城市軌道交通檔案管理現狀與優化路徑探究

張媛媛 袁言臣

摘 要：以我國9市軌道交通集團為調研對象，文章運用實地考察和深度訪談的方法，從管理制度、組織體系、管理主體和管理內容四大維度分析了我國軌道交通檔案管理現狀，發現存在管理制度顆粒度過粗、組織體系缺乏有效監管、人才隊伍建設不到位、信息化建設步伐緩慢等問題，可以從制度體系精細化、監管方式立體化、人員管理協同化、管理環境信息化四個方面加以優化。

關鍵詞：軌道交通；工程檔案；檔案管理

軌道交通檔案反映了軌道交通工程建設的全過程，是軌道交通系統安全運維的重要依憑、進行行業知識科普的信息寶庫和構建城市數字生態圈的基礎資源。當前研究大部分以單個城市的軌道交通檔案管理為研究對象，內容涉及檔案管理實踐紀實[1]、檔案制度建設[2]、信息化建設[3]、工程檔案管理[4]等方面，缺少針對全國范圍內城市軌道交通集團檔案管理現狀的整體分析、歸納總結。鑒于此，筆者于2021年3月至7月，對濟南、長沙、青島、蘇州、武漢、鄭州、西安、南昌、杭州9個城市軌道交通集團（公司）進行了實地考察和座談訪問，調研范圍涉及我國8省，其中有7個為省會城市的軌道交通集團，軌道交通建設時間早，檔案資源豐厚，檔案管理經驗較為豐富，因此具有區域內的代表性。此外，青島、蘇州兩個軌道交通集團在檔案管理手段和管理方式上也獨具特色，具有珍貴的調研價值。基于此，本文選擇了這9個城市軌道交通集團作為調研對象，分析了目前我國軌道交通檔案管理的經驗和問題，提出相應對策，為促進檔案服務城市軌道交通行業發展提供參考。

一、 軌道交通檔案管理現狀調研

軌道交通檔案的管理工作具有獨特的管理特征，本文將從管理制度、組織體系、管理主體和管理內容這四個方面對我國軌道交通檔案管理現狀進行介紹和分析。

1. 管理制度

調研發現，各城市軌道交通集團普遍重視基本檔案制度，在工程文件的分類整理、竣工驗收、移交歸檔和專門檔案管理等方面形成了較為成熟的制度標準體系。從制度文本上看，類型包括制度、辦法、規范、手冊、作業指導書等，數量差異較大，少則只有3-4個文本，多則達到幾十個文本。從輻射范圍上看，制度主要由集團層面制定，也有部分集團的子公司參照制定了本公司的檔案管理制度。

2. 組織體系

檔案管理權責集中于總部的軌道交通集團，往往由集團統籌從集團層面到子公司層面的檔案實體管理和信息化工作，要求統一制度建設、統一檔案管理、統一資源調度。檔案管理權責分散于子公司的軌道交通集團，集團主要起到監督、檢查和指導作用，子公司擁有較大的權力，負責檔案實際管理，形成的檔案往往自行保管。各集團的檔案管理組織體系如表1所示。

3. 管理主體

從檔案人員的分布看，專職人員集中在各個集團的總部，而子公司以兼職檔案人員為主。從檔案人員的年齡情況和學科背景看，大學本科是從業主力，呈現出年輕化、專業化程度較低的特點。

4. 管理內容

從具象視角出發，管理內容是在軌道交通建設周期及今后運營管理過程中形成的大量檔案資源，其反映了建設從立項、勘察、設計、招投標，到施工、監理、裝修、驗收，最后試運行和完成竣工的全過程。隨著軌道交通行業信息化步伐的加快，新型技術載體和數字檔案也在豐富著軌道交通檔案的管理內容。從抽象視角出發，管理內容還包括軌道交通檔案的流程，即體現在各個城市軌道交通集團對檔案收集、整理、移交、歸檔、保管、提供利用等管理流程的規范要求和對系統、人員、風險、質量的控制需求上。

