企業檔案管理中信息化工具的應用研究

鳳金燕

（安徽養和醫療器械設備有限公司，安徽 桐城 231400）

0 引 言

由于現代科學技術日新月異的進展，電腦信息化已經應用到各個方面。因此產生的大量電子文件也就成為文件存儲的主要對象，特別是電子文件的歸檔、存儲、管理、傳遞等方面開始成為單位日常運轉的重要環節。檔案管理模式已由實體圖紙化管理逐步進入了數字模擬管理，互聯網的信息化檔案管理日益具有重大意義、必要性。公司通過建設局域網，搭建了OA辦公自動化管理系統，逐步建立了互聯網模式的檔案管理與信息化建設管理系統，提高檔案管理的綜合性與系統性，集檔案收集、整理、分析、保管、安全于一體，逐步完善檔案管理工作，提高檔案使用效率，更方便快捷地提供檔案信息服務，充分利用現代信息技術的優勢。

1 企業信息化檔案管理的建設

1.1 建立數據庫增加配套設施

目前，在大多數企業各部門檔案的日常管理中，尤其是在中小型企業或在企業開創初期，檔案管理仍處于各部門自行管理范圍，未形成相關連接，未統一規范管理，各部門在日常溝通銜接工作中經常因保管不當，造成文檔信息丟失，給工作帶來了很多不便之處，相互之間不能及時地進行信息反饋，無法進行資源共享；文檔之間的傳遞，保存都存在一定的問題，大部分仍停留在紙質文件傳遞上。在文件傳遞過程中，紙質文件容易造成文件損壞遺失、傳送過程緩慢、文件不能及時傳遞、造成下級部門不能及時得到最新文件、會出現因文件發放延遲、文件下發錯誤等問題，嚴重的會直接造成一定的經濟損失；同時也達不到環保要求，造成的紙張的浪費，更增加了企業成本。因此想要加強與部門的溝通協作能力，必須要采取有效措施，加快檔案管理信息化建設的步伐，降低企業成本，提高企業經營管理運行質量。

為提高企業檔案管理的信息化水平，企業前期要做一定的資金和人員投入預算，配置與現代化檔案管理相適應的硬件和軟件設施設備，組建服務器設備，建立起企業大數據庫，并配備相應檔案管理人員，使各部門文件能統一錄入數據庫中，建立起企業檔案信息化管理系統的基礎。

1.2 人力資源的配備

對于現代化信息下的企業檔案管理，企業建立信息化檔案初期，對“互聯網+檔案信息化”的思想認識不夠深入，人才隊伍建設體系不足，沒有得到足夠的重視，認為檔案管理只是簡單的文書保管，發放等工作。對信息化檔案管理更是缺乏全面了解，未有長遠意識和時代發展前瞻性，未能及時跟進時代步伐和觀念，更甚是出現排斥消極態度，不接受新事物的思想，給信息化檔案管理也帶來了阻力。隨著信息化的發展，企業意識到信息化管理勢在必行，企業轉變思路，針對困難點、痛點，對人員進行了檔案管理方面的培訓教育，以提高信息化建設的全局意識，培養專業人才，建立起專業人才隊伍。

企業在建立信息化檔案管理系統的同時，應配備專業人才。企業在具有一定實力時，可以在信息化建設過程中可結合自身情況，從部門中抽取專業技術方面人才自行開發建立起該系統，打造出更符合企業自身需求的檔案管理系統。在這一方面企業目前尚有所欠缺，不具備這方面技術開發能力，但從培養企業人才角度出發，可以利用這個契機，挖掘培養專業技術方面人才。企業在努力培養發展專業人才過程中，利用信息化檔案管理系統建設，從各部門考察抽取部分人員作為檔案管理人員進行培訓，讓他們漸漸地從事基礎檔案管理工作，積極調動起大家檔案管理的積極性。再通過與軟件開發企業進行洽談，結合企業實際情況，共同訂制一套屬于企業自己所特有的檔案管理系統，這樣可更加方便快速地建立起檔案管理系統。

檔案管理對人員要求很高，管理不只是對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的；也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。為實現現代化檔案管理信息化，首先需要具有現代化科學意識思維的人員，管理人員也需要具有較高的學識層次和現代化技術，而不能只是滿足于一般的計算機操作處理，就目前情況來看，許多國家檔案機關都缺少現代的高新技術人員，其中檔案信息管理等復合型人員也比較奇缺，而且這些國家檔案工作人員現代化水平也較差，在現代信息化模式下的管理工作中產生了不便。即使引進了現代化設施，仍無法發揮效果，更難談企業檔案的信息化管理水平了，所以企業在這方面也應該加以注意，為培養現代化的檔案管理人才，以保證檔案人員素質隨著時間的變遷而日益增加，應積極培養檔案管理人員電腦等技能的操作水平。

