數字化背景下機關文檔業務對接工作探討

文/長江航運總醫院 李暉

聚沙成塔，集腋成裘。檔案在正本清源、守正創新的新時代發展中發揮著重要支撐作用?！白寶v史說話，用史實發言?！绷暯娇倳泴n案工作的定位是“經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案?！眹@經濟社會發展和高質量發展需求，全面推進檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設，以走向依法治理、走向開放、走向現代化為引領，推動檔案大國向檔案強國轉變，提供全方位的檔案信息支持和決策參考成為“十四五”時期檔案工作的重中之重。

數字時代，檔案資源走向數字化，檔案實體呈現虛擬狀態，檔案管理網絡化，檔案載體形式多元化，檔案利用瞬間縱橫時空，檔案傳遞更具有知識性。檔案的管理狀態徹底突破了傳統載體的束縛，實現了管理與利用工作質與量的極大飛躍。這些變化始于檔案工作的前端，即文件材料的形成與運轉。目前，各級機關、團體、企事業單位管理工作都已經不同程度地啟用了信息管理系統，快捷、高效的軟硬件運行環境成為辦公的必備條件。辦公自動化系統、各業務系統的實施使文件材料從形成開始就以數字形式依附在計算機系統、通信網絡系統，存儲于磁盤、光盤、云端等不同載體上，標志著在檔案的全面收集管理之初，已經構建起強大的文件基礎數據庫，成為今后轉換為檔案的寶貴“源”數據。文書是檔案工作的前端，質量的高低直接關系著檔案資源的真實性、完整性、系統性。數字時代對外部設備的依賴性更要求可用性和安全性。為充分發揮檔案工作助力國家治理體系和治理能力現代化建設的需要，必須從源頭開始抓治理。基層檔案業務在文檔一體化方面越來越明顯。

一、基層文檔工作現狀

（一）工作觀念更新。隨著時代節奏感、工作節奏加快，成本管理、經濟效益觀念強烈，對檔案管理的收管用要求全新，要求檔案工作圍繞中心工作，服務大局創成效的責任感、緊迫感強烈；檔案載體形式多樣化，檔案接收征集機制在不斷創新，大數據中心建設已經成為檔案資源體系建設的必然方向；各種現代管理手段的介入導致在線歸檔、遠程辦公、無接觸式服務成為日常辦公必需；利用需求多樣化，多維度、模糊查詢、在線檢索成為新的主要檢索方式，線上+線下同時運行，調閱使用率高，針對性、有效性要求高，使數字、智慧型檔案服務更適應高效性工作的需求。

（二）檔案部門工作模式前延。同步指導管理改變了檔案部門曾經的被動局面，為檔案工作的主動作為提供了更為廣闊的空間。文檔一體化的融合節奏，隨辦隨歸加快了檔案的歸檔節奏，進一步保證了檔案收集工作的完整性、準確性與系統性。

（三）專業人才素養和隊伍建設不適應數字時代業務工作需求。檔案工作處于轉型升級和高質量快速發展時期，經濟社會的多樣化需求與檔案人才隊伍建設匹配之間仍然存在著明顯矛盾。基層檔案工作力量薄弱，檔案專業人員自身業務知識、技能結構不均衡，導致對文書的指導力量的不足。隨著國家一系列檔案工作外包服務規范先后出臺，對基層檔案工作在技術上的不足提供了一定的后盾。

（四）基層檔案信息化建設水平比較低。國家力推檔案共享服務建設，基層機關數字檔案室建設、檔案信息資源共享平臺以及辦公自動化系統、各業務管理系統與電子檔案管理系統的對接運用還在摸索階段，相應的標準規范還不完善。尤其在電子文件和元數據真實性、可靠性、完整性和可用性的全面落實上還不能保證。機關檔案工作面臨著信息化建設急需的轉型升級。

二、強化歸檔前端指導力度

（一）完善文書管理機制。新時期，檔案管理體制與體系在不斷健全完善。文書工作屬于機關辦公業務的最基礎環節，銜接各項業務環節的運轉，人們的關注重點往往忽略了這個環節，然而這個環節卻是檔案工作的“源”。檔案工作秉承統一領導、分級管理的工作原則，只有進入檔案管理的環節，文書才能完成其“源”的職能。為了更好地完成這項銜接，檔案部門應當充分利用機關各部門的工作機制與職責，建立完善本機關文書與檔案長效協調管理機制。抓住人的因素，注重分管領導、中間執行層、責任人三個層次間的溝通，在辦公室（或者負責檔案管理的綜合機構）主持下，建立良好的聯合協調機制。重要問題通過文檔管理協調機制共同協調解決。本機關各級領導的同步支持與重視釋放出強烈的積極信號，是收集管理順利開展的關鍵。檔案管理工作對文書部門要具備動態化應變能力，以達到最終的管理目的。建立完善有效的文書管理績效考核機制，可以將壓力與責任層層壓實，為這一基礎性職能工作持續穩定發展鋪平道路。

（二）實施操作規范，完善清單管理制。2021年1月1日，新修訂的《中華人民共和國檔案法》對檔案信息化建設新增1章7項條款，從法律層面上確認了電子檔案在確保“來源可靠、程序規范、要素合規”的前提下，對完成歸檔的電子文件自動賦予檔案身份。電子文件只有完成歸檔，在相關元數據保障的條件下，與紙質傳統載體檔案具有同樣的法律效力。從而解決了電子文件在運行過程中的不確定性，提供了比紙質傳統載體更安全的保障措施。檔案部門為前期文書工作提供分類實施明確、操作性強的清單管理制度，提供持續穩定的針對性強、操作實用有效的依據，強化文檔統籌協作的力度。既開展了歸檔前期預立卷工作，隨辦隨歸，又為檔案人員開展全面收集、整理、歸檔提供有力的支持，在統籌協作中，提升了整個機關信息運行效能。

