科技查新工作的研究

文/裴煒昕

科技查新，簡稱查新，是查新機構按照《科技查新技術規范》的要求，通過文獻檢索判斷委托人提供的項目是否具有新穎性的信息咨詢服務工作。國家海洋信息中心是國家一級科技查新單位，查新工作由其部門海洋圖書館承擔。筆者以海洋圖書館為例，梳理了近年來該館承擔的查新項目，對其進行了調查和分析，發現了查新工作中所遇到的問題，進而提出了解決問題的建議，以改進和提高該館的科技查新工作。

海洋圖書館作為國家海洋信息中心的一個部門，承擔了科技查新工作，可在海洋科學、海洋技術等領域提供科研立項、成果鑒定等方面的查新咨詢服務，出具查新報告。

筆者根據該館近年來受理的查新項目，對查新工作進行了分析，發現該館的科技查新工作在宣傳、意見反饋、技術要點描述、查新人員、查新資源、材料歸檔、人員積極性等方面存在的問題，并提出了相應的建議。

一、宣傳偏少

（一)委托人對查新工作了解有限

查新委托人在立項審核、成果鑒定審查、報獎審核等過程中需要提供查新報告，但委托人對查新工作了解有限，經常在最后期限前幾天聯系補充科技查新報告。現有的客戶也經常存在這種問題。

（二)加強對外宣傳的建議

第一，提升現有客戶的滿意度。查新人員要為現有客戶群提供良好的服務，提高現有客戶群的滿意度，形成良好的口碑。第二，主動對外聯系。查新人員要改變等待上門的做法，主動聯系相關科研單位，加大對外宣傳力度，讓更多的單位了解海洋圖書館的科技查新工作，開發新客戶。第三，開拓新職能，開展信息咨詢服務，發展新的客戶群體。

二、意見反饋

（一)意見反饋沒有形成機制

海洋圖書館的查新工作流程中缺少專門的意見反饋環節。委托單位的反饋信息往往來自委托人的主動訴求，基本上是被動交流，很少有查新人員主動收集。由于缺少意見反饋，海洋圖書館對查新工作的實際效果難以有效掌握，不利于提升查新服務水平。

（二)建立反饋機制

筆者建議增加一個意見反饋的流程，建立查新項目的反饋機制。海洋圖書館在發送查新報告時一并發送反饋表，委托人填寫完成后發送給該館，再由該館統計。發送和接收反饋表都由查新人員進行，匯總后報給管理人員。在完成項目一段時間后，查新人員進行回訪，詢問委托項目發展情況、申報結果、查新報告對項目的幫助有多大、委托人對該館的查新工作有哪些意見和建議等。

三、技術要點描述

（一)技術要點的語言描述不準確

有的查新委托人雖然負責成果申報或課題歸檔，但并不是項目組成員，或在項目組但不是主要參加人，無法提供委托項目的核心要素，容易對查新人員造成干擾。也有部分委托人為了突出項目的先進性，使用夸張的語句，自己給自己判定新穎性。這不僅會干擾查新人員的思路，還會影響查新結論。

有的委托人擔心會發生泄露項目創新點的風險，從而使用模糊的語言描述，省略技術參數。這就會使得查新人員無從下手，增加了科技查新的難度。

（二)加強與委托人的溝通，確定準確描述

查新人員由于知識儲備有限，不可能做到了解所有的項目，這就需要其與委托人多次溝通，提煉創新點，準確地制定檢索策略、檢索文獻，提高查新質量。查新人員遇到描述不準的情況，可聯系委托單位指派項目核心人員填寫技術要點。

若委托人擔心創新點會泄露，查新人員可與委托人在查新合同中的保密責任一欄里約定保密內容及范圍。查新人員要對委托人說明了解項目的重要性，引導委托人說明項目特點，并尋找項目的新穎性，最核心技術盡量不予公開。

（三)利用輔助材料

查新人員不僅要依據委托人填寫的技術要點，還需要委托人配合提供相關的材料，包括：①與查新項目申報有關的材料，如立項報告、報獎材料、可行性報告、產品樣本等；②與查新項目內容相關的材料，如參考文獻、發表的論文、結構圖或配方、技術報告等。查新人員可依據項目的類型要求委托人提供相應的材料。

四、查新人員

（一)查新工作受到人員因素的制約

海洋圖書館查新人員的知識面有限，無法覆蓋所有的專業領域，分析科技查新項目的科學技術特征等要素會產生偏差，提煉的查新點不完全準確，導致檢索到的文獻資源存在局限性。有的查新項目還涉及多個專業，這給查新人員帶來了更多的困難。

