特檢機構國有資產管理信息化建設淺析

王亞雄 李春靜 周 乾 劉銀安

（中國特種設備檢測研究院 北京 100029）

《事業單位國有資產管理暫行辦法》（財政部令第36號）中指出,事業單位應當按照國有資產管理信息化的要求,對本單位資產實行動態管理。[1]2021年公布的《行政事業性國有資產管理條例》（國務院令第738號）中再次明確,應當建立全國行政事業性國有資產管理信息系統,推行資產管理網上辦理。[2]但是,目前各單位對于資產信息化系統的建設水平參差不齊。針對高校資產管理信息化研究較多[3-4],從資產管理存在的問題、制度建設和信息化措施等方面進行了探討。同時,也有部分針對行政事業單位的資產管理信息化的研究[5-6]。但對于特檢機構來說,大部分精力都放在了檢驗檢測業務的執行和拓展上,對于單位的內部管理重視程度不夠。同時,部分單位將資產管理的重點放在資產購置論證和財務資產賬務的管理上,導致資產管理系統的建設不足。

資產管理信息系統作為資產管理的一種重要手段,其重要意義在于：實現資產信息動態管理；實現單位資產財務賬與實物賬的統一；實現合理分工,明確崗位責任,減少重復錄入,保證信息準確；實現過程化管理,將整個事項辦理流程記錄在系統中,隨時可查,有據可依。下面,本文將對特檢機構國有資產管理信息化建設的內容進行具體分析。

1 特檢機構國有資產管理信息化建設內容

特檢機構國有資產信息化建設主要分為3部分：第1部分是數據庫建設,一般根據單位資產類別和用途分別設置數據庫；第2部分是過程功能建設,主要按照單位資產管理規定中涉及的各項工作程序,設置如采購管理、資產驗收等過程功能；第3部分是專項功能建設,管理部門可根據資產管理工作要求,設置清查盤點、績效管理等功能。特檢機構國有資產信息化建設體系可參考圖1。

圖1 特檢機構國有資產管理信息化建設體系參考設置

1.1 資產數據庫建設

資產數據庫應根據單位資產分類和情況,建設相應的管理數據庫。一般的資產數據庫有儀器設備數據庫、辦公設備數據庫、軟件數據庫、辦公家具/用具數據庫、辦公用房數據庫,此外還可建設如車輛數據庫、土地/構筑物數據庫、特種設備數據庫、低值易耗品數據庫等。在各類數據庫中,區分固定資產和非固定資產,便于查詢。由于不同資產數據庫中有專有信息,因此數據庫建設分2種：一種是建立總庫,總庫中設分類,各類資產添加專有信息；一種是分別建立各類資產數據庫,再用它們的通用信息形成總庫。

1.2 采購管理功能

采購管理主要涉及采購需求征集、采購計劃制定、采購申請、合同審批等流程。采購需求的征集按年度發起下一年度需求征集,儀器設備、軟件需要根據各部門調研的情況進行征集,通用辦公設備、家具需參照《中央行政機關通用辦公設備家具配置標準》進行征集,其他類資產根據單位情況進行設置。需求征集完成并通過論證后,形成單位采購計劃初稿,按照單位采購規定的管理權限審批后,形成下一年度采購計劃。采購計劃完成后,由各需求部門按照采購計劃內容申請采購,采購申請按照單位采購規定的管理權限進行審批。獲批后由單位采購部門執行采購。采購完成后,需求部門將采購合同履行審批手續,并準備進入驗收環節。

1.3 資產驗收功能

資產驗收實際分為資產預驗收、到貨驗收和資產入賬3個環節。資產預驗收從合同簽訂后開始,自動提取合同簽訂的相關商品信息,并確定商品的預計到貨日期,到貨前自動提醒相關人員申請驗收。到貨后,由需求部門申請驗收,上傳相關文件并補充驗收信息,由資產管理部門審核并確定驗收日期,約請相關人員。正式驗收后,管理人員進行驗收記錄,并補充相關信息,數據進入資產庫。之后根據資產情況,判斷是否為固定資產,發起固定資產辦理,經財務審核后,正式形成固定資產。

1.4 資產配置、調配功能

資產完成入賬后,正常應由需求部門發起領用申請,經單位領導同意后,由資產管理部門發放。其中個人配備的資產還需要人事審核。資產配置時應設置限制條件,由系統判定人員資產是否超配。資產發放后,有資產需要調配使用部門的,需經過相關部門審核后在系統中進行關聯。