（三）辦公自動化系統、業務系統運行前的準備。辦公自動化系統、業務系統運行前，檔案部門應當按照《電子文件管理系統通用功能要求》（GB/T 29194-2012）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894-2016）、《黨政機關電子公文歸檔規范》（GB/T 39362-2020）、《檔案著錄規則》（DA/T 18-2010）、《歸檔文件整理規則》（DA/T 22-2015）及國家綜合檔案館相關電子檔案移交進館的管理要求，建立完備的數據收集錄入方案及策略、映射表，提前嵌入本機關的電子文件歸檔方案、歸檔范圍、保管期限表，讓基層文書人員操作之初就自動進入標準化的有序歸檔前站的文件相關信息著錄工作。文件自進入辦公自動化系統、業務系統運行時，盡可能讓文書與業務系統自動捕獲需歸檔數據，包括對應的元數據，從文件開始就必須收集齊全完整，參照《文書類電子文件元數據方案》（DA/T46）、《照片類電子檔案元數據方案》（DA/T54）、《錄音錄像類電子檔案元數據方案》（DA/T63）等相關歸檔規定建立規范完整的映射表。一旦完成與電子檔案管理系統的歸檔對接，標準化歸檔數據包提交后進入檔案數據庫，檔案部門完成電子文件真實性、完整性、安全性、可用性的“四性”檢測要求，歸檔、整理、編號、編目，電子文件即完成從“文件”到“檔案”的身份轉換。

圖1 文檔管理對接流程圖

（四）文檔業務技能的提升。文書人員在電子文件運行之初就已經進行分類、編目、著錄、存儲、數字簽名、檢索、利用、鑒定、統計、處置、格式轉換、命名、移交、審計、系統配置、用戶管理等基本功能操作，數據建庫、批量掃描、數據校對、數據掛接、上載、備份等工作已經屬于文書與檔案基礎性日常操作工作，檔案工作從接收檢測、接收登記、確認接收文書部門提交的歸檔信息包后完成與文書部門的對接。國家相對應的電子公文標準與規范比較多，涉及公文格式、數據結構等等，復雜繁瑣的數據運轉所要求的業務技能成為不可小覷的工作環節。電子文件歸檔和管理是一項系統工程，涉及檔案人員、信息化人員以及業務人員等多部門協同。不僅涉及計算機專業知識，同時也涉及信息資源管理領域知識，具備相關的實操經驗，以保證在面對龐大的數字檔案信息資源時，文書檔案人員能夠根據用戶需求，充當“導航”角色，將整合后的電子檔案信息提供給利用者，文檔人員需要必要的專業知識和業務培訓。

三、加大電子檔案管理信息系統與業務系統的對接

數字中國建設與新修訂的《檔案法》對基層機關升級檔案管理工作以及檔案信息化建設提供了充分的保障。這是一項系統工程，需要在檔案網絡基礎設施建設、應用系統建設、數字檔案資源建設、保障體系建設四個方面投入建設。數字檔案室建設是目前機關檔案工作必須走的一條路，是現階段和以后一段時間的檔案工作趨勢。十四五規劃數字檔案室以“重點突破帶動整體推進”的策略實施已經鋪開，均衡發展、協調推進的數字檔案室建設新局面已經顯現。相關各項檔案信息化建設不斷推出標準規范?！稒n案法》《機關檔案管理規定》都有明確條款允許單套制（僅以電子文件形式）歸檔。只有加大對應電子系統的功能對接，補短板、強弱項，以促進經濟、政治、科技、文化等全面發展為中心，解決存在的各種實際問題，才是解決矛盾的關鍵。

四、正確解決安全保護與幾方面的關系

網絡運行存在著多重不確定性，海量資源下魚目混珠，良莠不齊，對比之下彰顯檔案資源真實性的可貴。只有做好安全保護才能釋放檔案更大能量，實現高效檔案管理與服務利用。按照國家檔案局《檔案信息系統安全等級保護定級工作指南》《數字化檔案室建設指南》《信息安全技術網絡安全等級保護定級指南》（GB/T 22240—2020）標準，檔案信息管理系統根據受眾的不同對各自的網絡運行安全等級保護要求各有不同。機關檔案利用是設置利用權限的。根據身份認證、利用審查、利用內容分級使用、領導審批、追蹤利用效果等方式加強對檔案的利用與保密工作。

圖2 文檔轉換流程圖

現在各級檔案部門力推開放利用，并不是降低對保守國家秘密的要求，而是在嚴格執行有關保密法規的基礎上，有序地、正確地執行開放檔案的政策?！氨６挥谩辈粌H會失去保的意義，更會失去檔案的存在價值。因此，利用是在保密基礎上的利用，無限制地利用會造成對醫院利益的損害。對檔案工作者來說，保密與利用兩者都十分重要，在利用過程中引導利用者合理有序地利用檔案資源。要在開放工作平臺上，提高信息獲取效率，實現信息獲取的便捷性。

數字時代給全社會帶來翻天覆地的變革，載體形式的多樣化，對檔案信息的需求越來越凸顯。檔案部門有著得天獨厚的資源優勢和專業優勢，需要充分發揮、釋放檔案資源的巨大潛能。適應數字化建設的需要，建設高質量檔案信息庫勢在必行。檔案人員不僅是檔案工作的管理者，同時也是信息資源的服務者，需要加強檔案管理信息化建設的力度，強化前端對接，注重檔案信息資源整體管理與開發利用，以最大程度和最優質的服務促使檔案管理工作協調運轉，使得數字時代的檔案管理價值得以體現。