面向數據化的電子文件單套歸檔實施路徑研究*

楊茜茜 吳碩娜

（中山大學信息管理學院 廣州 510006）

數字化轉型是一個涉及多要素、多流程、跨部門的系統化工程，高度依賴于頂層設計和內外部治理協同，基于全流程的整體考量是數字化轉型的一大實施難點。新《檔案法》和《電子檔案單套管理一般要求》等法律法規和標準規范都為電子文件單套歸檔的實施提供了依據，但實踐中的電子文件單套歸檔仍然面臨諸多問題，其中與前端業務文件要素形成方式的整體協同問題突出，對此不同組織機構會依據自身情況采取不同的實施路徑。本文以電子文件單套歸檔的推進實施方式為著眼點，以現實案例為依據，對電子文件歸檔的不同實施模式進行歸納和比較研究，從中考察影響電子文件歸檔實施模式選擇的因素，并以最優實踐為目標，提出電子文件單套歸檔需要解決的問題及其對策。

1 研究現狀

電子文件單套歸檔研究是我國檔案學界研究的熱點問題之一，研究者分別從不同角度對相關問題進行了探討。主要可以分為以下幾個方面：

首先是不同實踐背景下的電子文件單套歸檔問題和策略研究。早期章燕華[1]、楊茜茜[2]等人對國外文件管理數字化轉型戰略進行了介紹。隨著我國電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作的推進，不乏有實踐部門的檔案工作者立足本單位、本試點的實踐情況，對電子文件單套歸檔中遇到的相關問題及其解決的對策進行研究或介紹。目前該領域的相關成果主要涵蓋企業業務類電子文件[3-7]、政務服務類電子文件[8-11]、建設項目類電子文件[12-15]等。蔡盈芳等人也從監督指導的角度出發，在多年試點實踐的過程中持續對試點工作情況進行了梳理和總結。[16-17]國家檔案局經科司在上述工作基礎上于2021年7月集中出版了《企業電子文件歸檔和電子檔案管理試點案例集》，對已通過驗收的試點案例進行詳細介紹。該領域的相關成果側重試點實施情況描述，其中主要關注用于支撐電子文件單套歸檔的系統平臺及其功能建設，用于支撐電子檔案真實可靠的數字認證技術策略，以及用于支撐全流程電子化管理的制度規范體系建設等問題，目前已初步在上述三個方面形成可遷移的具體對策。

其次是電子文件單套歸檔的相關基本概念和基礎理論研究。與實踐經驗總結同步，檔案學界也對電子文件單套歸檔的理論問題進行了研究，如錢毅[18]、鮑志芳[19]、鄭金月[20]、肖秋會[21]等人先后對單套制、單軌制、雙套制、雙軌制等概念進行了辨析，并基于對上述基本概念的認識梳理電子文件和電子檔案管理的幾種模式，相關研究基本形成了兩方面的共識，一是“套制”的概念適用于文件歸檔和檔案移交環節下的客體版本狀態描述，“軌制”的概念則適用于文件和檔案管理流程的整體狀態描述；二是目前實踐中仍然大量存在四種管理模式混合交疊的情況，如“雙軌+雙套”“雙軌+單套”“單軌+雙套”和“單軌+單套”。馮惠玲教授[22]、薛四新[23]、桂美銳[24]等人對電子文件和電子檔案單套制管理中面臨的具體問題進行了多角度研究，認為法律、政策、機制、技術、人員等要素共同構成單套制管理的生態基礎，因而需要整體規劃和頂層設計。蘇煥寧[25-26]、文振興[27]等人基于我國多年來雙套制和單套制的實踐情況，對電子文件歸檔的管理模式演化進行研究，其中一種觀點認為應當積極推進單套制的實施，另一種觀點則認為，單套制的推行具有一定的前置條件，應當理性看待單套制實施，不應將單套制視為解決雙套制現存問題的對策。

最后是數據化背景下的電子文件歸檔及其管理的相關研究。隨著數據驅動的快速發展，檔案學界也將電子文件管理的相關研究推進到數據化背景下，錢毅[28]、于英香[29]等人對數據態檔案和檔案數據的管理思維、管理理念進行了研究，主張積極應對“多態共存”的檔案信息現狀，構建與管理對象相匹配的方法，使不同態別的管理手段和方法相互協同。劉越男[30-31]則從政府大數據和大數據管理興起的背景出發，對電子文件和電子檔案管理面臨的問題進行了分析，認為電子文件歸檔面臨概念認知、歸檔范圍、職能定位、管理能力、標準規范等多方面的挑戰，并提出檔案界應當堅定推行單套制，面向數據環境更新管理制度與管理能力。

