信息化時代下高校財務(wù)宣傳工作的思考和實踐
——基于智能問答機器人的運用

●鐘思棋 張 科

一、引言

深入推進高校財務(wù)管理工作，有利于為高校發(fā)展提供良好的支撐保障，為學(xué)校戰(zhàn)略發(fā)展提供高質(zhì)量財務(wù)決策支持，具有重要而深遠的意義。為此，全國高校財務(wù)部門都致力于完善財務(wù)管理制度體系，構(gòu)建財務(wù)服務(wù)創(chuàng)新體系，提升財務(wù)管理水平。然而，如果師生無法很好地理解財經(jīng)制度和財務(wù)基礎(chǔ)知識，導(dǎo)致財務(wù)政策執(zhí)行難，就會影響高校財務(wù)管理工作的整體水平。為縮小財務(wù)部門與服務(wù)對象之間的認知差距，高校財務(wù)宣傳工作的重要性逐漸凸顯出來。

二、高校財務(wù)工作的特點

（一）財務(wù)管理的規(guī)范性和專業(yè)性

財務(wù)工作的開展建立在較完善的制度體系之上，凡事有制度可依，有流程可循，不可隨意變更。一般人理解起來難度較大，因此，詬病財務(wù)工作拘泥于政策規(guī)定，工作呆板的時候較多。

（二）服務(wù)對象的廣泛性和多元性

高校財務(wù)宣傳服務(wù)對象相對復(fù)雜，對外面向政府部門、社會組織、企業(yè)，對內(nèi)面向教師、科研人員、黨政管理人員、學(xué)生等等。不同服務(wù)對象對財務(wù)服務(wù)的關(guān)注點和需求差異較大，如老師關(guān)注報銷規(guī)則，科研項目的立項結(jié)項，學(xué)生則更關(guān)心學(xué)費住宿費繳納、獎助學(xué)金的發(fā)放。

（三）服務(wù)結(jié)果的時效性和便捷性

財務(wù)人員提供服務(wù)結(jié)果的效率直接影響了師生的滿足感和獲得感，特別是涉及到資金支付等經(jīng)濟活動時，師生希望花費盡可能少的時間成本獲得最高效用[1]。如師生在制單時產(chǎn)生報銷規(guī)則疑問，會傾向于當(dāng)場迅速解決問題，而非從大量規(guī)章制度里翻閱查找所需信息。

（四）管理質(zhì)量的差異性和片面性

不同財務(wù)人員對規(guī)章制度的理解可能有差異，而且一個人無法全面掌握財務(wù)知識，導(dǎo)致在處理問題或回答問題時可能會出現(xiàn)缺乏標準，質(zhì)量無法掌控的情況。

高校財務(wù)工作的特點對財務(wù)宣傳工作提出了更高更嚴格的要求，決定了宣傳應(yīng)當(dāng)精細化、標準化管理，提升服務(wù)效率。

三、高校財務(wù)宣傳工作面臨的困境

在高校財務(wù)宣傳工作領(lǐng)域，普遍存在財務(wù)宣傳工作思想意識不高、方法載體不多和宣傳影響效果不好的實際問題[2]。因為不了解、不熟悉、溝通不暢通、信息不對稱，師生容易對財務(wù)部門產(chǎn)生不滿甚至抵觸情緒，既造成服務(wù)主體和服務(wù)對象之間的矛盾，也影響了財務(wù)工作的順暢開展和效率提高。

首先，財務(wù)部門對財務(wù)宣傳工作重視不夠，造成“重管理、輕宣傳”的局面。一方面，財務(wù)工作繁雜，工作量大，而財務(wù)人員普遍求真務(wù)實，專注于做好預(yù)算、核算、報表、報銷等日常業(yè)務(wù)，沒有充分認識財務(wù)宣傳工作的重要性和迫切性。再加上宣傳工作并未普遍作為高校財務(wù)部門或個人的重要工作指標，也沒有相應(yīng)的考核機制，宣傳工作很難貫徹落實落細。另一方面，由于財務(wù)人員具備財會專業(yè)知識，認為財務(wù)規(guī)章制度具有可讀性，未能意識到“外行”閱讀時會覺得晦澀難懂，較少超脫出來思考如何站在師生的角度做好財務(wù)宣傳工作。

其次，財務(wù)人員對宣傳內(nèi)容的創(chuàng)新探索的主動性欠缺，宣傳成效有待提升。高校財務(wù)制度較多，政策性和專業(yè)性較強，報銷規(guī)則繁雜，在宣傳內(nèi)容上往往容易顯得單調(diào)刻板，如宣傳規(guī)章制度時原文轉(zhuǎn)發(fā)，報道相關(guān)活動時四平八穩(wěn)，使用語言上傳統(tǒng)刻板甚至空話套話，文體格式也顯老套[3]。模式化的長篇大論未能有效提煉重點，可讀性和趣味性差，師生理解起來有難度，甚至不愿意閱讀，導(dǎo)致無法達到較好的宣傳效果。

