從醫(yī)院發(fā)展的新視角談檔案管理的重要性

●何 蕾

一、引言

隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)力不斷增大，醫(yī)療行業(yè)在信息科技的帶動(dòng)下，也在不斷快速發(fā)展。在醫(yī)療服務(wù)行業(yè)中，醫(yī)院需要不斷提升自我的核心競(jìng)爭(zhēng)力。筆者作為一名醫(yī)院檔案工作者，在對(duì)目前我國(guó)醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理體制進(jìn)行研究后得出結(jié)論，檔案管理工作在我國(guó)傳統(tǒng)的醫(yī)療工作中一直沒(méi)有得到重視，人事檔案管理制度也亟需得到改善，才能進(jìn)一步激發(fā)廣大醫(yī)務(wù)工作者的活力，提升醫(yī)院的醫(yī)療水平。

我國(guó)目前的醫(yī)院人事檔案管理過(guò)程中存在一些需要解決的問(wèn)題，為了提高醫(yī)院的信息化建設(shè)，與人們?cè)絹?lái)越快的生活節(jié)奏相適應(yīng)，醫(yī)療事業(yè)的各方面建設(shè)問(wèn)題都要落實(shí)到位，完善和改革管理的制度。筆者在本文中分析了檔案管理對(duì)于醫(yī)院發(fā)展的重要性，探討了醫(yī)院在人事管理制度方面的改革和建設(shè)問(wèn)題，以進(jìn)一步完善管理的基本制度。

二、檔案管理的內(nèi)容和重要性

（一）檔案的內(nèi)容

醫(yī)院的檔案是指通過(guò)較為客觀和綜合的方式將醫(yī)院的發(fā)展歷程過(guò)程中的重要事件和所有內(nèi)容進(jìn)行記錄的文檔，其包含了醫(yī)院的病例、科研案例、設(shè)備設(shè)施、財(cái)務(wù)等所有方案。醫(yī)院檔案所涵蓋的內(nèi)容較為豐富且廣泛，涉及到了醫(yī)院的所有內(nèi)容和部門(mén)，通過(guò)對(duì)檔案的了解就能夠了解到醫(yī)院的整個(gè)發(fā)展歷程以及目前的發(fā)展現(xiàn)狀。其對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展具有非常重要的意義，且是醫(yī)院珍貴的財(cái)富，是醫(yī)院進(jìn)行醫(yī)療科研工作、開(kāi)展醫(yī)療活動(dòng)等的重要參考資料，是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)高效管理和持續(xù)發(fā)展的有利條件，在醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中要對(duì)其引起一定的重視[2]。

（二）檔案管理的重要性

1.對(duì)于人才資源管理的重要性。醫(yī)院檔案管理中人事檔案記錄的是員工個(gè)人工作背景等相關(guān)的所有資料，是員工個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)、工作履歷、個(gè)人工作技能的掌握程度的重要檔案資料，記錄了員工在企業(yè)單位獲得的成就和成長(zhǎng)經(jīng)歷，是員工提高工資水平，調(diào)整工資標(biāo)準(zhǔn)的重要依據(jù)；也是員工晉升的可靠依據(jù)。人事檔案管理是個(gè)人的基本信息，是員工個(gè)人價(jià)值最直接的體現(xiàn)資料，對(duì)員工來(lái)說(shuō)每一次成就都會(huì)在檔案中增加一項(xiàng)精彩的記錄。員工個(gè)人對(duì)于人事檔案管理有很高的需求，完善的人事檔案管理制度也是對(duì)員工個(gè)人發(fā)展的重要保障。對(duì)于人事檔案的管理是企業(yè)單位在管理工作中必須要落實(shí)和完善的工作內(nèi)容，企業(yè)單位依據(jù)人事檔案來(lái)加強(qiáng)企業(yè)單位的人才管理，對(duì)于單位人員的檔案進(jìn)行編輯和管理，保障正確性，使檔案具有真實(shí)意義，是企業(yè)單位的重要工作。人事檔案是企業(yè)單位把控人員的工作情況、合理規(guī)劃人員流動(dòng)以及提高員工的工資的重要依據(jù)；同時(shí)完善人事檔案是企業(yè)單位提高行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要保障。

