資源共享視角下如何推進物流檔案數字化建設

文/濟南市口岸物流事業發展中心 王偉

物流檔案對物流規劃、建設、運營、管理發揮著重要的作用，隨著電子商務飛速發展和現代物流業逐步形成，對物流檔案的工作要求也日益提高。檔案數字化是借助數字信息化技術進行檔案信息轉化的一種技術，可以將文字和圖像信息轉化為數字信息。現代物流業的發展，使信息技術在物流行業得以廣泛應用，也促進了檔案數字化的進程。物流檔案數字化的互聯共通又能促進物流業的飛速發展。因此，加快物流檔案數字化共享建設，加速檔案資源科學整合，優化檔案管理方式，提升檔案管理技術，對于充分發揮物流檔案助推經濟社會發展具有重要的意義。

一、大數據時代物流檔案呈現出的特征

物流原意為“實物分配”或“貨物配送”，是供應鏈活動的一部分。《中華人民共和國國家標準物流術語》對物流的定義為“物品從供應地向接收地的實體流動過程。根據實際需要，將運輸、儲存、裝卸、搬運、包裝、流通加工、配送、信息處理等基本功能實施有機結合。”物流檔案是在物流整個過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、數據、票據、合同等不同形式和載體的重要歷史記錄。物流檔案不僅記錄物流業的發展軌跡和歷史，而且反映了經濟的發展情況和特點，同時也是國家檔案的重要組成部分。現代物流發展使物流業朝著供應鏈管理、綠色物流、信息化、智能化的方向發展，相應物流檔案突破傳統，呈現新的特點。

（一）物流檔案內容日益豐富、來源廣泛。現代物流產業由于其交叉融合的特殊屬性，涵蓋公路、鐵路、航空、水港、海港等不同的運輸方式，涉及交通、海關、郵政、保稅、機場、港口、碼頭、物流企業等不同主體，物流檔案主體眾多，內容也非常龐大豐富。

（二）物流檔案呈現數字化、多樣化特點。隨著網絡信息技術的不斷發展，各行各業聯系越來越緊密，在信息技術的推動之下，很多物流部門和企業注重信息化建設，更好地服務于當前物流產業發展。大數據背景下，物流管理工作形成了大量有價值的信息數據，產生的數據信息越來越多。物流檔案種類繁多、載體多樣，包含政策、科研、運輸、倉儲、裝備、招商、供應鏈、金融、保險、通信等各個門類，檔案載體除傳統的數字檔案外，還有照片檔案、錄像檔案、錄音檔案等。

（三）物流檔案具有私密性和復雜性。物流企業檔案管理的主要目的是為企業自身的經營和決策等工作提供服務，具有很強的保密性和排他性。物流企業大多數是民營企業，不論是檔案形成、收集、分類還是檔案維護的情況都比較復雜，而且這些企業產生的檔案具有私有性。物流檔案內容很多涉及商業機密，比如：接單業務、客戶信息、合同、對外報價單等等，都是物流企業競爭的核心數據。

（四）物流檔案具有集成性和共享性。現代物流企業的競爭最終是信息的競爭，物流檔案是物流企業賴以生存的基礎和獲得利潤的前提。而現代物流著重于將物流與供應鏈的其他環節進行集成，各主體和環節間有關信息的無縫對接和共享決定整個物流體系的效率和價值，從推動整個物流的發展角度來說，物流檔案共享是必然的趨勢。

二、物流檔案數字化共享建設的意義

（一）有利于提高物流檔案管理質量。數字化檔案建設實現計算機自動化編目、電子檢索、自動分析、自動統計等，檔案信息組織形式從紙張線性方式轉變為電子計算機的網狀方式，大大提高了用戶檢索效率，海量的數據信息為檔案的利用開發提供了堅實的保障。

（二）有利于掌握物流行業規律，做出科學決策。檔案的一項重要功能就是以史資政，服務經濟社會發展大局。檔案能夠把各種現象真實記錄下來，成為人們可以反復觀察和研究的信息和資料，為人們尋找事物發展規律提供可靠的依據。以豐富的檔案信息支持決策者，可以避免或者降低因信息失靈而導致的市場缺陷和決策失誤，有利于經濟朝著健康穩定的方向發展。例如：依托濟南國際區位優勢和鐵路、公路、航空、水運、信息“五網合一”的互通網絡和當時的市場需求，2018年，濟南市政府提出打造交通樞紐、物流樞紐和供應鏈樞紐三大樞紐，以功能完善的國際內陸港核心區引領濟南國際內陸港中心城市建設，實現了“打造全國區域性物流中心”的城市發展戰略目標。

