高校儀器設備購置前管理措施探討

李艷偉，方三華，宋興輝，黃 瓊，劉 麗，王佳佳

（浙江大學醫學院公共技術平臺，杭州 310058）

0 引言

大型儀器設備既是高校最重要的資產，也是確保當前高校教學、科研、技術開發等工作順利開展的基礎性條件和重要物質保障［1-2］。進入21 世紀后，通過國家多渠道專項經費的投入，高校的大型儀器設備水平有了很大的提高，大型儀器設備的存量資產大幅度增加。為提高科研經費的使用效益，杜絕購買設備閑置，需要進行充分的前期購置調研，根據實際科研需求、有限的經費以及技術投入等來購置性價比高的儀器設備［3］。因此如何提高儀器設備科學調研、論證和減少國家資源浪費是儀器設備購置前的重要課題［4-5］。在新時期背景下，面對“雙一流”建設，我校醫學院公共技術平臺自2010 年成立10 年來［1］，在大型儀器設備購置管理方面進行了諸多的探索與創新。

1 高校儀器設備購置前調研的依據及作用

隨著國家對于高校經費的不斷投入，高校儀器設備采購的數量以及規模越來越大。為提高經費的使用效益，《國務院關于國家重大科研基礎設施和大型科研儀器向社會開放的意見》（國發［2014］70 號）［6］，《教育部辦公廳關于加強高等學校科研基礎設施和科研儀器開放共享的指導意見》（教技廳［2015］4 號），強調各高校統籌管理現有科研設施與儀器，避免重復購置，杜絕閑置浪費現象，切實提高科研設施與儀器的利用效率和效益。

為更好地監管經費的有效利用，高校制定并不斷完善了設備資產管理辦法，明確了儀器設備購置可行性論證流程和要求，為做好儀器設備購置依據及前期調研，合理規劃經費分配、開展科學的可行性論證提供保障，是儀器設備購置前的必要程序［7］。

2 高校大型儀器設備購置的現狀

2.1 對設備購置前期調研的重要性重視不足

很多提出設備購置的申請人或者采購人對儀器購置前的調研論證工作的重要性認識不足［8-10］，只根據自身科研需求提出設備技術參數，不參與設備購置前的技術參數調研、市場使用情況調研，認為這是一個“跑個腿”“填個表”“蓋個章”的簡單流程。這樣很容易出現材料準備不充分、填寫表格不認真，對必要性、可行性等內容未進行充分調研和分析等［11-12］。導致論證工作推進速度緩慢，降低了效率。或導致在爭取經費的過程中被淘汰，影響了儀器的購置［13］。

2.2 采購分級管理職責不明確

有些高校或下屬部門雖然設置了采購管理各個環節的負責人，但沒有明確具體執行職責，所以在設備購置前的調研以及論證、采購工作中會出現盲目完成任務，工作推諉不重視，經費分配不合理，采購計劃不能有效執行等［5，13-14］。

2.3 管理制度及管理體制不健全

由于高校現有的設備購置前相關管理條例本身不完善或在按條例執行時不規范，從而導致設備購置出現一些問題。如有些供應商給用戶提供設備試用，從而進一步將設備賣給用戶。又如有些供應商直接和用戶私下事先達成購買意向。這些都有悖于競爭性采購招標的公平交易，造成重復購置或購置后長期閑置等，影響了經費的有效利用和儀器的正常使用［1］。

2.4 大型儀器購置前論證不充分

由于大型儀器設備購置前沒有做好充分的調研工作和論證，盲目購置、重復購置、甚至某些大型儀器設備僅為某個課題或課題組購置，以致儀器使用率和共享率極低，造成資源的極大浪費。

3 大型儀器設備科學有效的購置前管理措施

3.1 規范平臺儀器采購管理

設備購置前的調研論證工作是設備采購環節中的重要部分，在合理利用經費的情況下，必須做好大型儀器設備購置前的調研和論證工作。為此，我校醫學院公共技術平臺自成立以來不斷完善設備購置前的調研和論證工作并制定采購計劃，從而有效避免了經費的浪費，保障了設備購置的效率。

（1）創新儀器購置前工作流程及制度。大學儀器設備是高校教學、科研和技術開發的重要物資保障，也是確保高效開展工作的基本手段。如何提高經費使用效益和減少資金浪費是購置儀器的重要方向。顯然，創新儀器購置前流程和采購制度，為能夠采購性價比高的儀器設備提供了依據和保障［1，3］，對此平臺建立了大型儀器設備購置工作流程（見圖1）以及醫學院公共技術平臺對儀器設備的管理規定。

圖1 平臺大型儀器購置前工作流程

（2）明確設備購置前分級管理職責。醫學院公共技術平臺自成立以來，始終堅持明確的采購分級管理（見圖2），特別明確了采購前各個環節的相關責任人，提高采購的有效性。平臺由教授委員會、科研辦、平臺管理小組的三位一體模式管理（見圖3），通過這一管理模式創新，進一步明確平臺購置儀器的職責，保證了經費的有效利用和平臺的高效運轉。