2.對(duì)于醫(yī)院管理者的重要性。醫(yī)院的檔案往往是將過(guò)去醫(yī)院中有價(jià)值的活動(dòng)和事件進(jìn)行記錄和保存，是一種對(duì)過(guò)去經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)的檔案，是對(duì)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)過(guò)程中成功和失敗經(jīng)驗(yàn)的積累和反思，其能夠?yàn)獒t(yī)院進(jìn)行各項(xiàng)活動(dòng)的規(guī)劃和各項(xiàng)工作的管理決策提供最有價(jià)值的參考資料[4]。當(dāng)管理者需要做出較為重大的決策時(shí)，若不經(jīng)過(guò)對(duì)過(guò)去經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中各事件進(jìn)行查閱和分析就制定決策，將會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院的發(fā)展受到影響。因此對(duì)醫(yī)院檔案的數(shù)據(jù)和內(nèi)容進(jìn)行分析和研究，可以發(fā)現(xiàn)當(dāng)下醫(yī)院存在的管理問(wèn)題，以及目前的發(fā)展現(xiàn)狀，能夠?yàn)獒t(yī)院未來(lái)的發(fā)展明確方向，同時(shí)參考醫(yī)院檔案內(nèi)的有價(jià)值的措施和資料能夠避免管理者采取錯(cuò)誤的方式來(lái)管理醫(yī)院。

3.對(duì)于醫(yī)院醫(yī)療水平提高的重要性。醫(yī)院的檔案往往是醫(yī)院管理水平、醫(yī)療服務(wù)水平以及醫(yī)療質(zhì)量水平的重要體現(xiàn)。醫(yī)院通過(guò)既往的病例進(jìn)行總結(jié)和分析，將對(duì)醫(yī)院有價(jià)值的醫(yī)療信息進(jìn)行提取，為醫(yī)院醫(yī)療水平的提高和科研經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)提供寶貴的參考資料。同時(shí)病例檔案的研究能夠促進(jìn)醫(yī)院各醫(yī)護(hù)人員的醫(yī)療服務(wù)水平提升，提高醫(yī)院整體的醫(yī)療質(zhì)量，同時(shí)提高醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力；再者，醫(yī)院對(duì)各病例檔案的科學(xué)記錄，能夠?yàn)獒t(yī)療糾紛事件的發(fā)生提供最真實(shí)的證據(jù)，也是患者進(jìn)行醫(yī)療社保相關(guān)服務(wù)的重要依據(jù)。醫(yī)院的病例檔案也為高校的教學(xué)提供了最真實(shí)的研究和學(xué)習(xí)資料，能夠開(kāi)闊新醫(yī)護(hù)人員和高校學(xué)生的眼界，培養(yǎng)臨床經(jīng)驗(yàn)；而且，醫(yī)院檔案的信息是進(jìn)行科研工作研究的重要參考資料，患者疾病的發(fā)生演變、治療等過(guò)程是研究臨床疾病客觀規(guī)律的有效參考資料，能夠節(jié)約醫(yī)院的成本，同時(shí)也能推動(dòng)臨床醫(yī)學(xué)的發(fā)展。