（三）有利于提升物流企業信譽度和競爭力。物流檔案對商品從接單、裝運、轉運、卸載、倉儲、簽收等信息都有著詳細的記錄。數字化物流檔案能夠為物流企業日常運營帶來極其重要的保障，大大增強企業的抗風險能力，能夠及時有效防范惡意欺詐，維護企業的信譽。當前，信息資源的競爭已成為企業競爭的重要陣地，檔案是企業獲得信息資源的重要手段，依靠檔案信息能提高企業核心競爭力、擴大企業規模，并為企業謀求穩定發展。檔案信息資源的合理利用對企業調整結構、加快發展、促進收益等都有著實際影響。例如：合同、協議、票據等等。

（四）有利于推進物流供應鏈快速發展。大數據時代，作為物質實體的物流與網絡中的虛擬數據物流，正在時刻影響日常生產生活。虛擬物流與信息流融合為一體，成為社會信息的一個組成部分。隨著現代物流的發展，虛擬物流的作用將日趨重要，物流行業的發展更多的是信息資源的發展。物流檔案的數字化發展，有利于更快更有效地獲取具有價值的信息，推動物流供應鏈更快更好發展。

三、物流檔案數字化共享建設的現狀和不足

（一）物流檔案數字化建設不均衡。大多數物流企業實施了信息化建設，投入大量人力、財力配備基礎設施設備，例如：濟南的大型物流企業佳怡供應鏈企業集團，建立了專業的信息化系統，全面保障了供應鏈物流主營業務的優勢。山東大舜醫藥物流有限公司、濟南零點物流、蓋世物流園、壹米滴答奔騰物流等大型企業都建立了自己的物流檔案信息系統，并且利用這些系統促使企業占據競爭的高地。但部分物流企業是夫妻檔，或者家庭式的經營模式，沒有專門的物流檔案，更不用說信息化建設。不同部門的檔案管理理念、管理模式、重視程度、管理條件等往往都不相同。

（二）缺乏統一聯通的物流大數據平臺。物流工作涉及行業多、范圍廣，相關單位內設部門多且相對獨立，檔案信息共享困難重重。濟南市口岸物流辦公室負責牽頭推進全市口岸物流事業的發展。由于缺乏統一的信息平臺，公、鐵、空、水、郵等多種運輸方式、不同業務領域的數據相對分散，從各部門、各企業獲取數據不便：一是流程繁瑣時間慢，尤其制訂產業規劃和政策時，需對各種貨運方式、貨運量、往來城市等基礎信息重新梳理，耗費人力物力。二是難以掌握實時數據，產業運行情況難以充分掌握。如：不同運輸方式只知其整體貨運量、周轉量等，沒有更具體的貨物流向、流量信息等，難以實時動態了解濟南的運力分布和貨物集疏運情況。

（三）技術上的瓶頸影響數據共享開發。一是云共享技術利用滯后，檔案管理系統與其他信息系統之間仍然存在數據壁壘，文件在傳輸過程中仍然需要各個節點的工作人員手工操作，難以實現一站式管理的目標。二是數據安全性保障技術水平仍需提高。由于鐵路、海關等單位的信息系統自成一體，涉及安全和機密的問題，無法給其他信息平臺開端口，因此數據的對接只能是各相關部門手動拷貝再發送，操作費時費力而且存在安全隱患。物流企業自己的信息系統關系到企業的商業機密和核心競爭力，對于平臺采集數據的安全性、保密性及合法合規性如何保障還有疑慮。三是對平臺大數據增值開發利用不凸顯。接入平臺后能享受哪些功能、服務以及政策優惠不是很明確，因此物流企業接入統一物流大數據平臺的意愿不是很強烈。

（四）檔案管理制度需要不斷完善提升。許多物流企業對于檔案信息資源收集工作并沒有制訂詳細的制度和操作規范，有些雖有規范，但規范較為寬泛，缺少實際操作性。有些規范的制訂較早，有些條款不符合目前大數據背景下的應用，亟須更新調整。

（五）復合型的專業檔案人才短缺。物流行業涉及運輸、金融、保險、制造、會計等多門類的專業知識，而信息化建設涉及計算機網絡相關知識，單一知識背景的傳統檔案管理人員已經無法滿足現代物流發展的需求，復合型的專業檔案人才短缺制約了檔案信息化建設。

