新冠肺炎疫情防控檔案管理工作研究
——以南通市通州區為例

文/江蘇省南通市通州區人才服務中心衛生分中心 曹熠煒

自新冠肺炎疫情爆發以來，全國人民在以習近平同志為核心的黨中央的正確領導下，上下同心、眾志成城、守望相助，有力遏制了疫情的擴散。新冠肺炎疫情防控工作的迅速啟動，衍生了大量的疫情防控文件材料，做好新冠肺炎疫情防控檔案管理工作，對總結歷史經驗、對醫學科研攻關等方面提供了重要參考。筆者作為南通市通州區疫情防控指揮部的檔案管理者，結合通州新冠肺炎疫情防控檔案工作實際，研究分析疫情防控檔案的內涵和必要性，針對新冠肺炎疫情防控檔案工作中存在的問題，就加強新冠肺炎疫情防控檔案管理工作進行探討研究。

一、新冠肺炎疫情防控檔案工作的內涵

新冠肺炎疫情防控檔案是指：在疫情防控工作中直接形成的各種形式的具有保存價值的材料，包括成立疫情防控指揮部（含指揮部辦公室、專項工作組）、成員名單和職責分工、工作部署、應急方案、相關政策等；領導同志的指示批示和重要講話、匯報與總結、工作簡報、大事記；疫情防控指揮部召開、參加的重要會議相關材料；疫情防控指揮部（含指揮部辦公室、專項工作組）印發的文件正本和定稿（含簽發稿）；疫情統計；募捐與捐贈；輿情處置與新聞宣傳；各類獎懲；其他有關材料。

隨著新冠肺炎疫情的持續出現，要積極主動適應疫情防控“常態化”工作。務必要加快開展新冠肺炎疫情檔案管理工作，切實為疫情防控起到良好的資料支撐作用；務必要將新冠肺炎疫情檔案工作提升到一個新的層面，對新冠肺炎疫情防控檔案采取更規范、更嚴格的管理，從而提高新冠肺炎疫情檔案管理工作的效率和質量。

二、新冠肺炎疫情防控檔案管理工作的必要性

（一）為未來提供歷史記載。新冠肺炎疫情防控檔案是抗擊疫情的原始記錄，真實反映疫情防控的規律和特點。每一份文件，每一張照片，每一枚獎牌，每一段視頻，都能動態體現新冠肺炎疫情的變化發展及防疫政策的與時俱進，都能生動展示通州區人民迎難而上、同舟共濟、共克時艱的抗疫歷史，都能深刻反映其為全國抗擊新冠肺炎疫情作出的犧牲和貢獻，充分弘揚偉大的抗疫精神。

（二）為領導決策提供防疫參謀。習近平總書記強調：“經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。”新冠肺炎疫情防控檔案可以為有關部門、領導提供相關信息支持、政策參考、經驗借鑒，從而有利于科學分析、全面總結，為區領導提供“參謀”和“助手”服務，進而采取有效措施，積極應對疫情防控。

（三）為新冠病毒醫學研究提供依據。新冠肺炎疫情防控檔案是研究新冠病毒的第一手資料，有助于衛生專家分析疫情的規律、特點和未來發展趨勢；有助于政府科學制定相關衛生政策；有助于科研人員加速研發疫苗和治療方法；有助于人民群眾早日擺脫新冠病毒帶來的威脅，為預防未來的流行病做好準備。

三、新冠肺炎疫情防控檔案管理存在的問題

（一）管理機制不足。2020年初，新冠肺炎疫情爆發，隨后持續傳播，蔓延全球，南通市通州區相繼發現確診病例。突如其來的新型冠狀病毒，嚴重影響了人民生活和社會秩序，極大影響了黨和社會事業的發展。一是全區處于高度忙碌和緊張狀態，戰線拉得長，涉及面較廣，全身心投入疫情防控工作，從而容易忽略疫情防控檔案工作的收集整理。二是組建的臨時組織機構，分工不明確，職責不清晰，協作不流暢，容易帶來工作上的“慢梗阻”。三是缺乏完善的工作制度與辦法，無法確保檔案工作有效執行。

（二）檔案人才缺位。通州區早期新冠肺炎疫情防控指揮部集中辦公架構中，沒有明確固定人員進行疫情防控收發文，沒有落實專人負責疫情防控檔案管理工作。同時，輪動的工作人員也不具備基本的檔案知識和相應的信息化能力，無法規范做好新冠肺炎疫情防控檔案管理工作。另外，各鎮街、各部門、各醫療衛生單位的檔案管理者存在相互銜接不暢，疫情檔案管理知識匱乏的問題，對疫情防控檔案管理工作的實施處于留白狀態。

