提升高校財務報銷滿意度的探討

●紀開芳

財務報銷是高等院校的重要日常活動之一，財務報銷工作的開展情況直接關系到高校師生教學科研的進行以及財務部門的工作狀態和效率。當前隨著高校經費的不斷增加、高校業務活動的多樣化，關于高校財務“報銷難”問題的反映日漸增多，不僅影響了報銷人從事本職工作的精力和心情，同時還降低了對于財務部門服務水平的評價。各高校有必要提高對“報銷難”問題的重視程度，以信息化發展為契機，盡快將財務報銷的優化提上工作日程，以期改善高校財務報銷的日常體驗，根本上解決報銷人的現實難題。

一、當前高校財務報銷主要模式

當前部分高校的財務報銷模式較為原始，具體工作流程以線下現場辦理為主。首先由報銷人填寫報銷單、準備原始憑證，然后提交直管領導審核簽字，接下來報送高校財務部門進行現場初審，初審通過后提交上級領導審核簽字，接著由財務工作人員進行復審并做賬務處理，最后由出納處進行支付結算。整套財務報銷模式較為嚴謹、穩定，但是付出了工作效率和服務體驗降低的代價，缺少人性化指導，流程中無論哪個步驟發生差錯都會導致整體進度的停滯，可能需要經歷多次退單和重新提交，返工量大，浪費時間和精力，導致業務雙方體驗不佳。

二、高校傳統財務報銷工作存在的問題

1.手續麻煩，流程復雜。財務報銷過程要求多人、多次簽字，由于高校活動較多，辦公地點分散，聯系相關簽字人員存在不便，很多時候無法一次辦理成功，嚴重拉長準備時間。

報銷人必須準備紙質材料，相關材料不夠一目了然，具體內容的填錄容易出錯。紙質表單的發放和領用較為繁瑣，紙質票據的保留也有一定難度，這些紙質材料在傳遞過程中容易發生缺失損毀。同時大量紙質材料的使用也增加了辦公成本，缺少環保性。由于高校財務報銷分淡旺季，而財務部門的接待能力存在上限。財務部門繁忙時期可能出現取號難、排隊長、跑多次等情況，進一步拖慢報銷速度。

2.現有報銷系統不完善。當前很多高校仍在使用較為落后的財務報銷系統，系統各項功能較為原始，更新維護不及時或是根本沒有運維人員。系統模塊較少，不能覆蓋報銷的全領域、全流程，需要線下人工頻繁介入。系統的設計開發沒有和現實中的使用人員即報銷人和財務工作人員做好溝通對接，一些操作和邏輯過于繁瑣生硬，脫離實際。

財務報銷系統和網銀支付系統不夠穩定，數據保密性和資金安全性無法得到有效保障。在報銷和支付結算過程中出現的問題難以得到及時排查和解決，使用體驗欠佳。

3.溝通不暢，缺乏反饋。財務報銷過程中報銷人和財務工作人員之間溝通不暢，報銷人缺乏有效渠道和手段對報銷相關事項進行了解和咨詢，工作人員由于業務積壓和流程規范也難以提供完善的指導。由于高校事項繁雜，制度嚴格，報銷人在初期可能無法掌握報銷的全部要求，如果財務人員無法幫助報銷人進行全面的梳理和排查，就會出現業務進程難以及時反饋，報銷人不知道自己卡在何處的情況。財務人員在工作過程中經常是發現問題即退回，再次提交時發現新問題又退回，從而導致退單率高，返工多，引起雙方情緒不滿，關系失和。

4.報銷人缺乏相關知識。高校的報銷人大多不是財會專業相關人員，財務知識薄弱，無法理解報銷的要求和規定，很多時候只能自己摸索。同時由于大多數需要報銷的老師和領導工作繁忙，精力有限，只能將報銷工作委托他人比如學生，這就導致了日常工作中報銷人頻繁變更，同一項目的報銷可能由多個報銷人進行申報，增加了報銷業務雙方的溝通成本，使溝通質量進一步下降，影響了財務人員的辦事效率。