從上述研究情況看，目前關于電子文件單套歸檔的相關研究主要有以下幾個特點：一是電子文件單套歸檔的相關研究以實踐界和學術界為主體分別從實踐和理論兩條進路展開。二是電子文件單套歸檔的理論研究正在經歷從外部經驗介紹到國內實踐探索、從具體問題研究到演化規律思考的轉變，整體上呈現逐步深入、趨于本土的發展態勢。三是目前已在電子文件單套歸檔的具體技術策略方面形成一定共識。

盡管如此，現有研究仍然存在以下問題：目前的已有研究以案例經驗介紹為主，缺乏多案例之間的比較研究和模式歸納，理論深化不足，尚未形成對電子文件單套歸檔實施路徑和方法論層面的深入認識，而面向外部數據化環境的電子文件歸檔研究也方興未艾。除此之外，現有的電子文件歸檔實踐大多是由目標驅動的管理體系，主要通過對文件歸檔狀態的結果性描述反向引導相關主體構建管理策略，如何認識檔案部門對于前端業務的介入深度和介入方式問題仍然存在一定的研究局限。本文旨在通過實踐案例的比較研究和模式歸納，探索電子文件單套歸檔的實施路徑和實踐標桿，為面向數據化環境推進單套制管理提供參考。

2 電子文件歸檔案例分析

我國電子文件單套歸檔的戰略推進在很大程度上依賴于試點示范效應，檔案主管部門選取的各類電子文件歸檔和電子檔案管理試點為后續其他單位開展同類工作提供了先行經驗。以企業試點為例，迄今已有60家企業先后完成國家試點驗收工作[32]，通過驗收的試點單位均實現了一種以上業務系統的電子文件歸檔，并已至少試運行一年[33]。試點根據自身條件的差異，采用不同的電子文件歸檔實施策略，這為本研究提供了較為豐富且具有價值的考察空間。作者結合自身開展案例調查的信息可獲得性，從國家檔案局確定的電子文件歸檔和電子檔案管理試點之中選取兩個建設項目試點項目進行案例分析和比較研究，并通過文獻研究、實地調研等方法獲取案例信息。

2.1 案例選擇背景及概況

本文選取的兩個案例分別以案例A和案例B為代稱，均屬于建設項目類試點，其選擇背景主要包括兩個方面：

一方面，建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理是當前我國檔案工作實踐的重點內容之一。2016年國家檔案局和國家發展和改革委員會聯合印發《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》（檔發〔2016〕11號），為建設項目檔案管理數字化轉型提供了政策依據；2018年國家檔案局發布《建設項目檔案管理規范》（DA/T 28—2018），進一步明確了建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理的各項技術要求；2021年發布的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》之中指出要加強對國家重大建設項目檔案工作的監管，并要求重點推進建設項目檔案管理標準供給。從實踐層面看，建設項目檔案管理本身具有重要的研究意義，作為一類專門檔案，建設項目檔案管理是國家檔案事業發展和檔案資源體系建設的重點領域之一，其專業化、標準化、規范化、信息化蘊含并體現著國家檔案治理的需求。對建設項目電子文件單套歸檔實施問題進行研究，有利于促進完善建設項目檔案管理的政策制度。

另一方面，建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理是單套制研究領域的重要對象之一，其本質上代表著項目級電子文件單套歸檔的實踐規律。我國項目級檔案管理具有特定的理論基礎，即廣義來源和新來源觀背景下的“客體全宗”[34-35]理論，強調一個檔案的有機整體以客體來源為核心關聯。以客體全宗為來源的電子文件歸檔與主體全宗來源的情形不同，前者涉及同一業務流程上的多個協作主體，其單套制管理通常面臨以下三個方面的問題：

首先，文件類型復雜，以客體全宗為來源的檔案往往圍繞特定的業務職能、活動或客體事物的歷史過程而形成，在傳統的主體全宗管理中以文書、科技或專門檔案為劃分依據的分類方式與客體全宗檔案的分類方式分屬兩個層次，客體全宗檔案的分類從文件信息結構化程度上看往往涵蓋結構化、半結構化、非結構化等多種類型，在單套制管理中需要綜合采取不同的技術方案來實現同一客體全宗來源下的完整歸檔；