2 整合信息化

2.1 建立信息化檔案管理系統的準備

檔案信息化管理前期工作是施行數據庫建立，前期工作量巨大，必將投入大量人力、物力、財力等。雖說前期一次性投入較大，但建立形成后對企業的工作效率提高也是明顯的，整體提升企業的管理水平是顯著的。

隨著辦公自動化普及化的深入加強，市場上出現了越來越多的輔助辦公的自動化軟件，在企業運營中就應用一些辦公自動化的輔助軟件，如OA綜合辦公系統、ERP物資采購管理系統、用友這類的財務管理軟件系統，提升了企業的工作效率，同時對信息化檔案管理建立也起到添磚加瓦的功效。企業在建立信息化檔案管理系統時，可以依據這些軟件上的數據與檔案管理系統進行有效的對接，使流程一結束就實行邏輯歸檔到檔案管理系統中來，為檔案管理系統數據庫建立基礎數據。

2.2 信息化檔案管理系統建立

檔案管理系統的服務對象是企業所有部門，所以說檔案管理系統不是一個人的事，不是某個部門的事，而是所有人的事，是大家共同的工作。檔案管理信息化建設的架構圖如圖1所示。

圖1 檔案管理信息化建設的架構圖

根據公司研發能力，自行投入開發了一套檔案管理系統，該項目投資共20萬元，建設工期為一年，通過該系統的建設，實現了安徽養和的檔案管理自動化和無紙化的信息化系統綜合管理，提高檔案管理工作的質量和效率。系統采用了C/S架構，利用C#語言使用asp.net core跨平臺框架開發，采用MVC三層架構，前端使用Bootstrap 4、JavaScript技術，數據庫為SQLServer 2016，系統使用IIS無托管方式發布，服務器系統為Windows Server 2019，使用了2臺交換機，利用內外網交互平臺，以請求服務的方式實現數據的交換。該系統投入運營后，充分發揮了檔案信息化的作用，實現了包括檔案存儲、檔案查閱、檔案檢索在內的一連串工作。

2.3 信息化檔案管理系統應用

檔案管理系統應用主要包括以下幾個模塊：

（1）用戶身份識別和管理。作為唯一標識，用戶身份識別在檔案系統中顯得尤為重要。用戶在建檔后檔案系統后臺給定唯一標識，用戶進行登錄、檢索、查閱、下載的操作下均可有效地記錄相關動作日志，同時，在用戶瀏覽的文檔的背景添加日期、用戶名、文件狀態等水印以保護文件，防止受控文件的外泄與非預期使用。系統設置管理員賬號一個，主要負責用戶權限的分配、密碼的重置、以及后臺的相關設置。

（2）檔案分類。系統對檔案進行了分類管理，對不同類型的文件進行了分類處理。如產品的DHR文檔、產品的DMR文檔、質量體系相關文件等。不同人員依據權限的不同對檔案有相應的權限，如查閱、只讀、編輯、上傳、下載、刪除等等。檔案管管系統文檔上傳界面如圖2所示。

圖2 檔案管管系統文檔上傳界面

（3）檔案檢索。用戶登錄驗證通過后可進行檔案的檢索，檢索可指定相關范圍，如指定日期區間、指定產品、指定編制人員等，系統也可使用模糊查詢。檢索出來的數據簡要展示在頁面中，可點擊詳情進行下一步的查看和預覽操作

（4）檔案查閱。用戶可進行歷史檔案的查閱，查閱頁面可詳細的展示文件的編審批人員、文件編號、版本修訂號、變更記錄等，同時文件的預覽窗口的功能也可滿足大部分需要。檔案查詢可自動帶出該文檔的歷史版本記錄，通過歷史版本記錄可查看文件的歷史版本以及變更原因等。

（5）檔案操作記錄。系統用戶對檔案進行重要操作時會保留相應記錄，如刪除、修改、上傳等。系統在記錄到文件相應操作后會通知到對應的人員，防止文件變動后人員對文件最新信息的不同步。

