新形勢下高校審計檔案工作探討
——以A大學審計檔案為例

章 慶

（長江大學，湖北 荊州 434023）

目前，我國高等教育事業的發展不斷向高質量發展推進，高等教育如何進行高質量發展是高校發展的重點工作，高校審計檔案工作如何適應新形勢、新要求既是機遇也是挑戰。高校審計部門應當以新《檔案法》《審計法》為依據，進一步理順審計檔案管理流程、夯實審計檔案基礎工作、施行數字化審計，充分發揮審計檔案作用、實現審計檔案信息化電子化管理，加強審計檔案人員培訓，不斷提升業務水平，助力高校審計檔案管理水平提升，推進高校各項事業的穩步發展。

1 高校審計檔案管理存在的問題

高校發展正面臨從規模發展向內涵發展的轉變，更加注重發展質量，對各項工作提出了新的要求，現有的審計檔案管理模式無法適應高校審計業務活動的發展變化。存在問題如下：

1.1 與審計業務活動銜接不夠

高校審計部門在審計項目實施過程中形成的、具有保存價值的原始記錄稱為審計檔案。高校審計檔案按性質分為綜合管理類和業務類，綜合管理類是指各類審計法律法規通知辦法等，業務類檔案包括常規性審計和專項審計調查兩大類[1]，常規性審計檔案是指經濟責任審計、預決算審計、內部控制審計、基建維修工程結算審計等檔案，比如預算執行審計與財務預算管理脫節，預算編制是否科學、完整，在預算執行中調整頻繁等問題時有發生，加大了審計檔案歸檔難度，而審計業務是有起止時間要求的，特別是審計發現需要整改的問題，要跟蹤到底，一查到底，一問到底的，這些審計業務往往會跨年度，造成審計檔案工作與審計業務活動銜接不夠，不便于審計檔案工作開展，導致審計檔案的佐證作用無法體現。

1.2 信息化水平有待提高

互聯網的廣泛普及應用，信息化時代的到來，物聯網、人工智能等新技術層出不窮，在這樣的數字時代，電子審計檔案應運而生，形式越來越多樣化。高校內部審計活動主要是按資金流向進行全覆蓋無死角跟蹤審計的，在此期間產生的電子審計檔案內容豐富、數據量大，往往在審計項目進行過程中不可能在線歸檔，還沒有形成可共享的審計檔案信息化管理系統，就不能更好地為審計業務本身服務，審計檔案的價值體現不充分，將會弱化審計檔案的功效。

1.3 利用率不高

高校審計部門會對學校及各二級單位的預算、決算，財務收支、經濟效益、內部控制和專項資金等方面工作進行審計，這些審計項目一個接一個，都要查資料、看現場、出審計報告，對審計發現的問題，比如財務審計需要反復查憑證，整改時又會形成新的憑證，利用現有財務、采購、資產管理等業務信息系統收集審計檔案手段不多，并沒有形成單獨的審計數據信息系統[2]，具體操作是由各業務部門從其業務系統中轉換出來的，導致審計檔案利用率不高。

1.4 人員業務能力有待提升

高校實行崗位聘期考核制度，每3～4年進行一次全員聘任，審計檔案人員大多數是兼職檔案員，特別是審計檔案專業性連續性較強，審計檔案人員工作量大，不僅需要熟悉和掌握相關法律和法規、也要有審計所需的專業知識、職業技能和必要的實踐經驗，還需要有現代的審計技術方法和審計實務發展變化的能力，適應審計檔案工作的變化，審計檔案人員的業務能力更應該保持和進一步提升。

2 高校審計檔案工作探討

2.1 理順審計檔案歸檔流程

依照新《檔案法》《審計法》及《A大學檔案管理暫行辦法（修訂）》《A大學各立檔單位歸檔范圍與保管期限表》等的若干規定，以A大學審計檔案為例，結合審計項目實際情況，梳理了審計檔案歸檔范圍及流程，遵循“應收盡收，應歸盡歸”原則，經過收集、整理、核對、移交等環節，將上級機關下達的針對本校審計工作的指示、規定、辦法、通知；學校關于審計工作的規章制度、計劃、總結、會議記錄及重要報表；基建、維修工程審計材料及復查材料等6項材料進行歸檔，每個審計項目啟動之際也是審計檔案同步收集的開始，落實審計檔案歸檔，確保審計檔案材料應歸盡歸[3]。具體歸檔流程如圖1。

圖1 A大學審計檔案歸檔流程

2.2 強化審計檔案基礎工作

A大學審計部門嚴格落實審計檔案工作的分管領導，安排2名兼職資料員、1名兼職檔案員，專人負責工程審計、經濟責任審計項目的資料簽收、裝訂、保管、移交、查詢等事宜。實行審計項目主審負責制，負責審計項目檔案的及時完整收集，避免了歸檔過程由于責任劃分不清導致的責任推諉，提高了工作的效率和質量；實現從收集、保管、利用等全過程的規范化程序化管理體系，確保審計檔案的安全與完整；落實審計檔案管理房間，完善消防安全措施，建立審計檔案移交、借閱等規定，夯實了審計檔案管理工作基礎。

2.3 運用數字化審計，提高審計檔案利用率

時代在發展，高校內部信息化程度在逐步提高。隨著網絡信息技術在審計工作中的全面應用，審計檔案全面電子化已成為大勢所趨，以A大學審計檔案為例，把審計檔案管理融入審計全過程，高校內部審計逐步從以往“查賬”為主的監督評價，轉向運用“電子數據+分散核查”的數字化審計模式，充分發揮電子審計檔案價值，讓電子審計檔案“數據”說話，讓審計報告“管用”。圍繞審計檔案作用發揮，改進審計報告、審計檔案信息質量，注重反映改革中出現的問題[4]，提出建設性意見和建議，為學校提供宏觀決策服務。

2.4 實現審計檔案信息化、電子化管理

以A大學審計檔案為例，受學校組織部委托，對離任領導干部進行經濟責任審計，克服疫情影響，在被審計單位人員無法到位的情況下，及時調整審計工作方式，采取網絡測評的方式進行履職盡責情況調查，并通過網上發布審計公告、收集電子資料、網上反饋交流等途徑，與第三方會計師事務所密切配合，逐條核對審計報告中的數據，逐一落實審計中發現的問題，確保所有數據和問題有理有據，對這些審計項目信息實行全過程信息化管理，同時將數據信息整理形成電子審計檔案，保證數據真實、準確、完整，并按學校檔案館的格式排列打包上傳，移交電子清單，實現了審計檔案歸檔信息化、電子化管理。

2.5 提升審計檔案員業務能力

當前，審計環境、對象和內容都發生了深刻變化，審計檔案人員如果不保持學習能力，不開展調查研究，仍墨守成規、按部就班，就不可能適應當前的審計檔案工作，首先，要加大對審計檔案人員的培訓力度，通過培訓更新審計檔案人員知識體系，同時掌握當前新的審計檔案技術[5]。其次，審計部門內部，經常召開審計檔案工作研討會，對一些難點問題進行研討，發揮集體智慧，尋找解決途徑。