釘釘在廣西高校學生管理信息化建設中的運用
——以桂林理工大學南寧分校為例

鄒霖敏，陳麗嬌

（1.桂林理工大學南寧分校 學生工作部，廣西 崇左 532100；2.桂林理工大學南寧分校 基礎學科部，廣西 崇左 532100）

0 引 言

在黨十九大報告中，習近平總書記曾多次提到了“信息化”與“互聯網”這兩個關鍵詞，提出要善于應用利用新興互聯網技術和信息化手段開展工作。在廣西教育事業發展“十四五”規劃中，廣西區教育廳強調推進教育治理體系和治理能力現代化，健全科學的教育評價制度，提升教育治理效能。

當前高校學生管理問題日益復雜，高校學生管理工作內容日益煩瑣，國家、社會與學生家庭對高校學生管理能力提出了更高的期望與要求，高等學校需要進一步做好學生管理信息化建設，轉變當前落后的學生信息管理模式。因此，廣西高校要結合學校自身實際，因地制宜，利用現有學校管理基礎，充分推動以互聯網為基礎的信息化手段服務高校學生管理，滿足高校學生管理工作的需求，推動廣西高校學生管理信息化建設，提升學生管理效率，推動學校多部門協同驅動管理，精準開展高校學生的思想政治教育，才能最終實現高校三全育人目標。

廣西高校學生管理信息化建設的發展，有利于改善廣西高校管理體系，提高廣西區內校學生管理效率，提升高校服務學生質量。疫情防控時期背景下，順勢而為，廣西區高校開展學生管理信息化建設，改變傳統固有高校管理模式，以高速發展的互聯網為介質開展學生日常管理。以“無紙化”辦公模式開展工作，減少辦公紙張消耗，間接延長文件材料儲存時間；辦公數據文件以數字信號模式，借由互聯網，快速傳輸至各部門科室，實時反饋情況，大大降低以往人工“跑腿”簽字審批的時間成本，提升服務學生效率。智能手機的普及，使得學生管理從電腦PC端網上辦理業務轉變為移動端，充分發揮手機的便攜性與豐富功能，為高校開展更深層次高效學生管理工作奠定基礎。學生管理信息化有助于高校多部門協同驅動管理，開展專項學生服務與管理工作，基本形成完整學生成長信息數據庫，針對性多維度地發揮高校管理育人作用。

1 釘釘平臺在我校學生管理工作的應用

2020年新春新冠疫情席卷全球，為更好完成對高校學生身體健康監測，廣西區教育廳啟用釘釘平臺健康打卡表單，要求學生每天通過釘釘平臺健康打卡，由高校學工人員匯總上報情況。至此，釘釘平臺開始全面應用于廣西區內高校。當前進入疫情常態化防控時期，釘釘平臺仍舊正常運行，保持學生管理功能，在南寧分校學生群體中保持一定的軟件使用率。

1.1 即時通信功能

南寧分校基于釘釘平臺，將學生以院（系）、年級、班級為單位，劃分出三個層級，以學生學號、身份證號、手機號為個人賬號，后臺進行統一添加。釘釘平臺中同一組織層級人員可在同層級內部自由通信，而管理人員可輕松通過軟件搜索，文字或語音聯系學生。在后臺人員添加過程中，會自動生成班群（即原部門群），同班級同學可以輕松聯系到本班同學、輔導員與班主任，不必再用學生個人用QQ等其他通信軟件，一一搜索添加好友與建群。此外，釘釘即時通信功能保留顯示消息文件是否已被查收，避免發生消息傳達不到位的尷尬局面。如圖1所示，通過釘釘進行交流，在本人消息下方會顯示“已讀/未讀”，如果在班級群發送消息，會在消息下方顯示“多少人未讀”。該功能可便捷輔導員掌握多少人未接收到消息，可針對性進行通知與提醒。

圖1 釘釘即時通信功能

1.2 健康監測功能

近兩年，廣西各高校按照廣西區教育廳統一布置，開展學生健康監測工作，南寧分校要求全體學生每天按時完成釘釘健康打卡如圖2所示，上報個人身體健康檢測數據，以及當前所在地理位置信息。

在釘釘平臺中，南寧分校每一輔導員作為學生釘釘班級的直接管理者與負責人，每天會對未按時健康打卡學生開展思想教育，并核實當前身體健康情況。學生健康監測數據每一天都會匯總在釘釘平臺數據庫中，輔導員后臺都可輕松導出與處理學生健康監測數據，掌握學生當前健康情況與所在地。正是由于健康監測這一功能的實現，極大減輕南寧分校輔導員每日健康數據收集的難度，減少人工收集數據的時間消耗。借助該釘釘健康打卡功能，南寧分校輔導員曾發現學生在假期期間出現失聯情況，及時聯系家長報告情況，為后續校園危機事件處理提供先機，化解學校在學生人身事故處理時的被動，強化學校學生教育與管理職能。

