新冠肺炎疫情下的國(guó)際會(huì)議在線組織模式探討

蒲永鋒，單子桐

(吉林大學(xué)汽車工程學(xué)院，吉林長(zhǎng)春130025)

1 引言

國(guó)際會(huì)議在線組織是一種十分重要的學(xué)術(shù)交流和人才培養(yǎng)形式。國(guó)際會(huì)議的在線組織是學(xué)術(shù)思想的交流，可以跨越地理的限制，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行有效的溝通和分享。這一重大的突破，推動(dòng)著國(guó)際學(xué)術(shù)交流快速的發(fā)展。在以前，許多思想需要經(jīng)過出版發(fā)表，才能傳播到全世界。而通過國(guó)際會(huì)議在線組織，人們就可以更加便捷地獲取人類最優(yōu)秀科學(xué)家的研究成果以及他們對(duì)各自領(lǐng)域的理解與認(rèn)識(shí)[1]。

在近年，教育與科研領(lǐng)域的先驅(qū)們就開始開展了對(duì)會(huì)議在線組織進(jìn)行著孜孜不倦的研究。在眾多文獻(xiàn)中，加拿大阿薩巴斯卡大學(xué)主辦的《國(guó)際開放與分布式學(xué)習(xí)研論》、美國(guó)在線學(xué)習(xí)聯(lián)盟(Online Learning Consortium)主辦的《在線學(xué)習(xí)》、澳大利亞開放與遠(yuǎn)程學(xué)習(xí)協(xié)會(huì)主辦的《遠(yuǎn)程教育》、美國(guó)著名遠(yuǎn)程教育學(xué)者邁克爾(Michael Grahame Moore)主編的《美國(guó)遠(yuǎn)程教育雜志》和英國(guó)開放大學(xué)主辦的《開放學(xué)習(xí)》都對(duì)進(jìn)行了在線遠(yuǎn)程教育的新模式和新方法進(jìn)行了充分地討論[2]。冠狀病毒是人類和動(dòng)物的重要病原體。2019年底，一種新型冠狀病毒迅速蔓延，勢(shì)如破竹，導(dǎo)致全球大流行。世界衛(wèi)生組織總部位于日內(nèi)瓦，在新冠肺炎疫情的全球防控中起到了至關(guān)重要的作用[3]。將該疾病在2020 年2 月被世界衛(wèi)生組織命名為COVID-19，代表2019年的冠狀病毒病。新冠肺炎病毒在某種程度上影響了許多活動(dòng)的正常進(jìn)行，特別是新冠肺炎疫情的蔓延阻礙了正常學(xué)術(shù)會(huì)議的開展，卻使得國(guó)際會(huì)議在線組織成為一種重要的學(xué)術(shù)交流方式，進(jìn)而也使得新冠肺炎疫情下的國(guó)際會(huì)議在線組織的模式成為一項(xiàng)值得研究的內(nèi)容，對(duì)于極端情況下的技能與知識(shí)的分享和傳承有著重要的意義[4-5]。

國(guó)際遠(yuǎn)程與在線教育在世界中逐步變?yōu)榱艘粋€(gè)研究熱點(diǎn)[6]，很多學(xué)者爭(zhēng)先恐后地加入研究大軍之中，已經(jīng)有很多研究人員基于統(tǒng)計(jì)學(xué)和理論分析得出了很多有益的結(jié)論。本文所進(jìn)行的研究重點(diǎn)在于，從實(shí)踐的角度，對(duì)新冠肺炎疫情下的國(guó)際會(huì)議在線模式，進(jìn)行有效的整理和分類驗(yàn)證。

2 組織模式與案例分析

國(guó)際會(huì)議在線組織可以劃分為一種遠(yuǎn)程教育，所以其模式的研究可以根據(jù)遠(yuǎn)程教育基礎(chǔ)理論進(jìn)行進(jìn)一步的展開。根據(jù)Farhad Saba在文獻(xiàn)中的理論，遠(yuǎn)程教育模式可以劃分為五個(gè)部分，分別是問題定義、組織模式表示、組織模式行為、組織模式評(píng)估、策略分析和組織模式使用[7]。在這項(xiàng)研究中，該五個(gè)階段用于國(guó)際會(huì)議在線組織模式的開發(fā)與研究。

本文提出一種基于遠(yuǎn)程教育動(dòng)態(tài)組織模式的國(guó)際會(huì)議在線組織模式。借鑒Farhad Saba的階段劃分模式，將國(guó)際會(huì)議組織的模式可以劃分為以下幾部分，分別是：?jiǎn)栴}定義、組織模式表示、組織模式行為、組織模式評(píng)估、策略分析和組織模式使用[8]。

圖1 國(guó)際會(huì)議在線組織模式示意圖

在下面將針對(duì)以上五個(gè)部分，進(jìn)行更加詳細(xì)的闡述和更加具體的分析，最終實(shí)現(xiàn)國(guó)際會(huì)議在線組織模式的抽象提煉。