（三）收集難度較大。首先是面廣量大。通州區設有新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控指揮部，從一開始的指揮部下設1辦4組（1個指揮部辦公室，4個專項工作組），后續擴充為1辦17組（1個指揮部辦公室，17個專項工作組），14個鎮街分設地方疫情防控指揮部。這在無形中要求新冠肺炎疫情防控檔案工作涉及三個層面：一是區級疫情防控指揮部，二是各鎮街各部門，三是各醫療衛生單位。疫情防控檔案的來源涉及面廣、內容復雜、工作量大的問題。其次是時間跨度長。有人錯誤地以為新冠肺炎疫情會像2003年的SARS（非典型肺炎）那樣，在數月后的夏天，病毒因高溫自行消失，新冠肺炎疫情也會在2020年夏季自行消滅。但新冠肺炎病毒在高溫環境中傳播能力并未減弱，病毒變異毒株已超1000個，疫情發展持續發展，呈現多地局部爆發和零星散發的態勢，新冠肺炎疫情防控工作進入常態化階段，疫情防控檔案工作也隨之同時進行。

（四）檔案利用落后。新冠肺炎疫情被認定為突發公共衛生事件，屬于國家保密范疇。因涉密程度高，未經上級有關部門批準，任何單位或個人不得向社會、媒體公布。通州區新冠肺炎疫情防控檔案中涉及部分涉密信息，有上級涉密文件，如國家、省、市等機要文件，也有本級的涉密信息，例如疫情信息（流調報告、確診病例報告單、疫情統計等）。在現行使用工作中，存在僅供政府部門查看疫情防控檔案材料、對檔案利用過分謹慎的問題，使大量有價值的檔案信息失去保存意義。

四、加強新冠肺炎疫情防控檔案工作的對策

（一）提高思想認識，完善管理體系。1.要強化檔案意識。領導要提高政治站位，充分認識新冠肺炎疫情防控檔案工作的重要意義，把疫情防控檔案工作作為一項重要政治任務進行督察；要強化責任擔當，樹立全局意識，將新冠肺炎疫情防控檔案管理工作與常態化疫情防控工作共同謀劃、部署和推進，形成工作合力，確保新冠肺炎疫情防控檔案管理工作做實、做細、做到位。全體工作人員要深化檔案意識，要認識到檔案工作不是一個人的事情，也不是一個部門的責任，而是人人都需要關心、人人都需要重視的事業，要以高度的責任感和使命感，在思想上和行動上統一起來，抓好新冠肺炎疫情防控檔案工作。2.優化疫情防控檔案管理工作機制。在合理分工的基礎上，構建上下貫通、執行有力、運行通暢的疫情防控檔案管理工作體制機制。按照“統一領導、分級管理”的原則，成立新冠肺炎疫情防控檔案工作領導小組，建立新冠肺炎疫情防控檔案管理組織體系，明確專人負責檔案的收集、整理、保管、移交工作。建立新冠肺炎疫情防控檔案管理工作機制，全流程跟蹤收集，邊形成邊收集，確保疫情防控工作開展到哪里，文檔收集就跟進到哪里。建立新冠肺炎疫情防控檔案管理監督考核機制，將疫情防控檔案管理工作納入單位年度考核，嚴格落實安全保密責任，堅決杜絕失泄密情況發生，對于不按時做好疫情防控檔案收集、整理、移交，造成檔案散失的，要追究相關人員的責任。建立新冠肺炎疫情防控檔案管理工作及時協調機制，檔案工作中發現一般性問題由指揮部辦公室負責及時解決，復雜問題由指揮部辦公室牽頭組織相關專項工作組進行協調解決，并抓好跟蹤督辦，做到件件有落實，事事有回音。3.建立科學合理的疫情防控檔案工作制度。根據新冠肺炎疫情防控檔案相關責任主體的職責，明確細化疫情防控檔案資料收集范圍、收集流程、整理標準等，建立有針對性的新冠肺炎疫情防控檔案標準化管理制度，明確工作分工，規范業務要求；建立新冠肺炎疫情防控檔案安全制度，完善應急預案，強化安全責任落實，確保疫情防控檔案安全保密工作；建立新冠肺炎疫情防控檔案責任制度，明晰責任落實方式與嚴肅責任追究，有助于強化疫情防控檔案管理的責任落實。