其次，信息化程度不平衡，與主體全宗管理中“以我為主”的歸檔原則有所不同，以客體全宗為來源的檔案主體涉及多個不同單位。以建設項目為例，通常涉及業主單位、設計單位、施工單位、監理單位等，而各個主體內部的信息化程度參差不齊，這就使得客體全宗來源的電子文件單套歸檔面臨信息化條件不平衡的基礎性、現實性問題；

最后，跨機構協同困難，除信息化程度不平衡之外，同一客體來源涉及的多個主體在業務流程中的參與程度和參與方式也有所差異，在現實中需要兼顧橫向層面項目級信息化程度與縱向層面企業級信息化程度之間的協同問題，以及不同主體信息化基礎條件下如何實現同一個項目級信息化的協同問題，在協同問題之下更需要兼顧各主體的成本效益等現實問題。因此，以建設項目檔案管理實踐為案例開展單套制問題研究，是對客體全宗來源背景下電子文件歸檔和電子檔案管理理論的有益補充。

在上述三個問題中，信息化程度不平衡與跨機構協同作為更大的背景因素在一定程度上決定著歸檔文件的態別和類型，因此本文將關注文件態別和類型作為直接因素對于電子文件單套歸檔策略選擇的影響，并同時將信息化程度、跨機構協同等因素納入考量。筆者選取的兩個案例旨在通過突出以下條件來回應上述問題焦點：第一，案例A和案例B同屬于國家建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點，具有代表性、領先性和可比性；第二，案例A和案例B在文件類型上都涉及結構化、半結構化和非結構化文件，并針對這種復合型文件來源的單套歸檔采取了不同的解決策略；第三，案例A和案例B均涉及多方參與主體，二者面臨不同的信息化基礎條件和信息化要求，并因應這種差異而采取了不同的單套制實施模式。總體而言，案例A和案例B具備相同的業務屬性和單套制目標，其差異主要體現在基礎條件及其相應的單套制實施策略上，能夠有效回應本文所關注的電子文件單套歸檔實施路徑問題。

表1對兩個案例的基本背景進行了梳理。具體來看，兩個案例在系統平臺建設模式、用戶構成及文件來源主體、文件產生形式等方面存在較大差異，因而對電子文件單套歸檔的具體實施方案和實施策略帶來了影響。案例A的文檔一體化基礎較好，由于實現了業務系統和檔案系統的統一集成，絕大多數文件需要并且可以從該統一平臺中直接形成，文件歸檔面臨的來源復雜性可以得到控制。案例B為更加常見的“一對多”情況，一個業務系統需要承擔多個項目的管理任務，且由于系統功能和使用場景無法完全滿足多項目、多主體的復雜使用需求，因此業務系統的使用并非總是強制或必須的，使得案例B所面向的文件來源主體、客體和途徑都更加具有復雜性特點。

表1 案例基礎條件比較

2.2 電子文件歸檔策略比較

筆者按照電子文件歸檔的基本過程，以文件的形成、流轉、固化、封裝為框架，進一步對兩個案例的歸檔策略進行解析和比較（表2）。

表2 案例歸檔流程解析

兩個案例的文件流轉和封裝做法基本一致，但文件的形成和固化策略卻有所不同，由此便形成兩種不同的策略取向，可分別概括為“電子文件規范性控制”和“電子文件憑證性控制”。

案例A采用規范性控制取向。從文件形成和固化過程看，案例A通過完善業務系統平臺的文件和流程創建功能，從源頭上盡可能地減少了文件形成方式的多樣性，并將固化流程嵌入到文件流轉之中，從而實現電子文件歸檔目標與項目管理整體布局的融合，顯著提高文件形成過程的規范化程度。這一策略的優勢是能夠從源頭保障文件要素齊全、來源可溯，并做到全流程一體化管理，同步實現了文檔數據的規范化管理和電子檔案的憑證性保障，但同時對于實施條件要求較高，需要以業務信息流的結構化為基礎。