2.1 問題定義

問題定義的主要目標(biāo)是將問題的邊界被劃定系統(tǒng)概念化，建立元素之間的關(guān)系。為了實(shí)現(xiàn)建設(shè)世界一流開放大學(xué)的宏偉目標(biāo)，我們需要通過一系列活動(dòng)來了解世界的先進(jìn)思想，先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和研究成果，進(jìn)行國(guó)際會(huì)議的組織活動(dòng)。我們應(yīng)該借鑒世界范圍內(nèi)國(guó)際會(huì)議在線組織領(lǐng)域?qū)＜业闹腔酆椭R(shí)，借鑒先進(jìn)的教育技術(shù)，成功地應(yīng)用案例和解決各國(guó)熱點(diǎn)教育問題的方法，以推動(dòng)中國(guó)的遠(yuǎn)程開放教育達(dá)到更高的水平，特別是在新冠肺炎疫情期間實(shí)現(xiàn)高效的溝通。

2.2 組織模式表示

國(guó)際會(huì)議組織模式的表示體現(xiàn)為建立元素間關(guān)系的系統(tǒng)概念。按照階段，組織模式將國(guó)際會(huì)議的組織劃分為以下幾個(gè)時(shí)間階段：會(huì)議規(guī)劃期、會(huì)議籌備期、會(huì)議進(jìn)行期、會(huì)議后。在會(huì)議規(guī)劃期主要進(jìn)行會(huì)議主題的選定，結(jié)合專家?guī)炻?lián)絡(luò)有意向的演講人。會(huì)議的籌備階段主要進(jìn)行硬件設(shè)備調(diào)試、軟件設(shè)備調(diào)試、演講人以及其演講內(nèi)容的最終確定，另一項(xiàng)重要工作是結(jié)合會(huì)議進(jìn)行會(huì)議宣傳。在會(huì)議進(jìn)行期間，要進(jìn)行會(huì)議的實(shí)時(shí)記錄，同時(shí)對(duì)遠(yuǎn)程會(huì)議的軟件和硬件進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)測(cè)，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。在會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)結(jié)合會(huì)議記錄材料，對(duì)關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)，同時(shí)對(duì)會(huì)議中所產(chǎn)生的新思想和新觀點(diǎn)進(jìn)行宣傳，提升對(duì)行業(yè)與學(xué)術(shù)界的積極作用。

圖2 國(guó)際會(huì)議在線組織模式表示流程圖

會(huì)議組織的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)也是會(huì)議組織模式的重要部分。一般地，傳統(tǒng)的學(xué)術(shù)會(huì)議以及其他類型的會(huì)議在一個(gè)固定的場(chǎng)地進(jìn)行，所有演講者與參會(huì)人員都需要來到這個(gè)固定的會(huì)場(chǎng)，進(jìn)行學(xué)術(shù)與知識(shí)的交流活動(dòng)。相比而言，由于新媒體與新技術(shù)的發(fā)展和普及，在線會(huì)議的組織則有著更大的自由度。在線會(huì)議軟件包括騰訊會(huì)議、ZOOM、TEAMS、釘釘?shù)鹊钠占埃瑢?duì)于在線會(huì)議組織模式有著巨大的作用[8-10]。

圖3 主會(huì)場(chǎng)-會(huì)議平臺(tái)-分會(huì)場(chǎng)模式示意圖

通過在線會(huì)議平臺(tái)，會(huì)場(chǎng)由線下會(huì)議的單一會(huì)場(chǎng)轉(zhuǎn)變?yōu)槎鄠€(gè)分會(huì)場(chǎng)與一個(gè)主會(huì)場(chǎng)的形式。在這種模式下，演講者通過視頻或者在線連接的方式加入主會(huì)場(chǎng)，再由在線會(huì)議平臺(tái)將主會(huì)場(chǎng)的內(nèi)容轉(zhuǎn)發(fā)給各個(gè)分會(huì)場(chǎng)。主會(huì)場(chǎng)包括核心的演講人員，一般主會(huì)場(chǎng)沒有聽眾，也不同于主控室。分會(huì)場(chǎng)可能是一群參會(huì)者也可能是一個(gè)參會(huì)者，分會(huì)場(chǎng)除線上線下同步的形式外還有多種知識(shí)共享方式，包括錄像、會(huì)議展示資料。本研究將這樣的模式概括為主會(huì)場(chǎng)—會(huì)議平臺(tái)—分會(huì)場(chǎng)模式。這種模式更加適合會(huì)議規(guī)模較大、參會(huì)人員較多、會(huì)議內(nèi)容較為豐富的在線會(huì)議。

此外，一些在線會(huì)議規(guī)模較小，但是會(huì)議形式需要更加靈活，又繼續(xù)衍生出演講者直接加入在線會(huì)議平臺(tái)，不經(jīng)過主會(huì)場(chǎng)，本研究將其概括為演講者—會(huì)議平臺(tái)—分會(huì)場(chǎng)模式。在會(huì)議平臺(tái)上，各個(gè)演講者和參會(huì)者沒有區(qū)別，每個(gè)參會(huì)者都可以成為演講者，演講者根據(jù)會(huì)議議程安排在規(guī)定時(shí)間從參會(huì)者的角色轉(zhuǎn)變?yōu)檠葜v者的角色。這種模式更加適合會(huì)議規(guī)模較小，參會(huì)人員較少，會(huì)議形式較為靈活的在線會(huì)議。

