民生檔案信息資源開發利用

陳繼榮

（大同區社會救助服務中心，黑龍江 大慶 163515）

0 引言

國家檔案局近年來提出了檔案管理和利用的新理念：“人的檔案最重要、最有價值”。各級檔案部門應當積極響應該理念， 落實民生檔案管理的相關工作，出臺地方性的、 適合本地業務規范指導性的政策文件。許多地方的檔案部門也做了有益嘗試。民生檔案就是人民群眾在日常生活中的各種行為形成的檔案內容，民生檔案與民生問題密切相關，用好了民生檔案，做好了政治領域、經濟領域、精神領域、物質領域、生活領域老百姓的方方面面，將對群眾、社會、國家的影響意義深遠而重大。民生領域的檔案信息資源開發主要包括了：第一，民生政務檔案；第二，社會保障檔案；第三，企業轉制檔案；第四，衛生教育檔案；第五，工商管理檔案；第六，司法民政檔案；第七，住房信息檔案。檔案的種類繁多、涉及的領域寬廣、覆蓋的內容較多、影響意義重大，是當前階段相當長時間需要重點開發和利用的內容。

1 民生檔案信息發展的歷程

20世紀末，隨著信息化的發展，檔案管理網站的推廣，民生檔案的信息化發展產生了萌芽。但是，當時的互聯網并不普及，計算機也是高檔設備，檔案中多數為紙質材料，分散保管在各地的情況，使得群眾對于檔案信息的服務更多的是在單向的查詢、查詢檔案所處的位置和狀態。許多檔案并不能實現真正的電子化、信息化、規范化以及遠程共享、便捷利用。

隨著互聯網的發展、計算機的普及，許多地區的檔案管理服務也在推陳出新。截至2017年，大慶全市的居委會實現了100%的建檔率， 檔案信息達標率98.6%。將檔案工作中心從收集、保存向管理、服務轉變，是檔案管理新時期功能創新的特點。近年來，大慶市的檔案館藏利用率、接待率在全省檔案服務中位居前列，民生檔案的利用率高達90%，民生檔案的信息發展迅猛、服務水平較高。

2 民生檔案信息資源開發利用的技術基礎

民生檔案的信息資源開發利用所需要運用到的技術包括了遠程通信服務、硬件設備、信息系統、數據資源，包含了互聯網、計算機硬件、計算機軟件等業務。大慶市的檔案管理部門主要從三個維度來構建業務所需要的技術基礎：

第一，對各個縣區的檔案館數據平臺進行統籌協調，依托民生服務平臺實現遠程協同。平臺由檔案部門基于政務內網的基礎上，將各個區縣的檔案數據平臺協同上網，并實現互聯互通，數據共享。在此基礎上進行了資源整合、在線瀏覽以及數據移交，便利了查詢、調閱、利用等功能。

第二，逐步將民生檔案的數據庫接入市政服務大平臺中。檔案館的數據和服務要從館里走出來，接入市政服務平臺中，這樣就可以直接服務到有需要的民眾。以社會救助為例，將救助信息接入市政服務平臺中，普通市民、社會組織、救助站、福利站都可以看到這些檔案信息，可以協同提供服務，減少了部門之間、不同組織之間的協調問題，提升了溝通的效率。將民生檔案的查詢和利用融入社區層面的服務平臺，以實現檔案館與社區的功能協同、居民群眾全市通辦的技術基礎。

第三，實現平臺與系統的標準化建設。民生檔案數量多、種類復雜、動態性強、歸屬性復雜、標準不一，要實現遠程的協同， 就必須處理大量的數據和信息。依靠對多個管理部門、工作人員的協調，有一點很重要的就是，要對這些不同來源、不同時期的數據進行標準化規范，以確保數據之間的交互暢通無阻。所以，大慶市的檔案管理部門在技術基礎實現之前， 首先就必須規定好平臺的參數、文本的格式，為未來的舊檔案標準化轉化、 新檔案標準化收錄打下堅實的技術基礎。

3 館藏資源開發類型

檔案的信息資源開發的主體是檔案館的工作人員，隨著時代的進步，信息技術、互聯網技術和計算機技術日益蓬勃發展，有一些檔案網站、數據庫也在建設和開放給有需要的用戶。在檔案信息資源的開發過程中，技術逐漸迭代發展，更能夠有效提升檔案的信息利用效率、提升檔案使用的效果。從宏觀角度來說，檔案信息資源的開發既是面向用戶的，也是面向檔案客體的。具體而言，可以分為以下幾類：

