大藤峽工程數字檔案管理系統的研究與應用

王 玨，丘仕能

(廣西大藤峽水利樞紐開發有限責任公司,廣西 桂平 537200)

隨著信息資源數字化、網絡化進程的快速發展，企事業單位的檔案管理信息化逐漸受到關注。加快檔案信息化建設，適應當下社會信息化快速發展，為單位創造全新的檔案管理模式已成為企事業單位管理的新模式。大藤峽水利樞紐工程數字檔案管理系統對多種來源電子文件和傳統載體檔案進行捕獲、管理、利用和處置，全面提升了各種數字檔案資源管理利用的信息化水平[1]，充分體現電子檔案資源信息化整合的共享理念，融合當前國內外的先進技術，以電子檔案信息資源為核心、輔以數字檔案的永久存儲和高效利用為目標。通過信息網絡實現了對各種數字檔案類型文件、檔案信息資源的集中統一管理和充分利用，搭建了一套符合大藤峽水利樞紐工程檔案工作要求的數字檔案管理信息系統，實現檔案管理現代化、信息數字化和利用網絡化[2]。近年來，國內不少學者對檔案管理信息化有了深入研究。邱立[3]在2018年闡述了國內數字檔案的發展歷史，通過電子檔案管理流程進行分析，明確了數字檔案的應用價值進行評價；曾念等[4]2018年對檔案管理在工作中的應用進行分析，實現檔案管理在單位內部統一平臺上共享，提高了系統應用價值和檔案資料的安全存儲；邵景輝[5]于2021年指出電子檔案的數字化資源的數據存儲，以數據記錄檔案資源信息，通過數字檔案形式存儲檔案資料。在國外，檔案資料數字化建設研究較早[6]，從1990年開始，國外檔案管理單位便對檔案管理信息化進行了探索，發表了大量檔案資源信息化建設的研究成果。20世紀60年代，圖書檔案管理信息保存便成為國外著名圖書館研究部門重點鉆研的方向，美國學者Shelby Sannet、Brian Lavoie等學者對檔案管理進行了大量研究，通過對圖書檔案資料的保存對象進行擴展，規范檔案管理流程，建立了檔案資料的長期保存機制。最終，通過規范了檔案資源信息化管理的操作流程，節約了檔案管理工作的成本[7-9]。

1 項目背景

大藤峽水利樞紐工程位于珠江水系西江流域黔江干流大藤峽出口處弩灘上，是以防洪、發電、航運、補水壓咸、灌溉等綜合社會性利用的大型水利樞紐工程[10]。國家和水利部黨組對大藤峽水利樞紐工程提出了很高的要求并給予了極高的期望，力爭把大藤峽工程建成國家重大基礎設施的精品工程、陽光工程、廉潔工程和水利行業的標志性工程。水利工程建設數字檔案管理系統的建設，順應國家信息化發展的潮流，運用現代科學理論和新興技術，對水利工程檔案科學管理，從而提高水利工程檔案管理和運行的信息化水平。

2 系統架構

大藤峽水利樞紐工程數字檔案管理系統是基于J2EE平臺開發建設的，系統的開發語言主要使用JAVA。系統的數據庫主要采用關系型數據庫，以ORACLE作為系統數據庫，系統配置主要采用XML可擴展標記語言技術[11]。系統技術構架見圖1。

圖1 數字檔案管理系統技術架構

通過圖1可知，整個系統主要劃分成5個邏輯層，分別為數據層、信息包引擎、服務層、應用層、展現層。①數據層，是存放系統應用數據的邏輯層，是存放原始的數據源；②信息包引擎是進行數據處理的底層架構，它將邏輯包與物理存儲包進行相互轉換，從而將信息報數據轉換到數據庫、文件系統、外部數據源進行存儲，并提供訪問接口；③服務層是整個系統的中樞，作為系統服務的總線，為系統開發建設提供面向服務對象的開發工具包，從而把基礎功能合并到開發工具包中為應用層提供API接口調用；④應用層是體現檔案管理業務的邏輯層，用工作流引擎貫穿檔案管理系統的各個功能及業務流程，從而把系統相對獨立和有先后順序的功能有效結合起來，以接口的形式，使系統數據互相交換；⑤展現層是展現給系統所有用戶的圖形界面，以MVC架構開發，使系統無需更改核心功能便可展示多種圖形界面。

3 建設內容

數字檔案管理系統的系統硬件是采用專用服務器和磁盤陣列柜組成；在飛揚綜合檔案管理系統平臺作為基礎前提下進行二次開發，集成全文檢索、GIS軟件等相關方案行成高度集成的數字檔案應用系統[12-13]。

按照“人員屬地管理、業務垂直領導”的管理架構，廣西大藤峽公司檔案館及各參建單位檔案室檔案業務管理納入一體化管理，在大藤峽公司范圍內同意建設數字檔案管理系統，并在公司各職能部門、水電八局、葛洲壩等參建單位逐步實施應用。