案例B采用憑證性控制取向。從文件形成和固化過程看，案例B沒有選擇大規模改變文件來源方式，而是通過將固化流程嵌入到文件流轉完畢的最終環節來實現憑證性控制，從而適應混合型文件來源的現實特點。這一策略的優勢是更具有靈活性且易于實施，通過“結果規范”來影響“程序規范”和“來源規范”，但對文件形成的約束力度有限，多種混合形式并存對制度和技術策略都提出更高、更復雜的要求。

3 前端控制視角下電子文件歸檔的三種實施模式

結合對兩個實施過程的調查，筆者以電子文件管理前端控制理論為依據，將兩個案例實施過程中涉及的有效方案進一步歸納為三種模式，分別為結果控制模式、過程控制模式和源頭控制模式。三種模式的特點如表3所示：

表3 電子文件歸檔的三種實施模式

3.1 面向來源數據化的源頭控制模式

案例A最終采用的做法為源頭控制模式，其實質是以“來源統一”推動程序規范和要素合規。具體而言，該模式采用文檔數據化理念，通過文件結構化、數據化和表單格式固化的方法，將業務文件的生成過程轉化成指定業務流程框架下的表單數據填錄過程，將歸檔的相關要求嵌入到數據態文件的生成過程中，使文件及其歸檔管理統一到數據級粒度，盡可能地以數據共享和數據調用取代文件交換，從而解決異構文件歸檔轉化時可能面臨的信息丟失與信息失真等問題。這種數據化的方法與當前數字政府改革中的“互聯網+”政務服務建設的技術路線是相同的。從檔案管理的角度看，來源數據化實質上要實現歸檔文件的數據級內容管理，一方面將歸檔元數據管理與前端業務的數據管理相融合，可以實現檔案元數據的及時捕獲和準確記錄；另一方面通過將文件生成方式統一到數據層級，提高文件形成的規范化程度，減少文件來源的復雜性，從而能夠更加有效地實施高效率、高標準、高要求的電子文件歸檔。

從實施條件上看，該模式需要在數據驅動的業務平臺基礎上實現，并要求對更高層級、更廣泛的管理要素進行協調，包括開展項目級或企業級的數據治理規劃，保證數據來源統一和數據責任規范，從而保障歸檔文件內容的真實性、可靠性和有效性；同時在技術層面也需要將數字認證和封裝技術嵌入業務平臺，并完善歸檔電子文件的標準規范建設。該模式的實施難點主要集中在數據化層面，源頭控制模式要與業務數據化轉型同步開展，并以后者為基礎。因此，在源頭控制模式的實施過程中，檔案部門應當與信息化或數字化戰略的相關責任部門密切合作，參與業務來源分析和數據標準制定，使電子文件歸檔的相關要求更好地與業務數據化轉型相融合。

3.2 面向流程規范化的過程控制模式

案例B部分采用了過程控制模式，其實質是通過“程序規范”對“來源可靠”和“要素合規”產生約束。具體而言，該模式放棄文件來源的全面數據化和結構化，無論文件以何種方式形成，都僅對文件流轉的節點及其簽名、簽章環節進行固化性的規范化控制，從而保證每一個文件形成環節均具備真實性和可溯性。該模式雖無法做到文件來源的高度統一規范，但能夠在關鍵節點實現歸檔要求與業務活動的融合，從而在業務流程中有效規范歸檔要素和歸檔格式，維護電子文件的憑證性價值。與源頭控制模式相比，過程控制模式仍然是文件級的實施模式，并且主要體現了流程規范化的特點，強調將文件固化嵌入文件流轉過程，實現文件管理規范化和業務管理規范化的相互支撐。

從實施條件上看，該模式要在業務驅動的業務平臺基礎上實現，并著重要求將數字認證和封裝技術嵌入審批流程，同時建設完善電子文件歸檔的標準規范，以保證文件及時得到規范的固化。業務驅動與數據驅動的區別在于，前者以業務流程重組為核心，后者以數據流設計為核心。因此，該模式的實施難點也主要體現在流程規范化的推進之中，一方面流程規范化要以業務的過程管理制度為支撐，從而減少文件流轉的過程中出現的文件不規范、流程回退等操作問題；另一方面也要兼顧業務管理和文件管理的協同互動，以及文件制度對于業務流程的約束性，避免因文件管理需求和技術設計缺陷而導致業務管理效率低下，從而對技術接受造成沖擊。