3.1 面向檔案資源客體開發

檔案信息資源的主體通常是群眾本身，客體則是已經存在檔案信息資源主體的二次開發和利用。通常而言， 就是對檔案信息資源的客體做分類、 排列、索引、標注、著錄、轉化、評價、總結等活動，這樣可以對原始檔案信息資源進行梳理，提升未來檢索和使用的效率效果，從而提升檔案資源的價值。

整理型開發：是對檔案的信息資源建立各種索引工具。比如社會救助服務中心的案卷目錄、文件目錄進行匯總集合，再將這些案例進行分類目錄、全宗指南和專題指南等工作。這樣可以便于其他部門的查找，外地協同配合查找，也為檔案的二次利用打下良好的基礎。

轉化型開發：指的是將不同類型、不同載體、不同形式、不同文種的檔案信息資源轉化為標準格式和計算機可以識別的格式，方便用戶的索引、利用、開發。以社會救助服務中心的檔案來講，20世紀的檔案多以紙質、錄音為主，為了方便以后的管理，應當將這些紙質、錄音的檔案進行介質轉化，轉化成PDF、MP3 等格式。再將這些數字資源進行標注和索引，方便未來的查閱和檢索，實現信息資源的多媒體化，方便了檔案信息的傳輸和保存，也方便用戶在多個環境下的充分利用。

主題匯總開發：是將檔案館里的各種分散保存的檔案資源信息化并匯總整理，根據用戶要求、場景、業務需求，運用一些技術手段來實現加工重組，匯編成新的檔案信息服務。比如，對社會救助服務中心的大事記、組織沿革、專題概要進行總結，既可以是區社會救助服務中心的資源匯編整合，也可以是縣市區的救助服務中心專題數據的整合匯總。

3.2 面向檔案用戶的開發

面向檔案用戶的關鍵點在于用戶的需求、檔案信息的服務，主要是檔案館與信息資源需求機構之間的互動行為，檔案信息資源的開發和利用能夠為用戶的使用效率提升助力，提升檔案管理的服務水平，平衡供需雙方的交流。

共建共享型開發：面向檔案用戶最常見的一種開發方式，最主要的需求就是將散落在不同區域檔案館的資源進行有效的集中，實現不同類型檔案信息資源的共享和互聯互通， 破除檔案館之間的物理隔離，減少信息繭房、信息孤島效應，實現對檔案信息資源的整體利用。例如，建立檔案全文數據庫和檔案目錄數據庫，并實現互聯互通，方便用戶對檔案目錄先進行查找，再進入到全文數據庫進行二次檢索、下載和利用，實現了各個數據庫之間的互聯和共享。

公布型開發：指的是根據檔案館客觀需求，將檔案原件制作成某個主題的文獻物。比如，根據出版物的類型特點進行檔案的匯編、叢編，匯總檔案文集。

代理型開發：代理型開發就是在原有檔案信息資源的條件基礎上進行再開發、二次開發，這種開發的含金量高、附加值也高，同時也考驗檔案館的綜合能力和綜合素質，是體現檔案館內功、業務能力和管理能力的標準，是未來需要大力發展和關注的空間。

針對檔案館信息資源客體的開發和針對用戶的開發， 可以說是檔案行業里一個問題的兩個維度，根據不同目的、不同標準進行劃分，兩者相輔相成、不可分割。

4 民生檔案信息資源開發利用的問題以及對策

4.1 民生檔案信息資源開發利用存在的問題

在當前社會治理水平日益提高的大背景下，檔案使用者對檔案部門的服務質量要求日益增高， 不僅要求檔案部門能夠快速、高效、準確地提供出檔案原件，而且還需要檔案管理部門能提供出價值更高、含金量更高的二次整理、三次匯總的檔案信息。當前，民生檔案管理部門的開發利用工作依然存在著一些問題，尤其是在日新月異的互聯網環境下，這種業務發展落后于現實需求、技術要求的情況更為突出。具體表現在：

第一，館藏建設仍需要加強。當前，我國的檔案管理部門采用的管理模式是條塊化管理，這種管理性質導致了檔案管理行政機構之間各自為政、互不干涉和往來，為了部門之間的利益不愿意移交數據，造成信息孤島等情況，不同類型的民生檔案信息資源的條塊化分割，阻礙了信息資源的交互和整合利用。