4.對(duì)于醫(yī)院文化建設(shè)的重要性。醫(yī)院檔案之中往往全面地記載了醫(yī)院自成立以來(lái)的發(fā)展歷史、大小事件、成功的項(xiàng)目、失敗的決定等等，同時(shí)也是醫(yī)院文化建設(shè)和發(fā)展的濃縮，是醫(yī)院文化建設(shè)的重要參考依據(jù)。因此通過(guò)了解檔案的內(nèi)容，能夠感受和了解到檔案的文化內(nèi)涵，是醫(yī)院的文化得到有效傳承的關(guān)鍵所在。醫(yī)院的文化的形成是在歷久彌新的歲月之中逐漸沉淀而來(lái)，是多代人的心血，其體現(xiàn)的是醫(yī)院的辦院精神、辦院的宗旨，以及管理的理念，其的形成和演變?cè)卺t(yī)院檔案里得到沉淀，也是前人精神的保存，同時(shí)，完善和合理的檔案記錄能夠確保文化不斷地得到傳承和創(chuàng)新，形成具有醫(yī)院鮮明特點(diǎn)的文化。因此，檔案對(duì)于醫(yī)院文化的建設(shè)也具有非常重要的意義。

5.對(duì)于合理管理醫(yī)院設(shè)備設(shè)施的重要性。時(shí)代不斷發(fā)展，醫(yī)療服務(wù)水平的提高離不開(kāi)不斷優(yōu)化的醫(yī)療設(shè)備。首先，醫(yī)院檔案關(guān)于醫(yī)療設(shè)備的情況的記錄能夠有效幫助醫(yī)院分析和了解目前醫(yī)院設(shè)備的使用情況，做到合理進(jìn)行采購(gòu)和更新醫(yī)院設(shè)備的決策，同時(shí)能夠避免重復(fù)購(gòu)買(mǎi)設(shè)備或設(shè)備設(shè)施使用率不高的情況出現(xiàn)。其次，醫(yī)院環(huán)境的檔案記錄，能夠?yàn)獒t(yī)院的改造和重建提供有力的參考資料，避免醫(yī)院出現(xiàn)人力、物力以及財(cái)力的不必要損失。

三、醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

醫(yī)院檔案對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)具有非常重要的意義，不僅對(duì)員工個(gè)人發(fā)展非常重要，對(duì)于管理者的決策制度、醫(yī)院的發(fā)展和醫(yī)院文化的傳承也同樣非常重要。醫(yī)院檔案管理的高效性、準(zhǔn)確性、可信性、全面性都是提高醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)力的重要保障。因此，醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)該對(duì)于檔案管理引起重視。根據(jù)研究和探索發(fā)現(xiàn)，關(guān)于我國(guó)醫(yī)院檔案管理目前存在的隱患有以下幾點(diǎn)：

（一）醫(yī)院管理層沒(méi)有對(duì)檔案管理工作足夠的重視

由于檔案管理工作內(nèi)容繁重，操作頻繁，并且無(wú)法像醫(yī)院其他工作一樣可以為醫(yī)院帶來(lái)利益，因此，一些醫(yī)院的管理層人員對(duì)于檔案管理工作就缺乏足夠的重視，認(rèn)為醫(yī)院檔案管理工作不需要花費(fèi)過(guò)多的人力和物力，從而把重心放在能夠直接為醫(yī)院帶來(lái)利益的工作之上。

（二）醫(yī)院檔案管理工作制度不夠完善

“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，就是說(shuō)在工作操作過(guò)程中要嚴(yán)格依據(jù)規(guī)章制度來(lái)進(jìn)行，才能確保工作的順利完成。可見(jiàn)完善的制度對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)是多么重要的依據(jù)，在制度上得不到更新，在管理上無(wú)法真正保障醫(yī)院檔案工作的高效性和正確性。

（三）醫(yī)院檔案管理工作人員缺乏管理能力

醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力在于醫(yī)護(hù)人員的專(zhuān)業(yè)性和科技設(shè)備使用的先進(jìn)性，醫(yī)院將重心放在對(duì)醫(yī)護(hù)人員的選拔和培訓(xùn)工作方面，導(dǎo)致在任用檔案管理人員的面試工作中，面試官對(duì)面試人員的要求不高，且在工作之中，很少對(duì)醫(yī)院檔案管理人員的工作進(jìn)行監(jiān)督。