同時(shí)，還存在多種模式混合的國(guó)際會(huì)議形式，國(guó)際會(huì)議通常面臨著時(shí)差造成的問題，會(huì)后的資料總結(jié)可以更好地幫助參會(huì)人員進(jìn)行思想交流，在不同時(shí)空下以不同的方式分享同一場(chǎng)國(guó)際會(huì)議傳遞的前沿思想也是值得深入討論的話題。

2.3 組織模式行為

結(jié)合模擬和實(shí)踐，確定采用該組織形式之后取得的具體效果以及遠(yuǎn)程國(guó)際會(huì)議過程中的具體實(shí)現(xiàn)。在基于動(dòng)態(tài)組織模式的國(guó)際會(huì)議在線組織前，需要采用模擬的形式對(duì)會(huì)議中可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析。根據(jù)分析結(jié)果我們將進(jìn)行合理的調(diào)整，避免我們?cè)谀M過程中發(fā)現(xiàn)的問題。之后我們將調(diào)整過的組織方式應(yīng)用于實(shí)際的國(guó)際會(huì)議組織，記錄在實(shí)際國(guó)際會(huì)議組織過程中出現(xiàn)的情況，作為該模式下組織模式的具體行為。會(huì)議結(jié)束后對(duì)該行為進(jìn)行分析，繼續(xù)對(duì)組織模式進(jìn)行迭代更新。

圖4 會(huì)議組織模式迭代流程圖

2.4 組織模式評(píng)估

組織模式評(píng)估需在試運(yùn)行中測(cè)試組織模式的質(zhì)量和有效性。根據(jù)組織模式行為的記錄，我們建立多目標(biāo)的組織模式評(píng)估體系。對(duì)所應(yīng)用的國(guó)際會(huì)議組織形式進(jìn)行評(píng)估與測(cè)試驗(yàn)證。所采取的評(píng)估目標(biāo)中應(yīng)包含參會(huì)者對(duì)該次會(huì)議的滿意程度、會(huì)議參與人數(shù)與規(guī)模、演講者在會(huì)議中的滿意程度、會(huì)議對(duì)于本行業(yè)與本領(lǐng)域的學(xué)術(shù)推動(dòng)作用。所涉及的評(píng)估目標(biāo)應(yīng)比較廣泛，避免集中在單獨(dú)方面。

圖5 在線組織模式評(píng)估體系

2.5 策略分析和組織模式使用

具體地，吉林大學(xué)某團(tuán)隊(duì)的“人人是老師”活動(dòng)就采用了這一組織模式，進(jìn)行了高效的學(xué)術(shù)交流與日常學(xué)習(xí)生活的分享。其中，參與的學(xué)生分布在全球各地，有的分布在美國(guó)，有的分布在中國(guó)，大家互相做對(duì)方的老師，取得了令人矚目的成績(jī)。

在國(guó)際會(huì)議的組織過程中，我們應(yīng)該充分利用高科技的軟件技術(shù)和硬件設(shè)備，讓研究人員在世界各地都可以參與到先進(jìn)技術(shù)的分享過程中，實(shí)現(xiàn)方便快捷的國(guó)際會(huì)議組織和宣傳，降低參會(huì)成本，提升溝通效率。從該案例中體現(xiàn)出目前國(guó)際會(huì)議組織模式的發(fā)展趨勢(shì)為從學(xué)術(shù)國(guó)際化向交流國(guó)際化發(fā)展，以模式創(chuàng)新推動(dòng)技術(shù)與教育深度融合，國(guó)際會(huì)議在線組織模式日趨開放與共享。

3 結(jié)束語

通過研究發(fā)現(xiàn)，新冠肺炎疫情下的國(guó)際會(huì)議在線組織模式呈現(xiàn)出多種多樣的特征；針對(duì)新冠肺炎疫情下國(guó)際會(huì)議在線組織模式的創(chuàng)新性研究具有重要的意義；結(jié)合實(shí)際會(huì)議組織的研究將引領(lǐng)國(guó)際會(huì)議在線組織模式的研究和發(fā)展進(jìn)入新階段；新技術(shù)和新媒體的應(yīng)用有力地推動(dòng)了新冠肺炎疫情的嚴(yán)峻條件下有關(guān)國(guó)際會(huì)議在線組織的發(fā)展。通過具體的實(shí)踐證明，文章所提出的在線會(huì)議國(guó)際組織模式有良好的適應(yīng)性，可以實(shí)現(xiàn)在新冠肺炎疫情嚴(yán)峻的外部環(huán)境中進(jìn)行有效的學(xué)術(shù)交流與在線教育。