視頻會議系統(tǒng)在企業(yè)中的應用

趙延娟

中海石油氣電集團有限責任公司 北京 100028

引言

現(xiàn)代科技的發(fā)展及應用，使企業(yè)的運營生產(chǎn)效率得到了有效提升，而視頻會議系統(tǒng)就是現(xiàn)代科技在企業(yè)中應用的典型代表之一。視頻會議系統(tǒng)在企業(yè)中應用，可幫助企業(yè)在數(shù)據(jù)共享方面突破時間及空間的限制，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時共享，從而為企業(yè)穩(wěn)健快速發(fā)展提供保障。為了使視頻會議系統(tǒng)在企業(yè)中實現(xiàn)進一步的優(yōu)化應用，下面就其展開詳細論述。

1 視頻會議系統(tǒng)概述

1.1 視頻會議系統(tǒng)構成

對于視頻會議系統(tǒng)而言，其主要是由多點控制設備、視頻會議終端設備和數(shù)字傳輸網(wǎng)絡3部分內(nèi)容組成（如圖1所示）。其中，多點控制設備主要是用來選取數(shù)據(jù)及信息流廣播，然后利用多路音視頻等方式進行交互及儲存等，以達到對不同會議進行有效控制的目的，進而保證視頻會議可以正常開展。視頻終端設備是與參加視頻會議人員直接接觸的部分，其主要是用來對高清攝像頭等收集的視頻信號及麥克風收到的音頻信號等做壓縮編碼處理，然后形成綜合數(shù)字信號傳輸出去。數(shù)字傳輸網(wǎng)絡則主要是用來傳輸各種數(shù)據(jù)信息的網(wǎng)絡，其主要可提供衛(wèi)星電路、isdn電路以及ddn電路3種傳輸電路，且這3種傳輸電路均可支持H.323協(xié)議。另外，視頻會議系統(tǒng)除了可以進行視頻、音頻傳播和數(shù)據(jù)信息共享之外，也可以利用傳輸網(wǎng)絡對所需的文檔與電子白板等進行異地傳輸，以滿足企業(yè)會議開展的各種需求[1]。

圖1 視頻會議系統(tǒng)架構圖

1.2 視頻會議系統(tǒng)在企業(yè)中的積極作用

結合實踐來看，視頻會議系統(tǒng)在企業(yè)中的積極作用主要集中以下兩個方面：

1.2.1 視頻會議系統(tǒng)的應用可方便企業(yè)工作及降低企業(yè)運營成本。因為應用視頻會議系統(tǒng)后，可以實現(xiàn)異地實時開展會議，企業(yè)不用在為組織開展會議組織購買相應的用品或租賃場地等，員工也不用趕時間回來開會，節(jié)約了往返時間及差旅費等，也提高了企業(yè)的運行效率。

1.2.2 視頻會議系統(tǒng)應用可以優(yōu)化、密切企業(yè)內(nèi)部的交流及溝通，增強企業(yè)的凝聚力。通過視頻會議系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)部人員的溝通不用在受時間及空間限制，可就工作需要實現(xiàn)隨時隨地的溝通交流，提高員工日常工作效率的同時，也可增強員工間的凝聚力[2]。

2 視頻會議系統(tǒng)的核心技術分析

2.1 H.323協(xié)議

傳統(tǒng)的視頻會議系統(tǒng)一般都是基于H.320協(xié)議建設而成的，而H.323標準是基于TCP/IP網(wǎng)絡組織建設而形成的一種新型視頻會議協(xié)議標準，其中涉及的內(nèi)容比較多，綜合來說主要有會議終端設備、網(wǎng)關、音視頻及數(shù)據(jù)傳輸設備、網(wǎng)絡接口和網(wǎng)絡控制設備等。H.323協(xié)議主要是通過實時傳輸協(xié)議和實時控制協(xié)議來對視頻會議系統(tǒng)中的音頻、視頻數(shù)據(jù)進行傳輸及控制。并主要參考H.261、H.623、H.264 3種標準來對視頻進行編碼，參考G.711、G.722、G.729 3種標準來對音頻進行解碼。而對于網(wǎng)絡層音視頻數(shù)據(jù)傳輸而言，則是在用戶數(shù)據(jù)包協(xié)議的基礎上，優(yōu)先傳輸音頻數(shù)據(jù)。