（二）加強能力建設，打造復合人才。1.穩定檔案人員隊伍。保持檔案管理者的相對穩定，對于做好檔案管理工作，更好地服務疫情防控、服務社會起到積極的促進作用。各部門和醫療衛生單位、疫情防控指揮部辦公室指定專人、明確職責，自上而下打造一支政治覺悟高、職業素養好、業務能力強的檔案人員隊伍。當出現人員變動時，應第一時間通過老帶新、師傅帶徒弟的方式，在干中學、在學中干，力爭使每一位新檔案管理者都能夠受到系統、規范的實踐操作學習，從而保持工作上的連續性，有效落實疫情防控檔案工作。2.加強協調溝通管理能力。檔案管理者要加強與領導之間的溝通，主動爭取領導對新冠肺炎疫情防控檔案管理工作的重視和支持，及時向領導匯報工作進展情況，使領導了解檔案工作中遇到的問題，從而及時準確解決問題。要加強各專項工作組之間的協調溝通，要求各組聯絡員至區指揮部辦公室集中辦公，做好工作組文件流轉、專組信息及時匯總上報和政策文件的上傳下達等工作。各鎮街、各部門、各醫療衛生單位聯絡員一并落實專人，加強日常管理，認真履行職責，充分利用電話、手機、電腦等適宜方式，保障文件材料的正常運轉。要注重與相關職能部門工作人員的溝通，學會從檔案室走出去，通過與部門之間的協調溝通，全面掌握、實時了解業務部門新冠肺炎疫情防控檔案資料實際的變化狀況，形成各負其責、齊抓共管的工作格局，持續豐富和完善檔案內容，促使新冠肺炎疫情防控檔案質量有效提升。3.打造復合型檔案專業人才。努力適應新形勢、新任務的需要，培養造就一支政治強、業務精、作風硬、紀律嚴，既掌握現代科學技術和現代管理知識，又熟悉新冠肺炎疫情防控檔案整理規范及操作流程的復合型檔案人才隊伍。區疫情防控指揮部辦公室、區檔案局、區檔案館按照《江蘇省重大活動和重要事件檔案管理辦法》規定，落實專人加強督促，指導責任單位做好疫情防控文書類、聲像類、實物類、電子文件類等歸檔文件材料的建檔工作。同時，通過組織對相關人員進行疫情防控檔案工作培訓，針對新冠肺炎疫情防控文件歸檔的總體要求、歸檔范圍、整理規則、保管期限、移交事項、進館上架等方面進行專題指導。各個層面的檔案管理者通過培訓，理論聯系實際，邊學邊干，在實踐中學習，在學習中進步，進一步提高業務能力和專業素養，確保疫情防控檔案應收盡收、應歸盡歸。

（三）加強收集管理，豐富檔案資源。1.主動收集，開展全方位、多層次、多角度立體化歸集整理。區疫情防控指揮部辦公室、各鎮（區、園、街道）、各有關部門和醫療衛生單位制訂適應自身情況的歸檔文件材料具體收集范圍，做好疫情管控、醫療救治、人員調配、物資保障等過程中形成的歸檔文件材料的積累，堅持全過程、全方位、全載體收集，確保疫情防控檔案的齊全、完整、準確、系統，形成條理清晰、架構完整、內容翔實的檔案工作記錄。相關職能部門、單位要積極配合區疫情防控指揮部各專項工作組形成的疫情檔案資料，于疫情穩定后60日內向區疫情防控指揮部辦公室移交，作為專門檔案集中管理。在疫情防控阻擊戰取得階段性勝利后，區疫情防控指揮部辦公室將規范收集整理好的疫情檔案資料整體向區檔案館移交。各鎮（區、園、街道）、區各有關部門和醫療衛生單位于疫情穩定后60日內將規范收集整理后的疫情檔案資料向本部門、本單位綜合檔案室移交，歸入文書檔案集中管理。2.兜底收集，補充相關應急性、系統性、專業性檔案收集。區疫情防控指揮部辦公室、各鎮（區、園、街道）、各部門和醫療衛生單位在做好文書檔案工作的同時，要拓寬和豐富征集渠道，及時跟進、積極征集照片、音視頻、憑證性實物等各種門類和載體的文件材料（包括電子數據），特別是疫情防控關鍵領域、重大事件、典型人物的原始記錄，例：援鄂、援揚、援蘇等醫務工作者的抗疫材料，充實豐富疫情防控檔案，記錄保存時代風采和感人事跡。

（四）注重開發利用，發揮資政作用。1.突出利用，做好查檔服務。在確保檔案安全紅線的基礎上，樹立為人民服務的意識，熱情接待查閱者，充分滿足查檔需求。采用快捷的網絡技術滿足部門的需求，提高檔案的信息化水平，實現疫情防控檔案資源的共享，線上線下雙途徑盡力滿足不同利用者的需求，使疫情檔案信息發揮最大化利用價值。2.及時匯編，提供防控保障。根據疫情防控需要，組織專業編研人員，匯總疫情防控檔案資料，深挖疫情防控檔案信息資源，形成高質量史料和資政參考，及時報告各級領導參閱，精準地為黨和政府提供決策參謀，為以后處理類似突發事件提供重要參考，有效發揮疫情防控檔案的輔政作用。積極推進檔案資源開發工作，融合線上線下宣傳媒體，通過制作檔案紀錄片、微視頻，舉辦專題展覽等方式，加大防控檔案宣傳，普及疫情防控知識，引導群眾積極配合，科學參與疫情防控。

五、結語

堅持常態化“外防輸入、內防反彈”的形勢下，新冠肺炎疫情防控檔案必須適應新時代、新要求，加強新冠肺炎疫情防控檔案管理工作，必須遵循檔案管理工作規律，主動作為、科學作為，確保新冠肺炎疫情防控檔案應收盡收、應歸盡歸，齊全完整，更好地發揮好檔案總結經驗、認識規律、延續歷史、發展事業的重要作用。