四、物流檔案數字化共享建設的路徑

（一）深化新技術應用，搭建互聯共享的物流大數據管理平臺。做好企業檔案管理工作是適應我國經濟市場發展的必然要求。一是利用新技術打通技術壁壘。要充分利用大數據、云共享、云計算技術的優勢，在信息檢索、信息利用方面對檔案資源進行快速識別、分類，并打通檔案管理系統、辦公系統以及其他業務系統之間的數據壁壘，結合檔案使用主體的具體需求，建立不同類型的檢索模型，讓檔案數字化建設成果惠及整個物流行業的發展。二是需求導向、分類推進。對不同規模、不同類型、不同業務模式的物流企業，綜合考慮其信息化基礎和個性化需求，制訂差異化的企業上平臺方案。與中小微物流企業實現平臺服務模塊開放共享，與大型、專業化物流企業實現業務數據互聯，與制造業、供應鏈鏈主企業實現物流需求互通，與金融、保險機構實現交易數據互信。濟南市口岸物流辦強化口岸物流數據采集互聯互通，推動發改、交通、商務、公安、大數據等市直部門數據共享，加強鐵路、航空、港口、海關等部門數據互通，實現物流企業、物流園區數據實時對接。加快與國家樞紐和重點城市物流平臺的對接，實現信息互聯互通，提高平臺的開放性。三是提升安全保障體系，確保信息安全。加大對物流檔案數字化信息安全管理相關理論的研究，對存在的潛在問題提前預判分析；采用先進的信息技術手段筑起信息安全屏障，及時對系統硬件、軟件進行維護升級，防止病毒和黑客侵害；增強檔案管理人員的安全意識，嚴格落實各項安全制度。

（二）立足企業需求，深化開發增值共享服務體系。共建統一物流大數據平臺最終目標是推動產業發展，如何最大限度利用數據提升增值服務是重中之重。濟南市口岸物流辦在物流信息化大數據平臺設置的增值服務中心主要包括供應鏈金融、融資擔保、物流保險、物流裝備、通信運營商支持、物流大講堂、智慧物流信息化服務7個功能模塊，為物流企業提供金融、裝備、通信、培訓和信息化等方面的線上拓展服務。一是在采集數據的基礎上，建立起較為精準的企業畫像及動態業務模型，企業通過在平臺建立的成長體系爭取更多的政府公信力背書。二是生產型企業在進行物流招標時，可通過平臺獲取物流企業運行數據，以此來實現業態融合。三是通過平臺與企業之間建立起即時溝通的橋梁，及時發布政府動態政策；組織物流專家大講堂，提升企業管理水平；提供在線教育培訓，提升物流人員從業素質。四是通過平臺的政府公信力，集成整合國內一流的信息化、云服務、金融、保險、裝備等服務商，以此讓入駐平臺的企業享受到更優惠、更優質的服務。

（三）完善檔案數字化共享管理制度。物流檔案數字化建設必須有相應的制度規章作為保障和依據，這樣才能有效地規范檔案管理人員的思想和行為，進一步提升物流數字檔案建設效率和質量。一是要完善檔案收集、信息采集制度。明確數字檔案收集范圍，明確各個環節具體要求。二是建立完善檔案數字管理制度。明確管理流程，確保各項工作合理推進。三是建立檔案聯絡員制度。牽頭單位聯合物流相關政府部門和各大物流企業，設立物流檔案聯絡員，明確責任，定期聯系，以便推進統一物流數據大平臺建設工作。

（四）加強檔案管理隊伍建設。人才是決定檔案信息化工作成敗的基礎。積極樹立“人才興檔”的理念，讓檔案管理工作煥發勃勃生機。一是聘請第三方專業機構輔助提高檔案數字化建設的水平。二是可以利用招聘、人才引進等方式引進復合型檔案人才。三是暢通人員晉升渠道，在職稱評審和員工待遇等方面予以保障，使其積極主動發揮推動進步和經濟發展的作用。

隨著現代物流的發展，對物流檔案數字化共享建設提出更高的要求，應該順應企業發展需求，培養引進人才，不斷完善檔案管理體系，主動運用大數據、云計算、區塊鏈等新技術，進一步應用、開發、利用物流檔案，智慧化地使物流檔案發揮最大價值，惠及各個物流企業，更好地服務經濟社會發展。