水利勘察設計企業檔案數字資源建設要點分析

文/貴州省水利水電勘測設計研究院有限公司 馬繼萍；貴州省交通規劃勘察設計研究院股份有限公司 吳珊

2020年修訂的《檔案法》新增“檔案信息化”篇章，專門對檔案信息化、數字化建設提出了明確要求，并將傳統載體檔案數字化納入檔案數字資源的重要組成部分。2017年，國家檔案局發布《企業數字檔案館（室）建設指南》（以下簡稱《指南》），強調“數字檔案資源建設是企業數字檔案館（室）建設的重點任務。”因此，“資源為先”就是要優先考慮數字檔案資源建設需求。《指南》中將數字檔案資源建設劃分為三個方面：一是傳統載體檔案數字化，二是電子文件歸檔，三是專題數據庫建設。本文將其歸納為“三化”：存量數字化、增量電子化、利用網絡化。勘察設計工作主要為水利工程建設前期“項建至初設”階段的地質勘察、方案設計、建設移民征地、專題報告、施工圖設計等工作，具有涉及專業多、工程規模大、質量要求嚴等特點。因此，只有加快檔案數字資源建設，才能整合企業的核心數據資源，為地質勘察設計及數字化轉型提供有力的知識、數據支撐。

一、存量數字化

存量數字化，即對歷史、存量的傳統檔案載體進行數字化加工。數字化過程是一項耗時長、投入人力、物力大的工作。但此項工作卻是檔案數字化建設最核心和最基礎的工作，因為只有保證一定量的檔案數據，才能推動數字檔案室發揮效用。《指南》中明確規定：“存量檔案數字化率宜達到70%以上。”

（一）依據“重要性、緊迫性”原則進行數字化。館藏檔案資源需依據“重要性、緊迫性”原則，有選擇、有步驟地數字化。應對重點水利項目以及即將進行檔案專項驗收的工程檔案優先進行數字化。首先，應結合實際需求制訂計劃，確定需要進行檔案數字化的種類、數量、范圍和結構，成立由檔案部門與業務部門組成的檔案鑒定專項小組，進一步明確優先掃描的檔案類型及數量。這樣既能精準地了解庫藏檔案，又能節約掃描時間和成本。其次，結合檔案利用率、檔案保管期限、項目重要程度等要素，篩選不同批次進行數字化加工的項目檔案。

（二）統一數字化標準、規范加工流程。為了確保數字化加工的技術標準，規范加工流程、嚴控數字化成果質量，國家檔案局先后頒布《紙質檔案數字化規范》（DA/T 31-2017）、《檔案服務外包工作》（DA/T 68.1-2020）等多個行業規范。從數字化設備、加工流程、數字化成果存儲、網絡部署、數字化服務外包等方面，加強管理理念、優化工作方法。紙質檔案作為最主要的載體形式之一，是數字化加工的重點。依據《紙質檔案數字化規范》，檔案數字化加工流程主要有：前期準備（調卷——編頁——目錄數據著錄）——檔案掃描——圖像處理——圖像存儲——數據掛接——數字化成果驗收及移交。前期準備需要對檔案數字化對象開展檔案調卷、編頁核頁、目錄數據庫著錄等工作。要制訂詳細的數據著錄規則，涵蓋數據字段長度、字段類型、字段內容等。檔案掃描，要根據不同的紙張幅面選擇相應規格的圖紙掃描儀進行掃描，根據不同的檔案類型、紙質狀況確定掃描色彩模式及掃描分辨率。圖像處理，要對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查，對不符合質量要求的圖像重新進行處理。數據掛接，要對數據庫中的目錄數據與其對應的紙質檔案數字圖像進行掛接，并對掛接結果進行抽檢核驗（詳見圖1）。

圖1 檔案數字化加工流程圖

（三）做好數字化成果質檢及管理。應成立專項驗收組，對紙質檔案數字化成果進行質檢和驗收，可采取計算機自動檢驗與人工檢驗、一次校驗與二次校驗相結合的方式。質檢內容主要包括檔案目錄數據、數字圖像、元數據、存儲載體等方面。具體來說：1.目錄數據驗收主要是對條目的內容、格式、準確性等。2.數字圖像驗收主要是包括數字化參數、存儲路徑、命名規范、圖像質量、排列順序等。3.元數據驗收主要是元數據的完整性及賦值規范性。4.存儲載體驗收主要是載體的安全、可用、完整等。因此，在檢驗和移交過程中，要詳列質檢項目，形成移交。