再次，未充分發(fā)揮信息化宣傳方式的作用，工作效率和服務(wù)質(zhì)量受到影響。如今，高校財務(wù)部門通常采用舉辦宣講會、印發(fā)宣傳冊、在微信公眾號、官方網(wǎng)站發(fā)布信息等方式進行宣傳，這些方式的確拓寬了師生對財務(wù)制度和信息的了解途徑，但依然存在信息分散不易獲取，無差別性宣講針對性差、覆蓋面有限等問題。傳統(tǒng)宣傳方式的即時性和交互性較弱，不具備接收消息、對話和智能搜索功能，師生無法快速定位到想要查找的內(nèi)容，遇到問題時依然習(xí)慣通過電話、微信群、QQ 群等即時通訊方式進行咨詢，不但增加了財務(wù)部門工作人員的工作量，也因人工無法隨時隨刻回答問題，缺乏統(tǒng)一回復(fù)標準，影響了師生的問詢體驗。

四、高校財務(wù)宣傳工作的方式探索

管理與服務(wù)相輔相成，財務(wù)管理通過財務(wù)服務(wù)得以實現(xiàn)，財務(wù)服務(wù)能夠更好地推動財務(wù)管理[4]。如果高校能夠開展良好的財務(wù)宣傳工作，師生能夠理解財經(jīng)政策、報銷規(guī)則，財務(wù)人員的工作就能更好地推進開展，工作效率和財務(wù)服務(wù)質(zhì)量也能穩(wěn)步提升，師生對財務(wù)人員的服務(wù)會更加滿意，從而形成良性互動，最終建立起和諧的財務(wù)關(guān)系。

首先，財務(wù)部門需認識到財務(wù)宣傳工作的重要性，加強服務(wù)意識。財經(jīng)政策的解讀、宣傳能夠為財務(wù)服務(wù)工作順利開展奠定良好的基礎(chǔ)，把財務(wù)矛盾化解在前期宣傳階段，避免因制度理解與執(zhí)行偏差所帶來的經(jīng)濟利益損失[5]。高校財務(wù)人員需統(tǒng)一認識，牢固樹立以人為本的觀念，未病先防，從服務(wù)者的角度出發(fā)，遵循事前控制的原則，把財務(wù)宣傳做在前頭，以師生“零跑路”為目標，由“等候式”辦公向“上門式”服務(wù)轉(zhuǎn)變。

同時，財務(wù)部門需與時俱進，主動作為，創(chuàng)新宣傳方式和內(nèi)容，提升服務(wù)質(zhì)量。在信息化時代下，不少政府機構(gòu)、企業(yè)、電商等引入智能問答機器人用作宣傳答疑或信息查詢，有效提升了服務(wù)體驗和工作效率。智能機器人可簡單分為問答型，任務(wù)型和閑聊型。問答型即一問一答，用戶提問后，機器人反饋答案；任務(wù)型為完成用戶提出的特定任務(wù)，如開具發(fā)票等；閑聊型機器人與沒有特定目的用戶寒暄，如微軟的聊天機器人小冰。

未來財務(wù)管理將串聯(lián)起大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)網(wǎng)和云計算，實現(xiàn)更加智能的精準計算，實現(xiàn)人腦一般的學(xué)習(xí)、思考和判斷，提供端對端的更高質(zhì)量服務(wù)和個性化服務(wù)，人工智能進入教育領(lǐng)域和財務(wù)管理領(lǐng)域是發(fā)展必然趨勢[6]。高校財務(wù)宣傳可以采用“AI+財務(wù)服務(wù)”的形式，建設(shè)符合需求的智能問答機器人，即預(yù)先準備大量常見問答形成知識庫，當(dāng)機器人接收到用戶提問后，通過自然語言處理技術(shù)和算法模型理解用戶所表達的意思，然后找出與此問題匹配的答案并發(fā)送給用戶。在完成一輪問答交互之后，機器人通過自主學(xué)習(xí)技術(shù)對問答過程進行深度學(xué)習(xí)，自動擴充知識庫內(nèi)容，從而提高下一次回答的準確率。

五、高校智能問答機器人建設(shè)的實踐探索——以Z 大學(xué)為例

（一）背景

為切實加強高校財務(wù)管理，Z 大學(xué)進行了全校范圍的財務(wù)調(diào)研，調(diào)研顯示62.5%的教師希望通過微信公眾號獲取信息，表明大部分師生偏好便捷的咨詢方式。Z 大學(xué)財務(wù)部門為更好地服務(wù)師生，以“AI+財務(wù)服務(wù)”為突破口，積極尋求解決方案，最終選擇籌備建設(shè)財務(wù)智能問答機器人。

財務(wù)智能問答機器人能有效針對財務(wù)宣傳特點，解決目前存在的宣傳難題。一是采用統(tǒng)一的咨詢平臺，解決了信息分散不易獲取的問題；二是問答包羅萬象，融會貫通，能解決不同服務(wù)對象的財務(wù)咨詢問題；三是機器人不厭其煩回答大量同質(zhì)化的問題，解決了財務(wù)人員的工作效率受影響，人工成本高的問題；四是答案標準化流程化，解決了答案缺乏統(tǒng)一標準的問題；五是隨時隨地提供服務(wù)，有問必答，解決了財務(wù)人員無法時刻在線答復(fù)的問題。