3.3 面向要素標準化的結果控制模式

在案例A和案例B之中都包含對電子文件歸檔結果的控制，即對最終擬歸檔的電子文件數據標準和歸檔格式提出要求，嘗試通過“要素合規”倒逼“來源可靠”和“程序規范”。這一模式是在有限條件之下為實現檔案管理要求而主動面向前端推進電子文件歸檔的一種策略，適用于業務管理和檔案管理分離程度較高或難以對前端業務流程實施改造控制的情形，具有成本低、易推廣的優勢，能夠最低限度地保障電子文件作為結果的可靠性和完整性。結果控制模式實質是通過標準規范建設來實現的，目前常見于我國電子文件管理的實踐之中，其具體實施又包含兩種現實情形：一是針對不同類型的原生型電子文件提出統一的歸檔標準，包括封裝要求和元數據要求等，實質是面向全面單套制的，所要實現標準化的要素涵蓋內容、結構和背景三要素；二則是針對數字化文件提出數字化技術標準和數字化元數據標準，其實質是為解決雙套制背景下電子檔案集合的完整性問題，所要實現標準化的要素僅局限于結構和背景兩個要素，無法觸及內容要素。因此，雖然結果控制模式與過程控制模式的前端控制粒度都屬于文件級，但結果控制模式涵蓋的文件要素是有限的，由此形成的電子檔案在完整性和可靠性程度上都不如過程控制模式。

從實施條件看，結果控制模式只需要在信息化驅動的業務平臺基礎上實現，對于業務平臺的要求較低。所謂信息化驅動的業務平臺，即僅以數字化信息共享和信息傳遞為驅動的業務系統環境，不以業務的全流程重組為核心要求，更未涉及數據流的整體規劃設計。盡管如此，該模式仍然具有其特定的實施難點，即文件多樣性問題，由于未對文件形成作出過多的約束，結果控制模式需要根據文件類型的差異形成具備兼容性的標準規范，且現實中文件歸檔的格式和要素轉換也時常出現實施效果不佳、信息折損等問題。

綜上，三種電子文件歸檔實施模式的著力點各有不同，分別對應宏觀層面的數字轉型戰略規劃和頂層設計，中觀層面的業務和信息流程優化，以及微觀層面的信息合規性。實施模式的層次越接近宏觀，所要協調的要素越多，數據化程度越高；實施模式的層次越接近微觀，所要完成的改造性任務越是分散，各個業務主體根據自身情況，按照歸檔要求形成最終的歸檔文件。

4 文件數據化程度對歸檔實施模式選擇的影響

從案例分析和比較研究中發現，上述三種模式之間并不存在線性的前后遞進關系，模式的選擇是由組織機構的實際情況決定的，模式之間可能存在躍遷式發展和轉換，或同一組織機構內多種模式并存的情形。在本文所研究的兩個案例之中，影響組織機構選擇電子文件歸檔模式最主要且突出的因素是組織機構在進行業務信息交換時所采用的文件形式狀態，也就是文件來源形式的構成情況，因此本文將著重對前端文件的數據化程度這一因素及其影響進行分析。

4.1 以數字化文件為主

第一種情形是由于組織機構內部或組織機構之間信息化水平參差不齊，文件管理標準規范不一致，系統平臺間無法對接，導致必須要進行文件往來的主體之間不得不通過紙質文件的方式進行信息交換。對于接收信息的單位來說，則需要重新將收到的文件進行數字化掃描，上傳至本單位的業務平臺以完成內部流轉。在這一條件下，只能采用結果控制模式。但由于數字化文件并非文件原件，因此如果不能改變“信息孤島”的現狀，那么結果控制模式主導下的電子文件歸檔方式最終仍然以雙套制為實質。

4.2 以電子文檔為主

第二種情形是組織機構內部或組織機構之間的業務平臺具備完整的信息交換功能，但因業務平臺的業務功能本身不能從數據級粒度滿足業務標準化的需求，導致要進行文件往來的主體之間要以電子文檔的形式進行信息交換。在這種情況下，需要歸檔的電子文件從形態上看可能包含原生型電子文檔和其他形式的辦理表單、業務流程處理單等多種形式，這實際上將核心文件內容及其處理過程相分離，使歸檔文件呈現混合態。在這一條件下，只能采用過程控制模式、結果控制模式，或是兩種模式并存。由于業務流程記錄與作為主體內容的電子文檔相分離，仍然要在歸檔時對兩個部分進行統一封裝，著重解決數字簽名普及應用和統一封裝標準等問題，從而形成完整的電子檔案。