二、 軌道交通檔案管理的問題分析

1. 管理制度顆粒度過粗

軌道交通集團檔案管理工作的起步往往遲滯于其初始線路的建設時間，且多數集團的檔案制度和管理標準不夠細化，具體體現在如下三點：第一，制度缺乏連貫性。集團級、子公司級和其他單位之間的制度鏈條不完善、不協調，導致檔案質量標準不統一。第二，制度缺乏適用性。只有基本制度而沒有根據業務實際形成覆蓋綜合管理、專門管理和信息化建設的系列化制度體系，缺少完善監督標準和獎懲制度。第三，制度時效性缺失。制度長時間沒有更新，與檔案局（館）的要求脫節，管理辦法中的規范性附件也無法滿足現行項目建設的多樣性需求。

2. 組織體系缺乏有效監管

城市軌道交通建設是綜合性工程，涉及單位眾多，檔案流轉程序復雜，檔案管理組織體系往往缺乏有效監管。特別是在子公司、參建單位層面，兼職檔案管理人員流動快、組織架構調整中的檔案權責變更頻繁，如果沒有明確的監管舉措，容易出現檔案材料不全、推諉管理責任等情況。

3. 人才隊伍建設不到位

人員流動性大且專業知識水平參差不齊，已經成為影響軌道交通檔案質量的重大隱患，[5]而人才隊伍建設不到位是隱患形成的主要成因。第一，未考慮廣大基層檔案人員的專業發展需求，沒有給檔案人員提供多樣化的專業培訓和明確的考核標準。第二，子公司檔案工作隊伍結構松散，且無長期、固定的培訓安排，檔案管理經驗無法得到及時交流與總結。第三，沒有建立具有足夠數量和知識能力的檔案人才結構體系。

4. 信息化建設步伐緩慢

第一，某些集團檔案人員信息化意識薄弱，對新技術的接受程度亦不高，形成信息化改革的內部阻力。第二，某些集團開始應用檔案系統，但是現行系統存在功能不齊全、對業務工作作用較小、系統間協同不足等問題，導致檔案系統僅被當作電子檔案的存儲庫和備份庫使用。第三，某些集團已經意識到檔案信息化的重要性，管理系統功能較為完備，但是相關制度規范尚未建立、檔案數據標準尚未統一、檔案系統與其他業務系統的集成等尚未實現，線上管理與業務流程不緊密，無法實現真正的全流程管理。

三、 軌道交通管理實踐的優化路徑

1. 制度體系精細化

首先，通過成立制度建設小組、召開檔案會議等方式，匯集集團上下檔案管理的問題和需求，制定涵蓋集團檔案基本管理、專門管理和信息化管理的檔案制度。基本管理包括管理總則、借閱銷毀規定等，專門管理包括文書、工程、設備等管理規范，信息化管理包括數字化、電子文件管理等規定。

其次，立足集團檔案類型、業務流程的復雜性，開展標準細化工作。一是通過建立歸檔作業指導書、竣工檔案組卷樣板，配套指導手冊等，規整檔案工作秩序；二是針對檔案信息化管理出臺指導方案，制定管理型、業務型和技術型標準規范，使軌道交通集團檔案信息化工作有章可循、有據可查；三是建立檔案管理工作獎懲制度、編制檔案工作獎懲案例，明確檔案管理工作獎懲業務范圍、主體范圍、責任追究等。

最后，保障制度科學性。集團與子公司、檔案監管部門及時溝通，定期更新和修訂相關制度。

2. 監管方式立體化

首先，綜合考慮集團與子公司的檔案管理現狀，實現二者的調和。可通過集中培訓、委派專家指導等形式增強集團對子公司檔案工作的人力投入，條件允許則可由集團負責對各子公司檔案管理人員的考核。集團也要定期與子公司、參建單位開辦檔案工作會議，集中探討實踐中的問題，特別要加對基層檔案工作的認識和管控。

其次，運用合適的檔案工作監管手段，保障檔案管理的質效。例如，集團和子公司建立雙向責任清單，將其運用至檔案監管、量化考核工作中。集團還可以將檔案考核納入項目考核中，通過合同約定、質保金控制等方式在檔案驗收時要求參建單位滿足檔案質量標準，并且檔案管理工作的完成度、質量高低直接影響該單位其后續項目的承接資格。

最后，借助智能技術有效賦能，創新項目檔案監管方式，實現檔案監管從“線下監管”向“線上監管”延伸，從“分頭監管”向“協同監管”轉變。[6]

