信息化背景下科技檔案利用價(jià)值和利用路徑探析

文/陜西黃陵煤化工有限責(zé)任公司 宜玉琴

科學(xué)技術(shù)檔案記錄了科學(xué)項(xiàng)目的研究步驟、科學(xué)研究和最終結(jié)果。通過(guò)對(duì)科技檔案的管理，檔案管理人員可以為決策者提供重要的科學(xué)依據(jù)，提高決策水平，有效促進(jìn)科學(xué)研究工作的開(kāi)展。對(duì)此，檔案管理部門(mén)應(yīng)準(zhǔn)確把握信息化背景下科技檔案利用在理念轉(zhuǎn)變、技術(shù)更新以及方式創(chuàng)新上的機(jī)遇，進(jìn)一步把握信息化背景下科技代檔案利用模式的改變、存在的突出問(wèn)題及優(yōu)化措施，為科技檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展提供機(jī)會(huì)。

一、科技檔案利用的演進(jìn)與趨勢(shì)

（一）推動(dòng)利用理念轉(zhuǎn)變。長(zhǎng)期以來(lái)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的科技檔案資源都處于封閉管理狀態(tài)，一直未能完全擺脫“管控為先”的檔案管理理念，而信息化時(shí)代的來(lái)臨給科技檔案利用帶來(lái)的最為直接的影響是從“管控”向“服務(wù)”的價(jià)值取向轉(zhuǎn)型，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是能夠促進(jìn)傳統(tǒng)科技檔案利用“靜態(tài)思維”向“動(dòng)態(tài)思維”的轉(zhuǎn)變。信息化背景下科技檔案數(shù)據(jù)體量急速增加、快速迭代，傳統(tǒng)檔案管理的“長(zhǎng)周期”正無(wú)限縮小，更加注重?cái)?shù)據(jù)庫(kù)的動(dòng)態(tài)更新和實(shí)時(shí)完善。給科技檔案資源利用提供了現(xiàn)實(shí)借鑒，即檔案管理部門(mén)應(yīng)在保證檔案真實(shí)性、完整性的基礎(chǔ)上更注重過(guò)程性和碎片化檔案資源的收集，應(yīng)當(dāng)定期或不定期收集科研項(xiàng)目或科技攻關(guān)中所有有價(jià)值的信息，不斷增強(qiáng)科技檔案的動(dòng)態(tài)建設(shè)程度。二是促進(jìn)科技檔案利用的“完整性優(yōu)先”向全面性的轉(zhuǎn)變。信息化時(shí)代，數(shù)據(jù)的收集和處理方式都發(fā)生了巨大變革，而隨著科研院所、高校對(duì)外交流的不斷增多，一個(gè)科研項(xiàng)目需要多個(gè)行業(yè)、部門(mén)共同參與，更注重跨行業(yè)、跨領(lǐng)域的數(shù)據(jù)整合。在此影響下，科技檔案利用打破了常態(tài)下的“重此輕彼”現(xiàn)象，更注重科技檔案資源來(lái)源和需求的多元化。