整個檔案管理系統分為3個階段實現：第一階段的目標已于 2016 年 8 月實現，即在 2016年底之前實現檔案管理系統軟硬件平臺建設，采集錄入部分檔案數據，并在廣西大藤峽公司職能部門、水電八局、葛洲壩等單位實施。 2016年12月項目一期工作通過了廣西大藤峽公司信息中心(檔案館)的驗收。 第二階段的目標是在 2017 年實現檔案管理系統與現有的各信息系統數據接口，完成自動歸檔和檔案業務流程自動化的要求，在總公司下屬各單位開展實施和應用。 第三階段的目標是在 2018 年對檔案管理系統進行完善和改進，提升檔案管理系統的穩定性、 可靠性、安全性，重點考慮存儲備份和檔案數據再利用的問題。

圖2 ES-OAIS數字檔案館系統功能模型

數字檔案管理系統是由接收中心、管理中心、利用中心、安全中心及門戶構成的，實現檔案業務從信息的采集、管理、保存、利用的全過程管理。SIP為提交信息包，AIP為檔案信息包，DIP為分發信息包，立檔單位或個人是信息生產者，通過在線形式將信息包遠程傳輸至安全防護層的INGEST攝取層，從而產生適合標準及保存的檔案信息包。提交信息包以加密和壓縮狀態來傳輸，在信息報轉為檔案信息包過程中是通過用戶自定義的工作流的形式管理，從而完成信息提交、攝取、歸檔、利用審批等業務流程，系統管理員可在線實時監控信息包的流程進度，安全保護層包括數字傳輸加密、電子文件加密。

4 項目特點

建立大藤峽水利樞紐工程檔案管理系統，應符合國家頒布的相關檔案標準和規范。

a)純B/S結構要求。用戶工作頁面使用瀏覽器(Browser)訪問，全部事務邏輯在服務器端(Server)實現，用戶操作方式簡單直觀、維護和升級方式簡單。

b)業務管理功能。系統要求涵蓋檔案收集、整理、歸檔、鑒定、保管、檢索、編研、審批等檔案管理的全部業務環節，實現文書、科技、財務、音像、實物等各類檔案的管理。

c)系統管理功能。系統提供檔號定義、分類維護、表結構維護、界面維護、模板維護、提示項維護等自定義維護功能，保證用戶可以根據自己的需要自定義提示項、檔號等，同時滿足不同門類所要求的界面、模板及表結構的差異。

d)較強的檢索功能。系統不僅提供高效的目錄信息檢索功能，還支持多流行的格式文檔(DOC、RTF、HTML)和版式文件(PDF、CEB等)進行智能文本提取，包括對數字化加工完成的圖像文件進行文字自動東識別和提取，利用完善的全文檢索技術提供滿足各種要求的檔案信息檢索服務，基于優化的檢索策略保障檢索的查準率和查全率。

e)豐富的開放式接口。系統采用開放性體系，提供完善的業務服務接口，滿足OA系統對有歸檔價值的電子文件進行自動歸檔,提供數據服務滿足各類外部應用系統對檔案信息的利用，并可以作為檔案管理子系統向上級數字檔案館進行在線或者離線移交電子檔案。

具備檔案數據的定期和不定期的在線分及導入導出功能，具備完善備份機制。

5 建設成果

a)大藤峽數字檔案管理系統的建設，實現了大藤峽工程整個檔案業務流程的全面自動化。建立業務流程一體化，實現電子文件業務檔案及時歸檔，可能使檔案收集程序提前完成。檔案管理系統的接口與其他系統的無縫銜接，實現了對各參建單位電子文件進行遠程監控、跟蹤管理、實時接收，用現代化的信息技術對檔案業務流程實操進行管理，使電子檔案信息存儲更為齊全、完整、準確，從而真正意義上實現了檔案文檔一體化。

b)數字檔案管理系統建成的各類數字信息資源庫，對數字資源進行充分利用與挖掘從而為大藤峽水利樞紐工程生產、管理、決策提供更高質量的檔案服務。數字檔案的信息庫涵蓋了電子文件材料，且還有語音、視頻、圖形等多種媒體檔案信息，通過計算機網絡將檔案信息庫連接成超大規模信息庫[14]。通過檔案信息庫資源任意組織編輯專題材料，為領導決策、技術、管理提供更加豐富的信息服務。

c)通過先進工作流和消息系統等技術手段，讓大藤峽公司內部職員或參建單位相關人員通過公司內網或者移動互聯網在任何時刻、任何地點按權限享有大藤峽數字檔案信息利用服務[15]。

6 結語

對大藤峽工程檔案管理中電子檔案信息資源管理利用、數據檢索等進行了分析，運用了XML技術的元數據、OAIS模型及先進工作流及消息系統技術，搭建了一套符合大藤峽工程狀況的數字化檔案管理系統，實現了大藤峽工程檔案業務全面自動化，建立了各類數字信息資源庫，為大藤峽水利樞紐工程生產、管理、決策提供高質量的服務。