4.3 以數據信息為主

第三種情形是組織機構內部或組織機構之間的業務平臺能夠實現較高程度的數據化交互，建立起相對統一的數據標準和數據管理體系，以數據級粒度作為信息交流和電子文件來源的主要形式，業務流程與信息交換的標準化高度融合，數據和信息本身既是驅動業務流程的主要動力，又是業務流程的核心要素。這就具備了實施源頭控制模式所需的基本條件，能夠將文件歸檔要求嵌入業務流程及其數據治理體系之中，建立數據要素歸檔標準及其聚合規范。這對組織機構乃至一個行業的數據治理能力和技術普及程度提出了更加宏觀的要求，并要求機構具備全流程信息記錄和元數據自動采集等基礎能力。

5 面向來源數據化需解決的問題及其對策

從上述分析中可以看出，面向來源數據化的源頭控制模式不僅蘊含文件檔案管理與業務管理一體化的內在要求，更隱含信息化程度均衡與跨機構協同等基本實現條件，總體的體系化管理程度更高，因而對于項目級電子文件歸檔和電子檔案管理而言是理想的最優實踐。具體來說，來源數據化的優勢主要體現在兩個方面：一是規范化程度更高，數據化從控制程度更細的數據粒度層面規范電子文件的形成，使電子文件在實質上以數據形態流轉并歸檔，由此形成的文件更符合新《檔案法》之中來源可靠、程序規范和要素合規的法律要求；二是檔案治理程度更高，把握數據化頂層設計的契機，使檔案要求向前延伸嵌入業務流程，實現從檔案管理到檔案治理的轉型。然而就目前而言，大部分組織機構和行業都與業務數據化和電子文件歸檔的源頭控制存在差距，“多態并存”和“多模式并存”仍然是電子文件單套歸檔實施的主要現狀，筆者認為，其中仍然有待解決的問題及其解決對策主要如下：

5.1 觀念意識薄弱，亟待建立治理要素一體化理念

目前在實施電子文件單套歸檔時，往往以檔案部門為單一推進主體，與前端業務部門銜效果不佳，缺乏頂層設計支撐，導致電子文件單套歸檔大多暫時只能采取結果控制模式，而難以向過程控制和源頭控制模式推進。這與組織機構的觀念意識薄弱具有一定關系，這種觀念意識薄弱主要體現在文件檔案形態的認知局限，在近年興起的數據治理框架之中，人們仍然習慣將文件和檔案簡單地視為半結構化和非結構化信息，與結構化數據相區分，這在很大程度上忽視了文件構成要素的態別演化，并由此將文件檔案治理與數據治理的內在要求相互切割。這一認知局限帶來的影響在于，文件檔案管理的信息化程度往往與業務信息化難以同步、各自為政，業務數據化未能兼容文件檔案管理的內在要求。

面向來源數據化的源頭控制模式蘊含著更高程度的治理要素一體化，即能夠在更大程度上實現業務治理、信息治理、文件治理和檔案治理的統一聯動，業務以信息流轉為支撐，信息流轉以文件作為一種制度約束，文件制度又以檔案管理作為內在要求，可見上述治理要素具有密切關系。因此，應當在更廣泛的組織機構乃至行業之中樹立治理要素一體化的理念，理清文件檔案與數據、信息之間的層次關系，以此為基礎，明確將文件檔案治理納入整體治理體系[36]，使之與業務、信息、數據等要素治理形成聯動，促進文件檔案管理體系與業務管理體系、數據管理體系的融合，從而為推進源頭控制模式提供觀念和理念保障。

5.2 多種形態并存，亟待建立數據化戰略規劃

目前，紙質文件、數字化文件、原生電子文檔、數據型文件并存或在業務流程之中交替流轉、相互轉換的“串軌”現象十分常見，“多態并存”的文件來源形態現狀是導致文件歸檔策略復雜化的直接因素。總體而言，在項目級電子文件管理中，這種“多態并存”主要包括以下兩種情況：一是跨主體信息化程度差異導致的“多態并存”，由于不同主體參與到同一客體全宗來源活動時往往是以自身的信息化程度為實踐基礎的，如果缺乏共同的平臺或標準，主體間信息化條件的差異必然會影響文件形成過程的傳遞和轉換，從而導致“串軌”現象的產生；二是缺乏文件形成約束制度而導致的“多態并存”，制度是影響人類活動的重要因素，跨主體的項目管理中如果缺乏相對嚴格的文件形成約束制度，必然會導致文件形成的多樣性，而過往的文件管理大多聚焦于文件流程、文件程式等層面的規范，相對忽視文件來源渠道和文件要素形態層面的規范，使人們可以根據自身的習慣開展文件管理，這使得數字化和數據化轉型時期文件檔案的“多態并存”愈發常見。