（二）推動(dòng)利用技術(shù)革新。技術(shù)革新是信息化推動(dòng)科技檔案利用創(chuàng)新發(fā)展的重要內(nèi)容和關(guān)鍵所在。信息化背景下，無(wú)論是數(shù)據(jù)的收集、歸檔和管理，或是檔案信息資源的個(gè)性化利用，都給檔案管理部門(mén)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)提出更高要求，進(jìn)一步推動(dòng)了科技檔案利用技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一，信息化建設(shè)打破了傳統(tǒng)科技檔案以紙質(zhì)和電子文本為主的靜態(tài)管理弊端，從傳統(tǒng)手工管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾怼ｋS著軟硬件設(shè)施的不斷完善，檔案管理信息系統(tǒng)、自動(dòng)歸檔以及云存儲(chǔ)的應(yīng)用愈加普及，不僅提高了檔案管理的精度，也借助網(wǎng)絡(luò)化傳輸和數(shù)字化存儲(chǔ)大大提高了管理效率。同時(shí)，未來(lái)隨著人工智能、區(qū)塊鏈等新興技術(shù)的推廣與應(yīng)用，與科技檔案利用的融合也會(huì)帶來(lái)新的改變。第二，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的發(fā)展給數(shù)字化科技檔案資源建設(shè)帶來(lái)新的思路。首先是資源收集和利用的范圍更加廣泛，隨著人們信息獲取與傳輸習(xí)慣的改變，科技檔案在填寫(xiě)、申報(bào)、歸檔上也更加依賴線上操作，由此產(chǎn)生的過(guò)程性數(shù)據(jù)也成為科技檔案的重要內(nèi)容之一。其次是數(shù)據(jù)內(nèi)容更加豐富，信息化時(shí)代檔案數(shù)據(jù)量明顯增大，隨著收集數(shù)據(jù)種類的不斷增多，這一趨勢(shì)將愈加明顯，傳統(tǒng)實(shí)體檔案逐步開(kāi)展數(shù)字化工作，這些移交和轉(zhuǎn)化都大大提高了數(shù)據(jù)存量。與此同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)類型不斷增多，不僅包括傳統(tǒng)意義上的成套檔案，包括過(guò)程性信息，也逐漸成為檔案保管的對(duì)象。最后是數(shù)據(jù)價(jià)值密度降低，科技檔案的形成要經(jīng)過(guò)一系列嚴(yán)謹(jǐn)?shù)氖占w檔和價(jià)值鑒定，由于數(shù)據(jù)類型和規(guī)模的急速增長(zhǎng)，很多檔案長(zhǎng)期以來(lái)無(wú)人利用，整體信息資源的價(jià)值密度逐漸降低。

（三）推動(dòng)利用服務(wù)創(chuàng)新。信息化時(shí)代科技檔案利用服務(wù)創(chuàng)新主要體現(xiàn)在三個(gè)層面：一是資源服務(wù)。利用多渠道、多主體的檔案資源收集與自動(dòng)歸檔技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案智能收集、檢索與查閱，極大提高了科技檔案資源的利用率。二是服務(wù)空間。利用信息技術(shù)一方面能夠在線下提供自助服務(wù)終端，線上也能夠?yàn)榧筛黜?xiàng)功能提供統(tǒng)一的服務(wù)端口，VPN的應(yīng)用讓職工能在外網(wǎng)訪問(wèn)內(nèi)網(wǎng)內(nèi)容。三是利用方式。隨著信息化的不斷推進(jìn)，科技檔案數(shù)據(jù)類型更加豐富，囊括了所有現(xiàn)有技術(shù)條件能實(shí)現(xiàn)的數(shù)據(jù)載體而不是單一的文本化數(shù)據(jù)。這促進(jìn)了科技檔案資源利用從原有簡(jiǎn)單的紙質(zhì)或文本數(shù)據(jù)發(fā)展為集音頻、視頻、圖片等多種載體相結(jié)合的多媒體信息資源管理與利用。

二、信息化背景下科技檔案利用價(jià)值分析

信息化背景下，科技檔案利用的理念、技術(shù)和方式都發(fā)生了深刻改變，這要求管理人員根據(jù)信息化時(shí)代科技檔案利用的新特點(diǎn)，全面分析影響和制約科技檔案價(jià)值的相關(guān)因素。科技檔案具備二元價(jià)值屬性：既具有一般檔案的參考、憑證等基本價(jià)值，也具備因技術(shù)、內(nèi)容的特殊性而形成的特殊價(jià)值。從科技檔案二元價(jià)值的視角來(lái)看，其利用價(jià)值的影響因素主要包括技術(shù)、內(nèi)容、時(shí)間和來(lái)源。