5.財務人員工作壓力大。財務報銷工作審核業務量大，識別麻煩、易出錯，同時由于部分財務工作人員不接觸一線教學科研活動，對報銷項目缺乏了解，增加了審核難度。不科學的制度和系統設計導致審核工作的重復，進一步加大了工作量，降低了工作效率。有些高校財務部門辦公場地設計規劃不夠合理，報銷人員容易集聚、形成長隊。同時由于缺少指引標識，現場秩序較為混亂，報銷人員情緒焦躁，無形中增加財務工作人員的心理壓力。

三、提升高校財務報銷滿意度的措施

1.提高信息化水平，開發線上財務系統。推動高校財務部門信息化建設，開發線上報銷系統，普及網絡報銷，增加移動端軟件支持。打造物流管理系統，為異地報銷人提供相關材料的收發服務，同時結合自助投遞機、線上投遞渠道，實行全天自動接單，打破財務報銷的時空限制。對于需要現場辦理的報銷業務，提供線上線下雙重預約渠道，報銷人可以查看財務部門的辦公日程和各時段預約人數，從而達成錯峰辦理,節約報銷人的精力，有效緩解財務部門的壓力。建立高校線上財務中心，對財務報銷流程進行全程記錄，提供實時追蹤功能，方便報銷人和經辦財務人員查詢、跟蹤，實現財務信息共享。

2.推動高校財務報銷無紙化、無現金化。在提高信息化建設水平的背景下，以高校線上財務中心和線上報銷系統為基礎，實現財務報銷流程的無紙化，支付結算的無現金化。高校要嚴格對接國庫支付管理系統，推廣高校公務卡的應用，簡化高校報銷工作程序，嚴格把握相關要求與標準。進一步優化財務系統和支付系統，深度對接銀行，改善高校和銀行之間的合作水平，確保財務報銷中電子認證服務的穩定性，保障數據安全和支付可靠，提高報銷人對財務報銷工作的信賴度和認可度。

3.完善高校財務報銷制度，加強溝通和反饋。在高校財務報銷工作中，原則上要求每件報銷業務由首先接單的第一經辦人負責到底，從而避免財務人員推諉責任，保持財務報銷工作中口徑和標準的一致，減少報銷人的困惑和重復準備。

在財務報銷系統中預留報銷人和經辦財務人員雙方的聯系方式，保障報銷業務雙方溝通渠道的暢通，保證出現問題后及時通知到位，盡快根據反饋進行修正。同時提供在線答疑渠道，使線上報賬服務更具直觀性、可操作性，進一步提升財務報銷工作效率和便捷度。

4.開展針對報銷人的相關培訓。組織財務部門工作人員以及財會相關專業的師生，積極開展基礎財務知識普及和高校報銷工作規章宣傳，定期對有需求的報賬人進行統一培訓。根據本校實際情況編寫相關指導手冊，面向報賬人進行發放。

在高校各行政部門和二級學院設立財務助理制度，選聘具有豐富財務報銷經驗的學生擔任財務助理。一方面輔助本部門或學院的人員進行財務報銷的準備工作，另一方面與高校財務部門對接，從而減輕財務部門的工作壓力。

5.改善財務部門現場環境和工作水平。改進高校財務部門辦公場地的規劃，美化服務大廳環境，增加現場標識使其更具指示性，合理設置等候區。工作高峰時期安排學生志愿者在現場進行秩序維護和業務指導，消除報銷人員的不滿情緒。

財務部門要及時更新工作理念，增進對一線教學科研情況的了解，以提高財務報銷審核工作的熟練度、準確性、規范性。財務工作人員要增強作為學校管家的服務意識，提升業務熟悉程度和計算機應用能力，站好高校財務報銷工作的重要一崗。

四、結語

當前我國采用傳統財務報銷模式的高校在實際工作中表現出了較多不足之處，這些缺陷難以通過對原有模式的小修小補來解決。想要從根本上治理高校“報銷難”這一弊病，進一步改善高校財務報銷的滿意度，就必須全面推進財務報銷模式的信息化、智能化、人性化。只有在高度完成信息化建設的基礎上，推進業務流程優化，加強溝通反饋，才能切實提高財務工作人員的服務水平與報銷人的體驗。