2.4 信息化檔案管理系統優化

目前該系統運行良好，各部門檔案管理人員可正常使用相關模塊，檔案文件管理的效率得到了很大的提高，同時系統的使用避免了紙質文檔發布、版本更新可能導致的文件混亂及與舊版本文件的誤用。根據目前用戶的使用反饋情況，系統也存在部分需改進的功能，如添加批量下載、批量刪除等，公司后續派專業研發技術人員積極地跟進處理，并已經完成相關功能優化工作。產品管理界面如圖3所示。

圖3 產品管理界面

3 檔案管理系統的安全性

對于存儲在計算機中的檔案保管的安全性工作也不容忽視，因處在網絡環境中，處在一個開放的狀態下，會出現一些不可控的因素，通過網絡傳送時容易被泄密、篡改和偽造，文件檔案在發送、接收、保管、歸檔時更甚是面臨病毒的入侵，對信息化檔案管理的保密性安全性造成嚴重的威脅。這樣就迫使企業在建立信息化檔案管理系統時必須要考慮到安全防護問題。將文件在檔案管理系統中進行統一的分類歸檔，區別文件的保密級別、安全級別，對特殊保密級別高的文件，還應采取加密保護措施；設定檔案分級保存，設定權限分工工作流程，不同級別用戶限定不同權限調取不同級別文件進行查閱，同時這一切要在檔案管理人員的監控下進行。業務流程管理系統，是指針對整個系統工作狀況的監視以及對系統的每一個項目或任務的流轉情況、實施工作狀況的追蹤與監測。企業檔案管理系統，主要承擔企業業務流程的監控管理工作，以保證企業后臺系統安全平穩運轉，同時又起到了保證整個系統所生成的電子文檔的真實性、原始性、內容齊全完整性的關鍵保障作用。所以，文件檔案管理人有責任與義務關注流程管理的科學化、準確性。另外，企業需定期地對檔案管理系統進行維護更新，并定時進行數據備份存檔，以防止意外狀況出現或損失文件內容。在安全性的保證措施下，檔案管理系統才可以充分發揮其真正功能，既實現數據共享，又提高檔案管理的質量。

4 結 論

隨著信息化技術的不斷發展，傳統紙質實體式檔案存檔方式已逐漸不適用于現代化大型企業辦公。因此，檔案管理信息化的趨勢更加凸顯出來，勢在必行。但紙質文檔的存在也不是非要一并徹底摒棄掉，它在檔案管理中還起著一定的輔助作用，檔案管理信息化模式有著它的利處也有著它的弊端；檔案管理信息化模式并非一朝一夕即可完成，是在實踐中循序漸進不斷修正完善，不斷探索鉆研的過程，從而形成符合企業自身實際需求發展的一條路。

目前一些大中型企業已經感受到時代發展的變化，開始漸漸意識到企業發展需要跟隨時代的步伐，已經開始覺醒，正朝著現代化企業進行改革，這其中也包括檔案管理的轉變，也逐步地向全面實現信息化管理邁進。當然，改革之路從來都是艱辛的，信息化檔案管理前期工作中仍有很多不足之處，如OA辦公自動化各部門資料尚未能達到資源共享，在流程設計過程中，權限設置還存在一些問題，不能執行下一步、無法提交、部分表單無法通過OA辦公自動化進行實現，只能通過紙質文件進行操作。在建設過程中，仍然存在流程實施紙質文件、一部分電子檔文件流通的混亂現象。但隨著后期加強對檔案信息化管理方面的管理和投入，人員技術水平和意識的提升，運行中不斷的調整和完善，循序漸進的將各部門文件分類轉向網上辦公操作，提升信息化管理應用的深度和廣度，檔案管理系統將逐步地搭建起來，運行流暢，為企業帶來收益，為企業創新。

總之，檔案管理工作有很高的重要性，人員須從根本意義上理解檔案管理工作的重要性，并引起重視；企業應加強對檔案管理方面人員培訓工作，檔案管理人員應具備現代化管理思維，具備一定專業化技能基礎，同時結合社會環境，與時俱進，實現檔案科學化、制度化、規范化管理。在企業檔案管理系統應用過程中，檔案管理人員應熟悉了解企業各項業務，從業務角度解決檔案管理工作的難點，通過檔案管理系統不斷的優化和應用，提升檔案管理工作效率和質量。檔案信息化管理工作是一項漫長而復雜的過程，是不斷優化改進的過程，是一條變革之路，需企業大力支持和推動才能看見檔案管理的成效。