圖2 釘釘健康監測功能

1.3 線上教育教學功能

為配合疫情防控時期健康管理規定，減少不必要人員流動、禁止人員聚集，高校教師以線上會議、講座、課堂等形式開展各項教育教學活動。南寧分校學生每日使用釘釘健康打卡，平臺已具備校內學生使用量與活躍度，利用其與同組織成員可自由通話、可發起群聊、共享屏幕等特性，學校教師利用釘釘可以很便捷地召開線上會議、講座與授課，如圖3所示。當前，釘釘平臺會議可在電腦、手機客戶端相互切換，網絡延遲較小，會議通話質量較佳，基本滿足高校日常會議需求。使用線上教育教學功能，是疫情時期下形成一種具有開拓性教育教學模式，釘釘平臺線上授課成為分校線上教育教學工作應急方案之一。

1.4 會議發布與考勤功能

南寧分校管理部門或班級通過專人在釘釘日程設置會議工作，按照預定計劃在釘釘中設置會議日期時間、地點以及會議成員。此項設置會在會議前通過釘釘平臺將預定會議發布，以“Ding一下”的形式發送到會議成員釘釘APP，提醒參會成員會議時間及地點，減少遺忘會議的情況發生。南寧分校充分利用釘釘平臺，會議時公布會議二維碼進行掃碼簽到，不需要煩瑣而費時的點名流程，便可掌握缺席人員信息如圖4所示。

圖3 釘釘線上教育教學功能

圖4 會議發布與考勤功能

1.5 立足我校校情需求拓展個性審批功能

基于釘釘平臺當前學生使用率，結合釘釘平臺的可拓展性，桂林理工大學南寧分校針對分校需求，開展了一系列基于釘釘平臺在高校學生管理領域的應用探究，推動校園學生管理無紙化進程發展。通過釘釘平臺應用功能拓展，一方面減輕廣大學生管理教師人員負擔，從日常坐班、簽字、審批解脫；另一方面便利各項事務審批，加快學生管理事務效率。

我校在釘釘系統設置有專職管理人員，可根據我校的學生使用需求進行設置。目前我校已經開發設計了25個表單如圖5所示，用于不同情境下學生管理需求。總體而言，以上這25個表單可以劃分為：請假與外出事務申請類、日常登記備案類、畢業離校手續類、信息報送類。

在同行評審結束之后，相關美國國立衛生研究院中心還將對擬資助課題進行一系列評估，包括與美國國立衛生研究院資助原則的一致性、課題經費預算評估、申請人課題組織管理系統評估、申請人能力評估、與公共政策及需求的一致性評估等。

學生們最常使用的是請假與外出事務申請類，在無紙化辦公倡議和特殊時期減少人際接觸要求的雙重目標要求下，電子學生事務審批單應運而生，符合學生與教師的共同需求。南寧分校使用電子學生事務審批，實現了學生事務申請不限定時間、不跑腿簽字、不費時費力的目標，輕松異地完成申請。

以學生請假外出學校駐地為例，使用紙質請假條需跨越數棟、找尋多部門負責人簽字蓋章。改用電子審批單后，學生按照審批單規定內容填寫，詳細敘述外出事由，提供有效證明或家長知情同意書等佐證材料照片或者掃描件，提交后申請便會按照指定路線進行審批，也可在線提醒審批人審批，省時省力。

以學生因發熱等情況入住學校健康觀察點為例，當學生滿足解除健康監測的條件后，學生便可在線提交解除申請，附上核酸報告陰性證明，經學校醫務人員釘釘審批后，學生便會收到通知，可自行解除健康觀察，相關消息也會以釘釘平臺為媒介，抄送到輔導員處。

以學生晚歸宿舍登記為例，傳統紙質登記都是學生在宿舍管理員處紙質登記，需要人工匯總，且每個星期僅報送一次到輔導員處。南寧分校改用釘釘晚歸宿舍釘釘登記，當學生填寫并提交完相關信息后，輔導員釘釘平臺上便會收到消息提醒，有學生出現晚歸的情況，可以當即聯系學生核實情況，為何出現晚歸情況，做好學生思想政治教育工作。

以學生畢業離校手續為例，取代傳統紙質手續，解決學生因疫情或其他原因無法返校辦手續的困擾，疏導學生在某個環節出現擁堵扎堆情況，部分離校工作前置，分批完成。以2021年畢業季為例，南寧分校近5 000名畢業生順利離校，未出現流程手續復雜，未存在離校審批費時造成不良影響的情況。

此外，為了做好學校對重點地區旅居史學生的管控，南寧分校要求學生返校前需要釘釘申請返校，說明清楚居住地、返校行程安排，并上傳對應健康碼、行程碼等截圖，由輔導員進行審批，持審批單方可進校。通過電子審批單，誰審批誰負責，落實工作責任，提升輔導員工作嚴謹性，嚴防出現涉疫學生返校等影響學校疫情防控大局的情況，筑牢疫情防控防線。

圖5 學生事務審批單

1.6 服務學生事務管理構建學生管理數據庫

南寧分校在日常學生管理工作中，通過設定日常管理登記備案類審批單，收集學生基礎信息、寒暑假放假外出去向信息、晚歸情況與事由、學生當前定位、校門口進出記錄、學生安全承諾書等，逐步搭建完成學生管理數據庫，強化對于學生行蹤、安全教育記錄進行存檔。