另外，海洋圖書館的培訓模式相對單一，常規培訓對開拓新職能作用有限。海洋圖書館每年多次進行業務培訓，不定期開展工作交流會，此類常規培訓以實際項目為例，可以解決查新工作中的普遍性問題，但不利于拓展新的業務領域和開拓新的職能。

（二)加強查新人員隊伍建設

加強海洋圖書館的查新人員隊伍建設，筆者建議建立三線人才梯隊。第一梯隊以專業知識扎實、經驗豐富的人員為主，主要負責查新報告的審核、查新人員的培訓等工作，了解行業發展趨勢，推動查新工作不斷向前發展。第二梯隊以業務熟練的人員為主，有良好的專業知識和較好的英語水平，負責撰寫查新報告、開拓查新業務領域等。這一梯隊屬于業務骨干。第三梯隊人才屬于后備力量，可在海洋圖書館選擇有興趣或具有相關知識的人員作為備用查新人員，由專人進行查新培訓。

此外，海洋圖書館可以組織查新人員參加單位內的海洋科學技術講座、論壇，了解先進知識，拓寬視野；也可以組織查新人員與天津市其他查新單位的同行進行經驗交流，拓展新領域。

五、查新資源

（一)查新數據庫資源有限

海洋圖書館的文獻數據庫以服務科研為依據，面對的是單位其他部門；而由于經費、版權的限制，購買的數據庫數量有限，檢索文獻找不到對應的數據庫，導致漏查、漏檢的情況發生。

（二)豐富查新資源

在豐富查新資源方面，筆者認為可以從兩個方面著手。其一，海洋圖書館可以聯絡天津市的高校、科研單位或情報研究機構，聯合共建文獻資源共享平臺，既能分擔經濟壓力，避免重復購買，又能合理利用文獻資源。共享平臺提供了更多的文獻資源，對于開拓海洋圖書館的新職能有很大的幫助。其二，海洋圖書館可以購買會員卡、賬號用來下載文獻資源。海洋圖書館可以購買多個賬號，滿足同時進行多個查新項目的文獻需求，也能使得查新人員靈活辦公。

六、材料歸檔

（一)歸檔方面存在不足

海洋圖書館的查新工作在歸檔中有不足之處，存在歸檔材料不完整的問題。技術規范里列出的材料有文書檔案和項目檔案，包含委托方與查新機構訂立的查新合同、委托方所提供的技術資料、簽字蓋章的查新報告等。海洋圖書館在實際工作中只歸檔了雙方簽字蓋章的科技查新合同和已完成的簽字蓋章的查新報告，委托方提供的技術材料并沒有歸檔，從而造成歸檔材料的不完整。另外，查新人員對歸檔沒有足夠的重視，容易產生延遲歸檔的現象。

（二)完善歸檔機制

筆者建議海洋圖書館一方面實行按年度，使用專門的文件盒保存紙質材料的方法，每個項目完成后立即進行歸檔。如果項目從委托到完成橫跨了兩個年度，則按委托年份進行歸檔；另一方面建立科技查新檔案電子文檔，把查新項目按年度、按合同編號的順序依次輸入文檔中，列出每個查新項目的要素。通過建立文檔，海洋圖書館不但可以了解每個查新人員完成的工作量，還可以了解其他單位科研需求的情況等。另外，查新人員要做好數據的備份工作，把電子版材料備份到電腦中。

七、人員積極性

（一)查新人員積極性不足

海洋圖書館缺少相關的獎勵機制，不利于調動員工的積極性，對查新工作造成嚴重影響，降低了該館的影響力。另外，該館網頁上一直展示查新業務的相關流程和聯系方式，但只是坐等客戶上門，等待客戶主動聯系查新，查新人員并沒有主動對外聯系，缺乏積極主動性。

（二)提高積極性的建議

筆者建議建立績效激勵機制。海洋圖書館應在薪酬設計上結合科技查新人員的工作，按照多勞多得、少勞少得的分配原則，參照查新項目的緊急程度、查新范圍、查新點數量等要素，制定合理的績效獎勵系數，體現到績效工資中，從而更好地調動查新人員的積極性。

八、結語

海洋圖書館的科技查新工作正處于穩步發展、不斷完善的階段，雖然取得了一定的成績，但還有許多不足之處需要加以彌補。科技查新工作只有通過對以往工作的不斷總結和思考，發現問題，加以改進，才能愈加成熟，為用戶提供優質的查新服務。