第二，戰略規劃比較薄弱。當前的民生檔案信息資源的總體規劃應當促進信息資源的再開發再利用，最大限度地滿足人民群眾對于信息的需求。但是，目前的檔案館管理依然是以國家行政管理的理念為主體，館藏資源的規劃和有效利用并沒有得到真正的重視。管理層面上，微觀管理多、宏觀指導少、執行力不足、缺乏頂層設計和長遠考慮，這就造成了信息資源開發的專項規劃不足。

第三，內容建設失衡。當前，我國的民生檔案館藏資源并未有效發揮其資政教育、 群眾維權的價值，檔案的開發利用手段、面向用戶的個性檔案信息資源的開發極其有限。關乎人民群眾切身利益的民生檔案數量和開發質量令人憂心忡忡，缺乏對民生檔案信息資源的組織、加工，導致檔案內容的深度不足、綜合價值編研成果不多。民生檔案館藏資源的內容體系不平衡，機關檔案多、民生檔案少，實體檔案多、網絡檔案少，綜合檔案多、專門檔案少，建設方面不平衡，館藏資源的收納標準不統一， 有些館藏資源重復建設，信息不分享不共享形成信息孤島。

4.2 民生檔案信息資源開發利用的對策

第一，改革傳統管理機制，創新資源整合。有必要打破各個館之間的行政隔離，從創新機制方面探討出一條檔案整合的管理體制和管理路徑。應當對民生檔案資源進行整合，逐步實現從目錄級查詢向文件級查詢的轉化，逐步落實全國民生檔案數據庫的大一統建設。不斷強化信息資源的廣度建設，構建實際利用和普遍利用的數量充分的信息資源體系，強化對地方特色、文化特色的民生檔案的專題建設。在資源深度方面，要構建有學術特點、有質量特色的檔案信息體系，重視檔案資源的完整、深度，構建有特色的民生檔案館藏數據。例如，社會救助檔案數據庫、群眾健康數據庫、社會保障數據庫等。

第二， 改進民生檔案信息資源的開發利用手段。民生檔案信息資源的開發以傳統手段為主，包括對檔案的外借、閱覽、信息報道、陳列等傳統服務方式。對于檔案的二次利用、 再開發服務很少關注和提供，如定題跟蹤、計算機檢索、網上查閱、數據庫開放下載等服務提供不多，對于檔案的利用就不那么充分。所以，檔案館應當改變手工檢索、速度慢、效率低、準確性不強的弊端。要從重視公眾網絡的利用出發，利用互聯網技術、計算機技術、數據庫技術進行開發，改變民生檔案信息資源利用不足的情況，最大限度地從技術手段上提升信息檔案的利用。

第三， 面向用戶的個性化民生檔案信息開發服務。在檔案信息資源的整合中，面向用戶的檔案信息開發應當滿足檔案用戶的個性化需求，從縱向和深度兩個方面對民生檔案的信息資源進行開發。首先，服務時空方面要有個性化，在用戶所習慣的手機、電腦客戶端提供24×365 的全方位多客戶端的信息服務。其次，可以根據大數據不斷迭代更新，推送用戶所需要的信息資源， 提升用戶和信息之間的自動化匹配。再次，通過人工智能的大數據算法，讓系統比用戶更了解自己，通過服務內容的個性化，推送針對性的專業內容到有需求的用戶面前，實現需求和推送的高度匹配。最后，從技術角度上講，要實現用戶的個性化民生檔案信息資源的各種需求，就應當基于網絡技術和人工智能兩個角度， 主動預測和評估用戶的需求，挖掘用戶的興趣。個性化檔案信息的開發主要由用戶模型、興趣、推送引擎等模塊構成。基于用戶的個性化，為用戶提供個性化的服務模式提供定制服務，經過系統的大數據和算法，整合后推送給到用戶。個性化服務可以大大減少人工檢索，提高用戶的體驗以及信息資源的整合利用。

5 結語

民生檔案信息資源的開發利用，有待檔案部門的協同治理，挖掘各種信息技術工具，為公眾提供更加快捷、主動推送、標準化、貼近群眾需求的檔案服務。總體而言，當前的民生檔案信息資源利用的層次還比較低，要盡快打破這種各自為政、分頭建設的信息孤島情況，為了實現全面共享、積極開發而努力。