（二）建設(shè)過程

第一步建設(shè)知識庫。知識庫里的常見問答包括制度答疑、報銷指南、資產(chǎn)管理、科研經(jīng)費、系統(tǒng)使用、學(xué)費繳納等常規(guī)業(yè)務(wù)問題，回答類型豐富多樣，有鏈接、表格、文檔、圖片等。此外，在知識庫中加入寒暄問答，增強機器人的親和力和擬人性。

第二步內(nèi)測與公測。在經(jīng)過內(nèi)測后，機器人在財務(wù)部門官方微信公眾號、官方網(wǎng)站、財務(wù)系統(tǒng)同步上線。

第三步更新與維護。財務(wù)部門會及時監(jiān)測，實時完善更新知識庫，及時加入工作中新出現(xiàn)的常見提問，修訂、完善、整合已存在的問題；學(xué)習(xí)未知問題、推薦問題，不斷豐富知識點及其擴展問法；為多個知識點添加相似問法和關(guān)聯(lián)問題，使問題間增強關(guān)聯(lián)，形成龐大的知識網(wǎng)絡(luò)，方便師生在查看一個問題之后可以跳轉(zhuǎn)至相關(guān)感興趣的問題，提高使用友好度。

第四步處理留言。如果機器人未能解決問題，師生可以留言，財務(wù)部門會及時回復(fù)。如問題具有共性，財務(wù)部門會及時將其添加至知識庫中，以便機器人在未來提供準確的答案。

（三）實施效果

自正式上線以來，經(jīng)過一段時間的打磨優(yōu)化，Z 大學(xué)財務(wù)智能問答機器人已經(jīng)渡過了初始關(guān)，進入良性循環(huán)軌道，能較好勝任工作，迅速成長為師生的貼心助手。據(jù)統(tǒng)計，機器人知識庫包含近千個問答，總回答數(shù)萬個問題，解決率達90%以上，收到了良好的效果和反饋，不少師生反復(fù)多次使用。

對于師生來說，無論身處何地，只要接入網(wǎng)絡(luò)，進入聊天咨詢窗口，就可以獲得不間斷的標準化規(guī)范化問詢服務(wù)。對于財務(wù)部門來說，知識庫的建設(shè)是一個梳理部門業(yè)務(wù)的契機，能加強部門對日常工作的總結(jié)。當(dāng)越來越多的師生在線上解決了財務(wù)問題，線下提問的次數(shù)會相應(yīng)減少；當(dāng)師生了解了財務(wù)報銷規(guī)則，問題單的數(shù)量減少，財務(wù)人員審核的時間相應(yīng)減少，財務(wù)人員可以把節(jié)省的時間用在其他工作上，有效降低了人力成本。智能機器人是一次探索財務(wù)宣傳方式的有益嘗試，通過分析機器人的數(shù)據(jù)，財務(wù)部門能了解到師生最關(guān)心的問題以及宣傳的薄弱點，進一步提升內(nèi)部治理精細化水平。

總之，引入財務(wù)智能機器人，最大化地發(fā)掘機器人的潛力，使其提供高效的財務(wù)問詢服務(wù)，是時代、科技發(fā)展的需要，既能提高工作效率，又能提高財務(wù)服務(wù)質(zhì)量，滿足師生需求，一舉多得。

六、高校財務(wù)宣傳未來發(fā)展方向的思考

信息化時代下，財務(wù)宣傳需立足需求，對癥下藥，借助信息化手段開展工作。未來可以從以下幾個方面探索財務(wù)宣傳的發(fā)展方向。

一是宣傳縱深化。如拓展機器人的使用場景，引入任務(wù)型機器人，將其與財務(wù)報銷系統(tǒng)、薪酬系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，通過調(diào)取數(shù)據(jù)，在機器人聊天窗口中實現(xiàn)查詢到報銷單的進度、薪酬明細等功能；或與學(xué)校差旅平臺對接，師生直接在機器人對話框中輸入“幫我訂一張從某地到某地的機票”，就可以彈出訂票頁面。進一步，可以實現(xiàn)學(xué)校各部門間的系統(tǒng)信息共享，打破信息壁壘，實現(xiàn)更深的融合。

二是宣傳多樣化。多管齊下，充分發(fā)揮信息化作用，利于技術(shù)解放人力，提升服務(wù)效率，達到事半功倍的雙贏局面。未來高?？杉橙∩鐣虡I(yè)公司的先進服務(wù)模式，進一步與科技公司合作，更好地滿足師生需求。在采用任何宣傳方式時，注意使用多種方式加強指引，使操作簡單易懂，擴大宣傳的覆蓋面。

三是宣傳精細化。高校中不同學(xué)院、不同服務(wù)對象對待財務(wù)信息的需求不盡相同，未來信息技術(shù)可以將人群細分，為人群畫像，進一步精準快速分析服務(wù)對象的行為偏好，以便有針對性地提供不同類別的貼心服務(wù)，提升財務(wù)管理精細化水平。