（一）技術(shù)價(jià)值。技術(shù)價(jià)值通常指科技檔案所記錄和反映對(duì)象技術(shù)水平的高低，也是科技檔案的核心價(jià)值，是科技檔案利用最主要的內(nèi)容之一。通常來(lái)說(shuō)，科技檔案的技術(shù)水平越高，其利用價(jià)值也就越高，其保管期限越長(zhǎng)。在傳統(tǒng)檔案管理環(huán)境下，管理部門(mén)通常會(huì)對(duì)科技檔案的技術(shù)水平進(jìn)行分級(jí)：縱向的如國(guó)際領(lǐng)先、國(guó)內(nèi)領(lǐng)先等；橫向的如高校科研項(xiàng)目、科研院所項(xiàng)目、企業(yè)項(xiàng)目等等。信息化背景下，通過(guò)合理編排的內(nèi)容分析，科技檔案的技術(shù)水平更加具備可視化，也更易利用。但需要注意的是，對(duì)技術(shù)水平的認(rèn)定除量化考核標(biāo)準(zhǔn)外，在利用時(shí)也具有一定的主觀性，因此其信息化的利用對(duì)管理人員的科技素養(yǎng)和服務(wù)意識(shí)提出了較高要求。

（二）內(nèi)容價(jià)值。內(nèi)容價(jià)值是指記述和反映科技生產(chǎn)活動(dòng)過(guò)程成果的科技檔案材料內(nèi)容的重要程度。一切科技項(xiàng)目的過(guò)程性和結(jié)果性材料，技術(shù)水平、意義等都體現(xiàn)在內(nèi)容中。需要注意的是，要區(qū)分內(nèi)容價(jià)值和技術(shù)價(jià)值。從構(gòu)成上看，內(nèi)容價(jià)值所包含的信息種類和范圍要更加多元，如記錄了某種事實(shí)的技術(shù)報(bào)告、技術(shù)數(shù)據(jù)、設(shè)計(jì)文件、工藝文件、依據(jù)性文件和原始性文件等。因此相比于技術(shù)要素，內(nèi)容要素的價(jià)值密度更低，在利用時(shí)應(yīng)注意兩點(diǎn)：一是應(yīng)做好數(shù)字化資源建設(shè)工作，包括內(nèi)容來(lái)源、內(nèi)容數(shù)字化建設(shè)等；二是注意甄別內(nèi)容是否具有利用價(jià)值。

（三）時(shí)間價(jià)值。時(shí)間價(jià)值是指科技檔案形成時(shí)間的早晚、特定時(shí)段對(duì)其價(jià)值大小的制約和影響。在考量時(shí)間價(jià)值時(shí)，我們要將科技檔案放在整個(gè)人類文明歷史中進(jìn)行價(jià)值審視。一般來(lái)說(shuō)，時(shí)間價(jià)值對(duì)科技檔案利用價(jià)值的影響主要取決于研究視角。如在歷史、人文和考古類的研究中，形成越早的科技檔案價(jià)值越高。如果從實(shí)際應(yīng)用的價(jià)值來(lái)看，形成時(shí)間越晚的科技檔案價(jià)值越高。在信息化背景下，發(fā)揮時(shí)間價(jià)值要做好科技檔案的整合與組織，注重需求端的調(diào)研，提高檔案服務(wù)能力。

（四）來(lái)源價(jià)值。來(lái)源價(jià)值是指科技檔案的形成者或科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等主體對(duì)科技檔案利用價(jià)值影響的大小。來(lái)源價(jià)值具有較強(qiáng)的個(gè)性化屬性，如研究者或研究團(tuán)隊(duì)的知名度、職稱、社會(huì)評(píng)價(jià)、單位登記等等，都影響著科技檔案的價(jià)值。當(dāng)科技檔案的來(lái)源是個(gè)人時(shí)（如著名專家學(xué)者、兩院院士、業(yè)內(nèi)學(xué)科專家等），形成的圖紙、數(shù)據(jù)的價(jià)值就要高于一般人所形成的。作為單位作者而言，現(xiàn)代大型工業(yè)企業(yè)集團(tuán)所形成的工業(yè)檔案、設(shè)備檔案要比技術(shù)設(shè)備相對(duì)落后的小工廠形成的檔案價(jià)值大。借助信息化的優(yōu)勢(shì)，檔案管理人員能夠突破傳統(tǒng)檔案管理的時(shí)空界限，與個(gè)體和單位更多地互動(dòng)，如搭建信息共享平臺(tái)、加強(qiáng)科研項(xiàng)目交流合作等等，吸引更多的團(tuán)體參與科技檔案的建設(shè)與利用，以最大化發(fā)揮科技檔案的價(jià)值。