1.5 儀器設備計量功能

儀器設備計量需要設定檢定池,將每年儀器設備計量形成計劃,到期提前通知管理員將設備送檢,并更新證書信息,保證設備的量值溯源準確性。同時,通過系統自動判斷設備送檢率和及時率,作為部門考核內容。

1.6 資產借用、歸還功能

對于資產經常涉及拿到單位以外地點使用的以及部分公共配置資產借用的,應開發資產的借用、歸還功能。借用人根據實際需求發起借用申請,經管理員和部門負責人同意后方可借用,并估計歸還時間。歸還時由借用人發起歸還申請,經管理員和相關技術人員確認資產的完好狀態后完成歸還。

1.7 資產維修、維護保養功能

資產維修和資產維護保養類似,主要為保證資產的完好狀態,其流程相似。區別在于維修是不可預見的,維護保養是可以按照資產情況預計執行時間的。資產維修或維護保養由使用部門發起,填寫相關信息,相關部門按照管理權限審核后執行,視情況還需執行采購手續,完成維修或維護保養后,由管理部門進行驗收審核。

1.8 資產封存、啟用功能

部分資產可能因為實際情況暫時不需要使用,可以由部門申請封存,視單位情況,經審批后進行封存。申請封存后系統自動發起公告,有需要的部門可以申請調劑。記錄放置地點,并告知資產和計量管理人員。資產再次啟用的,從封存資產中選擇發起啟用申請,經審核后完成啟用,啟用后告知資產管理人員和計量管理人員,完成啟用,放入計量檢定池。

1.9 資產報廢、處置功能

資產報廢設置自動判斷年限功能,當資產達到《＜政府會計準則第3號——固定資產＞應用指南》規定的條件時可以申請報廢,報廢前自動發起公示,有需要的部門可以申請調劑。根據單位相關規定,經技術人員或專家鑒定,相關部門按照權限進行審批后,完成單位報廢手續。單位內部報廢后還應視情況報上級單位備案或批準。批準報廢后,申請將資產進行處置,完成審批后,交由專門機構處置,并上傳見證文件完成。

1.10 資產清查盤點功能

在系統中創建資產清查盤點的功能,首先需要確定盤點內容,根據資產類別、資產屬性生成各部門自行盤點清單、資產管理部門自查清單和抽查清單。對于貴重的資產,需要上傳實物照片。自行盤點的資產由使用部門管理員自行確認；資產管理部門自查和抽查的資產由資產管理部門管理員進行確認。在盤點確認時,還可以根據實際情況對資產位置信息進行調整。盤虧或盤盈的資產還需單獨說明,最終形成盤點數據和報告。

1.11 資產人員變更

資產相關人員發生變更時需要發起變更申請。一般有幾種情況：人員離職、退休等離開單位的,名下個人配備資產需退回管理部門,名下部門配置資產需變更使用人；人員在部門間調動的,需要將相關使用人或技術負責人進行調整,并經過管理員和部門負責人同意。

1.12 資產使用記錄

資產使用記錄主要是針對較貴重的儀器設備使用進行記錄,記錄包括使用日期、使用時長、應用項目信息、設備狀況和使用人等信息。記錄后,可以由系統自動統計指定設備在指定時間段內的運行時長和應用項目情況,方便進行設備使用考核。

1.13 資產成本管理

在系統中設定資產的成本計算費率,按月累積資產使用費用,按年度自動計算各部門各類別資產的成本費用,科學計算成本。

1.14 統計和報告功能

利用資產信息系統的自動化和智能化功能,自動統計如各類資產數量和價值、當年新增數量和價值、限定條件下的資產數量和情況、設備使用情況、人均占有的資產數量,設計標準的統計報告模板,自動生成圖表,方便管理部門查看。

1.15 資產績效管理

根據資產績效的考核內容,確定資產績效的考核項目,包括資產使用、借還、維保、報廢、清查、資產占有情況和人員設置情況等,由系統提供部分基礎信息,判定各部門在這些過程中是否存在問題。各部門完成自評后,交由管理部門審核和進一步考評,最終形成考核結果。

2 特檢機構國有資產管理信息化建設重點

2.1 系統需充分參照單位已有管理規定

資產管理信息系統是提高資產管理能力和效率的一種手段,是建立在單位已有資產管理制度基礎之上的。因此,建設特檢機構國有資產管理系統時,應充分按照單位資產管理規定的職責設置和流程規定,明確資產管理的過程節點和相關信息。在規定之外的,應當充分結合單位實際,以合規合法、流程優化、方便高效的原則來建設資產信息化管理系統。