圖2 儀器設備購置前分級管理流程

圖3 儀器采購管理架構

3.2 平臺儀器設備購置前措施

（1）充分的購置前調研。對于學院院務會同意購置的大型儀器設備，由各分平臺負責人組織儀器調研小組對需要購置大型儀器設備技術參數、使用情況、服務對象及供應商售后維護情況進行調研（儀器購置前調研內容：排序；提出申請平臺或PI；擬購置儀器設備名稱；生產廠商，型號規格，購置數量，單價（萬元），總價（萬元），需求（更新／新增），購置理由／必要性，技術指標，售后（保修說明），主要服務學科，預計年機時數，預計年測樣數，預計年均服務師生人數，擬放置地點，原設備購置年份，原有設備情況和使用率（年機時、測樣數等）。）。根據調研情況出具調研報告并向公共技術平臺管委會進行匯報確定儀器購買意向。

（2）主動跟蹤儀器發展。為進一步了解需購置的大型儀器的最新功能和最新技術，平臺每年定期舉辦大型儀器設備供應商交流會，交流儀器設備的新發展趨勢和方向以及新功能和新技術，使平臺可以更充分了解儀器設備的最新發展、功能及技術模式的情況，提高了平臺跟蹤大型儀器發展的能力，使平臺成為廣大師生了解大型儀器最新技術的窗口，從而更好地服務于教學科研，進而保障了大型儀器設備的使用效益。

（3）篩選DEMO（展示試用）機。為更充分了解需購置的儀器設備的實際運行情況，平臺請儀器設備供應商提供相關儀器到平臺作為DEMO（展示試用）機，提供給用戶使用。平臺實時收集了解DEMO 機在展示期間使用情況與用戶反饋意見和建議，這些參數都將作為今后采購儀器的主要參考指標，從而保證儀器設備購置的可靠性。（儀器DEMO 機使用報告：DEMO時間長度（天）；申請平臺；DEMO 儀器名稱；運行機時數（h）；服務用戶數；服務范圍及檢測項目；用戶反饋意見結合用戶實驗，從儀器軟件操作、硬件使用性能等方面；反饋DEMO機使用意見與同類儀器比較DEMO機的優點、缺點。）

（4）嚴把購置論證關（見圖4）。平臺組織由提議教授、學科領域內專家形成的論證小組，根據平臺發展規劃、對學科發展的支撐、服務范圍、已有儀器設備狀態，對包括購置理由、效益預測、型號選擇、安裝及使用條件等進行論證把關，避免重復購置和盲目追求多功能、高指標，從源頭上保證資產和資金的合理使用，保障科研經費的使用效益。

圖4 儀器論證審核流程

4 平臺儀器設備采購成效

通過完善購置前流程及采購制度，加強了平臺大型儀器設備的采購管理，使之有制度可依。通過明確設備購置前分級管理職責，促進了大型儀器設備的合理采購、運轉和開放共享。通過充分的購置前調研、主動跟蹤儀器發展、篩選DEMO（展示試用）機、嚴把購置論證關，確保了儀器購置的效益，使這些儀器設備在全校同類儀器的使用率排名中始終名列前茅，閑置率約為零，為科研經費的有效使用發揮了作用。

經過10 年的發展，平臺在985、211 工程以及雙一流建設的大力支持下成立并運行至今，現有儀器設備264 臺，設備資產達1 億余元。10 萬元以上大型儀器設備107 臺，其中10 萬元以上50 萬元以下設備60臺，50 萬元以上200 萬元以下設備37 臺，200 萬元以上設備10 臺。累計服務課題組達749 個，服務用戶數達4 409 個，服務總機時達50 萬h，支撐省部級重點實驗室達15 個，支撐重點科研項目達700 余項，支撐優質論文發表445 篇，為校內外的科研教學工作和臨床科研提供優質、高效和專業的技術服務。

5 結語

隨著科技快速發展［3］，大型儀器設備購置是已成為我校“十四五”規劃的重要內容。因此，資金與設備資產的合理配置將促進資源的有效集成，而大型儀器設備購置前調研論證工作是其中重要的環節，只有充分考察已有設備資源的使用開放情況，充分調研設備及技術的新發展和新應用領域，合理統籌，同心協力［13］，才能有效加快“雙一流”建設，推動“十四五”規劃的發展。我校醫學院公共技術平臺將不忘初心，牢記使命，以精準服務“雙一流”建設和“十四五”發展為引領，以堅持“高效、優質、完善、提高”為服務宗旨［6］，以合理利用資金購置合適的儀器設備為抓手，全面推進平臺高質量發展，為高等學校的發展建設添磚加瓦。