二、增量電子化

增量電子化，即對新增的電子文件進行歸檔、接收和管理。

（一）實現電子文件在線歸檔。電子文件歸檔異于紙質檔案歸檔之處：電子文件歸檔需基于系統流程，在計算機業務系統或辦公自動化系統中形成、辦理、且以信息包（內容數據+元數據）的形式進行傳輸、封裝、歸檔，更加注重業務流程的前段介入和全程控制，以確保電子檔案的真實性、可靠性、完整性和可用性。國家檔案局自2005年以來至今已出臺多部規范：《電子文件歸檔及電子檔案管理規范》(GB/T 18894-2016)、《黨政機關電子公文歸檔規范》（GB/T 39362-2020)，詳細規定電子文件從計算機系統產生或形成，直至轉換成電子檔案進行管理的具體要求。電子文件的歸檔流程，一般可分為“文件形成——文件整理——文件歸檔——檔案管理”四個階段。文件形成主要是在業務流程中直接產生形成的，業務部門通過捕獲、錄入等方式進行文件整理，整理完畢后的文件以歸檔信息包進行預歸檔，檔案管理部門對預歸檔電子文件進行鑒定接收，最后形成電子檔案進入檔案管理系統。

（二）完成電子文件向電子檔案的轉化。1.超前控制，確保數據的完整準確。設計過程是水利設計企業管理信息系統的核心，是數字檔案資源建設的基礎。只有對項目設計全過程進行管理和控制，才能有效地完成電子文件向電子檔案的轉換。電子文件歸檔流程與實現電子檔案管理，是一個完整的閉合流程，電子文件歸檔的業務過程不能隨意刪減：如歸檔前的收集、篩選、整理、鑒定、分類、編目等環節不能少，歸檔過程中的蓋章、移交、身份認證、接收、確認（合法、有效、完整、真實）、核對、鑒定等工作同樣不能隨意刪減。一旦忽視電子文件歸檔環節或是將歸檔環節前移、后移都是不妥當的，因為這些做法可能導致電子文件不可逆地退化為電子資料，而之后的管理者無論負載多少信息，采用何種技術措施，都無法將其轉化為電子檔案。2.實現圖紙、報告等電子文件信息自動收集。勘察設計單位，作為工程建設項目前期的參建單位，會產生大量的原始記錄、圖紙、報告等。涉及水工、地質、水文、電氣、環保等多專業。因此，需要從文件生產到歸檔進行全程控制。設計人員在設計過程管理系統完成圖紙校審后，調用電子文件歸檔系統的批量自動打印接口將DWG圖紙及簽名人員信息送至打印歸檔服務。打印歸檔服務在服務器后臺對DWG文件進行拆分，每幅圖生成唯一標識的條形碼，根據簽名人員信息，從電子簽名庫中調出電子簽名文件批簽到DWG文件，再將有電子簽名的DWG文件轉換成打印機識別的格式傳遞到打印機進行打印，同時轉換TIF（或PDF）文件，將DWG文件和TIF（或PDF）文件一起歸檔到數字資源。一方面，大大減輕了歸檔信息反復著錄的過程；另一方面，優化了企業設計成果的歸檔效益，全面實現在線一體化電子文件的形成及歸檔，同時也省去了將大量紙質檔案掃描成數字檔案復制件的過程。

（三）形成資源集成管理系統。形成資源集成的數字檔案管理系統，就是達成“一個集中”“兩個統一”“三個實現”總體目標。1.建成一個集中管理檔案實體及數字化資源的綜合性檔案信息管理平臺。實現檔案從收集、管理、利用等全過程的信息化管理系統，這是一個面向服務和管理的穩定系統，具有業務支持和管理功能。2.統一用戶管理機制、統一檔案數據管理接口。首先，要統一業務前端與歸檔后端相對應的管理數據流規則。其次，要統一檔案數據管理所匹配的端口類型，如文件圖像處理工具與硬件接口、條形碼系統接口、數字化掃描上傳接口等，使系統具有良好的兼容性和可擴充性。3.實現全面化、規范化、標準化管理。首先，要實現全面的系統功能。主要有三個層次：一是面向用戶的前端管理系統，包括了檔案收集（預立卷、收發文管理）、檔案檢索、檔案借閱、檔案數字化展示等功能；二是面向檔案管理業務處理的后臺管理系統，包括檔案整編、查詢利用、鑒定及銷毀、數據統計、檔案編研、系統維護等功能；三是系統維護及數據服務功能。其次，要實現規范的數據管理。規范地存儲檔案數字資源、水文數據資源、標準規范資源，結合不同類型的數據資源進行存儲格式、命名方式的統一。最后、要實現標準化管理。借助系統進行標準化控制，解決整編管理過程中理解有偏差、規則有區別而導致的檔案整編不統一、數據統計精細程度不一致等情況。

三、利用網絡化

利用網絡化是檔案數字檔案資源建設目標的最直接表現。企業數字檔案資源一般是建立在局域網或專網下權限范圍內查詢使用。查詢既要實現單庫查詢、又要實現多庫高級查詢及模糊查詢。在線利用要實現權限范圍內的多方式利用，對不同的利用方式實施不同的審批流程，如條目式查詢對外開放、電子文件查看及下載采用不同的管理和技術控制手段，確保利用有依據、下載有記錄。確保檔案數字資源通過網絡化實現充分利用，為進一步提高查閱利用效率，提升數字資源整合能力奠定基礎。