三、信息化背景下科技檔案利用路徑探析

從影響科技檔案利用的技術(shù)、內(nèi)容、時(shí)間和來(lái)源價(jià)值出發(fā)，檔案管理人員要進(jìn)一步發(fā)揮信息化的理念、技術(shù)和服務(wù)優(yōu)勢(shì)，以不斷提高自身科技素養(yǎng)和信息化利用理念，突出技術(shù)價(jià)值；以加強(qiáng)科技檔案資源收集與管理、完善數(shù)字資源建設(shè)，凝練內(nèi)容價(jià)值；以豐富檔案服務(wù)與利用方式，提高檔案服務(wù)能力，發(fā)揮時(shí)間價(jià)值；以建立跨領(lǐng)域協(xié)同工作機(jī)制，積極參與項(xiàng)目建設(shè)，保證來(lái)源價(jià)值。

（一）強(qiáng)化檔案管理機(jī)構(gòu)科技素養(yǎng)，提升服務(wù)意識(shí)。信息化背景下，科技檔案利用的范圍、途徑進(jìn)一步拓展，方式更加多元，這有利于打破傳統(tǒng)管理常態(tài)下科技檔案“管理”與“利用”割裂的情況，檔案資源更多地進(jìn)行精細(xì)化加工和處理，以圖片、視頻、音頻和文創(chuàng)產(chǎn)品等更為豐富的方式呈現(xiàn)。因此，在實(shí)際的服務(wù)過(guò)程中，科技檔案資料突破了原有的參考憑證，更重要的是深化了檔案的科研價(jià)值、情報(bào)價(jià)值和科研服務(wù)與管理價(jià)值。檔案管理部門(mén)應(yīng)突出科技檔案資源的科研服務(wù)、科研管理，樹(shù)立面向用戶的科技檔案服務(wù)理念。一方面，提高檔案管理與工作者的科技素養(yǎng)，通過(guò)培訓(xùn)引領(lǐng)、主題宣傳、氛圍營(yíng)造的方式對(duì)國(guó)內(nèi)外突出的科技檔案利用項(xiàng)目進(jìn)行普及。也可以通過(guò)成果展示、項(xiàng)目展示等方式提高社會(huì)公眾的科技意識(shí)；另一方面，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，重視用戶的意見(jiàn)。在項(xiàng)目和業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)方面試點(diǎn)采用自下而上的方式，順應(yīng)大多數(shù)用戶的訴求，有針對(duì)性地開(kāi)發(fā)科技檔案利用項(xiàng)目。

（二）加強(qiáng)科技檔案資源收集與管理，完善數(shù)字資源建設(shè)。當(dāng)前，科技檔案資源倉(cāng)儲(chǔ)已成為我國(guó)科研機(jī)構(gòu)、高校等部門(mén)信息資源共享工作的方向，這能有效拓展傳統(tǒng)檔案收集模式下存在的信息體量小、種類少、關(guān)聯(lián)度不足等問(wèn)題，充分提高檔案資源質(zhì)量。首先，應(yīng)明確科技檔案收集與管理的目的，區(qū)別于傳統(tǒng)的分散式檔案收集模式，要基于科技檔案資源的特征開(kāi)展專題信息資源的組織與開(kāi)發(fā)，充分體現(xiàn)科研項(xiàng)目的特征，除簡(jiǎn)單的參考和憑證類檔案收集外，還要重點(diǎn)開(kāi)展與本單位相關(guān)的科技資料，如過(guò)程性數(shù)據(jù)、調(diào)研報(bào)告、研究報(bào)告等。其次，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案的來(lái)源。檔案管理者應(yīng)提高信息搜索能力，主動(dòng)向各個(gè)渠道的記錄者搜集，這一工作的重點(diǎn)在于甄別檔案的價(jià)值和標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，通過(guò)多元化的手段激勵(lì)科研人員自發(fā)提供檔案。科技檔案資料不應(yīng)局限于專家學(xué)者，實(shí)驗(yàn)員和基層科研人員記錄最方便和直接，產(chǎn)生的信息量也較大，檔案管理部門(mén)應(yīng)為該部分群體提供便利渠道和獎(jiǎng)勵(lì)措施，以激發(fā)基層科研人員提供檔案的積極性。

