校友信息系統從“自查自用”到“共建共享”的設計與實踐

楊穎

（華東理工大學校友與發展聯絡處 上海 200237）

1 研究背景

遍布世界的校友資源是各大高校的寶貴財富，校友信息的收集和掌握依然是推動學校發展的重要基礎工作之一［1-2］。隨著辦學歷史延伸，高校積累的校友數量逐年遞增。同時，一位校友可能有上百個字段來定義，包括就讀信息、聯系方式、工作情況、興趣愛好等［3］。因此，校友信息的數據量極其龐大。在網絡信息時代發展背景和互聯網思維下，各類校友信息系統如雨后春筍般涌現，大大提升了校友工作的成效和質量［4-6］。

但是，當前校友信息系統大多還停留于校友總會自查自用的階段，信息搜集渠道較為傳統單一，無法充分發揮校友工作聯動的作用［7］。學院校友會、地方校友會和行業校友會等二級校友組織應運而生，對校友信息系統的共建共享提出了新的需求。眾多高校出于信息安全防范的考慮，未嘗試向二級校友組織開放校友信息系統的權限，依然使用Excel表格形式實現信息交互，拖后了工作效率，更可能發生因工作人員變動、設備損壞等原因造成數據的泄露和丟失，產生嚴重后果［8］。基于此，結合我校校友會向學院校友會開放校友信息系統的具體實踐，探索校友信息系統從“自查自用”到“共建共享”的轉變途徑，提出解決實際問題的建議。

2 校友信息系統的發展歷程和階段特點

以學校校友信息系統為例，共分為信息采集、信息整合、信息操作、信息安全、大數據分析5個模塊，設計拓撲圖如圖1所示。作為幾十萬校友信息的集合，校友信息系統便于查詢管理各類工作數據，搭建校友合作互動平臺，助力母校和校友的事業發展。同時，首創開發學院版校友信息系統，次年投入使用。8年來，校友信息系統中的校友名冊、校友信息數據持續上升，切實提高了工作實效，激活與全國乃至全球數十萬校友的聯系。

圖1 校友信息系統設計拓撲圖

通過對40余位學院校友工作管理員進行使用情況調研，校友信息系統各階段特點和使用現狀如下。

（1）初期，數據共享性高、冗余少且使用頻率高。為了更好地更新和挖掘知名校友信息，將校友數據信息取于學院、歸于學院，系統加強了學院功能和權限控制，基于校友庫畢業生名冊數據和校友信息數據，分配至學院，學院領導和管理員使用專門開設的賬號密碼登錄。校友數據可被多個用戶和多個應用共享使用，大大減少數據冗余。同時，提出校友信息系統指標，更大程度上提高積極性，實現交流互動。圖2和圖3顯示，使用初期，校友信息數量顯著提升。

圖2 校友庫中全日制校友的名冊、信息和激活率情況

圖3 校友庫中非全日制校友的名冊、信息和激活率情況

（2）中期，數據獨立性高，人工采集成本增大，信息動態更新滯后。學院庫在實踐中不斷完善，基于數據安全考慮，學院管理員只能單個修改本學院的校友名冊和信息，不能批量新增校友數據，不允許刪除整條校友信息，可以且只能維護本院系的校友信息的交往數據。管理員修改本學院的校友信息后，由校友會專人將學院庫數據更新至校友庫，并定期將校友庫信息更新至學院庫。學院管理員通過校友活動，收集班級通訊錄，人工采集校友信息后，需要管理員單個修改校友名冊和信息，比之批量上傳而言相對繁瑣。另外，校友庫和學院庫的數據交互時，難以明確校友是否自主更新信息，該信息是否已被錄入學院庫，需要通過查看操作日志的方式，重復定位校友，因此，更新信息成本不斷增大。但由于校友信息系統指標不斷激勵，學院依舊保持很強的維護和處理信息的主動性，校友信息數量持續上升。

（3）末期，數據安全要求持續加強，管理和維護代價增大。在新常態下，校友活動的規模和數量大幅度減少，工作人員變動，賬戶密碼反復變更，信息安全和數據保密問題亟須解決，系統暫停向學院開放。在新形勢和“互聯網+”的思維模式下，制訂了共建共享校友信息的方案，向學院管理員開放“校友大數據+”小程序的權限，使用微信授權登錄，基于誠信互惠的原則，共享部分權限。不但避免了賬戶密碼泄露的安全隱患，學院管理員還可以實時查看本學院最新的校友名冊和信息，校友會管理員無需對校友庫和學院庫的信息進行人工判斷時間先后和重復的復制粘貼工作，減少管理和維護成本。

3 校友信息系統指標的提出和意義

校友信息系統從“自查自用”到“共建共享”，不僅是平臺技術層面的轉變，更是校友工作理念的革新，使校友數據真正來源于二級校友組織，并放權于二級校友組織。為評估校友信息系統模式的有效性，提出了指標——校友激活率和替代指標。