為強化輔導員下宿舍進行檢查，留存相關檢查證明材料，及時匯報宿舍檢查情況，也專門設置宿舍安全審批單，即時匯報提交宿舍檢查過程中發現的問題。后期，負責老師通過后臺數據導出，能輕易整理好相關數據與情況。基于手機與電腦端口聯動，輔導員下宿舍檢查，亦可輕松核對學生情況，有無請假、有無外出、檢索學生基礎信息。不存在不是自己學生，不知道有沒有請假等情況。學生提交釘釘請假條時，輔導員會在請假條中看見該學生以往請假情況，掌握學生實際情況，有效避免學生管理事務中每逢放長假學生紛紛請喪假的滑稽情況發生。

南寧分校在釘釘平臺集成相關了相關工作，實現學生管理一站式。當開展學生工作需要時，可通過后臺數據系統，導出學生相關資料信息，掌握學生基本動態，近期行蹤軌跡，形成學生獨立人物“畫像”，便于針對開展后續工作。

1.7 多部門協同驅動管理持續推動校園安全穩定

基于釘釘平臺開展學生管理工作，將傳統管理模式轉變，南寧分校各部門基于釘釘平臺，輕松獲取學生管理數據，了解學生當前實際情況。

南寧分校基于釘釘平臺，完成學生外出實習管理，教務部門根據釘釘數據定位，判斷學生是否按照要求，實際參加實習工作，有無私自離開工作地點等情況；根據數據庫，檢查學生提交的外出實習材料是否完備，相關材料以電子文檔形式保存在數據庫中。課堂請銷假管理，學生在釘釘發起學生請假審批，輔導員審批后可將審批單通過釘釘平臺發送至對應專任課教師銷假。學生宿舍后勤管理方面，后勤與學工部門根據釘釘數據反饋，掌握學生宿舍情況，有無物品報修等情況；如有學生晚歸通知，輔導員可以在學生進行晚歸登記后，第一時間得到通知。

借助釘釘平臺，南寧分校多部門協同驅動管理，全方位強化服務管理能力，持續推動校園安全穩定。

2 釘釘平臺在高校學生管理信息化建設所面臨的挑戰

釘釘平臺因新冠肺炎疫情原因進入高校校園，但由于其平臺本是專為企業管理員工設計，此前并未在高等學校學生管理中發展，因此釘釘平臺在高校學生管理信息化建設中面臨學生管理應用功能欠缺，學生信息數據庫關聯性低，多部門協同管理不緊密等挑戰。

2.1 學生管理應用功能欠缺

釘釘平臺此前主要是應用于企業管理，對職工考勤、差旅管理、消息通知、工資計算等功能已設置好完備且美觀的管理應用，可以高效完成各項企業管理事務。但是針對學生群體的學生管理應用仍舊有所欠缺，且每個學校實際需求情況不一，需要針對性開展相關應用管理的設計。當前高校管理人員對于釘釘平臺管理應用開發投入精力較少，且軟件操作能力有限，熟練度有待進一步提升。對于實施學生管理信息化建設而言，當前高校的關注度與重視程度是遠遠不夠的。學生管理應用功能欠缺，使用靈活度不足等，是釘釘平臺在高校學生管理信息化建設所面臨的最大挑戰。

2.2 學生信息數據庫關聯性低

釘釘平臺使用的是阿里云數據庫，主要是應用于企業管理，面向群體較為廣泛，使用群體人數數量也巨大，其數據庫可以儲存大量數據，且下載管理方便。但學校并未充分開展數據庫工作，較難針對性進行釘釘數據庫的構建，數據關聯性較低，無法構建較為完整的學生信息數據庫。這對于高校學生管理部門開展后續精準管理、精準幫扶無法提供較好數據支撐，仍然較易存在數據與數據之間關聯性不足及大量有效數據被廢棄的情況，亟須解決。

2.3 多部門協同管理不緊密

當前釘釘平臺在廣西高校中的主要應用是學生健康管理，由學生工作部門進行實際管理與操作，其他部門對于該平臺使用率較低，對相關部門工作開展無較好幫助，因此并未能形成有效的高校多部門協同管理功效，其本質根源也是管理應用開發不足，仍需提升平臺功能開發。

3 結 論

將釘釘平臺運用于廣西高校學生管理信息化建設，有利于學工系統解決日益復雜的學生管理問題，高效便捷地完成各項學生管理工作，更能為多部門協同驅動管理提供有效途徑。桂林理工大學南寧分校立足學生管理工作的實際情況，基于釘釘平臺，開展釘釘應用功能拓展，進行各項學生事務電子審批，建立學生管理數據庫，推動多部門協同驅動管理，精準開展高校學生的思想政治教育，實現三全育人目標。但是當前釘釘平臺應用于高校學生管理信息化建設時，仍存在一定問題與挑戰，需要進一步研究解決。