（三）豐富檔案服務(wù)與利用方式，提高檔案服務(wù)能力。信息化背景下，豐富科技檔案服務(wù)與利用方式，應(yīng)更貼合受眾的文化認(rèn)知需求。首先，在思想層面，應(yīng)轉(zhuǎn)變工作思路，加強(qiáng)用戶需求層面服務(wù)的創(chuàng)新，不斷提高服務(wù)的專業(yè)性、社交性和技術(shù)性。具體而言，應(yīng)綜合線上線下的渠道加強(qiáng)對(duì)用戶的調(diào)研，基于用戶對(duì)交互模式、指令解讀、個(gè)人興趣、文化與語(yǔ)言差異的不同偏好來(lái)重構(gòu)檔案資源組織形式。同時(shí)，開(kāi)發(fā)易于傳播的檔案服務(wù)模式，考慮互聯(lián)網(wǎng)和新媒體的傳播特征，脫離一般實(shí)物載體的桎梏，基于檔案的文化意蘊(yùn)和特殊價(jià)值符號(hào)進(jìn)行載體創(chuàng)新，如運(yùn)用視聽(tīng)傳播服務(wù)提供動(dòng)態(tài)的科技檔案服務(wù)模式。其次，基于科技檔案特征開(kāi)發(fā)專題檔案服務(wù)與利用方式，即由若干個(gè)獨(dú)立主題的檔案組成的，具有一定的內(nèi)容或?qū)I(yè)的聯(lián)系，或者各自從不同側(cè)面反映同一主題與對(duì)象的檔案資料。這一專題檔案的表現(xiàn)形式、內(nèi)容種類較為豐富。一方面，應(yīng)依托科研項(xiàng)目展示；另一方面，應(yīng)依托微信公眾號(hào)或短視頻平臺(tái)分模塊推送，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案的影響范圍和利用主體。

（四）建立跨領(lǐng)域協(xié)同工作機(jī)制，積極參與項(xiàng)目建設(shè)。應(yīng)進(jìn)一步挖掘現(xiàn)有館藏資源的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)與項(xiàng)目，主動(dòng)參與到科研項(xiàng)目中。首先，基于現(xiàn)有檔案特征，在完善數(shù)字資源的基礎(chǔ)上重組信息資源，構(gòu)建科學(xué)技術(shù)研究檔案信息資源平臺(tái)，整合高校及科研院所的科研檔案，實(shí)現(xiàn)集中管理、集中開(kāi)發(fā)，形成完備的數(shù)據(jù)庫(kù)，集成科技檔案資源，集成檢索服務(wù)、科技查新服務(wù)、科技成果轉(zhuǎn)化服務(wù)等，構(gòu)建一站式的服務(wù)平臺(tái)，便于科技部門(mén)實(shí)施數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、科研評(píng)價(jià)等科技管理工作。其次，促進(jìn)檔案部門(mén)與其他學(xué)科進(jìn)行合作開(kāi)發(fā)。這一層面應(yīng)探索與檔案相關(guān)學(xué)科高校和科研院所的合作研發(fā)，在學(xué)科種類上應(yīng)在檔案學(xué)的基礎(chǔ)上探索人力資源保障、法律、社會(huì)工作等高度相關(guān)學(xué)科的信息資源開(kāi)發(fā)。此外，還應(yīng)讓檔案管理人員對(duì)科技課題或項(xiàng)目的技術(shù)方案、技術(shù)路線有詳細(xì)的了解，清楚各種技術(shù)文件的內(nèi)在聯(lián)系與因果關(guān)系，能夠?yàn)橹笇?dǎo)科研人員科學(xué)合理歸檔提供借鑒。