3. 人員管理協同化

首先，推動檔案管理人員的價值認同。應在集團相關工作會議中強調檔案工作的嚴肅性和有效性。此外，通過表彰先進單位、先進個人等精神獎勵，以及績效考評評優、專業評價加分等激勵方式給予獎勵，調動檔案人員的積極性和職業認同感。

其次，推動檔案管理人員的業務協同。對外積極主動與市檔案局、市城建檔案館對接，邀請檔案專家進行現場調研與指導，定期開展檔案專業繼續教育，加強與其他優秀軌道交通集團的交流學習。對內加強集團與子公司、參建單位檔案人員之間的業務交流。例如，長沙市軌道交通集團十分重視檔案人員的業務培訓，不僅邀請檔案主管部門來集團進行現場調研與指導，圍繞檔案收管存用等業務問題開展在職人員繼續教育，而且對參建單位開展定期培訓。

最后，優化檔案管理人員的知識結構。這需要兼顧“新人才”的引進與“舊人才”的培訓。[7]一方面，要拓寬人才隊伍的專業范圍，注重打造具有綜合知識技能的人才隊伍；另一方面，要加強檔案崗與其他崗位人員之間的交流合作，通過人員之間經驗交流、答疑解惑，完善檔案管理人員的知識結構，提高其綜合能力。

4. 管理環境信息化

首先，及時開展檔案數字化工作，確保檔案信息完整可用。將庫存檔案和每年新產生的檔案進行全文數字化處理并掛接至檔案管理系統，實現檔案數字化查詢和全文電子瀏覽。

其次，面向業務流程優化系統，增強系統支撐全局能力。集團應加強系統管理模塊的實用性，根據各部門、子公司利用需求定制配置檔案的業務規則，可預先設定檔案管理流程及檔案工作要求，通過線上文件產生、收集、整理歸檔等操作的限定，促使各部門事務辦理向規范流程靠攏。蘇州軌交集團目前正在開發項目檔案全流程管理系統，以實現從資料表單的生成、工程建設流程線上審批環節到電子簽章認證整個過程的全覆蓋，實現對項目管理進程的全程把控。

最后，打通系統平臺信息壁壘，活化集團檔案數據運轉。明確各系統對接的接口規范、數據格式、存儲要求等，打通檔案管理系統與OA、合同、BIM等業務系統之間的數據接口，通過設置檢索入口、流程管控、存儲保管、監督控制和接口關聯等功能服務，實現文檔關聯和實時傳輸，完成與其他業務數據的交互及數據協同管理服務，逐步實現以文檔資源為中心的智能化、協同化管理。例如，西安軌交集團已經將推動財務、合同、計量支付、OA與檔案管理系統的互聯互通作為下一步的工作重點。

*本文系山東省檔案科技項目“基于大數據的國有企業電子檔案信息化管理平臺構建研究”（項目編號：2019-28）和國家社科基金青年項目“國家建設工程檔案資源保障體系研究”（項目編號：17CTQ049）階段性研究成果。

注釋與參考文獻

[1]徐紅梅.建一流地鐵 創金牌檔案——無錫地鐵“互聯網+檔案”全過程管控的實踐與探索[J].檔案與建設，2017（1）：80-82.

[2]王彩虹.論城市軌道交通企業檔案管理制度建設及運用——以廣州地鐵集團有限公司為例[J].檔案學研究，2016（5）：67-70.

[3]陳艷艷.檔案信息資源開發與價值呈現——以廣州地鐵博物館為例[J].檔案學研究，2019（5）：98-101.

[4]張駿，覃波靜.基于合同管理的軌道交通工程檔案完整性管理機制初探[J].浙江檔案，2017（7）：61-62.

[5]袁胤.淺談軌道交通檔案管理難點及對策——常州市軌道交通一號線檔案管理的探索與實踐[J].檔案與建設，2020（8）：55-56，61.

[6]郝偉斌，周昊，李璐璐.“互聯網+”環境下建設項目檔案新型監管機制研究[J].檔案管理，2020（6）：48-51.

[7]趙彩彩.國有企業檔案管理數字化轉型策略研究[D].濟南：山東大學，2021：49.