刊全流程數字化建設方面起到了積極的促進作用，為數字化出版乃至智慧出版的實現提供了輔助作用。

結語

本文介紹了期刊利用系統實現稿件管理數字化處理流程和取得的業績成效；對利用系統在學術不端檢測、同行評議、審稿專家匹配、三方溝通（編輯、審稿、作者）、編校排版和網絡首發為一體的稿件管理數字化流程方面進行了探討；通過對使用系統管理稿件的工作實踐，總結得出稿件內容質量、審稿專家匹配、稿件錄用與見刊速度、編輯協同辦公等方面均得到了優化和提升。綜上，為推進我國科技期刊數字化乃至智能出版做出了有益探索，為科學化管理稿件和提升辦刊質量提供可借鑒方法。