基于H.323標準建立的視頻會議系統(tǒng)有著明顯優(yōu)勢，可以在同一網(wǎng)絡環(huán)境下同時組織開展多個獨立會議，并可通過多點控制系統(tǒng)對會議進行多點管控。簡而言之，就是H.323標準可以適用于多個網(wǎng)絡體系結構，且具有良好的網(wǎng)絡獨立性。同時，H.323可以提供更多電路交換鏈接來進行視頻會議，從而實現(xiàn)多點會議直播及信息傳輸。然而H.323也存在一定的不足，即H.323協(xié)議比較煩瑣且復雜，去網(wǎng)上擁塞控制系統(tǒng)，服務質(zhì)量不是太高，同時運行效率比較低、可擴展性也比較差[3]。

2.2 音視頻編解碼技術

對于視頻會議系統(tǒng)而言，音視頻編解碼技術是不可缺少的核心技術，該技術的應用質(zhì)量直接影響了視頻會議的質(zhì)量。因為采集到的原始音視頻數(shù)據(jù)及信號在數(shù)量上是非常巨大，需要經(jīng)過壓縮、解碼之后轉(zhuǎn)變成相應的數(shù)字信號，才能進行傳輸及保存，這樣可以有效節(jié)約存儲空間，并加快信息傳輸效率。目前國內(nèi)視頻會議系統(tǒng)中應用的視頻編碼技術，主要有H.261、H.263、H.264、MPEG-2和MPEG-4等等，應用的音頻編碼技術主要有G.711、G.722、G.723、G.729和MP3等等[4]。

3 視頻會議系統(tǒng)在企業(yè)的具體應用

目前就企業(yè)應用視頻會議系統(tǒng)的現(xiàn)狀來看，其具體應用主要體現(xiàn)在以下4個方面：

3.1 遠程會議的應用

遠程會議是企業(yè)中應用視頻會議系統(tǒng)最為常見的方式之一。特別是在市場經(jīng)濟不斷深化發(fā)展的背景下，企業(yè)間的競爭愈發(fā)激烈，企業(yè)為了可以在市場競爭取得優(yōu)勢，就需要就企業(yè)的經(jīng)營及發(fā)展組織開展大量的會議，協(xié)調(diào)和團結企業(yè)上下形成一股繩，為企業(yè)運營發(fā)展奮斗。遠程會議的應用可以幫助企業(yè)有效減少各種會議組織的時間成本及資金花費，并且可突破時間及空間的限制，極大地提高了企業(yè)組織開展各類會議的效率，利于加快企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展[5]。

3.2 遠程教育的應用

在企業(yè)運營發(fā)展中，對員工進行教育培訓是必不可少的工作，但是傳統(tǒng)的線下教育培訓方式不僅要花費時間及資金協(xié)調(diào)場地，而且也會耽誤工作時間。而通過應用視頻會議系統(tǒng)進行線上遠程教育，可以有效減少不必要的花費，并且使員工可以隨時隨地地在線學習，而企業(yè)也可以通過員工線上打卡情況來實時監(jiān)督員工的線上學習情況。這樣線上遠程教育可以有效減少企業(yè)教育培訓的時間及資金成本，且對提高員工綜合素質(zhì)有著積極影響。

3.3 協(xié)調(diào)工作的應用

在企業(yè)中應用視頻會議系統(tǒng)，可以有效協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部工作，使各項工作得到明確分工，效率得到有效提高，進而有利于提高企業(yè)的運營管理水平[4]。通過視頻會議系統(tǒng)，企業(yè)的相關人員可以就實際工作中的重點、難點進行實時交流，從而可以協(xié)同努力制定出解決工作重難點的措施，優(yōu)化工作質(zhì)量。另外，企業(yè)的管理人員也可運用視頻會議系統(tǒng)的桌面會議技術實時傳輸及分享相應的數(shù)據(jù)信息，協(xié)調(diào)企業(yè)的各項工作開展[6]。