2.2 確定工作程序采用線上或線下流程

在資產信息化的整個過程中,并不是所有資產管理內容都需要放到線上進行。對于平時用的少的程序,沒有必要去專門建設功能；對于線下流程更加方便工作實際的,也沒有必要做線上流程。因此,要把握資產信息化管理中線上和線下功能的平衡,同時確保所有變動能夠線上記錄。總體來說,線上流程能夠大大減少人員的行政精力,提高管理效率,方便信息記錄,實現動態管理。

2.3 做好權限設置

資產管理信息系統的權限設置異常重要。正常情況下,設置4層權限。第1層是單位領導,第2層是資產管理部門,第3層是各使用部門領導和管理員,第4層是資產使用人員。單位領導擁有資產系統的最高查看權限；資產管理部門擁有資產管理系統的全部管理權限；各部門領導和管理員擁有本部門資產的管理和審核權限；資產使用人員是各個流程的主要發起者。在功能的建設上也要充分考慮相應權限,有的功能開放給管理部門,有的功能開放給使用人員。

2.4 做好與財務數據對接

對于特檢機構國有資產管理來說,實物賬與財務賬相符非常重要,只有它們動態相符,才能夠保證資產管理賬務準確。一般財務和實物資產管理系統建設分2種情況：一種是財務資產管理系統和實物資產管理系統分別單獨建設；一種是財務資產管理系統和實物資產管理系統合并。正常而言后一種更為準確方便,第1種情況需要將2個系統進行對接,保證共用1個基礎數據庫,實現動態推送,保證資產賬動態相符。

2.5 充分利用各種智能化工具

目前針對資產管理,市場上推出了很多智能化工具,比如在標簽上加入二維碼功能,通過掃碼可以查看資產的實時信息,或者鏈接到相關功能上直接發起申請或記錄；利用射頻識別（RFID）功能,在標簽上加入射頻標簽,利用掃描槍設備方便資產入庫、出庫和清查盤點,更新實時位置；利用大數據統計功能,計算單位資產管理的趨勢等。借助這些功能,能夠更好地實現資產智能化管理,提高資產管理能力。

2.6 做好移動端功能

一般的信息化管理系統是在電腦端,對于行政人員來說比較方便,但對于特檢機構人員出差多的情況,就難以實現及時地辦理相關事項。因此,有必要將資產管理系統功能移植到移動端,如手機或平板上,方便工作人員隨時辦理。

2.7 做好與其他系統的銜接功能

資產管理系統并不是一個孤立的系統,其和單位的各方面工作息息相關,應和其他信息化系統建立關聯關系,如：與人力管理系統關聯,查詢人員配備資產,人員發生變動時資產信息相應變化；與業務系統關聯,自動記錄業務所使用的設備信息和使用情況,查看設備的計量和完好狀態；與實驗室管理系統關聯,合理分配實驗室儀器設備資源,保證儀器設備得到最大化利用。

2.8 加強與信息化建設方的交流

資產管理系統的建設需要使用方和建設方的通力合作。使用方負責提出單位的資產信息化需求,建設方負責資產信息化功能的具體實現。使用方理解單位資產管理規定要求以及工作實際,資產管理系統建設首先要滿足使用方的需求,但是其對于具體功能的技術實現不甚了解。系統建設方是從信息化技術的角度去理解如何搭建系統,但是一般不了解單位資產管理規定和流程。這種情況就需要單位信息管理部門提供支持,協調雙方的需求和工作。同時,資產管理部門應設置專人收集單位和部門內需求,充分了解各個環節和數據內容,整體把控資產管理信息化建設。這樣才能建成一個功能全、效率高、方便快捷的資產信息管理系統。

3 結束語

資產管理信息系統能夠大大提高資產管理工作效率,保證財務賬與實物賬實時動態匹配,實現資產的動態管理,同時也能減少工作人員精力成本,實現資產全生命的過程化管理,辦事留痕,實現無紙化辦公。同時利用資產管理信息化的自動化、智能化功能,自動計算資產相關數據,形成統計報告,協助單位領導更好地決策。與此同時,特檢機構國有資產管理是一項很復雜的系統工程,涉及很多信息內容和管理程序,需要人力和財力投入才能真正實現資產管理的全面、準確、動態管理。因此,建設完善資產信息管理系統,既是為了符合國家和有關單位對于資產管理的信息化要求,又是為了真正提升單位資產管理手段,使得資產管理實現智能化、過程化和動態化,減少人員行政成本,提升辦事效率,為特檢事業提供更好的物質和能力保障。