四、對(duì)于相關(guān)問(wèn)題提出的解決措施

（一）提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

“一屋不掃，何以?huà)咛煜隆！敝挥嗅t(yī)院對(duì)于每一項(xiàng)基礎(chǔ)工作都落實(shí)到位，每一項(xiàng)制度都得到完善，醫(yī)院才真正有可能在醫(yī)療行業(yè)持續(xù)發(fā)展下去。醫(yī)院管理者首先要改變?cè)械乃枷耄瑢?duì)醫(yī)院檔案管理要有一定的認(rèn)識(shí)，意識(shí)到醫(yī)院檔案管理的珍貴之處，是醫(yī)院各個(gè)發(fā)展時(shí)期的歷史資料的積累，明晰其是醫(yī)院長(zhǎng)期發(fā)展不可忽視的一部分，只有確保醫(yī)院各項(xiàng)管理制度得到完善，才是醫(yī)院真正提高核心競(jìng)爭(zhēng)力的保障，才能促進(jìn)醫(yī)院的長(zhǎng)期穩(wěn)定的發(fā)展。

（二）完善管理工作制度的建設(shè)

醫(yī)院要對(duì)管理制度進(jìn)行研究和探討，向行業(yè)醫(yī)院中完善的檔案管理制度學(xué)習(xí)，采納先進(jìn)的方法，向?qū)＜艺?qǐng)教，學(xué)習(xí)并完善醫(yī)院檔案管理制度。并且嚴(yán)格按照醫(yī)院檔案管理制度進(jìn)行檔案的管理工作，落實(shí)醫(yī)院檔案管理制度的各項(xiàng)政策。

（三）提高醫(yī)院檔案管理工作人員的管理能力，合理引進(jìn)信息技術(shù)管理

醫(yī)院在聘用員工的工作中，由于醫(yī)院檔案管理的工作內(nèi)容沒(méi)有直接牽扯到醫(yī)院的核心利益問(wèn)題，醫(yī)院對(duì)醫(yī)院檔案管理人員的聘用標(biāo)準(zhǔn)較低。對(duì)醫(yī)院檔案管理人員的培訓(xùn)也比較少，從而導(dǎo)致大多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員的管理技能都比較低。在選聘人才的過(guò)程中，醫(yī)院要篩選能力更強(qiáng)的檔案管理人員，不斷壯大醫(yī)院管理人才團(tuán)隊(duì)。由于時(shí)代發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的工作難度更大，服務(wù)的對(duì)象更多，給檔案管理者帶來(lái)了不小的挑戰(zhàn)。因此，在操作上可以引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，在先進(jìn)科技的幫助下，提高醫(yī)院檔案管理人員的工作效率，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展。要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保檔案管理人員掌握更加先進(jìn)的管理技術(shù)，提高管理水平。將信息技術(shù)融入到醫(yī)院檔案管理之中，能夠有效降低信息的錯(cuò)誤率，同時(shí)在大數(shù)據(jù)的應(yīng)用下，將各信息進(jìn)行有效整合，提高數(shù)據(jù)的應(yīng)用價(jià)值，為醫(yī)院的發(fā)展提供更多有價(jià)值的資料。

五、總結(jié)

綜上所述，能夠在當(dāng)今時(shí)代生產(chǎn)和發(fā)展的醫(yī)院機(jī)構(gòu)，一定是與時(shí)代同步，各項(xiàng)制度都健全和完善的醫(yī)院。為了更好地發(fā)展，醫(yī)院需要完善每一項(xiàng)能夠影響醫(yī)院管理的體系和制度，對(duì)于醫(yī)院檔案管理的重要性和問(wèn)題進(jìn)行的探討后得出結(jié)論：檔案管理應(yīng)該得到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，完善各項(xiàng)制度，同時(shí)引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，輔助醫(yī)院檔案管理人員完成相關(guān)管理工作，進(jìn)一步完善制度深化改革，提高醫(yī)院的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。