3.4 行政會議的應用

企業(yè)中應用視頻會議系統(tǒng)可以有效提高行政管理效率，促使企業(yè)能夠更加高效優(yōu)質(zhì)的運轉(zhuǎn)。具體來說，在企業(yè)內(nèi)容通過視頻會議系統(tǒng)可以使上級和下級實施實時面對面的信息溝通及交流。同時，管理者也可以通過視頻會議系統(tǒng)給員工下達工作任務，并說明工作標準及要求等，而且管理者也能通過視頻會議系統(tǒng)實時監(jiān)督員工工作的實際完成情況及進度，推動企業(yè)各項工作的都能如期保質(zhì)保量完成。

4 視頻會議系統(tǒng)在企業(yè)中應用的現(xiàn)存問題及改善對策

對于企業(yè)而言，應用視頻會議系統(tǒng)雖然可以提高員工的工作效率、加快企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展，但是視頻會議系統(tǒng)實際應用中也遇到一些問題，影響了視頻會議系統(tǒng)的使用效果。因此，企業(yè)要正視視頻會議系統(tǒng)應用中的不足及問題，制定有效對策防止問題發(fā)生或解決問題。

4.1 視頻會議系統(tǒng)對網(wǎng)絡的穩(wěn)定性要求高

企業(yè)組織開展視頻會議通常都是不是固定的，但是即便是只開展幾十分鐘的視頻會議，也會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)交流，這就需要穩(wěn)定的網(wǎng)絡做保障。但是實際視頻會議中時常會出現(xiàn)網(wǎng)絡不穩(wěn)定，而影響視頻會議質(zhì)量。為此，企業(yè)應適當組建適合自身的網(wǎng)絡設施，并做好維護，保障網(wǎng)絡設施始終正常運行。同時，企業(yè)也應對視頻會議的相關文件進行備份，保障企業(yè)員工在因網(wǎng)絡不穩(wěn)定而錯過視頻時，也可以通過備份文件了解會議內(nèi)容。

4.2 視頻會議中的回聲過大

企業(yè)在開展視頻會議時，時常會出現(xiàn)回聲過大的問題，這就會導致會議中員工聽不清內(nèi)容，從而出現(xiàn)接收信息丟失的問題，不利于企業(yè)相關工作的開展。導致回聲過大的原因主要是大多企業(yè)的視頻會議場所都是由多功能會議室改造形成的，空間比較大，易導致現(xiàn)場安裝的麥克風無法正常收音，從而出現(xiàn)回聲過大的問題。為此，企業(yè)在建設視頻會議場所的時候，應選用功能優(yōu)良的數(shù)字音頻處理器，或?qū)h室做相應處理，減小回聲過大的問題，保障視頻會議中音頻清晰且流暢，提高視頻會議效果。

4.3 視頻會議系統(tǒng)缺乏相應的功能

對于大多企業(yè)的視頻會議系統(tǒng)來說，系統(tǒng)通常只是具有視頻會議的功能，而不具備傳輸指定文件、視頻及信息等功能。即企業(yè)在進行視頻會議的過程中，其中所涉及的各種信息資源都是處在一個開放的狀態(tài)下，無法進行指定文件或視頻傳輸。這樣雖然能夠保障視頻會議的公開性及透明度，但是也會使得整個視頻會議中缺少員工間的自主討論，甚至有些員工會緊張拘謹，始終充當一個被動的角色，不主動表達自己的觀點及看法，視頻會議中缺乏活躍性，也會影響企業(yè)的健康發(fā)展。為此，企業(yè)根據(jù)需要適當?shù)卦谝曨l會議系統(tǒng)中增加一些功能，比如通信功能，使得員工在視頻會議中可以進行必要的討論及交流，提高員工參與度的同時，也可使整個視頻會議在活躍的氣氛中結束。

5 結束語

綜上所述，視頻會議系統(tǒng)是現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡技術發(fā)展的產(chǎn)物，其有效應用對企業(yè)運營發(fā)展有著深遠意義。但是企業(yè)也正視視頻會議系統(tǒng)實際應用的中的不足及問題，根據(jù)自身運營發(fā)展需求，不斷優(yōu)化及完善視頻會議系統(tǒng)，才能有效促使視頻會議系統(tǒng)真正發(fā)揮其作用，幫助企業(yè)提高運營管理效率的同時，合理的降低各項運營發(fā)展成本，增強企業(yè)的核心競爭力，進而實現(xiàn)長久穩(wěn)健的可持續(xù)發(fā)展。