從本文的研究情況看，推進文件數據化和數據化戰略規劃，并以此為基礎推行電子文件單套歸檔是解決這一問題的可行路徑。對于上述第一種情況而言，數據化戰略是以數據流為核心的要素重組，通過集約式數據驅動平臺的構建，能夠在較大程度上彌合不同主體自身信息化條件不同而帶來的差異，從而實現對文件形成態別的統一。對于上述第二種情況，數據化戰略能夠通過數據層面的規范化，實現文件形成方式和文件要素來源渠道的規范化，促使文件管理趨于精細化和細粒化。推行文件數據化不單是檔案部門的內部任務，而是促進社會回歸統一的信息交換方式，擺脫“低信任高風險”現狀的具有廣泛意義的戰略，數據是當前文件和檔案管理可以解構到的最小離散單位，從數據層面對文件和檔案管理要求進行統一規范能夠在更深層次上建立約束。因此，未來應當積極建立包含文件檔案數據化在內的整體性數據化戰略規劃，并將文件形成方式的規范化納入數據化戰略的整體考量。

5.3 行業規范匱乏，亟待促進行業標準建設

以客體全宗為來源的項目級電子文件歸檔具有鮮明的行業特點，目前我國總體的電子文件歸檔和電子檔案管理戰略正逐步向行業化、專業化方向發展，分門別類推動電子文件單套轉型成為新階段背景下我國檔案事業發展的一大特點。然而該項工作當前尚未脫離以文書檔案為起點的發展路徑，重檔案管理的一般要求，相對忽視行業性、專門性業務的內在特點，具體而言面臨以下有待解決的問題：首先是數據標準層面，電子文件歸檔和電子檔案管理的數據與技術標準與行業數據規范銜接不足，使得部分檔案數據技術標準適用性較差，行業數據化進程中應當推動形成行業專用表單模板及其元數據規范，相應的電子文件歸檔標準應當與上述規范相互銜接，與之作為整體進行共享、推廣與應用；其次是電子檔案管理系統功能標準與行業需求銜接不足，使得部分電子檔案管理系統在行業性、專門性領域中的應用效果不佳，行業數據化過程中涉及的系統功能改造及其與電子檔案管理系統的對接改造都對檔案系統功能標準提出了新的問題，既有的系統功能標準主要是建立在一般文件級檔案管理基礎上的，既未能涵蓋數據級檔案管理的需求，也未能與文件所屬的行業特點相銜接。

上述問題都要求檔案部門加強與各行業共同體的協作，促進檔案行業標準建設的精細化。以行業統一文件格式和信息交換規范為基礎，建設完善專業電子文件歸檔規范，推動電子文件歸檔標準與行業文件和信息標準銜接，是推進源頭控制模式的必由之路。未來應當加強行業共同體在推動行業性、專業性電子文件單套歸檔中的引領作用，加深檔案數據化與行業數據化的協同互動，建設形成行業性的整體數據標準體系，并將檔案標準納入其中。

6 結語

本文以文件數據化程度因素為焦點，對電子文件單套歸檔的實施模式及其實施路徑進行了研究。除了文件數據化程度這一因素之外，本文尚未涉及的組織機構體制機制、觀念意識和技術策略等因素也可能對電子文件單套歸檔實施模式選擇帶來重要影響，未來有必要進一步對上述因素展開調查研究。值得說明的是，本文所選取的兩個研究案例在電子文件歸檔策略選擇上本身也具有的一定的局限性，尚未完全建立起能夠適應數據態文件歸檔的完整對策，但其根據文件態別差異而作出的歸檔策略選擇仍然具有參考價值。通過本文研究，筆者認為，通過推動文件數據化來實現電子文件單套歸檔具有積極的實踐前景，組織機構應該通過觀念意識樹立、行業標準建設、數據化戰略規劃來推動文件數據化進程，由此促進電子文件單套歸檔實施路徑的“轉型升級”。