3.1 校友激活率的意義

“激活”指刺激有機體內某種物質，使其活躍地發揮作用。校友會通過多種途徑，如組織校友返校和校友活動，搭建地方校友會、行業校友會和學院校友會等三位一體校友組織，開發校友微站，提供校友郵箱申請等，都可以“團結、凝聚、服務、助力”——激活校友［9-10］。校友信息系統中，某條校友信息包括有效手機號碼、郵箱、通訊地址、工作單位等字段的其中之一（見表1），即校友會能定位到該校友，便滿足歸入激活率的條件。通過不同的標簽設置和綜合篩選，計算校友信息和校友名冊的比值，統計各組織的校友激活率。通過校友激活率分析報告，為高校校友工作提供有利的參考。

表1 校友信息重點字段

3.2 校友信息系統指標的替代

隨著校友工作不斷推進，激活率日益增高，學院深挖校友信息的積極性持續高昂的趨勢減弱，校友激活率難以立刻有大幅度上升。同時，部分校友信息來源于畢業檔案導入，時過境遷需要重新確認。因此，校友信息工作模式也應隨之變化，校友信息系統從“激活校友”逐步邁入“更新信息”的階段。上海部分高校將除應屆畢業生外，3年內獲取的校友信息界定為有效信息。明確重點字段，分析更新場景，是更新校友信息工作的關鍵。學院修改關鍵字段后，確保信息數據的及時性和準確性，每月導出修改日志，統計更新率和更新次數。通過更新指標的分析報告，提高了二級校友組織對沉積數據維護的熱情，提高了校友數據使用的效率和準確性，對于更好地聯絡校友情感、發掘校友資源起到至關重要的作用。

4 結論和建議

4.1 完善工作機制，做好數據安全防范

校友會和二級校友組織，作為校友信息這一寶貴資源的收集者、管理者和使用者，承擔著信息安全防范的重要責任，因此，必須將保障數據安全放在第一位，全面加強母校對全球校友的凝聚力和校友工作的管理水平。首先，校友信息系統必須遵循統一管理、統籌規劃、明確負責的原則，建立完善的管理、信息維護制度。其次，作為校友工作的核心中樞，校友數據庫的服務器必須按要求正確配置殺毒軟件、賬戶密碼復雜度和長度、安全日志審計、系統補丁更新，制訂安全制度相關的應急預案，確保系統順利完成公安部信息系統等保定級備案。再次，工作人員必須不斷鉆研業務，學習信息安全的技術知識和操作技巧，保障校友會網絡安全，堅決防止發生重大網絡安全事件。最后，完善數據保密制度，學院管理員使用校友庫前均需簽署保密協議，強化并落實數據安全責任追究制。

4.2 健全工作網絡，暢通數據來源網絡

“先挖渠，后引水”。校友信息來源和溝通網絡是校友文化穩定發展的先決條件，是挖掘校友資源的前提和準備。面對廣泛分布在世界各地、各行各業的校友，校友會應自上而下健全工作網絡，探索激活和更新校友的各種途徑。校友會和二級校友組織聚焦不同年齡段校友，精心組織策劃形式多樣的校友活動，為不同興趣、不同需求的校友提供服務，同時，收集校友興趣和所屬行業的信息。與此同時，和技術公司合作完善知名校友大數據服務，基于互聯網的海量數據，借助“爬蟲”“輿情”等大數據采集和加工技術，實現知名校友動態信息的采集、清洗和加工，篩選某些行業的榮譽名單等，幫助校友會和二級校友組織獲取知名校友的信息和動態，以持續不斷地提高校友信息激活率和更新率。

4.3 夯實激勵措施，充分調動二級組織積極性

想要充分調動二級校友組織的工作積極性，拓寬校友數據的搜集渠道，提升校友數據準確度，必須提高工作人員的主觀能動性。校友總會簡政分權，傾聽意

見，以便在初期修正校友信息系統的結構、模塊和分配權限，真正做到和二級校友組織的“共建共享”。同時，充分尊重二級校友組織的工作方式和決策，在做好服務工作的同時，不斷推出激勵措施，將激活率和更新率作為激勵指標，而非考核指標，讓各組織積極發揮主體作用，站前臺、做表率，自發組織、自主運作好各自的校友平臺，鏈接與整合校友之間的資源，以此獲取大量校友信息，力求實現校友工作聯動機制。

5 結語

綜上所述，面對校友信息數據量龐大、激活和更新字段多樣、數據安全防范等問題，校友信息系統從“自查自用”到“共建共享”的轉變是使然，也是必然，它能提高校友數據使用的效率、準確性和安全性，幫助校友會更好地挖掘校友資源，讓校友工作不斷開拓創新，真正成為學校發展的強大推動力。